Sekiranya anda bekerja sebagai guru atau sebagai penulis manual teknikal, anda tentu perlu menuliskan arahan setiap hari. Namun, bagi kebanyakan orang, menulis garis panduan yang jelas boleh menjadi sukar. Anda boleh melangkau langkah penting kerana anda menganggap pembaca akan melakukannya secara automatik, atau membingungkan pembaca dengan banyak tindakan yang terlibat dalam satu langkah. Untuk dapat menulis garis panduan yang jelas, anda mesti mengetahui cara menyelesaikan tugas terlebih dahulu. Ikuti panduan anda secara literal untuk memastikannya dapat membantu pembaca menyelesaikan tugas.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Memahami Tugas
Langkah 1. Kumpulkan bahan yang diperlukan
Sebelum menulis panduan, anda harus biasa dengan tugas yang terlibat. Sediakan semua alat dan peralatan yang diperlukan dan susun mengikut urutan ia digunakan.
Tulis semua yang anda perlukan. Semasa menulis panduan, anda mungkin perlu menyenaraikan semua persediaan dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
Langkah 2. Selesaikan sendiri tugas yang berkaitan
Walaupun anda berjaya menyelesaikan tugas yang berkaitan sendiri beberapa kali, ada baiknya anda mengulangi tugas itu lagi semasa menulis panduan supaya anda tidak terlepas apa-apa.
- Sekiranya anda mengetahui tugasnya dengan baik, anda mungkin mahu mengambil jalan pintas. Pastikan anda tidak melewatkan langkah atau maklumat semasa menulis panduan.
- Bayangkan anda menulis preskripsi untuk seseorang. Sekiranya anda sering memasak hidangan ini, anda mungkin dapat mengukur bahan yang anda perlukan hanya dengan melihatnya. Walau bagaimanapun, orang lain tentu saja memerlukan sebilangan besar dos ramuan ini.
Langkah 3. Buat garis besar terperinci
Semasa anda menjalankan tugas, luangkan masa sebentar untuk menuliskan apa yang anda lakukan. Ini akan membantu anda menulis panduan anda mengikut urutan yang logik. Sekiranya anda melakukan tugas sambil menulis langkah-langkahnya, anda akan mengetahui dengan tepat apa yang perlu dilakukan dan kapan harus menyelesaikannya.
Langkah 4. Tentukan khalayak anda
Cara panduan ditulis dapat disesuaikan dengan jenis orang yang akan membaca dan mengikuti panduan anda. Cara menulis panduan untuk remaja akan berbeza dengan orang dewasa.
Ini juga mempengaruhi alasan penonton untuk menyelesaikan tugas. Matlamat pelajar yang mengusahakan projek tentu berbeza dengan orang dewasa yang ingin menyelesaikan kerjanya
Langkah 5. Buat pengenalan ringkas
Pengenalan ini akan memberitahu pembaca apa yang dapat dilakukan dan apa hasilnya ketika menyelesaikan tugas. Ketahuilah bahawa kebanyakan orang akan melangkau perkenalan, atau melaluinya. Oleh itu, jangan memasukkan maklumat atau amaran penting dalam pengenalan.
- Contohnya, jika anda menulis panduan bagaimana membuat sandwic butter dan kacang jeli, anda mungkin menyebut secara ringkas bahawa sandwic butter dan jelly adalah pilihan yang baik dan mudah untuk makan siang dan snek petang anak-anak.
- Sekiranya anda merasa perlu memasukkan peringatan dalam perkenalan anda, ada baiknya anda memasukkannya pada salah satu langkah sekiranya pembaca tidak dapat memperkenalkan anda.
Bahagian 2 dari 3: Menulis Panduan
Langkah 1. Bahagikan tugas menjadi beberapa langkah kecil
Setiap langkah harus mengandungi satu tindakan. Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu atau dua ayat per langkah, cubalah memecahnya menjadi langkah yang lebih pendek dan lebih sederhana.
Contohnya, anda telah menulis panduan cara berjalan anjing anda. Langkah yang mengatakan "Letakkan kerah di leher anjing dan ikat tali" adalah langkah gabungan yang terdiri dari dua tindakan: melampirkan tali dan ikat kendali. Jadi, tulis "Letakkan tali di leher anjing" sebagai langkah pertama, dan "Letakkan tali pada tali" sebagai langkah kedua.
Langkah 2. Mulakan setiap langkah dengan kata tindakan
Setiap langkah yang ditulis mesti dapat dilakukan. Gunakan kata kerja untuk menunjukkan dengan tepat tindakan apa yang mesti diambil untuk menyelesaikan langkah dalam tugas tersebut.
- Bina ayat anda untuk memberitahu seseorang apa yang harus dilakukan, bukan apa yang perlu mereka ketahui.
- Sebagai contoh, katakan anda menulis panduan mengenai cara berjalan anjing anda dan satu langkah adalah menyesuaikan ukuran tali leher. Untuk langkah ini, ungkapan "periksa ukuran tali leher" atau "ukur leher anjing anda" lebih cenderung daripada sekadar "Ketahui ukuran bulu mata anda."
Langkah 3. Ikuti kemajuan logik
Andaikan bahawa pembaca akan mula bekerja sebaik sahaja membaca langkah pertama. Biasanya, pembaca tidak akan membaca langkah panduan hingga akhir. Sekiranya terdapat maklumat yang perlu diketahui oleh pembaca untuk menyelesaikan tugas, sertakan maklumat ini dalam langkah panduan.
- Sekiranya terdapat bahaya pada langkah tertentu, sertakan peringatan dalam langkah tersebut. Jangan sertakan amaran dalam pengenalan atau di akhir panduan apabila sudah terlambat.
- Sertakan arahan yang sesuai supaya pembaca mengetahui bila mereka telah melakukan langkah-langkah dengan betul. Contohnya, anda mungkin menulis "Tali leher adalah ukuran yang tepat jika anda dapat melipat dua jari antara bahagian belakang kolar dan leher anjing."
Langkah 4. Pilih perkataan anda dengan teliti
Gunakan bahasa mudah yang senang difahami oleh semua orang. Anda harus mengelakkan menggunakan istilah jargon atau teknikal. Sekiranya anda mesti menggunakan istilah teknikal, tetap pendek dan ringkas.
Contohnya, jika anda menulis panduan cara mengemukakan tuntutan, anda mungkin perlu memasukkan syarat undang-undang. Tulis penjelasan ringkas terlebih dahulu, kemudian teruskan dengan istilah teknikal yang digunakan dalam percubaan
Langkah 5. Gunakan kata kerja positif
Biasanya, adalah idea yang baik untuk menulis apa yang mesti dilakukan oleh pembaca untuk menyelesaikan tugas, dan bukannya apa yang tidak boleh dilakukan. Apabila seseorang membaca panduan, fikirannya akan bertujuan untuk menyelesaikan tugas. Sekiranya anda memulakan dengan perkara yang tidak seharusnya mereka lakukan, mereka boleh menjadi bingung dan melakukan perkara yang tidak seharusnya.
Contohnya, jika anda menulis panduan cara berjalan anjing anda, anda mungkin ingin menulis "pastikan tali leher terpasang dengan betul" atau "sesuaikan kerah agar sesuai dengan betul" dan bukannya "jangan meletakkan tali terlalu ketat "atau" jangan memakai kolar yang terlalu ketat. "terlalu sempit."
Langkah 6. Tulis pada orang kedua
Gunakan kata "anda" untuk mengarahkan pembaca anda secara langsung agar mereka tidak bingung. Apabila anda menggunakan kata "anda", pembaca akan mengetahui apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan tugas tanpa perlu meneka.
Contohnya, jika anda menulis "tuas mesti ditekan," anda membuat pembaca meneka siapa yang harus menekan tuas. Ungkapan "anda harus menekan tuas" atau bahkan "tekan tuas" tidak akan membuat pembaca ragu-ragu
Langkah 7. Sertakan alternatif
Kadang-kadang, terdapat lebih daripada satu cara untuk menyelesaikan satu atau lebih langkah. Sertakan alternatif bersama dengan langkah-langkahnya agar pembaca dapat memilih cara yang mereka sukai.
Contohnya, jika anda menulis panduan cara membuat selai kacang dan sandwic jeli, sertakan pengisian alternatif, seperti "Mentega badam untuk orang yang mempunyai alahan kacang."
Langkah 8. Sertakan gambar jika ia membantu
Ada peribahasa yang mengatakan seperti ini, "satu gambar lebih baik daripada seribu kata." Untuk membuat garis panduan yang jelas, kadangkala gambar atau rajah akan memudahkan pembaca memahami garis panduan yang anda berikan.
Untuk panduan teknikal yang lebih banyak, pastikan gambar dapat membantu pembaca dengan jelas, dan tindakan pada gambar itu tidak terhalang oleh alat atau tangan
Bahagian 3 dari 3: Menguji Panduan yang Dibuat
Langkah 1. Susun panduan anda ke dalam beberapa bahagian
Tugas yang kompleks mempunyai lebih daripada satu bahagian. Sekiranya anda menulis panduan untuk tugas besar yang mempunyai beberapa bahagian yang lebih kecil, pecahkanlah kepada bahagian yang berasingan.
- Sekiranya anda menghitung panduan, berikan nombor untuk setiap bahagian. Pembaca akan merasakan kejayaan pencapaian setelah menyelesaikan setiap bahagian.
- Walaupun tugas anda tidak mempunyai bahagian yang hanya dapat dikendalikan secara separa (semi-independen), pecah menjadi beberapa bahagian jika tugas tersebut mempunyai beberapa langkah. Dengan cara itu, pembaca tidak akan terharu dengan jumlah langkah dalam panduan ini.
Langkah 2. Cuba buat panduan yang anda tulis
Sekiranya anda tidak dapat mengikuti garis panduan bertulis, tidak akan ada orang lain. Minta rakan membaca dan mengikuti panduan ini, dan tanyakan apakah ada bahagian yang membingungkannya.
Anda mungkin perlu menguji panduan beberapa kali, terutamanya jika panduan anda panjang atau kompleks
Langkah 3. Edit panduan anda dengan teliti
Kesalahan ketik dan tatabahasa akan merosakkan kejelasan panduan anda sehingga sukar diikuti. Baca panduan anda berulang-ulang kali untuk memastikan tidak ada kesilapan.
Sekiranya anda tidak yakin dengan kemahiran mengedit anda, minta rakan anda untuk memeriksa panduan anda
Langkah 4. Sertakan senarai alat dan bahan yang diperlukan
Terutama jika tugasan memerlukan alat atau bahan khas, senarai ini akan sangat membantu pembaca. Letakkan senarai ini di awal panduan supaya pembaca dapat mengumpulkan semua alat dan bahan sebelum memulakan tugasan.
Bayangkan bahawa anda sedang menulis resipi. Resipi selalu merangkumi semua bahan dan alat memasak yang diperlukan pada awalnya. Dengan cara itu, anda boleh mengumpulkan semuanya sebelum memasak
Langkah 5. Berikan amaran yang sesuai
Semasa menguji panduan, anda mungkin menemui bahaya tersembunyi yang tidak dinyatakan semasa anda pertama kali menulis panduan ini. Beri amaran kepada pembaca agar mereka dapat menjaga bahaya ini.
