Panduan pengguna adalah manual dalam bentuk kertas atau elektronik (PDF atau XPS) yang memberikan arahan mengenai prosedur atau penggunaan sesuatu. Walaupun "manual pengguna" sering dikaitkan dengan panduan aplikasi komputer, panduan pengguna juga disediakan dengan komputer dan alat elektronik lain seperti televisyen, stereo, sistem telefon, pemain MP3, dan peralatan rumah tangga dan taman. Panduan pengguna yang baik mendidik pengguna mengenai ciri produk sambil mengajar mereka cara menggunakan ciri tersebut dengan berkesan. Panduan pengguna disusun sedemikian rupa sehingga senang dibaca dan dijadikan rujukan. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu anda pertimbangkan semasa mengembangkan kandungan yang berkesan dan merancang susun atur panduan pengguna.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Membuat Panduan Pengguna yang Sesuai
Langkah 1. Tentukan siapa yang akan menggunakan panduan
Untuk menulis panduan pengguna yang baik, anda perlu mengembangkan profil pengguna, baik secara formal dengan membuat profil bertulis atau secara tidak formal dengan meluangkan masa untuk membuat andaian yang munasabah mengenai ciri pengguna. Profil sedemikian berguna apabila anda adalah sebahagian daripada pasukan penulisan panduan pengguna dan ketika mengerjakan produk yang dimaksudkan dari konsep hingga bentuk akhir. Pertimbangkan faktor berikut semasa membuat profil pengguna:
- Lokasi pengguna akan menggunakan panduan, misalnya di rumah, di pejabat, di tempat kerja yang jauh, atau di dalam kereta. Faktor ini menentukan bukan sahaja kandungan, tetapi juga gaya penulisan yang akan digunakan oleh panduan.
- Bagaimana pengguna akan menggunakan panduan. Sekiranya mereka jarang menggunakannya atau hanya memerlukannya untuk mencari maklumat, lebih baik jika panduan itu dibuat dalam bentuk dokumen rujukan. Sebaliknya, jika pengguna akan menggunakannya secara berkala pada awalnya, bahagian rujukan harus disertakan dengan bahagian "Cara Memulakan" dan arahan mengenai fungsi yang paling umum yang akan dilakukan oleh produk.
- Berapa banyak pengalaman yang dimiliki pengguna dengan produk atau barang serupa. Sekiranya produk itu baru atau sangat berbeza dengan produk serupa, anda mesti menyertakan penjelasan mengenai perbezaannya daripada yang lain dan arahan mengenai cara menggunakannya. Sekiranya produk berurusan dengan sesuatu yang sering disusahkan oleh pengguna, seperti aplikasi komputer, anda mesti memberikan maklumat dan perincian yang sesuai dengan cara yang dapat difahami.
Langkah 2. Buat panduan yang sesuai dengan keperluan pengguna dengan cara yang mereka fahami
Sekiranya pengguna bukan orang yang mahir secara teknikal, mungkin lebih baik untuk menghindari bahasa yang sangat teknikal dan memberikan penjelasan yang jelas dan sederhana. Teks juga harus disusun dengan cara yang menyerupai cara berfikir pengguna. Menyenaraikan ciri produk yang dikelompokkan berdasarkan fungsi sering lebih masuk akal daripada ciri yang paling kerap digunakan.
Kadang-kadang menggunakan istilah teknikal tidak dapat dielakkan, misalnya untuk membuat peta aplikasi yang merangkumi carta Fibonacci bersama dengan carta pai dan carta palang yang lebih biasa. Dalam kes seperti ini, adalah lebih baik jika anda menentukan syarat dan memberikan maklumat, sebagai contoh penjelasan mengenai apakah carta Fibonacci dan bagaimana ia digunakan dalam analisis kewangan
Langkah 3. Huraikan masalah yang cuba diselesaikan oleh pengguna, kemudian berikan penyelesaian untuk masalah tersebut
Menawarkan ciri sebagai penyelesaian untuk masalah umum tidak masalah semasa mengiklankan produk, tetapi setelah pelanggan memiliki produk, dia perlu memahami cara menggunakannya. Kenal pasti masalah yang akan dihadapi pengguna, terangkan dalam panduan pengguna, diikuti dengan arahan untuk menyelesaikannya.
Sekiranya masalahnya rumit, pecahkan menjadi kepingan yang lebih kecil. Tuliskan setiap bahagian dengan arahan bagaimana menyelesaikannya atau menanganinya, kemudian ikuti satu sama lain mengikut urutan. Memecah maklumat dengan cara ini dikenali sebagai kaedah pengelompokan atau pemisahan
Bahagian 2 dari 3: Komponen Panduan Pengguna
Langkah 1. Buat muka depan dan tajuk yang sesuai
Anda memerlukan penutup untuk mana-mana panduan pengguna yang lebih daripada sekadar kad rujukan dan halaman tajuk untuk panduan yang merangkumi lebih dari sekeping kertas yang dilipat (panjangnya 4 halaman atau lebih).
- Sekiranya panduan dilindungi oleh hak cipta, notis hak cipta mesti disertakan di sampul depan dan belakang, dan juga di halaman tajuk.
- Sekiranya terdapat terma dan syarat untuk menggunakan panduan dan produk yang berkaitan dengannya, sila sertakannya di bahagian dalam penutup depan.
Langkah 2. Masukkan rujukan ke dokumen yang berkaitan dalam pendahuluan
Sekiranya terdapat lebih daripada satu panduan pengguna, sila rujuk dokumen lain, termasuk nombor versi yang betul, di sini. Kata pengantar juga merupakan tempat untuk meletakkan bahagian "Cara Menggunakan Panduan Ini" jika ada.
Langkah 3. Sertakan senarai isi jika panduannya melebihi 10 halaman
Langkah 4. Letakkan arahan / prosedur dan bahan rujukan di badan panduan
Dalam kebanyakan kes, prosedur dan bahan rujukan masing-masing harus mempunyai bahagiannya sendiri. Walau bagaimanapun, anda boleh memberitahu pengguna untuk merujuk kepada kandungan tertentu dalam satu bahagian dan membezakannya dari bahagian lain. Dengan cara ini, pengguna dapat dengan cepat mencari maklumat yang dicari.
- Prosedur harus ditulis dalam struktur yang konsisten sepanjang arahan dalam manual. Mulakan dengan gambaran keseluruhan fungsi produk, kemudian jelaskan apa yang harus dilakukan pengguna dan hasil apa yang akan dia perolehi atau lihat. Langkah-langkahnya harus diberi nombor dan dimulai dengan kata kerja tindakan, seperti bagaimana langkah-langkahnya ditulis di setiap bagian artikel ini.
- Bahan rujukan mungkin termasuk senarai semak, petua penyelesaian masalah, dan pertanyaan umum. Glosari dan indeks boleh ditambahkan pada akhir panduan, walaupun glosari istilah yang sering digunakan mungkin disediakan pada awalnya. Indeks dapat dihilangkan jika panduannya kurang dari 20 halaman.
Langkah 5. Gunakan gambar grafik seperti yang diperlukan untuk menyokong teks
Gambar grafik, atau tangkapan skrin, dapat menggambarkan titik-titik tertentu dalam panduan dengan lebih baik daripada teks, terutamanya dalam prosedur yang kompleks di mana pengguna memerlukan pengesahan visual untuk memastikan mereka mengikuti langkah-langkah dengan betul. Lukisan grafik dapat dibuat menggunakan penyusunan berbantukan komputer (CAD) atau aplikasi penyuntingan grafik, aplikasi kamera digital dan pemprosesan foto, atau jika anda ingin menggunakan tangkapan layar, gunakan fitur tangkapan layar yang ada di dalam komputer anda atau program grafik dengan kemampuan menangkap layar.
- Setelah anda membuat gambar grafik, simpan dalam format yang dimampatkan sehingga anda dapat menggunakannya dalam pemprosesan kata atau aplikasi penerbitan desktop. Anda juga perlu mengurangkan ukuran gambar agar lebih sesuai dengan halaman, tetapi tetap memberikan perincian lengkap untuk pengguna. (Sekiranya perlu, anda boleh memotong gambar asli ke dalam beberapa bahagian dan menunjukkan bahagian yang berkaitan dengan teks sokongan).
- Sekiranya anda menggunakan beberapa gambar grafik dalam prosedur, pastikan gambar dibuat pada ukuran yang konsisten, sama ada dalam ukuran panjang dan lebar yang sama atau sebanding dengan ukuran gambar asal. Dengan cara itu, gambar akan kelihatan lebih menarik bagi pengguna. Perkara yang sama berlaku semasa mengambil tangkapan skrin dari komputer; pastikan komputer memaparkan skema warna standard semasa mengambil gambar jika tidak, wizard akan memaparkan tangkapan skrin warna.
- Walaupun aplikasi penyuntingan gambar seperti Photoshop dan Paint Shop Pro mempunyai kemampuan menangkap gambar yang baik, program yang didedikasikan untuk mengambil tangkapan layar seperti Snagit juga menawarkan kemampuan untuk mengubahsuai, mengkatalog dan memberi catatan tangkapan layar dengan mudah.
Bahagian 3 dari 3: Merangka Panduan Pengguna yang Mudah Digunakan
Langkah 1. Pilih beberapa fon yang mudah dibaca
Walaupun komputer dapat menyokong sejumlah fon, tujuan membuat panduan pengguna mudah dibaca. Memilih pelbagai fon yang sepadan adalah kaedah terbaik untuk mencapai matlamat tersebut. Fon boleh dikumpulkan kepada dua jenis: serif dan sans serif.
- Fon serif mempunyai garis hiasan kecil di hujung garis utama yang membentuk huruf. Fon serif merangkumi Times New Roman, Baskerville, dan Book Antiqua. Fon serif sangat sesuai untuk kebanyakan teks yang dipaparkan dalam ukuran 10-12 di badan utama untuk panduan cetak.
- Fon Sans serif hanya menampilkan garis yang membentuk huruf, tanpa hiasan. Font yang tergolong dalam kumpulan sans serif termasuk Arial, Calibri, dan Century Gothic. Fon Sans serif dapat digunakan untuk kebanyakan ukuran teks 8 hingga 10 dalam fail PDF atau panduan dalam talian, walaupun tanpa hiasan menjadikan ayat yang dipaparkan dalam fon 12 atau lebih besar lebih sukar dibaca. Walau bagaimanapun, fon dapat digunakan dengan berkesan dalam ukuran yang lebih besar untuk menampilkan tajuk dan tajuk, dan dalam ukuran yang lebih kecil sesuai untuk nota kaki dan angka dalam lajur dan jadual.
- Secara umum, lebih baik memilih fon mudah seperti Arial atau Times New Roman untuk panduan anda, walaupun anda boleh menggunakan fon hiasan untuk petikan atau tajuk sekiranya anda menulis panduan untuk permainan video yang ditetapkan dalam suasana fantasi atau fiksyen ilmiah. (Dalam hal petikan, anda sering dapat menggunakan fon sederhana dan memaparkan petikan lengkap dalam huruf miring).
- Setelah memutuskan fon mana yang akan digunakan, buat halaman contoh untuk mengesahkan bahawa fonnya kelihatan bagus di atas kertas. Anda juga harus menunjukkan halaman contoh ini kepada orang yang bertanggungjawab memberikan persetujuan untuk paparan panduan sebelum anda meneruskan proses penulisan.
Langkah 2. Fikirkan susun atur
Setelah memilih fon untuk panduan, anda perlu memutuskan bagaimana menyusun kandungan di bahagian atas halaman.
- Secara amnya, anda mungkin meletakkan tajuk dokumen atau tajuk bab di header atau footer, mungkin menggunakan tajuk panduan di sebelah kiri halaman dan tajuk bab di sebelah kanan halaman. Anda mesti meletakkan nombor halaman di header atau footer, sama ada di luar (header atau footer) atau di tengah (hanya di footer). Anda mungkin juga perlu membezakan halaman pertama setiap bahagian atau bab dari halaman lain dengan meletakkan nombor halaman di tengah-tengah footer dan halaman seterusnya di sudut luar header.
- Anda mungkin perlu membuat teks sisipan di dalam kotak berwarna atau kotak blok untuk membezakannya dengan teks yang lain. Pastikan anda memilih tahap warna atau blok sehingga tidak menjadikan teks sukar dibaca.
- Tinggalkan margin yang cukup lebar di semua sisi, dengan ruang tambahan di tepi untuk diikat.
Langkah 3. Pertimbangkan jenis kelantangan untuk panduan pengguna
Sekiranya panduannya lebih panjang daripada 4 halaman, halaman mesti diikat dengan cara tertentu. Walaupun dokumen dalaman dapat dilampirkan dengan stapler di sudut halaman, panduan pengguna luaran yang dihantar bersama produk biasanya dijalin dengan salah satu daripada 3 kaedah berikut:
- Kaedah penjilidan sisi (dijepit ke sisi halaman dengan stapler) untuk panduan yang dicetak pada kertas dilipat 21 x 27.5 cm, 21 x 35 cm, atau 27.5 x 42.5 cm. Sebilangan besar panduan 48 halaman atau lebih murah terikat dengan cara ini.
- Kaedah jahitan pelana (dijahit di sebelah halaman) lebih kerap digunakan untuk panduan rujukan pihak ketiga daripada panduan yang disertakan dengan produk selain kereta, walaupun beberapa panduan yang lebih panjang terikat dengan cara ini. (Panduan Paint Shop Pro pada asalnya menyertakan panduan jahitan pelana semasa masih dihasilkan oleh Perisian JASC).
- Pengikatan spiral sangat sesuai untuk panduan yang digunakan di persekitaran yang lebih keras, seperti di luar rumah (dalam hal ini kaedah jahitan sisi dan jahitan pelana tidak cukup kuat sehingga menyebabkan halaman tergelincir). Beberapa panduan yang berpaut pada lingkaran mungkin juga mempunyai halaman yang dilaminasi dengan plastik untuk mencegahnya rosak ketika basah atau terkena lumpur.
Langkah 4. Buat dokumen templat untuk panduan
Banyak aplikasi pemprosesan kata dan penerbitan desktop menawarkan pilihan untuk membuat dokumen templat untuk panduan pengguna. Oleh itu, semasa anda menaip, teks akan muncul secara automatik dengan fon yang anda pilih untuk bahagian wizard yang sedang anda kerjakan. (Sebenarnya, artikel ini pada asalnya ditulis menggunakan templat Microsoft Word). Sebilangan besar program ini juga termasuk seperangkat templat standar yang dapat Anda ubah suai sesuai kebutuhan sehingga Anda tidak perlu membuat sendiri dari awal.
