Sekiranya anda terpaksa meninggalkan pejabat untuk sementara waktu, atau anda bercadang untuk pergi bercuti, anda mungkin ingin membiarkan orang menghantar e-mel kepada anda bahawa anda tiada. Sekiranya anda mempunyai akaun Exchange, Outlook dilengkapi dengan fungsi terbina dalam. Sekiranya anda tidak mempunyai akaun Exchange, anda masih dapat menjawab e-mel secara automatik dengan membuat beberapa peraturan. Ikuti panduan ini untuk menyediakan balasan automatik anda, sama ada anda mempunyai akaun Exchange atau tidak.
Langkah
Kaedah 1 dari 4: Outlook 2010/2013
Langkah 1. Dayakan balasan automatik
Pilih folder Exchange. Pilih folder dari kedai mesej anda. Anda mesti memilih folder Exchange untuk melihat pilihan Balasan Automatik. Buka menu Balasan Automatik (Di Luar Pejabat). Anda boleh mendapatkan menu ini dengan mengklik tab Fail dan kemudian memilih tab Maklumat.
Langkah 2. Konfigurasikan balasan anda
Di menu Balasan Automatik, centang kotak yang bertuliskan Kirim Balasan Automatik. Anda boleh menetapkan masa aktif untuk pembantu dengan mencentang kotak dan menetapkan masa dan julat tarikh.
Langkah 3. Tulis jawapan anda
Untuk e-mel yang dihantar dari dalam pelayan pertukaran anda, gunakan tab Di Dalam Organisasi Saya. Untuk membalas e-mel yang diterima daripada orang lain, gunakan tab Di Luar Organisasi Saya. Setelah anda berpuas hati dengan balasan anda, klik OK.
Langkah 4. Lumpuhkan Balasan Automatik
Sekiranya anda menetapkan julat tarikh untuk balasan automatik anda, pembantu akan berakhir secara automatik apabila julat tarikh berakhir. Sekiranya anda tidak menetapkan julat tarikh, itu akan berlanjutan sehingga anda membuka menu Balasan Automatik dan pilih "Jangan hantar balasan automatik."
Kaedah 2 dari 4: Outlook 2007
Langkah 1. Aktifkan Pembantu Pejabat
Klik tab Alat. Pada menu Alat, pilih Pembantu Luar Pejabat. Centang kotak yang bertuliskan "Kirim balasan automatik di Luar Pejabat." Anda boleh menetapkan masa aktif untuk pembantu dengan mencentang kotak dan menetapkan masa dan julat tarikh.
Langkah 2. Tulis jawapan anda
Untuk e-mel yang dihantar dari dalam pelayan pertukaran anda, gunakan tab Di Dalam Organisasi Saya. Untuk membalas e-mel yang diterima daripada orang lain, gunakan tab Di Luar Organisasi Saya. Setelah anda berpuas hati dengan balasan anda, klik OK.
Langkah 3. Lumpuhkan Pembantu Luar Pejabat
Sekiranya anda menetapkan julat tarikh untuk balasan automatik anda, pembantu akan berakhir secara automatik apabila julat tarikh berakhir. Sekiranya anda tidak menetapkan julat tarikh, itu akan berlanjutan sehingga anda membuka menu Balasan Automatik dan pilih "Jangan hantar balasan automatik."
Kaedah 3 dari 4: Outlook 2003
Langkah 1. Aktifkan Pembantu Pejabat
Pada menu Alat, pilih Pembantu Luar Pejabat. Tandai kotak yang bertuliskan "Saya Tidak Di Luar Pejabat."
Langkah 2. Tulis jawapan anda
Di kotak berlabel "Balas Auto hanya sekali kepada setiap pengirim dengan teks berikut:" masukkan jawapan yang ingin anda gunakan sebagai balasan e-mel.
Langkah 3. Tambah peraturan
Anda boleh menambahkan peraturan ke Pembantu anda, seperti meneruskan pesanan dari pengirim tertentu ke penerima lain. Klik butang Tambah Peraturan … untuk mengkonfigurasi peraturan yang anda tetapkan. Sebagai contoh, anda boleh membuat peraturan yang akan meneruskan e-mel dari pelanggan tertentu kepada rakan sekerja anda supaya e-mel penting tidak terlepas ketika anda tiada.
Langkah 4. Lumpuhkan Pembantu Luar Pejabat
Pembantu Luar Pejabat akan berterusan sehingga anda membuka menu Balasan Automatik dan pilih "Jangan hantar balasan automatik Di Luar Pejabat."
Kaedah 4 dari 4: Menghantar Jawapan Auto Tanpa Akaun Exchange
Langkah 1. Buat templat
Tanpa akaun Exchange, pilihan Balas Automatik tidak tersedia. Tetapi masih boleh menetapkan jawapan automatik menggunakan templat dan beberapa peraturan. Mulakan dengan membuat e-mel baru. Ini akan menjadi templat untuk tindak balas automatik anda.
- Pilih Subjek yang menerangkan keadaan secara ringkas. Contohnya "Di luar pejabat sehingga". Anda juga boleh menulis perkataan "auto-reply" dalam Subjek sehingga penerima segera mengetahui bahawa apa yang mereka terima adalah jawapan automatik.
- Tulis pesanan ringkas. Di badan e-mel, tuliskan mesej umum yang boleh digunakan untuk sesiapa sahaja yang menerimanya. Beritahu penerima cara menghubungi anda, atau orang lain yang boleh mereka hubungi.
Langkah 2. Simpan templat anda
Setelah anda berpuas hati dengan mesej tersebut, klik Simpan Sebagai… Di menu lungsur "Simpan sebagai jenis", pilih Templat Outlook. Ini akan menyimpan fail sebagai templat yang dimuat ke Outlook.
Langkah 3. Buat peraturan
Agar balasan automatik berfungsi dengan betul, anda perlu menentukan beberapa peraturan untuk mengotomatisasi prosesnya. Di Office 2003/2007, klik menu Alat dan pilih Peraturan dan Makluman. Di Office 2010/2013, klik tab Fail, pilih Maklumat, dan kemudian klik Peraturan dan Makluman. Ini akan membuka menu Peraturan E-mel.
- Klik butang Peraturan Baru. Anda akan diminta untuk memilih templat. Dari bahagian "Mulai dari aturan kosong", pilih "Periksa mesej ketika mereka tiba." Klik Seterusnya.
- Tentukan mesej yang hendak dibalas. Sekiranya anda ingin membalas setiap mesej yang anda terima di kotak masuk anda, centang kotak "di mana nama saya ada di kotak". Anda boleh menyempitkannya dengan menetapkan penghantaran atau e-mel tertentu dengan kata-kata tertentu dalam subjek atau isi e-mel. Klik Seterusnya setelah anda membuat pilihan.
- Muatkan templat anda. Pilih kotak "balas menggunakan templat tertentu" di tetingkap berikutnya untuk memuatkan pesan yang Anda buat sebelumnya. Klik pautan di kotak penerangan untuk "templat tertentu". Ini akan membuka dialog yang menanyakan di mana anda menyimpan templat. Pilih "Templat Pengguna dalam Sistem Fail". Buka mesej yang anda buat sebelumnya.
- Tetapkan pengecualian anda. Setelah templat dimuat, anda dapat menentukan contoh jika anda tidak mahu balasan dikirimkan, seperti untuk penerima tertentu, atau untuk jenis pesan tertentu. Klik Seterusnya setelah anda membuat pilihan.
- Beri nama peraturan anda. Sebelum dapat menyelesaikannya, anda mesti memberikan nama untuk peraturan anda. Gunakan sesuatu yang mudah diingat sehingga anda dapat mematikan peraturan dengan cepat pada masa akan datang. Tandai kotak "Hidupkan peraturan ini" untuk mengaktifkan peraturan, kemudian klik Selesai.
Langkah 4. Lumpuhkan peraturan
Apabila anda kembali bekerja, anda boleh mematikan peraturan dengan membuka semula menu Peraturan dan Makluman. Pilih peraturan di luar pejabat yang anda buat dari senarai peraturan aktif anda, kemudian klik butang Padam.
Petua
- Organisasi biasanya didefinisikan sebagai syarikat anda dan mengandungi orang yang mempunyai akaun Exchange Server pada sistem e-mel anda.
- Menu Tools muncul di tetingkap Outlook utama. Tetingkap utama adalah tetingkap yang sama yang muncul ketika anda melancarkan Outlook dan mengandungi menu File, Edit, View, Go, Tools, Actions, dan Help. Tidak ada menu Alat di tetingkap yang Anda gunakan untuk membuat atau melihat item seperti pesan e-mel, kenalan, atau tugas.
- Sekiranya anda menyemak Auto-replay kepada orang di luar organisasi saya, tab Di Luar Organisasi Saya akan dipaparkan (Hidup) di sebelah nama tab.
- Kenalan mesti ada di folder Kenalan Pelayan Exchange anda. Sekiranya kenalan hanya terdapat dalam folder yang merupakan sebahagian daripada fail folder peribadi (.pst), mesej balasan automatik tidak akan dihantar.
