Pembantu Luar Pejabat atau "Luar" di Microsoft Outlook membolehkan anda menyediakan balasan automatik yang dihantar kepada orang yang menghubungi anda semasa anda tidak aktif atau di luar pejabat. Ciri Di Luar Pejabat hanya tersedia untuk pengguna akaun Microsoft Exchange. Namun, bahkan pengguna rumah tanpa akun Exchange masih dapat membuat templat "di luar kantor" dan membuat aturan untuk program sehingga Outlook dapat mengirim balasan secara otomatis.
Langkah
Kaedah 1 dari 4: Outlook 2013 dan 2010
Langkah 1. Klik menu "File", kemudian pilih "Info" dari menu bar sisi kiri
Langkah 2. Pilih "Balasan Automatik (Di Luar Pejabat)"
Kotak dialog "Balasan Automatik" akan dibuka selepas itu.
Sekiranya pilihan ini tidak tersedia, anda mungkin menggunakan akaun bukan Pertukaran. Ikuti langkah-langkah yang dijelaskan dalam kaedah keempat dalam artikel ini untuk menyediakan balasan automatik pada akaun bukan Bursa
Langkah 3. Periksa pilihan "Kirim Balasan Automatik"
Langkah 4. Periksa pilihan "Hanya kirim selama rentang waktu ini", kemudian pilih waktu mula yang diinginkan ("Waktu mula") dan waktu berakhir ("Waktu tamat")
Contohnya, jika anda bercadang untuk bercuti dua minggu, pilih tempoh percutian anda.
Langkah 5. Klik tab "Di dalam organisasi saya", kemudian masukkan mesej automatik yang akan dihantar kepada rakan sekerja (di pejabat atau syarikat yang sama) yang ingin menghubungi anda
Langkah 6. Klik tab "Di luar organisasi saya", kemudian tuliskan mesej automatik yang akan dihantar kepada orang di luar organisasi atau pejabat anda yang ingin menghubungi anda
Contohnya, tulis mesej yang menjelaskan bahawa anda sibuk, dan arahkan pengirim mesej tersebut untuk bertanya dan membincangkan masalah dengan kenalan lain di pejabat.
Langkah 7. Klik "OK"
Orang yang menghantar e-mel kepada anda semasa anda tidak berada di pejabat akan menerima mesej automatik yang anda buat.
Kaedah 2 dari 4: Outlook 2007
Langkah 1. Klik menu "Tools", kemudian pilih "Out of Office Assistant"
Kotak dialog "Pembantu Luar Pejabat" akan terbuka.
Sekiranya pilihan ini tidak tersedia, anda mungkin menggunakan akaun bukan Pertukaran. Ikuti langkah-langkah yang dijelaskan dalam kaedah keempat dalam artikel ini untuk menyediakan balasan automatik pada akaun bukan Bursa
Langkah 2. Periksa pilihan "Kirim balasan automatik di Luar Pejabat"
Langkah 3. Periksa pilihan "Hanya kirim selama rentang waktu ini", kemudian pilih waktu mula yang diinginkan ("Waktu mula") dan waktu berakhir ("Waktu tamat")
Contohnya, jika anda bercadang untuk keluar dari pejabat selama sehari, pilih tarikh yang sesuai (contohnya tarikh cuti atau tarikh tidak hadir).
Langkah 4. Klik tab "Di dalam organisasi saya", kemudian masukkan balasan automatik yang ingin anda kirimkan kepada rakan sekerja (di pejabat atau syarikat yang sama) yang ingin menghubungi anda
Sebagai contoh, jelaskan bahawa anda tidak berada di pejabat selama satu hari, dan pengurus akan bertanggungjawab atas kerja anda semasa anda tiada.
Langkah 5. Klik tab "Di luar organisasi saya", kemudian taipkan mesej automatik yang ingin anda hantar kepada orang di luar organisasi atau pejabat anda yang ingin menghubungi anda
Langkah 6. Klik "OK"
Orang yang menghantar e-mel kepada anda semasa anda tidak berada di pejabat akan menerima mesej automatik yang anda buat.
Kaedah 3 dari 4: Outlook 2003
Langkah 1. Klik menu "Tools", kemudian pilih "Out of Office Assistant"
Kotak dialog "Pembantu Luar Pejabat" akan terbuka.
Sekiranya pilihan ini tidak tersedia, anda mungkin menggunakan akaun bukan Pertukaran. Ikuti langkah-langkah yang dijelaskan dalam kaedah keempat dalam artikel ini untuk menyediakan balasan automatik pada akaun bukan Bursa
Langkah 2. Periksa pilihan "Saya sedang di luar pejabat"
Langkah 3. Tuliskan pesan yang ingin anda kirimkan secara automatik kepada orang-orang yang menghubungi anda di bidang "Balas Otomatis sekali sahaja kepada setiap pengirim dengan teks berikut" di layar
Orang yang menghantar e-mel kepada anda akan mendapat balasan automatik sehingga anda kembali bekerja.
Langkah 4. Klik "OK"
Semua pihak yang menghubungi anda melalui e-mel akan menerima mesej "Di Luar Pejabat" secara automatik untuk jangka waktu yang tidak ditentukan, atau sehingga anda mengulangi langkah pertama dalam kaedah ini dan memilih "Saya sedang berada di pejabat".
Kaedah 4 dari 4: Akaun Bukan Pertukaran
Langkah 1. Jalankan Microsoft Outlook pada komputer peribadi
Langkah 2. Klik menu "Rumah" dan pilih "E-mel Baru"
Langkah 3. Taipkan balasan yang ingin anda hantarkan secara automatik kepada orang-orang yang menghubungi anda di badan mesej
Nanti mesej ini digunakan sebagai templat "di luar pejabat" anda.
Langkah 4. Klik menu "File" dan pilih "Save As"
Kotak dialog "Simpan Sebagai" akan dibuka selepas itu.
Langkah 5. Pilih "Templat Outlook" dari menu drop-down "Simpan sebagai jenis"
Langkah 6. Ketikkan nama templat mesej, kemudian klik "Simpan"
Templat ini kini dapat digunakan setiap kali anda tidak dapat dihubungi melalui e-mel di akaun Outlook peribadi anda.
Langkah 7. Klik "Rumah", pilih "Peraturan", dan pilih "Kelola Peraturan dan Makluman"
Agar templat dikirim secara otomatis ke pengirim pesan ketika Anda tidak berhubungan, Anda perlu membuat aturan yang memerintahkan Outlook untuk membalas surat yang diterima menggunakan templat secara automatik.
Langkah 8. Pilih "Peraturan Baru", kemudian pilih "Terapkan peraturan pada pesan yang saya terima" di bawah bahagian "Mulai dari peraturan kosong"
Langkah 9. Klik "Next", kemudian pilih "Next" sekali lagi untuk membuat peraturan
Langkah 10. Periksa pilihan "balas menggunakan templat tertentu" di bawah "Apa yang anda mahu lakukan dengan mesej? ”.
Langkah 11. Periksa pilihan "templat tertentu" di bawah "Edit keterangan peraturan (klik nilai yang digarisbawahi)"
Langkah 12. Pilih "Templat Pengguna dalam Sistem Fail" dari menu drop-down "Lihatlah"
Langkah 13. Pilih templat yang telah dibuat untuk digunakan sebagai balasan "di luar pejabat" automatik, kemudian pilih "Buka"
Langkah 14. Klik "Seterusnya", kemudian tambahkan pengecualian jika perlu
Sebagai contoh, anda boleh meneruskan e-mel dari satu pengirim tertentu ke akaun e-mel yang lain.
Langkah 15. Klik “Next”, kemudian taipkan nama peraturan balasan automatik yang dibuat
Langkah 16. Klik "Selesai"
Sesiapa yang menghantar e-mel kepada anda akan mendapat mesej automatik dari templat yang anda buat.
