Semua orang pasti merasa kecewa kerana mereka membeli atau memesan sesuatu tetapi tidak mendapat apa yang mereka mahukan. Kejadian seperti ini kadangkala tidak perlu dibimbangkan, tetapi ada kalanya membuat aduan adalah perkara yang betul. Sekiranya anda ingin membuat aduan, anda mesti memastikan bahawa aduan itu terbayar, sama ada wang dikembalikan, barang pengganti, atau permintaan maaf. Baca panduan di bawah untuk mengetahui cara membuat aduan yang kurang emosional tetapi membuahkan hasil.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Memulakan Aduan
Langkah 1. Pastikan aduan anda didengar
Sekiranya anda merasa tidak mendapat apa yang anda mahukan atau dilayan dengan teruk, anda harus bersuara agar masalah anda dapat diselesaikan. Bersedia untuk menjadi sedikit memaksa dan mempertahankan hujah anda. Sekiranya anda tidak membuat pendengaran, ada kemungkinan besar aduan anda akan diabaikan.
Langkah 2. Segera buat aduan
Buat aduan semasa kejadian itu masih segar dalam ingatan anda dan orang yang terlibat masih di tempat kejadian. Sekiranya anda menunggu dan melakukannya kemudian, membuat aduan akan menjadi lebih sukar. Cuba buat aduan pada hari yang sama dengan hari kejadian atau kejadian. Sekiranya tidak mungkin, lakukan pada minggu atau bulan yang sama. Pada hakikatnya, lebih cepat, lebih baik.
Langkah 3. Cari seseorang yang benar-benar dapat membantu
Jangan menjadi orang yang mencerca pramugari kerana anda akan terlepas penerbangan transit anda. Pramugari tidak dapat berbuat apa-apa, dan anda memburukkan keadaan. Daripada segera mengeluh kepada orang pertama yang anda temui, fikirkan dulu keadaan anda dan siapa yang boleh melakukan sesuatu untuk menyelesaikan masalah anda, atau sekurang-kurangnya menghubungi anda dengan seseorang yang dapat membantu.
- Banyak kedai mempunyai maklumat atau meja bantuan dengan seorang pekerja yang sentiasa bersedia untuk membantu anda ketika anda menghadapi masalah. Sebelum anda segera mengadu kepada juruwang kedai, cari tahu terlebih dahulu jika ada orang yang lebih sesuai untuk anda hubungi secara langsung.
- Anda boleh bermula dari orang yang membuat rakaman, atau pelayan restoran yang melayani anda. Tetapi orang-orang ini biasanya hanya dapat membantu anda dengan masalah kecil. Sekiranya masalah anda lebih besar daripada pepijat dalam sup anda atau anda ingin memulihkan perabot yang rosak, anda mungkin perlu berbincang dengan pengurus kedai.
- Sekiranya anda menghubungi khidmat pelanggan, pastikan anda mempunyai aduan untuk dibuat, dan minta untuk bercakap dengan orang yang tepat.
Langkah 4. Terangkan masalah dan penyelesaian yang anda mahukan
Apabila anda telah menemui orang yang tepat untuk bercakap, jelaskan keadaan atau aduan anda dengan jelas dan bagaimana penyelesaian yang diinginkan. Sekiranya anda mahukan wang anda dikembalikan, sila nyatakan jumlahnya. Sekiranya masalahnya adalah perkhidmatan dan anda mahukan penjelasan, katakan demikian. Orang yang mendengar aduan anda dapat menyelesaikan masalah dengan lebih mudah sekiranya anda dapat menerangkannya dengan lengkap dan khusus.
- Nyatakan nama orang yang anda ajak bicara, dan kenalkan juga diri anda. Pengenalan rasmi adalah cara yang baik untuk membuat orang lain menghentikan apa yang mereka lakukan dan mendengar dengan teliti anda. "Helo, Pak Arif, saya Budi. Apa khabar? Lihat, itu bukan kesalahan Pak Arif, tapi …"
- Bercakap dengannya seperti dia orang yang percaya diri dan anda ingin memberitahunya rahsia. Mulailah dengan mengatakan bahawa anda tidak menyalahkannya secara peribadi atas masalah atau kesalahan, tetapi akan sangat gembira jika dia dapat membantu menyelesaikannya.
Langkah 5. Senyum
Perkara ini tidak dapat ditekankan dengan lebih jelas. Anda tidak akan sering disebut senyum. Orang lebih cenderung bertindak balas terhadap seseorang yang tersenyum. Anda dijamin mendapat sambutan yang lebih baik dan lembut ketika anda tersenyum.
Langkah 6. Jangan beremosi
Jangan terus dan terus menerus dan terangkan betapa marahnya anda dengan perkara ini. Jangan menaikkan suara atau membuat isyarat marah. Kunci untuk mendapatkan apa yang anda mahukan daripada keadaan ini adalah membuat orang yang menerima aduan anda dapat membantu mencari jalan penyelesaian yang memihak kepada anda. Sekiranya tindakan anda kelihatan mengancam, anda cenderung untuk mendapatkan apa yang anda mahukan.
- Kawal bahasa badan dan ekspresi wajah anda sehingga anda dapat tampil tenang dan waspada. Jangan membuat isyarat dan ekspresi seperti memutar mata, menyilangkan tangan, dan isyarat lain yang menunjukkan bahawa anda akan kehilangan sabar.
- Tunggu dengan sabar. Untuk mendapatkan wang anda kembali, minta maaf, atau apa sahaja yang diminta, anda mungkin perlu menunggu sehingga wakil perkhidmatan pelanggan mendapat kebenaran daripada penyelia. Menimbulkan ketegangan dengan tidak sabar adalah tingkah laku yang tidak sopan dan tidak sesuai. Tunggu dengan tenang dan sabar semasa masalah anda diselesaikan.
Langkah 7. Terima kasih orang yang meluangkan masa untuk bekerja dengan anda
Sekiranya anda berjaya mendapatkan apa yang anda mahukan, ucapan terima kasih yang tulus adalah suatu keharusan. Sekiranya anda tidak mendapat apa yang anda mahukan, anda harus memutuskan sama ada anda harus membuat aduan lebih lanjut atau tidak.
Pastikan anda mengingati dan / atau mencatat nama orang atau wakil yang menerima aduan tersebut untuk membuat orang itu menyedari bahawa anda serius dan bahawa dia mungkin akan dipertanggungjawabkan kemudian
Kaedah 2 dari 2: Membuat Aduan Lebih Lanjut
Langkah 1. Tuliskan butirannya
Sekiranya anda telah memutuskan bahawa sudah tiba masanya aduan ini melibatkan orang yang lebih cekap dalam syarikat, mulakan dengan menuliskan semua perincian dan perincian kejadian yang dimaksudkan. Tuliskan tarikh, jumlah wang yang dibelanjakan, dan maklumat yang berkaitan dengan kejadian itu. Tuliskan nama pegawai atau pegawai perkhidmatan pelanggan yang menerima aduan anda, dan terangkan perbualan dan hasil yang anda dapat daripadanya.
Langkah 2. Tulis surat aduan rasmi
Cari alamat atau e-mel syarikat yang menerima dan menangani aduan. Tulis surat yang mesra tetapi tegas tentang apa yang berlaku dan penyelesaiannya. Jelas tentang segala sesuatu dan minta respons dalam jangka masa tertentu - secara amnya, seminggu adalah had masa terbaik. Sertakan maklumat hubungan anda dan bila anda boleh dihubungi.
- E-mel biasanya merupakan kaedah terpantas untuk menghubungi seseorang secara bertulis. Tetapi anda juga boleh mencetak surat anda dan menghantarnya melalui pos.
- Simpan rekod surat-menyurat mengenai perkara ini dari sudut ini dan seterusnya.
- Sekiranya anda berpuas hati dengan balasan yang anda terima, tulis surat terima kasih dan nyatakan bahawa masalah anda telah diselesaikan. Sekiranya anda tidak mendapat balasan, atau balasan itu kelihatan remeh dan tidak sesuai, teruslah mengeluh, dan pada skala yang lebih tinggi.
Langkah 3. E-mel Ketua Pegawai Eksekutif syarikat
Jangan takut untuk membuat aduan kepada syarikat peringkat tinggi jika anda benar-benar tidak dapat menghubungi atau tidak mendapat apa yang anda mahukan daripada pekerja atau pengurus syarikat. Sekiranya kesalahan syarikat itu sangat teruk sehingga membahayakan anda, Ketua Pegawai Eksekutif syarikat itu semestinya perlu tahu mengenainya. Bersungguh-sungguh. Hantarkan e-mel kepada CEO syarikat itu setiap minggu sehingga anda mendapat balasan.
Langkah 4. Kirimkan di Facebook atau Twitter
Ini menjadi cara yang semakin berkesan untuk mendapatkan perhatian syarikat yang sukar dihubungi atau dihubungi. Buat siaran atau tweet yang menjelaskan apa yang berlaku dan meminta pertolongan. Pastikan akaun Facebook atau Twitter syarikat dapat melihatnya (contohnya dengan tag atau sebutan). Oleh kerana aduan anda masuk ke forum awam, anda mungkin akan mendapat respons dengan sangat cepat.
- Jangan gunakan kaedah ini sehingga anda telah cuba menghubungi syarikat secara peribadi tetapi tidak berjaya.
- Anda akan mendapat hasil yang lebih baik jika anda tidak menipu syarikat di forum awam. Pastikan posting atau tweet anda tenang dan lurus. Jangan mengomel.
Langkah 5. Minta bantuan penasihat
Sekiranya anda benar-benar merasakan bahawa masalah yang anda hadapi adalah serius dan merasakan syarikat tersebut merampas hak yang anda berhak, cari pihak luar yang dapat membantu anda menyelesaikan masalah yang anda alami. Sekiranya mengeluh sahaja tidak berjaya, mungkin hasilnya akan berbeza jika ada pertolongan dari orang luar.
Petua
- Huraikan masalah anda dengan jelas dan ringkas.
- Sentiasa bersikap sopan.
- Senyum.
- Berkawan atau sekutu, bukan musuh.
- Bertenang.
- Jangan gunakan bahasa slanga atau bahasa popular
- Huraikan juga penyelesaian yang anda mahukan.
