Untuk memindahkan senarai atau jadual data dari Word ke Excel, anda tidak perlu memindahkan kepingan data individu ke dalam sel spreadsheet Excel (lembaran kerja). Anda hanya boleh memformat dokumen anda dengan betul di Word, maka keseluruhan dokumen dapat diimport ke Excel hanya dengan beberapa klik.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menukar Daftar
Langkah 1. Fahami bagaimana dokumen Word akan ditukarkan
Untuk mengimport dokumen ke Excel, watak tertentu digunakan untuk menentukan data apa yang akan memasuki sel di lembaran kerja Excel. Dengan melakukan beberapa langkah pemformatan sebelum mengimpor, Anda dapat mengawal penampilan lembaran kerja dan meminimumkan jumlah pemformatan manual yang harus dilakukan. Ini amat berguna sekiranya anda mengimport senarai panjang dari dokumen Word ke Excel.
Kaedah ini berfungsi paling baik apabila terdapat beberapa entri dalam senarai, masing-masing dengan format yang serupa (senarai alamat, nombor telefon, alamat e-mel, dll.)
Langkah 2. Pastikan tidak ada kesalahan pemformatan dalam dokumen
Sebelum memulakan proses penukaran, pastikan setiap entri diformat dengan cara yang sama. Anda mesti membetulkan sebarang kesalahan tanda baca atau menyusun semula entri yang tidak sesuai. Ini untuk memastikan proses pemindahan data berjalan lancar.
Langkah 3. Paparkan watak pemformatan dalam dokumen Word
Dengan memaparkan watak format yang biasanya tersembunyi, anda dapat menentukan cara terbaik untuk memisahkan setiap entri. Anda boleh memaparkan format watak dengan mengklik butang Tunjukkan / Sembunyikan Tanda Paragraf pada tab Laman Utama, atau dengan menekan Ctrl + ⇧ Shift + *.
Sebilangan besar senarai mempunyai satu tanda perenggan di hujung setiap baris, atau di hujung baris, atau di baris kosong antara entri. Anda akan menggunakan tanda ini untuk memasukkan watak sel yang membezakan di Excel
Langkah 4. Ganti tanda perenggan antara entri untuk membuang ruang tambahan
Excel akan menggunakan ruang antara entri untuk menentukan baris, tetapi anda harus menghapusnya pada ketika ini untuk membantu proses pemformatan. Jangan risau, anda akan menambahkannya tidak lama lagi. Langkah ini paling sesuai jika anda mempunyai satu tanda perenggan di akhir entri dan satu tanda di ruang antara entri (dua ruang berturut-turut).
- Tekan Ctrl + H untuk membuka tetingkap Cari dan Ganti.
- Taip ^ p ^ p ke dalam medan Cari. Ini adalah kod untuk dua tanda perenggan berturut-turut. Sekiranya setiap entri adalah satu baris dan tidak ada garis kosong di antara, gunakan hanya satu ^ p.
- Masukkan watak pembatas ke dalam medan Ganti. Pastikan watak ini bukan watak dalam dokumen, seperti ~.
- Klik Ganti Semua. Anda akan melihat bahawa entri ini menggabungkan diri, tetapi biarkan sahaja selagi watak pembatas berada di tempat yang betul (antara setiap entri)
Langkah 5. Pisahkan setiap entri ke ruangan yang terpisah
Sekarang entri muncul dalam baris yang berasingan. Anda mesti menentukan data yang akan muncul di setiap lajur. Sebagai contoh, jika setiap entri di baris pertama adalah nama, di baris kedua adalah alamat jalan, dan di baris ketiga adalah negara dan poskod, lakukan yang berikut:
- Tekan Ctrl + H untuk membuka tetingkap Cari dan Ganti.
- Keluarkan salah satu tanda ^ p di medan Cari.
- Gantikan watak di medan Ganti dengan koma,.
- Klik Ganti Semua. Ini akan menggantikan simbol perenggan yang tersisa dengan pemisah koma, yang akan memisahkan setiap baris menjadi lajur.
Langkah 6. Tukar watak pembatas untuk menyelesaikan proses pemformatan
Setelah anda menyelesaikan dua langkah Cari dan Ganti di atas, senarai itu tidak akan kelihatan seperti senarai lagi. Mereka semua akan berada di baris yang sama dan mempunyai koma di antara setiap data. Langkah Cari dan Ganti akan mengembalikan data ke dalam borang senarai tetapi masih mempunyai koma yang menentukan lajur.
- Tekan Ctrl + H untuk membuka tetingkap Cari dan Ganti.
- Masukkan ~ (atau watak apa pun yang anda pilih pada awalnya) ke dalam medan Cari.
- Masukkan ^ p ke dalam medan Ganti.
- Klik Ganti Semua. Ini akan menjadikan semua entri kembali ke dalam kumpulan individu yang dipisahkan dengan koma.
Langkah 7. Simpan fail sebagai fail teks biasa
Format entri sudah lengkap dan anda boleh menyimpan dokumen ini sebagai fail teks. Ini dilakukan supaya Excel dapat membaca dan mengurai data anda sehingga muncul di lajur yang betul.
- Klik tab Fail dan pilih Simpan Sebagai.
- Klik menu lungsur Simpan sebagai jenis dan pilih Teks Biasa.
- Namakan fail dan kemudian klik Simpan.
- Sekiranya tetingkap Penukaran Fail muncul, klik & nbsp OK;.
Langkah 8. Buka fail di Excel
Oleh kerana fail disimpan dalam teks biasa, anda boleh membukanya di Excel.
- Klik tab Fail dan pilih Buka.
- Klik menu drop-down Excel All Files dan pilih Fail Teks.
- Klik Seterusnya> di tetingkap Wizard Import Teks.
- Pilih Koma dalam senarai Pembatas. Anda dapat melihat bagaimana entri akan dipisahkan dalam pratonton di bahagian bawah. Klik Seterusnya>.
- Pilih format data untuk setiap lajur, kemudian klik Selesai.
Kaedah 2 dari 2: Menukar Jadual
Langkah 1. Buat jadual di Word dan kemudian masukkan data ke dalamnya
Untuk senarai data di Word, anda boleh menukarnya ke format jadual dan kemudian menyalin jadual ke Excel. Sekiranya data anda sudah dalam format jadual, lompat ke langkah seterusnya.
- Pilih semua teks yang akan ditukar menjadi jadual.
- Klik tab Masukkan dan kemudian klik butang Jadual.
- Pilih Tukar Teks ke Jadual.
- Masukkan bilangan baris per baris data dalam lajur Bilangan lajur. Sekiranya terdapat baris kosong di antara setiap baris data, tambahkan satu ke jumlah lajur.
- Klik & nbsp OK;.
Langkah 2. Periksa format jadual
Word akan membuat jadual berdasarkan tetapan anda. Periksa untuk memastikan jadual betul.
Langkah 3. Klik butang kecil + yang muncul di sudut kiri atas meja
Butang ini akan muncul semasa anda mengarahkan tetikus ke atas meja. Mengklik butang ini akan memilih semua data dalam jadual.
Langkah 4. Tekan
Ctrl + C untuk menyalin data. Anda juga boleh mengklik butang Salin pada tab Laman Utama.
Langkah 5. Buka Excel
Setelah data disalin, anda boleh membuka Excel. Sekiranya anda ingin meletakkan data dalam lembaran kerja yang ada, buka lembaran kerja. Letakkan kursor di sel yang anda mahu buat sel kiri atas jadual.
Langkah 6. Tekan
Ctrl + V untuk menampal data.
Setiap sel dari jadual Word akan diletakkan ke dalam sel yang terpisah dalam lembaran kerja Excel.
Langkah 7. Pisahkan lajur yang tinggal
Bergantung pada jenis data yang anda impor, mungkin ada beberapa format tambahan yang perlu anda lakukan. Contohnya, jika anda mengimport alamat bandar, kod negara, dan poskod yang terdapat dalam satu sel, anda boleh memisahkannya secara automatik di Excel.
- Klik tajuk lajur yang ingin anda bahagikan. Langkah ini akan memilih keseluruhan lajur.
- Pilih tab Data dan klik butang Teks ke Lajur.
- Klik Next> kemudian pilih Comma di ruangan Delimiters. Sekiranya anda menggunakan contoh di atas, langkah ini akan memisahkan bandar dari kod negara dan poskod.
- Klik Selesai untuk menyimpan perubahan.
- Pilih lajur yang masih perlu dibahagi, kemudian ulangi proses ini. Pilih Space dan bukan Comma sebagai pembatas. Langkah ini akan memisahkan kod negara dari kod pos.
