Salah satu cara agar perniagaan terus berdaya saing adalah dengan meningkatkan proses perniagaan mereka, baik dari perspektif operasi dan kewangan. Untuk melakukannya memerlukan kaedah untuk mengukur kemajuan proses tertentu. "Apa yang tidak dapat diukur tidak dapat dikelola." Perniagaan tidak dapat menguruskan proses jika tidak memiliki metode pengukuran yang sesuai. Oleh itu, metrik (perincian proses yang dapat diukur) digunakan untuk mengumpulkan data sebelum dan sesudah melaksanakan perubahan. Analisis metrik ini memberikan data yang menyampaikan jumlah peningkatan yang disebabkan oleh perubahan proses. Untuk memulakan, pertama sekali anda perlu memilih metrik yang sesuai dengan proses yang anda ukur.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyiapkan Sistem Peningkatan Proses
Langkah 1. Tentukan apa yang perlu diukur
Maksudnya, apa yang anda maksudkan dengan "peningkatan". Adakah anda mahukan proses yang lebih dipercayai, lebih pantas, cekap, atau lebih baik pada sesuatu yang lain? Ini akan menjelaskan projek anda. Pastikan proses anda menghasilkan output yang dapat diukur.
Sebagai contoh, syarikat yang ingin meningkatkan kelajuan penghantaran produk akan mengukur masa penghantaran. Syarikat digitalisasi data mungkin ingin mengukur peratusan kesalahan watak dalam kumpulan, atau proses proses
Langkah 2. Pastikan perbendaharaan kata projek anda konsisten
Gunakan istilah yang difahami umum untuk memastikan ketepatan dan konsistensi pengukuran. Ini memastikan kebolehpercayaan maklumat yang dikongsi dengan pihak lain dari lokasi dan kemudahan yang berbeza. Ini akan mengelakkan salah faham dan menjelaskan definisi semua pemboleh ubah yang diukur.
Sebagai contoh, syarikat mengukur masa dalam beberapa hari. Cawangan lain syarikat yang sama mungkin mempunyai tafsiran yang berbeza mengenai perkataan "satu hari". Mungkin, mereka menganggapnya sebagai hari kerja 8 jam, dan bukan 24 jam. Perkara seperti ini boleh menimbulkan salah faham antara cawangan syarikat
Langkah 3. Tentukan bagaimana data akan dikumpulkan
Data harus dikumpulkan dengan cara yang sama di seluruh perusahaan. Sebagai contoh, jika satu jabatan menggunakan sampel rawak untuk mengumpulkan data, semua jabatan harus mengikutinya. Jika tidak, data tidak akan dapat dibandingkan. Di samping itu, unit pengukuran juga mesti sama. Pastikan unit pengukuran yang digunakan sama semasa mengukur output.
Contohnya, kelajuan penghantaran mungkin diukur dalam beberapa minit atau jam. Menukar dari satu unit ke unit yang lain hanyalah membuang masa
Langkah 4. Tentukan standard ketepatan pengiraan
Ini bermaksud bahawa satu jabatan tidak boleh membundarkan nombor sehingga tidak ada koma dan jabatan lain harus membundarkan hingga dua digit selepas koma. Perbezaan tahap perincian dalam angka akan merosakkan hasilnya. Jangan lupa, unit yang lebih kecil cenderung memberikan hasil yang lebih tepat.
Sebagai contoh, semua jabatan mesti bersetuju mengenai cara membundarkan nombor
Bahagian 2 dari 3: Menentukan Sukatan yang Sesuai untuk Projek
Langkah 1. Pilih metrik utama
Metrik utama menentukan output atau tujuan penambahbaikan proses. Sebagai contoh, pengeluar kenderaan boleh mengukur jumlah kereta yang dihasilkan setiap jam. Sebelum proses penambahbaikan dilakukan, asas pengukuran dilakukan terlebih dahulu. Pada akhir projek, proses diukur semula. Kemudian, pengiraan jumlah penambahbaikan dalam proses dijalankan.
Langkah 2. Sambungkan metrik utama dengan metrik perniagaan
Metrik perniagaan mengukur bagaimana peningkatan proses operasi mencapai salah satu matlamat syarikat. Sebagai contoh, jika metrik utama adalah untuk mempercepat pengeluaran produk, metrik perniagaan dapat meningkatkan keuntungan atau mengurangkan kos tetap. Terdapat hubungan sebab-akibat antara metrik utama dan metrik perniagaan. Perbezaan ini menjelaskan sebab mengapa peningkatan dalam metrik utama juga meningkatkan prestasi syarikat.
Langkah 3. Pertimbangkan kemungkinan hasil yang tidak dijangka
Beban yang tidak dijangka dapat timbul sebagai hasil dari projek peningkatan proses. Sekiranya metrik utama mengukur apa yang harus diperbaiki, akan ada metrik lain yang beralasan untuk mengukur perkara yang tidak boleh berubah. Data metrik berturut-turut harus diperoleh sebelum, semasa, dan setelah projek. Dari sekian banyak kemungkinan metrik dalam projek, hanya sebilangan kecil yang mempunyai kesan besar terhadap kualiti output dan harus diambil kira.
Sebagai contoh, syarikat yang ingin meningkatkan kelajuan penghantaran tidak akan mengalami kenaikan kos kerana pengendalian yang buruk dan kerosakan produk. Dalam kes ini, bahagian kecacatan produk adalah metrik yang berpengaruh
Langkah 4. Tentukan sukatan kewangan
Menjimatkan wang tidak semestinya metrik utama syarikat. Walau bagaimanapun, syarikat perlu memantau hasil kewangan penambahbaikan proses. Ini tidak boleh dikelirukan dengan kos perakaunan projek. Metrik kewangan harus menjadi alat untuk menganalisis faedah kewangan dari projek yang dijalankan. Banyak syarikat terus memantau metrik kewangan sehingga setahun setelah projek ini selesai.
Sebagai contoh, peningkatan masa pembuatan diharapkan dapat meningkatkan pendapatan syarikat. Syarikat akan memantau pendapatan, bersama dengan faktor lain seperti keuntungan, dari saat pelaksanaan perubahan, dan untuk mengukur bagaimana kesan perubahan proses tersebut
Bahagian 3 dari 3: Mengumpulkan Data
Langkah 1. Ukur masa
Masa proses mengukur panjang langkah-langkah dalam proses pembuatan produk atau perkhidmatan yang terakhir. Metrik masa lain mengukur jangka masa projek menambah nilai, atau jangka masa yang diperlukan untuk menanggapi permintaan pelanggan. Pengiraan metrik boleh menjadi peratusan masa penghantaran.
Strategi untuk mengurangkan masa proses terbukti dapat meningkatkan perniagaan. Ini dapat meningkatkan pengeluaran dan penghantaran produk atau perkhidmatan yang lebih cepat. Sekiranya harga dan kualiti barang atau perkhidmatan sama dengan harga pesaing, pelanggan akan memilih untuk membeli barang atau perkhidmatan yang lebih cepat diterima. Sekiranya masa pemprosesan dapat dikurangkan, kemungkinan menerima pesanan dan perniagaan baru akan lebih besar
Langkah 2. Ukur kos
Metrik kos menilai jumlah kos proses pengeluaran. Metrik ini juga mengukur kos operasi berbanding tahap pengeluaran. Kos per transaksi mengukur kos menghasilkan satu unit. Penjimatan kos mengukur pengurangan kos setiap transaksi. Penjimatan tenaga kerja mengukur pengurangan jam buruh yang diperlukan untuk menghasilkan barang atau perkhidmatan.
Strategi pengurangan kos menjadi penting apabila pendapatan perniagaan mulai menurun. Sebagai contoh, Bank of America mengalami penurunan pendapatan pinjaman dan perdagangan pada tahun 2011. Oleh itu, mereka mengurangkan tenaga kerja mereka untuk terus membayar para pemegang saham. Pengurus dan perunding bank memutuskan untuk menggunakan metrik kos untuk mengenal pasti pekerjaan yang dapat dihapus untuk menjimatkan wang tanpa menyusahkan syarikat
Langkah 3. Ukur kualiti
Metrik berkualiti mengukur kepuasan pelanggan. Data kepuasan pelanggan dapat diperoleh melalui tinjauan, keluhan pelanggan, dan maklum balas lain. Metrik berkualiti juga menilai sama ada proses menambah nilai kepada pelanggan. Metrik ini juga melihat kekerapan ralat dan pengerjaan semula. Peratusan kesalahan akan dilihat pada tahap kecacatan produk. Peratusan penyelesaian dan tahap ketepatan mengukur kekerapan proses bebas kecacatan.
- Industri penjagaan kesihatan sangat bergantung pada metrik berkualiti. Peningkatan kualiti mesti berdasarkan data. Penganalisis melihat data kewangan dan klinikal untuk menentukan variasi dalam penyampaian penjagaan kesihatan. Proses penyampaian perkhidmatan dipecah dan kemudian mencari kawasan yang sia-sia atau berlebihan untuk membuat proses yang memberikan hasil berkualiti tinggi. Pengurangan kos tidak menambah nilai jika tidak dapat meningkatkan atau mengekalkan tahap kualiti tertentu.
- Kunci untuk meningkatkan kualiti adalah meningkatkan kecekapan tanpa mengurangkan keberkesanan. Kecekapan merujuk kepada jumlah sumber yang diperlukan untuk menyampaikan produk atau perkhidmatan. Keberkesanan merujuk kepada seberapa baik matlamat produk atau perkhidmatan dicapai.
Langkah 4. Ukur output
Metrik keluaran mengukur kuantiti produk atau perkhidmatan yang diberikan dalam jangka masa tertentu. Sasaran pengeluaran mesti diselaraskan dengan permintaan pelanggan. Metrik keluaran juga melihat tunggakan dan lebihan inventori (jumlah kedua-duanya harus minimum). Akhirnya, kerja dalam proses diukur untuk menentukan jumlah produk atau perkhidmatan yang sedang dalam proses.
Salah satu strategi untuk meningkatkan output dalam pembuatan adalah kerja standard. Sebagai contoh, dalam industri automotif, pengeluar kereta mempunyai kaedah standard untuk memasang kereta. Pengilang dapat menetapkan standard proses pengeluaran untuk meningkatkan output. Metrik dapat membantu menganalisis seberapa baik proses meningkatkan output. Proses tersebut dikatakan berjaya sekiranya produk dibuat dalam jangka masa tertentu dengan proses standard baru yang semakin meningkat
Langkah 5. Ukur kerumitan proses
Metrik ini mengukur bilangan langkah dalam proses pengeluaran yang mesti dilalui. Metrik ini juga menunjukkan kekerapan perlambatan proses kerana perubahan tangan atau permintaan untuk kelulusan penyelia. Jumlah langkah dalam proses dihitung bersama dengan langkah-langkah proses tambah nilai. Langkah-langkah ini menjadikan produk atau perkhidmatan lebih berharga. Metrik juga mengukur kekerapan pengembalian produk untuk pembaikan kerosakan.
