Proses perniagaan adalah sistem yang digunakan syarikat untuk mencapai tujuannya. Proses ini juga dapat ditafsirkan sebagai langkah yang diambil untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan. Pengurus menganalisis proses perniagaan untuk menilai sejauh mana ia berjalan. Pengurus terlebih dahulu menganalisis proses yang sedang berjalan. Selepas itu, pengurusan dapat menentukan perubahan untuk memperbaiki proses yang ada. Peningkatan proses dapat membantu syarikat menjimatkan masa, menurunkan kos, atau membuat produk yang lebih sesuai untuk pelanggan.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Menentukan Bagaimana Proses Perniagaan Dicipta
Langkah 1. Tentukan proses perniagaan
Proses perniagaan merujuk kepada aktiviti yang dilakukan oleh pekerja setiap hari untuk mencapai tujuan organisasi. Proses ini mencerminkan tindakan syarikat untuk mencapai tujuan tertentu. Proses perniagaan mesti merangkumi semua variasi atau pengecualian untuk proses tersebut. Untuk memahami bagaimana menganalisis proses perniagaan, anda mesti mempertimbangkan bagaimana proses perniagaan dibuat.
- Pertimbangkan skop tugas. Contohnya, anda mengemas kini proses yang digunakan untuk menghantar invois kepada pelanggan. Skop tugas merujuk kepada seberapa luas ruang lingkup tugas yang akan dilaksanakan. Dalam kes ini, anggap skopnya adalah semua invois yang dihantar kepada pelanggan. Anda menentukan bahawa dalam sebulan, purata 200 invois dihantar kepada pelanggan..
- Nyatakan hasil yang diinginkan. Fikirkan apa yang cuba dicapai oleh proses ini. Dalam kes ini, anda mahu invois dihantar dengan tepat kepada setiap pelanggan sebaik sahaja produk dihantar. Anda akan menghantar salinan faktur fizikal semasa menghantar pesanan. Anda juga akan menghantar invois elektronik kepada setiap pelanggan melalui e-mel.
- Senaraikan subproses yang sedang dalam proses. Semakin spesifik prosesnya, semakin mudah untuk menganalisis dan memperbaiki.
- Mendokumentasikan proses perniagaan. Anda boleh mendokumentasikan proses tersebut sebagai senarai langkah dan mempertimbangkan untuk menggambarkannya dalam carta alir. Proses sering melintasi pelbagai jabatan dalam organisasi besar. Proses pembuatan invois, misalnya, akan melibatkan jabatan pengebilan dan perakaunan.
- Tentukan pelbagai fungsi jabatan atau entiti dalam proses bersama dengan semua input dan output. Sebagai contoh, membuat slip gaji memerlukan input dari jabatan pengeluaran untuk mengetahui jumlah dan jam pekerja bekerja, jabatan HR untuk mengetahui kadar dan pengurangan gaji, dll.
- Senaraikan semua pengecualian untuk proses tersebut. Hampir semua prosedur perniagaan mempunyai pengecualian dan variasi. Contohnya, anda mungkin dapat meminta pelanggan tertentu mendapat potongan besar. Pelanggan ini memesan produk dalam kuantiti yang banyak. Memberi diskaun yang besar menjadikan kakitangan penagihan menolak jumlah potongan yang dikira dalam perisian invois. Potongan harga besar mesti dimasukkan secara manual untuk membuat invois yang tepat.
Langkah 2. Mendokumentasikan proses perniagaan dan fikirkan jenis proses perniagaan yang hendak dibuat
Memisahkan beberapa proses perniagaan mengikut jenis akan membantu analisis proses perniagaan dan peningkatan proses. Sekiranya dua proses adalah jenis yang sama, peningkatan proses mungkin serupa. Proses tertentu mungkin merupakan proses operasi, sokongan atau pengurusan.
- Proses operasi merujuk kepada tugas harian menyampaikan produk kepada pelanggan. Proses membuat invois untuk pelanggan dapat dimasukkan dalam proses operasi. Adalah sangat penting untuk menghantar invois tepat kepada pelanggan supaya pembayaran dapat dikumpulkan secepat mungkin.
- Proses sokongan merujuk kepada aktiviti sokongan operasi syarikat anda. Jabatan Sumber Manusia adalah contoh kawasan sokongan syarikat. Jabatan ini menyokong pengurus jabatan dalam menemu ramah dan merekrut pekerja baru. Walaupun Sumber Manusia tidak terlibat secara langsung dengan pelanggan, mereka menyokong bahagian operasi.
- Setiap organisasi memerlukan pengurusan untuk menjalankan keseluruhan arah tuju perniagaan syarikat. Proses merancang dan melaksanakan belanjawan adalah proses pengurusan. Semua syarikat harus mempunyai proses penganggaran yang formal. Proses ini semestinya melibatkan pengurusan membincangkan anggaran syarikat dengan pengurus kewangan.
Langkah 3. Menganalisis proses perniagaan untuk mencari gejala ketidakcekapan proses
Proses perniagaan terdiri daripada input (input) dan output (output). Tenaga kerja, tenaga, bahan, dan peralatan modal dianggap sebagai input. Input adalah aset yang digunakan untuk menjana pendapatan dan keuntungan. Sebaliknya, output adalah produk atau perkhidmatan fizikal. Input memasuki proses dan menghasilkan output. Anda perlu melakukan analisis untuk mencari ketidakcekapan proses ini.
- Proses anda mesti menggunakan input dengan cekap untuk menghasilkan output. Contohnya, anda menguruskan cawangan kedai pembaikan. Input anda adalah tenaga kerja, peralatan dan alat ganti. Hasil anda adalah perkhidmatan membaiki kenderaan pelanggan.
- Masa pembaikan yang lama atau tunggakan kerja adalah petunjuk ketidakcekapan proses. Masalahnya mungkin disebabkan oleh jadual pembaikan beberapa pelanggan terlalu dekat.
- Petunjuk ketidakcekapan proses juga dapat dilihat jika kos penggantian bahagian jauh melebihi anggaran. Dalam kes ini, masalahnya mungkin khusus untuk bahagian pembelian, atau bahagian dari pembekal.
- Tentukan proses mana yang perlu diperbaiki berdasarkan masalah yang dikenal pasti. Anda mesti mengutamakan beberapa proses perniagaan. Pilih proses yang paling mempengaruhi perniagaan anda. Contohnya, anda mungkin mahu memperbaiki masa larian terlebih dahulu. Masa pemprosesan yang panjang akan mengakibatkan syarikat kehilangan pelanggan. Utamakan memperbaiki proses.
Bahagian 2 dari 2: Menganalisis Proses Perniagaan
Langkah 1. Bercakap dengan orang penting mengenai proses dalam syarikat
Setelah anda menentukan proses untuk diperbaiki, bincangkan prosesnya dengan orang-orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaannya. Luangkan masa untuk menemu ramah peserta utama, dan minta penambahbaikan yang dapat dilakukan.
- Tanya mengenai tindakan kakitangan dan mengapa.
- Tentukan input yang diperlukan untuk melaksanakan setiap tugas dan di mana anda mendapat setiap input. Sekiranya syarikat menghasilkan seluar jeans denim, anda perlu mengetahui siapa pembekal denim dan kekerapan bahan mentah dihantar ke syarikat tersebut.
- Kenal pasti output setiap tugas dan siapa yang akan menerimanya. Sekiranya anda menguruskan bengkel, kakitangan bengkel harus mendokumentasikan pekerjaan mereka. Kakitangan pembaikan mesti menyampaikan maklumat tersebut ke bahagian penagihan, yang kemudian menghasilkan invois untuk pelanggan.
- Minta cadangan bagaimana menangani ketidakcekapan proses yang dijumpai oleh kakitangan anda.
Langkah 2. Buat carta alir perniagaan untuk setiap proses
Carta alir proses dapat membantu anda menerangkan proses perniagaan. Anda boleh menggunakan dokumentasi dari perbincangan proses anda untuk membuat carta alir. Carta alir ini harus mempunyai semua langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses perniagaan tertentu.
- Penting untuk diperhatikan bahawa carta alir proses perniagaan hanya boleh mengandungi prosedur yang ditentukan yang mesti diikuti oleh pekerja.
- Carta alir boleh dilukis secara manual atau dengan perisian. Program Word dan spreadsheet dengan kemudahan pemetaan dapat digunakan untuk membuat diagram alir. Anda juga boleh mencari perisian khusus untuk membuat carta alir.
- Carta alir adalah alat yang sangat berguna untuk melihat proses perniagaan dengan jelas di hadapan anda. Alat ini akan menjadikan pengenalpastian dan pembetulan ketidakcekapan menjadi lebih mudah.
- Setelah perubahan dibuat pada prosesnya, tinjau hasilnya sekali lagi dan lihat apakah prosesnya telah meningkat sesuai dengan harapan anda. Sekiranya tidak, ulangi proses analisis dan cuba kenal pasti bidang yang perlu diperbaiki. Analisis proses perniagaan adalah aktiviti berterusan dalam perniagaan anda.
Langkah 3. Lakukan sesi sumbang saran untuk mencari penambahbaikan proses
Banyak proses melibatkan lebih daripada satu jabatan dalam perniagaan anda. Sesi berkumpulan akan mengenal pasti ketidakcekapan proses yang mempengaruhi lebih daripada satu jabatan. Sesi ini juga dapat mengesahkan maklumat yang diberikan semasa wawancara peribadi dengan peserta.
- Ringkaskan maklumat yang diterima dan kongsi dengan peserta proses. Ini akan merangkumi peserta yang telah dan tidak pernah ditemu ramah sebelum ini. Minta maklum balas daripada semua orang. Maklum balas ini akan memberikan panduan tambahan untuk analisis anda.
- Maklumat yang diterima dari para peserta dalam proses tersebut harus memberi anda idea yang jelas tentang bagaimana proses itu berjalan, dan apa masalahnya.
- Perbincangan interpersonal menjadi asas untuk membuat perubahan pada suatu proses. Perubahan boleh berupa pengurangan kos, pengurangan waktu kitaran proses, penyederhanaan proses, atau peningkatan perkhidmatan kepada pelanggan.
