Bagi anda yang bekerja di Jabatan Sumber Manusia (SDM), harus menolak pemohon yang berkelayakan untuk memilih calon yang lebih baik tentunya merupakan tanggungjawab yang sukar. Namun, jangan risau kerana sebenarnya, ada beberapa petua mudah yang boleh anda gunakan untuk mempermudah prosesnya. Sebagai contoh, jika calon yang berkenaan telah melalui tahap temu duga, lebih baik menyampaikan penolakan melalui telefon. Sekiranya tidak, tidak ada salahnya untuk memberitahu penolakan melalui e-mel rasmi. Apa sahaja medium yang anda pilih, teruskan keputusan anda tanpa menjejaskan kesopanan.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menghubungi Calon Melalui Telefon
Langkah 1. Hubungi pemohon melalui telefon
Walaupun menolak permohonan pekerjaan melalui e-mel terasa lebih selesa bagi anda, terutama untuk mengelakkan sebarang kekokohan, sebenarnya bercakap di telefon tetap terasa lebih sopan dan profesional. Oleh itu, pilihlah pilihan ini untuk menolak pemohon yang telah anda temui sendiri semasa proses temu duga.
Hubungi pemohon yang berkenaan pada waktu pejabat untuk memastikan dia tidak makan malam ketika dipanggil
Langkah 2. Jangan tolak kata-kata
Jauhkan perbualan pendek dan tepat, idealnya di bawah 5 minit. Tunjukkan bahawa anda menghargai masa anda dan tidak mahu membuangnya dengan tidak menyebut kehidupan peribadinya, membuat lelucon, atau bertanya tentang cuaca!
Contohnya, tentu tidak sopan untuk mengatakan, “Hai Beni! Ini adalah Susan dari Vitamin World. Senang menemu ramah anda semalam. Oh ya, bagaimana cuaca di sana sekarang? Adakah terdapat amaran angin kencang? Wilayah anda selamat, bukan?"
Langkah 3. Jelaskan bahawa syarikat telah memutuskan untuk memberikan jawatan tersebut kepada calon lain
Jelaskan dengan sopan bahawa anda gembira dapat bertemu dengan pemohon melalui proses temu duga dan bahawa anda sebenarnya menganggapnya sebagai calon, walaupun anda memutuskan untuk menyerahkan jawatan tersebut kepada calon lain. Adalah idea yang baik untuk mengatakan semua ini sebaik sahaja anda mengucapkan "Hello" supaya perbualan tidak berakhir terlalu lama.
Cuba katakan, "Hello Ruth, saya Dika Firza dari Syarikat Teknologi AAA. Secara peribadi, saya ingin mengucapkan terima kasih kerana bersetuju untuk menghadiri temuduga pekerjaan minggu lalu. Kami sangat menikmati perjumpaan ini dan bersetuju bahawa sejarah kerja anda sangat mengagumkan. Malangnya, kami telah memutuskan untuk memberikan kedudukan itu kepada calon lain."
Langkah 4. Terangkan kekuatan atau kekuatan tertentu calon yang akhirnya anda pilih
Secara amnya, sebilangan besar pemohon benar-benar ingin mengetahui kelebihan calon yang dipilih berbanding dengan apa yang mereka tawarkan kepada syarikat. Walaupun menjelaskan sejarah pekerjaan calon yang dipilih secara terperinci sebenarnya membuang masa, anda masih perlu menjelaskan beberapa kelebihan penting yang dimiliki oleh calon yang dipilih sehingga menjadi bahan untuk perenungan mereka.
- Sebagai contoh, anda mungkin mengatakan, "Walaupun kami sangat menghargai pengalaman anda yang luas, calon yang kami pilih mempunyai gelar sarjana dan tahap pendidikan calon adalah faktor penentu yang sangat penting bagi kami."
- Atau, "Calon yang kami pilih telah bekerja di posisi yang sama di syarikat lain, jadi kami percaya bahawa proses peralihan akan lebih mudah di masa depan."
Langkah 5. Jelaskan bahawa selain pemohon yang berkenaan, masih banyak calon yang tidak kurang layak
Pada dasarnya, pemohon yang mengetahui bahawa mereka berkelayakan dapat merasa dikhianati apabila ditolak oleh syarikat yang mereka lamar. Dalam beberapa kes, ada juga pemohon yang berpendapat bahawa penolakan itu bersifat peribadi. Untuk mengatasinya, jangan lupa mengingatkan pemohon yang berkenaan bahawa mereka bersaing dengan banyak individu yang tidak kurang berkelayakan!
Cuba katakan, “Walaupun anda calon yang sangat kuat untuk mengisi jawatan ini, kami harus mengakui bahawa persaingan untuk calon kali ini sangat ketat. Saya minta maaf kerana anda tidak berjaya memenangi pertandingan ini, okey?"
Langkah 6. Jemput mereka untuk berhubung dengan syarikat anda di media sosial
Oleh kerana penolakan adalah topik yang tidak menyenangkan untuk dibincangkan, cubalah meringankan suasana dengan menjemput mereka untuk berhubung dengan syarikat anda dalam talian. Dengan berbuat demikian, anda juga mengesahkan bahawa penolakan itu profesional, bukan bersifat peribadi.
- Anda boleh mengatakan, "Kami akan mempertimbangkan anda lagi jika ada kekosongan lain di syarikat itu. Adakah anda keberatan untuk menghantar jemputan rakan ke akaun HR HR kami?"
- Atau, anda juga boleh mengatakan, "Sebenarnya, syarikat kami merancang beberapa program menarik yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat. Agar tidak terlepas maklumat, anda boleh terus memeriksa muat naik di Facebook atau Twitter kami, oke!"
Langkah 7. Tamatkan perbualan jika pemohon yang bersangkutan cuba berdebat dengan keputusan anda
Dalam beberapa kes, pemohon yang ditolak mungkin berkata, “Beri saya peluang lain untuk menemu ramah. Saya jamin keputusan anda akan berubah!” atau "Syarikat anda melakukan kesalahan kerana saya adalah calon terbaik." Sekiranya keadaan seperti itu berlaku, jangan terlibat dalam proses perbincangan yang panjang mengenai keputusan syarikat atau kekuatan dan kelemahan sejarah pekerjaan pemohon.
Untuk mengakhiri perbualan dengan sopan, coba katakan, “Walaupun kami telah mengupah orang lain, itu tidak bermaksud ada sesuatu yang salah dengan kamu. Saya yakin anda akan mendapat pekerjaan yang sesuai dalam masa terdekat."
Langkah 8. Galakkan calon yang berkelayakan untuk memohon semula di kemudian hari
Hanya kerana pemohon tidak sesuai untuk mengisi jawatan yang anda cari, tidak bermaksud dia tidak akan sesuai untuk mengisi semua jawatan di syarikat anda, bukan? Agar tidak mensia-siakan hubungan yang terjalin dengannya, cubalah jelaskan kepadanya bahawa walaupun dia tidak sesuai untuk jawatan yang dilamar, anda tetap ingin menjalin hubungan profesional yang baik dengannya. Jelaskan juga bahawa peluang pekerjaan yang lebih baik dalam syarikat anda akan dibuka lagi pada masa akan datang.
Satu kalimat yang boleh anda katakan adalah, “Jangan ragu untuk memohon semula, jika syarikat kami membuka jawatan kosong lagi di masa depan! Anda hampir diterima untuk jawatan ini, jadi anda perlu mencuba lagi jika peluang itu dibuka lagi."
Kaedah 2 dari 2: Menulis E-mel Penolakan
Langkah 1. Hantarkan e-mel penolakan kepada pemohon yang berkenaan sebaik sahaja anda memutuskan untuk mengambil calon lain
Setelah anda atau profesional lain memilih calon untuk mengisi jawatan yang berkaitan, segera hantarkan e-mel penolakan kepada pemohon yang ditolak selepas itu. Dengan berbuat demikian, pemohon yang berkenaan akan mendapat kepastian dan dapat segera mencari peluang pekerjaan baru.
Sebaik-baiknya, surat penolakan dihantar satu hari bekerja setelah keputusan dibuat
Langkah 2. Tulis e-mel yang tidak melebihi 3-4 ayat
Oleh kerana pemohon yang bersangkutan belum memasuki tahap wawancara, tidak perlu ragu-ragu untuk memberikan penolakan pendek dan langsung. Secara khusus, mulakan e-mel dengan nama penuh pemohon, kemudian tulis pernyataan seperti, "Terima kasih kerana melamar sebagai Pengarah Kreatif di ABC Advertising Agency. Walaupun mempunyai sejarah kerja yang mengagumkan, kami telah memutuskan untuk menyerahkan kedudukan kepada calon lain. Kami doakan yang terbaik untuk karier masa depan anda."
Sertakan nama penuh anda di akhir e-mel, kemudian hantarkan e-mel setelah anda yakin tidak ada kesalahan yang ketara di dalamnya
Langkah 3. Tidak perlu meminta maaf atas penolakan yang anda berikan
Menerima penolakan dari syarikat yang anda lamar itu, tetapi demi mengutamakan profesionalisme, jangan meminta maaf atau bertindak seolah-olah anda tidak bersetuju dengan keputusan syarikat untuk tidak mengupah pemohon yang bersangkutan. Walaupun terdapat perbezaan pendapat dalam kalangan dalaman syarikat, jangan biarkan pemohon mengetahui tentangnya.
Contohnya, jangan menulis, "Walaupun saya ingin mengupah anda, sayangnya pengurus jabatan HR mempunyai pendapat yang berbeza."
Langkah 4. Berikan respons ringkas dan langsung apabila pemohon mengemukakan soalan dalam e-mel balasan
Sekiranya pemohon membalas e-mel anda dengan soalan mengenai kualiti calon terpilih yang tidak dia miliki, jawab saja soalan itu dalam 3-4 ayat pendek. Ingat, isi e-mel anda harus pendek, lurus dan objektif agar proses pertukaran e-mel tidak terlalu lama.
Sebagai contoh, berikan jawapan seperti, "Walaupun sejarah dan pengalaman kerja anda sangat menjanjikan, sayangnya anda sering menganggur untuk jangka masa yang panjang dan itulah sebab mengapa majikan mengambil calon lain."
Petua
- Jangan biarkan perbualan telefon berlangsung terlalu lama. Ingatkan pemohon bahawa mereka sebenarnya bersaing dengan pesaing yang cukup banyak dan walaupun mereka gagal kali ini, mereka masih boleh melamar jawatan lain yang akan dibuka pada masa akan datang. Dengan kata lain, pertahankan perbualan telefon pendek dan tepat, kemudian akhiri perbualan dengan sopan dalam waktu kurang dari 5 minit.
- Setiap kali syarikat anda membuat pembukaan pekerjaan, lebih baik anda hanya menemu ramah 5-6 orang. Dengan cara itu, anda hanya perlu menghubungi 4-5 orang melalui telefon untuk menyatakan penolakan.
- Jangan sekali-kali berbohong kepada pemohon mengenai alasan penolakan mereka. Jadi, bagaimana jika orang yang berkenaan ditolak kerana penampilannya semasa temu duga sangat buruk? Terus berusaha menyampaikan maklumat dengan cara yang lebih beradab.
