Kita semua tahu teratur di tempat kerja adalah penting, tetapi kebanyakan orang sukar melakukannya. Percaya atau tidak, menjadi teratur tidaklah sukar seperti yang disangka. Beberapa penyelesaian dan penyelesaian akan memudahkan anda menjadi orang yang teratur daripada yang anda fikirkan.
Langkah
Kaedah 1 dari 4: Menetapkan Tempat dan Masa
Langkah 1. Pantau aktiviti anda
Luangkan beberapa hari untuk membuat jurnal atau menjejaki aktiviti harian anda. Dengan menyimpan jurnal, anda dapat melihat perkara-perkara yang telah anda lakukan yang tidak anda sedari sebelumnya. Selain itu, jurnal juga dapat memberi anda sedikit idea mengenai kekurangan anda dalam mengatur sesuatu dan menjadi produktif. Latihan ini harus dilakukan dengan tujuan yang besar dalam fikiran. Melalui log aktiviti, anda dapat melihat aktiviti mana yang membuang masa dan aktiviti mana yang dapat menyokong anda dalam mencapai matlamat anda.
Langkah 2. Tentukan masa produktif anda
Sebilangan daripada kita adalah yang baru bangun tidur, dan ada juga yang tidak. Anda mungkin sudah tahu bila masa produktif anda. Sama ada anda lebih suka pada waktu petang, pagi, makan tengah hari, bahkan sebelum atau selepas waktu puncak hari kerja, manfaatkan waktu-waktu ini untuk memaksimumkan produktiviti anda.
Langkah 3. Utamakan kerja anda
Kita semua tahu bahawa beberapa tugas lebih penting daripada yang lain, tetapi kita tidak selalu mengutamakannya dengan betul. Oleh itu, kembangkan sistem pemeringkatan dengan menandakan tugas sebagai penting, dan jujur dan fleksibel. Gunakan peringatan, sama ada menggunakan kalendar digital atau nota melekat di komputer atau di meja anda. Luangkan lebih banyak masa dan tenaga untuk perkara-perkara yang menjadi keutamaan dalam senarai anda. Contohnya adalah tugas sensitif masa seperti tugas yang mesti diselesaikan hari ini atau esok. Anda juga harus mengutamakan memberi respons kepada pelanggan, bos, atau orang lain yang membayar gaji anda. Sekiranya anda tidak yakin dengan kepekaan dan kepentingan sesuatu tugas, lebih baik bertanya kepada seseorang.
Langkah 4. Selesaikan tugas-tugas kecil dengan segera
Tidak semua tugas harus diutamakan dan dijadualkan untuk diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Beberapa tugas tidak memerlukan perancangan atau penjadualan kerana ia dapat diselesaikan dengan segera. Sekiranya demikian, anda dapat menyelesaikan tugas dengan segera. Jadi, buat sekarang! Dengan segera melakukan tugas ringan, anda tidak akan menunda-nunda.
Langkah 5. Susun alat dan alatan kerja
Meja kami boleh pergi dari kapal yang tidak kemas hingga hancur, dan ini dapat mengelakkan anda menjadi orang yang teratur. Sebilangan orang bahkan mempunyai dasar "meja bersih". Walaupun tidak benar-benar diperlukan, lebih baik membersihkan kawasan kerja anda.
- Rapi meja. Keluarkan semua sampah dan susun perkara yang anda perlukan secara sistematik. Bersihkan meja jika boleh: apabila tidak ada kerja yang perlu dilakukan di pejabat, semasa rehat, atau di antara tugas.
- Bersihkan sampah anda dengan segera. Dengan cara itu anda akan selalu ingat untuk membersihkan meja anda. Di samping itu, anda dapat mengelakkan daripada merasa terganggu dengan sampah yang terkumpul.
- Simpan barang yang anda perlukan di kawasan yang mudah diakses. Sudah tentu bukan semua perkara di sekitar anda sampah. Menyimpan alat yang anda perlukan di dekatnya juga dapat menjimatkan masa dan ruang kerja yang berharga.
Langkah 6. Jadualkan aktiviti dan perjumpaan
Sebilangan orang hanya menjadualkan perjumpaan, tetapi tidak dengan aktiviti yang terdapat dalam senarai tugasan mereka. Menjadualkan tugas dan mesyuarat penting dapat sangat membantu. Sebagai contoh, anda boleh mengumpulkan hari anda dengan mengadakan mesyuarat hanya pada hari Selasa dan Khamis. Beri ruang dalam jadual anda untuk "masa kreatif" atau untuk yang tidak dapat diramalkan.
- Gunakan pengurus jadual dan kalendar. Anda boleh membuat pengurus jadual anda sendiri menggunakan kertas dan pen, atau perisian dan aplikasi, seperti iCalendar atau Google Now.
- Kategorikan aktiviti anda. Mengkategorikan atau mengkod warna aktiviti anda boleh menjadi peringatan visual anda tentang perkara yang penting. Contohnya, kategori yang anda buat ialah: surat-menyurat, projek, acara, mesyuarat, percambahan fikiran, rehat, dan waktu latihan.
- Gunakan teknologi untuk menguruskan jadual anda. Pengurus jadual dalam talian dan platform e-mel, seperti Outlook, dapat menggabungkan senarai tugas, kalendar, dan senarai alamat. Pengurus jadual ini bukan sahaja dapat meningkatkan kecekapan anda tetapi juga dapat mempermudah pemikiran anda.
- Serahkan kerja jika boleh. Pada hari kerja yang sibuk, anda cenderung lupa bahawa anda tidak perlu melakukan semuanya sendirian. Serahkan pekerjaan anda kepada pembantu, atau jika anda benar-benar sibuk dengan pekerjaan, minta rakan sekerja anda untuk membantu anda dengan tugas tertentu. Anda dapat membalas budi rakan sekerja anda ketika kerja mulai habis.
Kaedah 2 dari 4: Menyusun E-mel Secara Sistematik
Langkah 1. Periksa e-mel anda pada waktu yang dijadualkan
Anda tidak perlu selalu memeriksa peti masuk anda kerana kebanyakan mesej tidak sepenting yang anda fikirkan. Sekiranya anda mengerjakan pekerjaan yang tidak memerlukan tindak lanjut yang cepat, periksa e-mel anda secara berkala, sekitar 3 hingga 4 kali sehari.
Langkah 2. Susun e-mel
Manfaatkan ciri folder dan bendera daripada membiarkan mesej anda menumpuk di peti masuk anda. Contohnya, ciri folder dan subfolder di Outlook atau beberapa label dan ciri peti masuk di Gmail boleh menguntungkan. Jika anda seorang wartawan, file Anda mungkin diberi nama "Berita Terkini", "Berita Masa Depan", "Berita Lama", "Temu ramah & Sumber" dan "Idea".
Padam dan arkibkan e-mel anda. Arkibkan surat-surat penting dan lama, kemudian hapus yang lain. Seperti contoh di atas, "Berita Lama" adalah arkib wartawan. Semasa anda mula memadam e-mel lama, anda akan melihat berapa banyak e-mel yang perlu dibuang daripada memfailkan. Beberapa orang bahkan memutuskan untuk mempunyai "peti masuk sifar", iaitu, tidak ada e-mel yang belum dibaca atau tidak ada e-mel di dalam peti masuk anda. Selain menggunakan fail dan label, Anda dapat mengosongkan peti masuk dengan menggunakan alat pengarkiban, menghapus e-mel lama, dan menggunakan aplikasi pembersihan e-mel
Langkah 3. Gunakan bentuk komunikasi lain yang lebih cekap
Kadang kala panggilan telefon cepat sama dengan 10 menghantar dan menerima e-mel. Sekiranya ada, hubungi! Sekiranya anda mengetahui bahawa pertukaran e-mel boleh menghalang perbincangan dan perlu dilakukan berulang-ulang, lebih baik berkomunikasi melalui telefon. Anda akan mendapat lebih banyak maklumat dengan menghubungi dan bukannya melakukan perbincangan e-mel yang panjang, verbose dan memakan masa. Anda boleh menghantar e-mel kepada rakan sekerja anda dan berkata, "Saya mempunyai banyak soalan mengenai perkara ini. Mungkin lebih senang bercakap melalui telefon? Bolehkah saya menghubungi anda pada jam 5?"
Langkah 4. Hadkan gangguan
Jeda strategi memang boleh membantu, tetapi gangguan semasa waktu kerja adalah sebaliknya. Gangguan boleh melambatkan kerja anda, mematahkan irama anda, dan membuat anda hilang fokus. Oleh itu, cubalah menggunakan mel suara semasa anda sibuk. Alat-alat ini bukan hanya untuk ketika anda tidak berada di pejabat; alat ini juga boleh digunakan semasa anda sangat sibuk. Banyak orang mempunyai dasar "pintu terbuka", tetapi anda tidak perlu terus membuka pintu anda sepanjang masa. Anda dapat meninggalkan pesan di pintu yang berbunyi, "On call", atau "Room sedang digunakan. Sila kembali lagi atau hantarkan e-mel."
Langkah 5. Manfaatkan awan
Pengkomputeran awan perlu dipertimbangkan kerana lebih murah, berskala, lebih cekap, dan lebih mudah untuk dikemas kini. Kandungan yang terdapat di cloud sangat berguna kerana dapat diakses di berbagai perangkat: komputer, tablet, telefon pintar, dan lain-lain. Penyimpanan awan juga bertindak sebagai bentuk sandaran digital utama dan sekunder. Bincangkan dengan pengurus ICT atau dengan penyedia perisian kerana anda mungkin sudah mempunyai ruang penyimpanan percuma di awan atau tersedia dengan bayaran tahunan yang rendah.
Langkah 6. Gunakan penanda halaman dalam talian
Sebilangan besar penyemak imbas mempunyai ciri penanda buku untuk menyimpan dan mengatur alamat web kegemaran anda, atau alamat yang sering anda kunjungi sehingga mereka dapat diakses dengan mudah dan cepat. Manfaatkan ciri ini agar anda tidak melupakan laman web penting untuk memeriksa berita terkini.
Kaedah 3 dari 4: Memaksimumkan Masa
Langkah 1. Elakkan melakukan beberapa perkara pada masa yang sama (multitask)
Semua pakar mempercayai ini. Walaupun ini kelihatan pantas dan sejuk di TV, melakukan banyak perkara pada masa yang sama tidak efisien dan boleh mengganggu keberkesanan usaha anda untuk diatur. Sebagai gantinya, lebih baik anda memberikan perhatian penuh kepada satu tugas terlebih dahulu, selesaikannya, dan beralih kepada perkara lain dalam senarai anda.
Langkah 2. Buat jadual untuk diri sendiri
Nasib baik, kebanyakan pekerjaan tidak memerlukan anda membuat jadual harian berdasarkan minit. Walau bagaimanapun, menandakan jadual harian anda dan tugas atau peristiwa penting pada hari itu dapat membuat anda tetap fokus pada tugas anda.
- Tetapkan had masa untuk aktiviti tertentu. Sebilangan tugas tidak memerlukan penetapan had waktu, tetapi yang lain harus di parameter untuk meningkatkan produktiviti anda. Fikirkan beberapa tugas yang memerlukan lebih banyak masa daripada yang diperlukan, dan tetapkan had masa untuk mereka di kemudian hari.
- Peruntukkan masa tambahan untuk aktiviti lain. Beberapa tugas, seperti yang akan anda pelajari dari pengalaman, biasanya memakan masa lebih lama daripada yang seharusnya, tetapi itu bukan perkara yang buruk. Untuk jenis aktiviti ini, dan terutama acara dan perjumpaan penting, peruntukkan masa tambahan sebelum dan sesudahnya.
Langkah 3. Gunakan aplikasi pemasa, jam randik, atau jam penggera
Objek-objek ini boleh berkesan apabila digunakan dengan betul. Sebilangan orang memilih untuk mengatur penggera mereka 10, 15, atau 30 minit sebelum waktu yang diperlukan untuk memberi mereka amaran yang cukup sebelum memulakan aktiviti. Anda juga boleh menetapkan alat peringatan (peringatan).
Langkah 4. Jangan menunda-nunda
Tanyakan pada diri anda jika anda benar-benar harus menangguhkan aktiviti atau jika anda hanya mahu malas. Sekiranya anda merasa tidak senang, jangan menunda-nunda - lakukan! Namun, jika menunda aktiviti tidak dapat dielakkan, pastikan anda mencatat dan menjadualkan semula aktiviti tersebut dengan rancangan yang konkrit. Atau, anda boleh memikirkan rancangan yang tidak tepat. Sebagai contoh, jika anda terpaksa membatalkan pertemuan secara langsung, anda mungkin ingin membuat panggilan persidangan atau persidangan web.
Kaedah 4 dari 4: Menjaga Kesihatan Fizikal dan Mental
Langkah 1. berehat sebentar
Menenangkan fikiran adalah penting untuk mengekalkan produktiviti dan kesihatan mental anda. Kita biasanya terlalu sibuk bekerja sehingga tidak mempunyai masa untuk berehat. Beristirahat memberi kita rehat yang sangat diperlukan untuk meningkatkan produktiviti kita. Namun, waktu rehat juga memberi peluang untuk berhenti dan mempersoalkan sama ada kita memanfaatkan masa kita atau tidak.
Langkah 2. Tidur lebih lena
Tanpa tidur nyenyak, anda akan berasa pening, letih, atau lesu pada keesokan harinya. Ini boleh mengganggu jadual dan kecekapan anda di tempat kerja. Jadikan matlamat untuk mendapatkan tidur tanpa gangguan selama 7 hingga 8 jam setiap malam.
Langkah 3. Jangan membandingkan diri anda dengan rakan sekerja anda
Sebilangan besar kerja rakan sekerja anda berbeza dengan pekerjaan yang harus anda lakukan, dan setiap orang mempunyai kaedah mereka sendiri untuk mengatur kerja mereka. Kaedah yang masuk akal dan berkesan untuk rakan sekerja anda mungkin tidak sesuai untuk anda, dan sebaliknya.
Langkah 4. Terima bahawa menyusun adalah proses yang berterusan
Jangan berharap menjadi sempurna. Urutan adalah proses panjang yang memerlukan perhatian berterusan. Anda tidak akan teratur secara optimum setiap hari, tetapi berusaha untuk menjadi orang biasa dapat meningkatkan kecekapan anda.
