Untuk dapat berkomunikasi dengan lebih berkesan, anda perlu dapat menyampaikan sesuatu secara khusus (terutamanya untuk mengelakkan kekaburan ayat atau kekeliruan orang lain). Maklumat yang jelas dan deskriptif - sama ada bertulis atau lisan - bukan sahaja dapat membantu anda menyampaikan perkara yang disampaikan dengan lebih jelas, tetapi juga akan memudahkan orang lain untuk memahaminya. Tidak perlu terburu-buru; luangkan masa untuk menyusun mesej anda dan nikmati faedah berkomunikasi dengan lebih khusus.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Memutuskan Maklumat Apa yang Akan Dihantar
Langkah 1. Pilih topik yang anda mahukan
Semakin banyak anda mengetahui mengenai topik tersebut, semakin mudah anda menyampaikan fakta dan angka tertentu.
- Sekiranya anda tidak biasa dengan topik tersebut, lakukan sedikit kajian (baca buku, layari halaman internet, dll.) Sehingga anda dapat menyampaikan atau menulis mengenai topik tersebut dengan lebih terperinci. Untuk menghasilkan bahan penulisan atau ucapan yang komprehensif, melakukan sedikit kajian adalah perkara yang mesti anda lakukan.
- Sekiranya anda tidak yakin dengan kebolehan anda, cuba sambungkan topik dengan sesuatu yang tidak asing lagi. Anda juga boleh memikirkan subtopik yang anda lebih faham. Contohnya, jika anda diminta untuk membincangkan perubahan iklim, cubalah memilih satu aspek tertentu yang anda fahami dan mahir, tetapi itu termasuk dalam topik topik perubahan iklim (seperti cinta beruang kutub dan kesannya) perubahan iklim di habitat mereka).
Langkah 2. Tentukan "ajakan bertindak" anda
Langkah ini mungkin terdengar rumit, tetapi perlu dicuba untuk menyempitkan fokus hujah anda dan menekankan tujuan penulisan atau ucapan anda kepada pendengar atau pembaca. Dengan kata lain, nyatakan dengan jelas apa jenis tindakan yang harus diambil oleh pembaca atau pendengar setelah mendengar atau membaca hujah anda. Tidak kira jenis bahan yang anda pilih (sama ada fiksyen atau hujah falsafah), pastikan anda memikirkan reaksi apa yang anda harapkan daripada pendengar atau pembaca. Jangan lupa langkah ini semasa anda menyusun bahan.
- "Ajakan bertindak" adalah istilah yang biasa digunakan dalam dunia pemasaran, tetapi juga dapat diterapkan pada proses menyusun karya penulisan atau bahan ucapan. Apa sahaja topik anda, fikirkan bagaimana karangan itu dapat digunakan sebagai elemen pemasaran untuk menyampaikan mesej tertentu dan mendorong orang untuk bertindak mengikut harapan anda.
- Beberapa tujuan am bertindak untuk bertindak: memberitahu sesuatu, mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu, mengesyorkan sesuatu, membahaskan sesuatu, menyokong hujah, menjelaskan sesuatu, mengarahkan sesuatu, dan melawan sesuatu.
- Sekiranya anda ingin menulis mengenai beruang kutub dan perubahan iklim, ajakan bertindak anda mungkin berkaitan dengan tindakan yang dapat dilakukan pendengar atau pembaca untuk menangani kesan perubahan iklim.
Langkah 3. Pastikan anda menjawab soalan topik
Apa pun tujuan anda (menjawab soalan, menolak hujah, atau menyelesaikan tugasan), fikirkan dengan teliti mengenai soalan khusus yang perlu anda jawab mengenai topik tersebut. Sudah tentu anda boleh memasukkan beberapa maklumat tambahan yang masih relevan. Tetapi pertama, pastikan anda telah menjawab soalan utama terlebih dahulu.
Pertimbangkan kata tanya yang memulakan soalan. Contohnya, jika anda diminta untuk menerangkan apa yang anda lakukan di tempat kerja, anda mungkin tergoda untuk menjelaskan perkara lain yang berkaitan dengan topik tersebut, seperti bagaimana prestasi anda di tempat kerja atau mengapa anda memilih pekerjaan itu. Maklumat ini - walaupun menarik dan penting untuk didengar - bukanlah maklumat utama yang perlu anda kemukakan. Pastikan anda menjawab soalan inti terlebih dahulu sebelum menambahkan maklumat lain
Langkah 4. Fikirkan panjang penulisan atau ucapan anda
Sekiranya anda hanya dibenarkan menulis maksimum 500 perkataan atau bercakap selama 15 minit, pastikan anda dapat menyampaikan semua maklumat dan hujah penting dalam had tersebut. Sekiranya panjang penulisan atau pertuturan tidak ditentukan, fikirkan dengan teliti tentang mesej yang perlu anda sampaikan, topik apa yang ingin anda bangkitkan, dan siapa khalayak atau pembaca sasaran anda. Ini akan membantu anda menentukan jangka masa penulisan atau pertuturan anda. Pastikan semua maklumat penting dapat disampaikan tanpa membuat pendengar atau pembaca merasa bosan dan sukar didengar.
- Cubalah prinsip piramid terbalik. Piramid terbalik meletakkan semua maklumat penting di bahagian atas dan maklumat yang kurang penting di bahagian bawah. Sekiranya anda mengambil berat tentang rentang perhatian pendengar, pelajari menerapkan prinsip ini. Sudah tentu, prinsip ini tidak berlaku untuk semua jenis penulisan atau pertuturan. Tetapi sekurang-kurangnya, jika anda ingin belajar menyampaikan beberapa perkara penting, prinsip piramid terbalik patut dicuba.
- Sekiranya anda mempunyai masa yang tersisa (komunikasi verbal) atau halaman (komunikasi nonverbal), jangan hanya menambah perkataan yang tidak bermakna. Cuba fikirkan maklumat atau contoh lain yang berkaitan dengan topik anda; sampaikan perincian yang berguna kepada pendengar atau pembaca.
- Berikan maklumat latar belakang yang relevan. Perincian yang tidak relevan hanya akan menjadikan hujah anda kurang fokus.
Langkah 5. Beri contoh
Sama ada lisan atau nonverbal, kedua-duanya menghendaki anda membina hujah dan memberikan contoh untuk menyokong hujah itu. Ingat, maklumat khusus selalu memerlukan pengesahan.
- Dalam ucapan politik atau karya ilmiah, misalnya, contoh harus disampaikan dalam format langsung dan spesifik seperti, "Contoh …". Walaupun dalam genre yang lebih santai, seperti penulisan kreatif, contoh disampaikan dalam format yang lebih tersirat. Sebagai contoh, untuk menjelaskan bahawa watak anda sangat fesyen, anda perlu menerangkan jenis pakaian apa yang dipakainya atau kedai pakaian kegemarannya.
- Jangan berlebihan dengan contoh. Sekiranya anda memberikan terlalu banyak contoh yang tidak berkaitan, kemungkinan pendengar atau pembaca anda akan melupakan topik utama anda. Elakkan kemungkinan ini dengan menilai semua perincian contoh yang akan anda sampaikan; pastikan ada hubungan yang jelas antara contoh yang anda berikan dan hujah utama anda.
Langkah 6. Seboleh-bolehnya, terangkan semua kata tanya
Kecuali bahan anda sangat ringkas, pertimbangkan untuk menjelaskan siapa, apa, kapan, dan di mana soalan dalam bahan anda. Kaedah ini sangat penting untuk diterapkan dalam komunikasi perniagaan. Sekiranya anda menginginkan sesuatu dari seseorang, tentu anda perlu menyampaikan apa yang anda perlukan, siapa yang memerlukannya, kapan ia mesti dipenuhi, dan di mana ia dapat dipenuhi.
Kata tanya "bagaimana" dan "mengapa" mungkin atau tidak penting (bergantung pada kandungan mesej anda). Fikirkan dengan teliti bagaimana pendengar atau pembaca akan mentafsirkan mesej anda; jangan sekali-kali menganggap mereka akan faham sekiranya anda tidak memberitahu mereka
Langkah 7. Jangan umumkan topik
Generalisasi sering dilakukan apabila anda tidak tahu apa lagi yang hendak disampaikan (biasanya berlaku dalam komunikasi nonverbal / bertulis). Beberapa contoh umum adalah kalimat "Sejak dulu …" atau "Banyak orang berfikir …". Ungkapan-ungkapan ini boleh dikatakan terlalu abstrak dan luas, sehingga sukar untuk membenarkan kebenaran.
Sebagai contoh, bukannya memulakan karangan anda dengan mengatakan, "Teknologi menjadikan kehidupan moden semakin buruk," anda boleh mengatakan, "Menurut beberapa pakar, teknologi menyebabkan masalah komunikasi antara orang dan meningkatkan rasa kesepian seseorang."
Bahagian 2 dari 2: Memilih Perkataan
Langkah 1. Gunakan kata sifat dan kata keterangan yang betul
Kalimat deskriptif biasanya akan memudahkan pendengar atau pembaca memahami maksud anda. Di samping itu, ayat seperti itu biasanya akan lebih menarik untuk didengar atau dibaca. Walau bagaimanapun, jangan terlalu kerap menggunakan ayat deskriptif; dikhuatiri, ayat-ayat ini sebenarnya akan berlebihan dan kurang memberi kesan kepada pendengar atau pembaca.
- Fikirkan bagaimana pendengar atau pembaca akan membayangkan pilihan perkataan anda. Sekiranya kata-kata anda tidak menghasilkan gambaran yang jelas dalam fikiran mereka, kemungkinan anda memilih kata-kata yang terlalu samar-samar. Contohnya, jika anda hanya mengatakan, "Orang itu pulang", pendengar mungkin akan sukar membayangkannya. Sebaliknya, cuba katakan, "Orang tua yang letih itu pulang ke rumahnya yang gelap dan kosong"; Penerangan sedemikian akan memudahkan pendengar atau pembaca memahami keadaannya.
- Kalimat "Dia gagap dan gagap" mengandung kata keterangan yang berlebihan, kerana kata "gagap" sudah dapat ditafsirkan sebagai gangguan pertuturan yang menyebabkan seseorang berbicara sebentar.
- Sekiranya anda tidak pasti sama ada bahasa yang digunakan cukup deskriptif, mintalah orang yang berdekatan dengan anda membaca dan menilai tulisan anda. Tanyakan kepada mereka jika tulisan anda cukup terperinci, dan apakah bahasa yang anda gunakan cukup jelas.
- Daripada menerangkan setiap objek yang anda sebutkan, fokus pada objek yang paling penting dalam mesej anda.
Langkah 2. Gunakan kata nama yang betul
Jangan biarkan pembaca atau pendengar anda keliru; selalu cuba menyebut nama, tajuk, dan lokasi tertentu.
Langkah 3. Berikan perincian mengenai masa
Pastikan pendengar atau pembaca dapat memahami pepatah masa yang anda sampaikan; Daripada mengatakan "minggu depan" atau "tidak lama lagi", gunakan istilah yang lebih spesifik seperti "pada hari Isnin" atau "sebelum jam lima setengah."
Langkah 4. Gunakan teknik penulisan "show don't tell"
Dalam penulisan kreatif, penggunaan kata dan frasa deskriptif berdasarkan lima deria: penglihatan, bau, rasa, pendengaran, dan sentuhan. Kaedah ini juga berguna untuk jenis pertuturan bertulis atau lisan yang lain, terutamanya kerana pendengar atau pembaca dapat "mengalami" situasi dan membuat kesimpulan mereka sendiri.
- Contohnya, ayat "Deshawn sangat senang" masih kurang terperinci. Pembaca tidak akan memahami kebahagiaan seperti apa yang dirasakan oleh Deshawn. Sebaliknya, cuba tulis, "Deshawn merasakan jantungnya berdegup kencang ketika akhirnya bertemu dengan Erika. Dia tidak sabar untuk menyampaikan berita baik yang baru dia dengar dengan rakan lamanya. "Perincian konkrit dan spesifik mengenai perasaan Deshawn ini membolehkan pembaca memahami emosi Deshawn dengan lebih baik.
- Untuk dapat menjelaskan sesuatu dengan lebih baik, belajar memerhatikan sesuatu dengan lebih terperinci. Mulakan dengan memerhatikan perincian kecil dalam kehidupan seharian anda; tajamkan lima deria anda.
Langkah 5. Ketahui bila perlu membuat frasa
Sekiranya anda ingin memetik kata-kata orang lain, pertimbangkan untuk memetik ayat yang sebenarnya. Malangnya, kaedah ini hanya berfungsi jika petikannya jelas dan ringkas. Sekiranya ayat yang anda petikkan terlalu rumit atau sukar difahami, pertimbangkan untuk memartafrasa (menerangkannya semula dengan kata-kata anda sendiri) untuk memudahkan pendengar atau pembaca memahami.
Dialog adalah elemen penting yang diperlukan untuk mengembangkan plot dan watak dalam penulisan kreatif. Oleh itu, pastikan anda menulisnya dalam bentuk dialog, bukan parafrasa
Langkah 6. Luaskan perbendaharaan kata anda
Perbendaharaan kata yang luas dapat membantu anda berkomunikasi dengan lebih baik. Semakin banyak perkataan yang anda ketahui, semakin mudah anda memilih perkataan yang paling sesuai dengan butiran yang ingin anda sampaikan.
- Dalam situasi tertentu, anda mungkin perlu menggunakan pilihan kata yang kompleks. Tetapi pastikan anda mengelakkan perkataan yang tidak biasa dan sukar difahami. Ingat, elemen komunikasi yang penting adalah mesej, bukan pilihan perbendaharaan kata. Anda juga perlu berhati-hati dalam memilih jargon teknikal; dikhuatiri jargon itu tidak asing di fikiran pendengar atau pembaca.
- Kamus bahasa dan tesaurus adalah objek yang sangat membantu anda untuk menjelaskan sesuatu. Sekiranya anda tidak pasti dengan kata-kata yang anda pilih, selalu periksa makna perkataan di kamus.
Langkah 7. Elakkan struktur ayat yang terlalu rumit
Pastikan anda meletakkan setiap perkataan mengikut urutan yang betul. Pastikan juga anda menggunakan struktur ayat yang betul agar mesej anda terasa lancar, jelas, dan ringkas. Cuba bandingkan ayat di bawah:
- "Pengintipan industri, bersama dengan peningkatan penggunaan komputer untuk menyimpan dan memproses maklumat korporat, berkembang pesat." Mesej ini terasa tidak jelas kerana klausa yang dimasukkan sebenarnya mengelirukan idea utama ayat.
- "Pengintipan industri berkembang pesat dengan peningkatan penggunaan komputer untuk menyimpan dan memproses maklumat korporat." Mesej ini terasa lebih jelas kerana idea utama disampaikan pada awal ayat.
