Mengatur perjumpaan yang berkesan diperlukan untuk menyokong kelancaran aktiviti syarikat atau organisasi. Mesyuarat adalah peluang untuk menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat, meningkatkan kerja berpasukan, dan mencapai matlamat dengan cekap. Mesyuarat yang berkesan memerlukan persiapan, kepemimpinan, dan penyerahan tugas yang baik. Semasa perjumpaan, cuba meningkatkan motivasi peserta dan melibatkan seluruh pasukan.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Mengadakan Mesyuarat
Langkah 1. Bersedia untuk mesyuarat dengan sebaik mungkin
Pertama sekali, buat agenda mesyuarat yang mengandungi jadual dan topik yang akan dibincangkan dan tentukan perkara penting yang perlu ditegaskan semula sebelum mesyuarat berakhir.
- Datang ke bilik mesyuarat tepat pada waktunya kerana tempat kerja anda akan mempengaruhi bagaimana orang lain melihat anda. Menunggu di bilik mesyuarat 15 minit lebih awal membuat orang lain menganggap anda kurang produktif atau ingin meninggalkan pekerjaan lain dengan alasan pergi ke mesyuarat.
- Sediakan fotokopi agenda. Walaupun anda dapat membuat agenda digital, sediakan juga fotokopi agenda untuk mempermudah penggunaannya.
Langkah 2. Mengetuai mesyuarat
Semasa memimpin mesyuarat, pastikan anda merangkumi semua topik dalam agenda dan dengarkan apa yang semua peserta katakan dengan cara berikut:
- Edarkan senarai kehadiran. Pertemuan itu adalah kaedah menyebarkan maklumat dalam pasukan dan menjadi peluang untuk perbincangan sehingga semua orang mengetahui tanggungjawab masing-masing sehingga mereka dapat memberikan prestasi kerja yang diharapkan. Dengan mengedarkan senarai kehadiran, anda tahu siapa yang belum tiba sehingga mereka dapat dihubungi dan menyertai mesyuarat. Ini juga menunjukkan bahawa maklumat yang akan anda kongsi dalam pertemuan itu penting.
- Gunakan agenda sebagai panduan untuk memudahkan setiap peserta mesyuarat memberi tumpuan dan mengetahui apa yang perlu mereka lakukan. Peserta mesyuarat mungkin bergilir. Jadi, menyiapkan agenda sebelum mesyuarat menjadikan anda lebih fokus semasa memimpin mesyuarat.
Langkah 3. Kembangkan rancangan kerja
Rancangan kerja adalah ringkasan terakhir yang mengesahkan kerja yang akan dilakukan selepas mesyuarat dan merupakan rancangan berterusan yang memberi kesan kepada semua peserta mesyuarat. Buat rancangan kerja mengikut arahan berikut:
- Tentukan seseorang sebagai orang yang bertanggungjawab terhadap sasaran tertentu. Orang yang dilantik tidak perlu mencapai sasaran secara peribadi kerana dia akan menjadi pengurus projek yang bertanggungjawab menghubungkan ahli pasukan yang perlu terlibat dan menyiapkan sumber yang diperlukan.
- Minta laporan kemajuan secara formal dan tidak rasmi sehingga pegawai yang dilantik melaporkan pekerjaan yang telah dicapai dalam jangka masa tertentu.
Langkah 4. Fokus pada topik mengikut agenda mesyuarat
Setelah membincangkan satu topik dalam agenda dan melakukan perbincangan yang diperlukan, kemukakan ringkasan hasil perbincangan, berikan peluang untuk mengajukan pertanyaan, kemudian teruskan pertemuan dengan membincangkan topik seterusnya.
Langkah 5. Tentukan jadual untuk mesyuarat yang akan datang
Umumkan jadual perjumpaan berikutnya apabila semua orang berkumpul untuk memudahkan mereka menjadualkan. Dengan cara itu, anda telah memberitahu jadual pertemuan lebih awal untuk mengelakkan jadual bertembung.
Minta ahli pasukan mencadangkan melalui e-mel topik apa yang perlu ada dalam agenda. Setelah mesyuarat selesai, beritahu mereka bahawa anda akan menggunakan agenda yang sama untuk pertemuan seterusnya dan minta peserta mesyuarat mengemukakan cadangan topik yang menyokong pencapaian matlamat syarikat / organisasi
Bahagian 2 dari 3: Bersedia untuk Mesyuarat
Langkah 1. Tentukan siapa yang akan mempengerusikan mesyuarat
Peranan ini biasanya diberikan kepada pengurus, tetapi anda dapat memberi peluang kepada ahli pasukan untuk memimpin mesyuarat jabatan sehingga mereka kemudian dapat mempengerusikan mesyuarat di tingkat yang lebih tinggi.
Langkah 2. Jemput penceramah
Penceramah adalah orang yang dijemput menghadiri mesyuarat dengan alasan tertentu kerana dia berpengalaman dalam menguruskan sumber manusia dan sumber lain supaya ahli pasukan dapat mencapai prestasi terbaik, termasuk menerangkan proses dan hasil kerja dengan berkesan. Di samping itu, dia juga dapat memberikan nasihat untuk mengantisipasi keadaan yang tidak terduga dan meningkatkan sumber daya jika diperlukan.
Langkah 3. Tentukan jadual perjumpaan yang tepat
Semasa menetapkan jadual, pertimbangkan ketersediaan masa dan batasan peserta. Contohnya: semua peserta boleh menghadiri perjumpaan petang Jumaat, tetapi ini bukan masa yang tepat untuk membincangkan masalah besar.
- Supaya semua ahli pasukan dapat menghadiri perjumpaan yang akan datang, pertama-tama tanyakan kepada pihak projek yang mengendalikan jadual dan kemudian minta semua peserta mengatur jadual masing-masing mengikut rancangan.
- Tentukan siapa yang akan mengambil minit dan memastikan bahawa maklumat mengenai hasil mesyuarat juga dihantar kepada peserta yang tidak hadir.
Langkah 4. Siapkan agenda mesyuarat
Agenda mesyuarat sekurang-kurangnya harus mengandungi senarai topik yang akan dibincangkan, penyerahan tugas pembentangan, dan peruntukan masa untuk membincangkan setiap topik. Anda boleh mengatur agenda mesyuarat mengikut cadangan berikut:
- Dapatkan input dari semua peserta mesyuarat dengan menghantar e-mel sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat. E-mel adalah alat terbaik untuk ini kerana anda akan menerima permintaan secara bertulis.
- Buat agenda mesyuarat meja untuk mencatat semua topik yang akan dibincangkan, pembicara, dan peruntukan masa. Sekiranya ada permintaan untuk topik yang menyimpang dari tema umum, hubungi orang yang berkenaan dan minta dia membuat permintaan khusus untuk dibincangkan pada pertemuan berikutnya.
- Buat jadual yang realistik. Penjelasan dan perbincangan yang memakan masa 30 minit tidak boleh dipaksa selesai dalam 15 minit. Buat jadual seperti yang diperlukan dan tamatkan mesyuarat lebih awal apabila semua topik telah dibincangkan.
Langkah 5. Mencadangkan peraturan mesyuarat
Anda tidak perlu membuat peraturan formal atau menjatuhkan sekatan, tetapi melaksanakan peraturan tersebut menjadikan pertemuan berjalan lancar dan semua orang dapat menyatakan pendapat mereka dengan baik.
Nyatakan peraturan ketika pertemuan dibuka dengan mengatakan: “Untuk menjimatkan masa, peserta dapat mengajukan pertanyaan dan menjawab setelah pembicara selesai menyampaikan. Sekiranya anda masih mempunyai maklum balas setelah masa perbincangan berakhir, sila e-mel kepada saya supaya kami dapat membincangkannya lebih lanjut."
Langkah 6. Tentukan pembahagian masa
Tetapkan agenda mesyuarat dengan menentukan berapa lama setiap pembicara akan memerlukan dan membincangkan setiap topik.
- Maklumkan pembahagian masa sebelum perjumpaan dimulakan supaya semua peserta tahu bila mereka dapat menyumbang dan mengelakkan perbincangan secara rawak atau terganggu.
- Sebagai panduan, biarkan sekurang-kurangnya 10 minit untuk dibincangkan setelah topik tertentu dibincangkan.
Langkah 7. Kemukakan agenda mesyuarat
Sehari sebelum perjumpaan, hantarkan agenda perjumpaan kepada semua peserta supaya setiap orang mempunyai salinan jadual dan mengetahui tujuan perjumpaan. Selain itu, mereka juga dapat memberi tahu anda jika terdapat maklumat yang salah dalam agenda.
Langkah 8. Hantar peringatan
Sebelum memulakan perjumpaan kali pertama atau bukan rutin, kirimkan peringatan satu jam lebih awal agar semua hadir tepat pada waktunya.
Bahagian 3 dari 3: Menjadi Pemimpin Mesyuarat yang Berkesan
Langkah 1. Jadilah pemimpin mesyuarat yang baik
Cuba berkomunikasi dengan semua peserta semasa perjumpaan supaya objektif mesyuarat tercapai. Delegasikan tanggungjawab untuk mempengerusikan mesyuarat kepada penceramah jemputan untuk membincangkan topik tertentu. Anda sendiri mesti mengambil bahagian secara aktif semasa perbincangan.
Langkah 2. Maklumkan sasaran kerja yang telah dan belum dicapai
Sekiranya tujuan perjumpaan adalah untuk membincangkan beberapa sasaran, maklumkan kemajuan yang telah dicapai dan siapa yang bertanggungjawab atas pencapaian tersebut.
- Sekiranya ada rancangan kerja yang belum berjalan sejak pertemuan terakhir, tanyakan mengapa.
- Sekiranya ini disebabkan oleh kekurangan masa atau sumber lain, bincangkan penyelesaiannya dengan orang yang dilantik untuk mengendalikan projek atau bincangkan masalah tersebut secara terperinci di luar mesyuarat.
Langkah 3. Fokus semula jika perbincangan menyimpang dari topik
Kadang kala, perbincangan hilang kerana semangat atau kekecewaan para peserta. Tumpukan perhatian dan ubah arah perbincangan sesat dengan melakukan cara berikut:
- Anggaplah pertemuan itu sebagai misi pengumpulan fakta. Beri setiap peserta peluang untuk bercakap sehingga anda dapat mengumpulkan sebanyak mungkin maklumat. Kaedah ini juga menjadikan peserta mesyuarat bercakap secara bergilir-gilir, termasuk mereka yang suka menguasai mesyuarat.
- Gunakan Cyberstorming, program komunikasi elektronik untuk berkongsi idea dalam kumpulan dan boleh digunakan untuk pertemuan tidak rasmi. Kaedah ini menghalang persaingan antara ahli pasukan kerana ingin didengar kerana semua orang dalam kumpulan dapat melihat input daripada ahli lain.
- Bersikaplah netral jika seseorang dalam perjumpaan membincangkan topik di luar agenda, misalnya dengan mengatakan: “Idea menarik, Bob! Kita boleh membincangkannya kemudian. " Ramai orang tidak menyedari bahawa mereka sedang membincangkan perkara yang menyimpang dari agenda mesyuarat, tetapi mereka akan menemui anda untuk dibincangkan sekiranya masalah ini benar-benar penting.
- Kawal arah perbincangan. Sebagai tambahan kepada peserta yang bercakap terlalu lama, masalah dalam perjumpaan boleh berlaku kerana seseorang terus membincangkan topik yang tidak termasuk dalam agenda. Untuk mengatasinya, dengarkan dahulu apa yang dia katakan dan kemudian cadangkan agar isu itu dibincangkan lebih lanjut dalam pertemuan berikutnya. Tekankan bahawa mesyuarat akan terus membincangkan topik yang disenaraikan dalam agenda.
- Adakan perbualan peribadi dengan orang yang menguasai mesyuarat dan tanyakan mengapa. Tunjukkan keprihatinan, dan bukannya kesal. Fokus pada apa yang anda perhatikan semasa perjumpaan dan biarkan dia menjelaskan tingkah lakunya. Tawaran untuk membantunya berhenti menguasai mesyuarat.
Langkah 4. Beralih ke topik seterusnya mengikut jadual
Amalkan pengurusan masa dengan bersikap tegas, jangan bersikap kasar. Menetapkan waktu dengan baik membuat setiap peserta mengetahui bahawa perjumpaan masih berjalan dan perbincangan yang tidak berkaitan dengan perjumpaan dapat diteruskan setelah mesyuarat selesai.
Jangan tergesa-gesa Walaupun anda harus mengawal keadaan, pertemuan itu akan menjadi kurang berguna sekiranya perbincangan dipendekkan. Sebelum perjumpaan disambung semula, beri peluang kepada peserta untuk mengemukakan soalan atau memberi input. Pastikan semua ahli pasukan merasa disertakan, dan bukannya merasa diabaikan
Langkah 5. Tekankan topik penting
Tekankan sasaran utama yang ingin dicapai dan hubungannya dengan sasaran lain yang menyokong pencapaian sasaran utama.
Jelaskan kepada peserta pertemuan supaya mereka memahami skop projek yang sedang mereka jalankan dan peranan masing-masing sebagai bahagian penting dalam unit
Langkah 6. Sekiranya perlu, bantu membuat catatan
Sebelum mesyuarat dimulakan, tentukan siapa yang akan mengambil masa. Sekiranya dia merasa terbeban, beri bantuan atau catat sendiri.
Langkah 7. Jelaskan sekiranya berlaku salah faham
Setelah semua topik dibincangkan, ketua perjumpaan akan membuat rumusan supaya peserta mengetahui hasil perjumpaan dan mengemukakan soalan sekiranya masih ada perkara yang tidak jelas.
Sebagai ketua mesyuarat, berikan penjelasan terperinci agar semua peserta memahami hasil perjumpaan
Langkah 8. Sebelum menutup mesyuarat, berikan ringkasan menyeluruh
Pemimpin yang tegas dalam membuat keputusan akan mencegah stagnasi dan ketidaktentuan, membuat pekerja bekerja dengan tekun dan bermotivasi, responsif terhadap perubahan dan maklumat baru. Ini dapat dilihat dari ciri-ciri berikut:
- Mempunyai tujuan yang jelas untuk memastikan ada penyelarasan antara keputusan dengan matlamat dan etika syarikat / organisasi.
- Berhati-hati dengan menunjukkan teladan dalam menjalani kehidupan dan mematuhi etika kerja sebagai asas dalam membuat keputusan yang berkesan dan cekap.
- Tunjukkan ketelusan, iaitu tanpa mementingkan diri sendiri dengan membuktikan bahawa keputusan yang bermanfaat bagi syarikat memberi peluang kepada semua orang untuk mengembangkan diri.
- Melihat kegagalan sebagai peluang belajar yang akan menjadi batu loncatan untuk dapat membuat keputusan yang lebih baik. Apabila sesuatu berlaku, pemimpin yang tegas dapat memahami keadaannya.
- Berkomunikasi secara terbuka dan berkesan sesuai dengan budaya korporat / organisasi untuk mengelakkan percanggahan atau percanggahan ketika berkomunikasi dengan pegawai bawahan atau atasan.
