Pekerjaan dan perniagaan, terutama di lingkungan kantor, menuntut tingkat kolaborasi tertentu. Sebagai contoh, keputusan penting sering memerlukan lebih banyak dari perspektif satu individu dan secara amnya kejayaan pekerjaan penting memerlukan kepakaran sebilangan orang. Mesyuarat adalah cara untuk mewujudkan kolaborasi yang tersusun dan teratur, tetapi tanpa tujuan atau kawalan, pertemuan dapat menjadi terlalu lama dan tidak efisien. Mengetahui bagaimana merancang, mempersiapkan, dan memimpin mesyuarat dapat membuat perbezaan antara pertemuan yang berkesan dan pertemuan yang membuang masa.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Bersedia untuk Mesyuarat
Langkah 1. Bincangkan perjumpaan yang akan datang dengan para peserta
Apabila anda mengetahui bahawa anda akan mempengerusikan mesyuarat yang akan datang, salah satu perkara pertama yang harus anda lakukan ialah meluangkan sedikit masa untuk bercakap dengan orang-orang yang akan mengambil bahagian (terutama orang-orang yang penting dan bertaraf tinggi). Tanyakan apakah ada sesuatu yang ingin mereka bincangkan dalam pertemuan itu. Catat jawapan mereka dan gunakan sebagai panduan semasa anda menulis agenda anda.
Menanyakan kepada peserta apa yang ingin mereka bincangkan adalah langkah bijak, bukan sahaja untuk memudahkan anda menulis agenda, tetapi juga melibatkan mereka dalam proses pertemuan bahkan sebelum mesyuarat dimulakan. Orang cenderung menghadiri dan memberi perhatian semasa perjumpaan apabila mereka mengetahui bahawa isu-isu yang penting bagi mereka akan dibincangkan
Langkah 2. Tulis dan kongsi agenda
Agenda mesyuarat tidak hanya berguna untuk pemimpin mesyuarat, tetapi juga untuk para tetamu yang hadir. Agenda merangkumi maklumat berguna mengenai mesyuarat seperti kapan, di mana, dan siapa yang akan hadir. Yang paling penting, agenda juga menggariskan topik perbincangan yang akan dibincangkan, supaya semua orang dapat membuat persiapan. Hantarkan agenda sebelum mesyuarat itu sendiri - yang lebih penting adalah pertemuan, lebih awal anda harus menghantar agenda.
Satu perkara yang harus dimasukkan ke dalam agenda adalah anggaran jangka masa untuk setiap perbincangan. Menyusun jadual kasar yang telah digariskan lebih awal dapat mempermudah anda untuk mengatur perjumpaan. Walaupun beberapa acara dalam agenda anda akan memakan masa lebih lama (dan yang lain lebih cepat), jadual akan memudahkan anda mengatur dan menyesuaikan waktu keseluruhan
Langkah 3. Lakukan kajian mengenai topik perbincangan dan perjumpaan sebelumnya
Orang yang menghadiri perjumpaan mungkin tidak mengetahui semua maklumat mengenai topik yang anda rancangkan untuk dibincangkan - ada yang mungkin tidak menghadiri mesyuarat terakhir, sementara yang lain mungkin lupa. Adalah idea yang baik bagi anda sebagai ketua mesyuarat untuk mengetahui sejarah perbincangan setakat ini. Cuba berbincang dengan orang yang menghadiri perjumpaan penting sebelum ini untuk mengetahui masalah yang tidak dapat diselesaikan sehingga anda dapat membincangkannya dalam pertemuan tersebut. Anda juga perlu mendapatkan minit mesyuarat terakhir dari pegawai yang menyimpan nota untuk membantu anda mengatur rancangan anda.
Minit dari mesyuarat sebelumnya boleh menjadi sumber penting bagi anda sebagai pemimpin. Minit merangkum perbincangan dan keputusan yang berlaku semasa mesyuarat terakhir, sehingga anda dapat menemui semua maklumat penting dengan cepat dan mudah. Anda mungkin perlu berkongsi minit mesyuarat penting dengan peserta dan agenda
Langkah 4. Sediakan tempat perjumpaan terlebih dahulu
Pada hari perjumpaan, anda perlu memastikan bahawa bilik atau tempat yang akan digunakan bersih, kemas, dan siap untuk menampung peserta mesyuarat. Anda mesti memastikan bahawa semua komponen teknologi mesyuarat (seperti persembahan, projektor, alat visual, dll.) Berfungsi dengan baik dan siap digunakan - kekacauan teknikal dapat membuang masa yang berharga dan mengganggu kelancaran mesyuarat.
Sekiranya anda menggunakan persembahan elektronik (seperti PowerPoint, dll.), Luangkan masa untuk membiasakan diri dengan alat kawalan jauh atau clicker yang akan digunakan dalam persembahan. Anda pastinya tidak mahu membuang masa dengan mengendalikan pengawal tersebut semasa membincangkan masalah penting
Bahagian 2 dari 3: Bertindak sebagai Pemimpin semasa Mesyuarat
Langkah 1. Buka mesyuarat secara rasmi
Apabila waktu yang dijadualkan habis dan semua peserta (atau sekurang-kurangnya semua peserta penting) hadir, beri perhatian kepada semua orang di dalam bilik. Perkenalkan diri anda sebagai pemimpin dan apa tujuan perjumpaan itu. Tetapkan jangka waktu dengan menyatakan bila mesyuarat yang dirancang anda berakhir - anda boleh mengadakan mesyuarat panjang atau pendek, tetapi menyatakan had masa lebih awal akan membantu memastikan mesyuarat tepat pada waktunya. Sekiranya sebilangan peserta tidak mengenali antara satu sama lain, luangkan masa untuk membaca nama peserta sebentar dan kenalkan peserta penting.
Harus diingat bahawa beberapa perniagaan dan organisasi mempunyai prosedur yang ketat dan teratur untuk membuka dan mengadakan pertemuan. Sebagai contoh, terdapat beberapa organisasi yang membuka mesyuarat dengan ketukan palu
Langkah 2. Berikan ringkasan mesyuarat sebelumnya
Pada permulaan mesyuarat yang merupakan sebahagian daripada projek yang sedang berlangsung, anda perlu memberikan maklumat ringkas mengenai projek tersebut dengan memberikan ringkasan ringkas mengenai peristiwa atau keputusan mesyuarat sebelumnya. Tidak semua peserta tahu banyak tentang topik perbincangan seperti anda, jadi langkah ini dapat membantu menjadikan pertemuan itu berkesan dan efisien.
- Daripada meringkaskan hasil mesyuarat sebelumnya, anda mungkin ingin meminta setiausaha mesyuarat atau pegawai yang menyimpan nota untuk membaca minit mesyuarat sebelumnya untuk memberikan ringkasan perasaan formal.
- Anda juga harus mempertimbangkan membaca surat-menyurat atau komunikasi penting yang berlaku selepas pertemuan sebelumnya.
- Harus diingat bahawa jika anda memberikan salinan minit / surat-menyurat kepada para peserta, membacanya mungkin tidak diperlukan.
Langkah 3. Benarkan peserta penting melaporkan keadaan umum
Seterusnya, jemput orang yang mempunyai pengetahuan yang relevan untuk memberitahu anda mengenai perkembangan baru yang berlaku sejak pertemuan yang lalu. Ini boleh menjadi apa-apa - misalnya, masalah baru yang dihadapi perniagaan atau organisasi, perubahan personel, perkembangan projek, dan perubahan strategi yang semuanya dapat dibincangkan di sini. Peserta perjumpaan juga ingin mendengar mengenai hasil tindakan khusus yang diambil hasil daripada pertemuan sebelumnya.
Langkah 4. Selesaikan semua perniagaan yang belum selesai
Sekiranya ada masalah dan keputusan yang belum dapat diselesaikan yang belum diambil dari pertemuan terakhir, cubalah menyelesaikannya sebelum membincangkan masalah baru. Semakin lama isu sebelumnya ditangguhkan, semakin sedikit peserta yang ingin bertanggung jawab, jadi cuba tentukan dan selesaikan perniagaan yang belum selesai semasa pertemuan. Biasanya, perniagaan yang belum selesai secara khusus ditandai sebagai "belum diputuskan" atau "diserahkan untuk perbincangan lebih lanjut" pada minit mesyuarat sebelumnya.
- Bergantung pada budaya dan peraturan tempat anda bekerja, perniagaan atau organisasi anda mungkin mempunyai prosedur khusus untuk membuat keputusan - misalnya, peserta pertemuan mungkin hanya perlu mencapai kata sepakat, atau mungkin sekelompok orang atasan ditugaskan untuk membuat keputusan semua keputusan.keputusan.
- Perlu diingat bahawa beberapa perkara terlalu besar untuk diselesaikan semasa mesyuarat. Anda tidak perlu memikirkan kemajuan jangka panjang projek yang belum selesai. Walau bagaimanapun, anda mesti membuat keputusan atau projek yang memerlukan tindakan pada masa ini.
Langkah 5. Bincangkan perniagaan baru
Seterusnya, kemukakan masalah, permasalahan, dan masalah baru yang perlu dibincangkan. Ini adalah perkara yang secara semula jadi berpunca dari perkembangan yang berlaku antara pertemuan sebelumnya dan semasa. Cuba dapatkan keputusan yang konkrit dan pasti dari para peserta - semakin banyak perkara yang anda tidak dijawab, semakin banyak masalah yang tidak dapat diselesaikan yang akan anda bawa ke mesyuarat anda yang seterusnya.
Langkah 6. Baca kesimpulan mesyuarat
Setelah anda menyelesaikan semua masalah lama dan semasa anda, luangkan masa untuk membaca kesimpulan mesyuarat untuk semua yang hadir. Senaraikan semua keputusan yang telah dibuat secara individu, dan jika perlu, jelaskan tindakan khusus yang diharapkan dapat diambil oleh peserta sebelum pertemuan berikutnya.
Langkah ini sangat penting - ini adalah peluang terakhir anda untuk memastikan semua orang meninggalkan mesyuarat dengan mengetahui dengan tepat di mana projek itu berdiri dan apa yang diharapkan daripada mereka
Langkah 7. Selesaikan dengan meletakkan asas-asas untuk mesyuarat seterusnya
Akhir sekali, nyatakan apa yang akan dibincangkan pada mesyuarat seterusnya dan, apabila anda sudah mula merancang, katakan kapan dan di mana perjumpaan itu akan diadakan. Ini membantu peserta mewujudkan rasa kesinambungan dari satu projek penting atau keputusan yang seterusnya dan memberi mereka jangka masa untuk meneruskan atau menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka.
Perlu diingat bahawa anda tidak perlu merancang perjumpaan lain sekiranya anda telah membahas semua masalah lama dan baru pada mesyuarat semasa. Namun, jika ada masalah yang belum dapat diselesaikan yang memerlukan perbincangan lebih lanjut atau jika anda ingin melihat kemajuan pada projek tertentu, pertemuan lain mungkin merupakan idea yang baik
Bahagian 3 dari 3: Memimpin Mesyuarat Berkesan
Langkah 1. Bimbing perbincangan, tetapi jangan menguasainya
Salah satu peranan anda sebagai ketua mesyuarat adalah memastikan perbincangan berjalan lancar. Peranan anda bukan untuk memberikan pendapat mengenai semua masalah atau memastikan perbincangan berjalan mengikut jadual yang tetap. Anda mesti mempunyai fleksibiliti. Benarkan peserta lain bercakap dengan bebas dan biarkan topik perbincangan baru muncul walaupun mereka tidak ada dalam agenda. Anda mungkin perlu mengakhiri topik secara halus atau mengubah topik perbincangan tertentu agar perbincangan berjalan lancar, tetapi anda tidak seharusnya merasa seperti mengawal semua aspek mesyuarat. Lagipun, mesyuarat adalah proses kolaboratif.
Semasa perjumpaan, perhatikan agenda anda. Sekiranya mesyuarat di luar agenda, anda mungkin perlu melangkau topik perbincangan tertentu atau menangguhkannya nanti. Jangan takut untuk melakukan ini jika topik yang dibincangkan sangat penting
Langkah 2. Galakkan semua peserta untuk turut serta
Sebagai ketua mesyuarat, tugas anda adalah memastikan pertemuan terbuka dan produktif. Sekiranya anda menyedari bahawa peserta tertentu yang mempunyai pengetahuan yang berkaitan dengan isu yang dibincangkan tidak terbuka untuk kumpulan, dorong mereka untuk bercakap. Anda tidak perlu mencabar atau menghubungi mereka secara langsung - katakan saja seperti, "Saya rasa kepakaran Cik Mitha akan berguna di sini," dan itulah cara yang baik untuk melibatkan anggota yang kurang aktif dalam mesyuarat.
Langkah 3. Pastikan semua orang memahami apa yang dibincangkan
Sukar untuk diingat bahawa setiap orang yang menghadiri mesyuarat mempunyai pengalaman atau pengetahuan yang sama mengenai topik perbincangan. Untuk memastikan para peserta meluangkan masa mereka dengan bijak dalam perjumpaan, anda mungkin ingin mengambil kesempatan untuk mempermudah secara ringkas isu atau topik yang kompleks. Peserta yang tidak mengetahui maklumat ini pasti akan sangat menghargainya.
Langkah 4. Jangan abaikan soalan sukar atau canggung
Sekiranya soalan seperti itu tidak dikendalikan oleh pemimpin yang berwibawa, pertemuan itu tidak akan produktif. Cuba pastikan bahawa semua masalah penting yang ingin anda bincangkan dibincangkan dalam mesyuarat. Jangan biarkan peserta mengalihkan kesalahan atau memberi alasan yang tidak jelas untuk masalah yang tidak dapat diselesaikan. Cuba jelaskan dan dapatkan jawapan kepada isu-isu yang tidak mahu dibincangkan oleh siapa pun. Walaupun para peserta mungkin tidak menginginkannya, soalan yang mesti dijawab agar perjumpaan itu berkesan.
Pastikan semua keputusan penting dicatat (jika anda mempunyai pegawai atau pengambil nota, serahkan tugas ini kepada mereka). Sekiranya anda harus melalui masalah untuk mengemukakan soalan yang sukar, anda pasti ingin memastikan bahawa jawapan anda didokumentasikan dengan baik
Langkah 5. Perhatikan masa anda
Ada sebab mesyuarat mempunyai reputasi buruk - bagi kebanyakan orang, perjumpaan adalah aktiviti yang memakan masa. Untuk mengelakkan perjumpaan berlangsung terlalu lama, gunakan kekuatan anda sebagai pemimpin untuk memastikan perbincangan terus berjalan. Jangan takut untuk menangguhkan masalah atau perbincangan tertentu yang tidak penting sehingga perbincangan berikutnya jika pertemuan itu sepertinya akan berlangsung lebih lama daripada yang anda jangkakan. Anda mesti bersedia dan bersedia menyesuaikan jadual untuk memastikan masa peserta tidak terbuang.
