Rakan sekerja tidak akan datang sekiranya dijemput ke mesyuarat tanpa tujuan yang jelas. Sekiranya anda bertanggung jawab mengatur agenda pertemuan, hindari ini dengan menentukan topik yang akan dibincangkan dalam mesyuarat dan jangka masa yang diperlukan untuk merangkumi setiap topik. Dengan merancang dan melaksanakannya dengan sebaik mungkin, anda dapat memperoleh hasil yang lebih baik dan peserta mesyuarat anda tidak merasa dirugikan oleh kehilangan masa.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Bersedia
Langkah 1. Minta maklumat rakan sekerja
Peserta mesyuarat akan merasa lebih terlibat sekiranya mereka terlibat dalam mengatur agenda mesyuarat. Minta mereka mencadangkan topik yang ingin mereka bincangkan dan kemudian masukkan ke dalam agenda.
- Hantarkan e-mel atau berjumpa dengan rakan sekerja yang akan dijemput beberapa hari sebelum perjumpaan.
- Lakukan langkah ini sekurang-kurangnya 6-7 hari lebih awal agar mereka masih mempunyai masa untuk menyumbang. Pastikan agenda mesyuarat adalah muktamad 3-4 hari sebelum tarikh mesyuarat.
Langkah 2. Tentukan matlamat utama atau beberapa tujuan yang hendak dicapai
Pastikan mesyuarat diadakan dengan tujuan tertentu, misalnya untuk membuat keputusan, berkongsi maklumat, membuat rancangan kerja, atau melaporkan kemajuan menyelesaikan tugas. Anda tidak perlu mengadakan perjumpaan jika anda tidak mempunyai tujuan.
Mesyuarat boleh diadakan untuk beberapa tujuan, misalnya untuk melaporkan kemajuan kerja sebagai asas untuk membuat keputusan jangka panjang
Langkah 3. Fokus pada topik yang mempengaruhi banyak orang
Topik dengan perbincangan yang mencukupi yang melibatkan 2 orang, tidak boleh dimasukkan dalam agenda. Luangkan masa untuk mencari penyelesaian yang memerlukan penglibatan banyak orang.
- Contohnya, mengadakan mesyuarat yang berasingan (di luar mesyuarat) jika anda dan rakan sekerja ingin membincangkan tugasan baru.
- Sekiranya anda mengadakan perjumpaan untuk membincangkan masalah yang hanya dapat diselesaikan oleh beberapa orang, peserta mesyuarat yang tidak terlibat dalam membincangkan topik tersebut harus dapat terus bekerja. Ini membuat mereka merasa kecewa kerana masa kerja mereka terbuang begitu sahaja. Oleh itu, manfaatkan peluang ini dengan sebaik mungkin kerana mengadakan perjumpaan yang melibatkan banyak orang bukanlah sesuatu yang mudah.
Langkah 4. Susun agenda mesyuarat dengan menentukan secara selektif topik yang ingin anda bincangkan
Utamakan topik penting yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat kerana anda tidak dapat meletakkan semua topik dalam agenda.
- Contohnya, anda mungkin mahu menyenaraikan "rundingan tarikh akhir projek", "persembahan laporan kemajuan", "rancangan projek baru", dan "cadangan". Oleh kerana kekangan masa, anda tidak memasukkan sesi sumbang saran dalam agenda mesyuarat.
- Pertimbangkan sama ada anda perlu mengadakan pertemuan dengan beberapa orang untuk membincangkan agenda utama sebagai persiapan untuk pertemuan pleno.
Langkah 5. Senaraikan topik yang paling penting terlebih dahulu
Semasa merancang mesyuarat, adalah dasar yang baik untuk meletakkan topik yang paling penting pada awal perjumpaan. Dengan cara ini, semua peserta dapat membincangkan topik penting sementara fikiran mereka jelas dan cergas secara fizikal semasa perjumpaan dimulakan.
- Sebagai contoh, jadual "membuat keputusan" kemudian "penyampaian laporan kemajuan" (melainkan laporan kemajuan diperlukan untuk membuat keputusan).
- Di samping itu, topik yang paling penting telah dibincangkan sekiranya perjumpaan perlu berakhir lebih awal atau beberapa peserta mesyuarat harus meninggalkan mesyuarat sebelum mesyuarat berakhir.
Langkah 6. Anggarkan berapa lama masa yang diperlukan untuk merangkumi setiap topik
Walaupun anda tidak pasti berapa lama masa yang diperlukan untuk merangkumi setiap topik, buat anggaran. Pertimbangkan berapa lama mesyuarat akan berlangsung dan berapa banyak topik yang akan dibahas. Peruntukkan lebih banyak masa ke topik yang paling penting.
- Contohnya, peruntukkan 30 minit untuk pelaporan kemajuan, 10 minit untuk perbincangan, dan 10 minit untuk menetapkan tarikh akhir baru.
- Selalunya, agenda mesyuarat tidak dapat diselesaikan kerana tidak ada peruntukan masa untuk setiap topik. Lakukan pembahagian masa sebelum mesyuarat berlangsung untuk memastikan semua topik dalam agenda dapat dibincangkan hingga selesai.
- Pertimbangkan jumlah peserta mesyuarat yang dijemput semasa mengira masa tambahan. Sekiranya perjumpaan akan dihadiri oleh 15 orang dan anda memperuntukkan 15 minit untuk setiap topik, ini bermakna setiap orang mendapat masa bercakap selama 1 minit setiap topik. Walaupun tidak semua orang berbicara, masa yang diberikan terlalu singkat.
Bahagian 2 dari 3: Menyiapkan Agenda Mesyuarat
Langkah 1. Tuliskan tajuk agenda mesyuarat
Gunakan tajuk agenda mesyuarat untuk memberitahu pembaca bahawa dia sedang membaca agenda yang mengandungi topik yang akan dibincangkan. Setelah menentukan tajuk, letakkan di bahagian atas dokumen kosong. Pilih tajuk yang ringkas dan mudah.
- Contoh tajuk agenda mesyuarat: "Agenda Julai: Bincangkan Idea Projek Baru" atau "Agenda Ogos 2018: Memanjangkan Tarikh Akhir Projek".
- Ketik agenda mesyuarat menggunakan fon perniagaan, seperti Times New Roman atau Calibri.
Langkah 2. Luangkan masa untuk memberi salam dan terima kasih kepada para peserta kerana telah menghadiri perjumpaan tersebut
Rebut peluang ini untuk memberi salam kepada para peserta. Pada masa ini, anda atau ketua mesyuarat lain boleh membuka mesyuarat dan menerangkan topik utama yang akan dibincangkan.
- Sekiranya ramai peserta mesyuarat tidak mengenali satu sama lain, luangkan masa untuk meringankan suasana.
- Sekiranya anda ingin mengatur agenda mesyuarat untuk mesyuarat penting, seperti persidangan, masa yang diperlukan untuk membuka mesyuarat biasanya lebih lama. Untuk mesyuarat pejabat biasa, sesi pembukaan biasanya hanya memerlukan beberapa minit.
- Luangkan masa untuk menjangkakan perubahan agenda ketika mesyuarat dimulakan.
Langkah 3. Sertakan agenda mesyuarat dalam bentuk soalan untuk membangkitkan rasa ingin tahu peserta
Mereka akan tertanya-tanya jika anda merumuskan agenda mesyuarat hanya dengan beberapa perkataan. Soalan dapat mendedahkan konteks yang akan dibincangkan sehingga peserta mesyuarat berpeluang memikirkannya lebih awal sebelum pertemuan.
- Sebagai contoh, bukannya menulis, "Membincangkan Tarikh Akhir Projek," termasuk, "Adakah tarikh akhir projek perlu diperpanjang ketika permintaan meningkat?"
- Sekiranya perlu, berikan penjelasan ringkas di bawah soalan.
Langkah 4. Senaraikan anggaran masa di sebelah setiap topik
Walaupun anggaran waktu mungkin tidak ada dalam agenda, maklumat ini membantu rakan sekerja menyiapkan atau meminta tambahan waktu jika diperlukan.
Mereka juga masih punya waktu untuk mempersingkat laporan yang akan disampaikan sesuai dengan waktu yang diperuntukkan
Langkah 5. Siapkan aliran perbincangan untuk setiap topik dalam agenda
Aliran perbincangan adalah kaedah untuk membincangkan setiap topik. Contohnya, semasa membincangkan pemanjangan tarikh akhir projek, semua orang akan berbincang mengikut aliran yang telah ditentukan. Oleh itu, semua peserta mesyuarat akan mempunyai perspektif yang sama.
Sebagai contoh, mesyuarat akan membincangkan pemanjangan tarikh akhir projek untuk memenuhi permintaan yang semakin meningkat. Untuk itu, sediakan aliran perbincangan yang terdiri daripada "10 minit untuk membincangkan kemajuan kerja hingga kini; 15 minit untuk memutuskan bagaimana meningkatkan produktiviti; 10 minit untuk mempertimbangkan aspek positif dan negatif; 5 minit untuk memutuskan sama ada tarikh akhir dilanjutkan atau tidak"
Langkah 6. Tentukan siapa yang akan mengetuai perbincangan setiap topik
Letakkan namanya di sebelah topik supaya dia dapat mempersiapkan dirinya. Sahkan tugas ini dengan orang yang dimaksudkan beberapa hari sebelum mesyuarat dan masukkan ke dalam agenda.
Sekiranya anda akan mempengerusikan mesyuarat dari awal hingga akhir, senaraikan ini di bawah tajuk agenda mesyuarat
Langkah 7. Peruntukkan masa sekiranya ada penceramah tetamu dalam mesyuarat
Sekiranya mesyuarat mempunyai beberapa pembicara tetamu yang membincangkan topik penting, anda perlu memperuntukkan sebahagian masa mesyuarat kepada mereka. Tetapkan jadual dalam agenda supaya setiap tetamu berpeluang untuk bercakap walaupun dia ingin membincangkan beberapa topik. Oleh itu, mereka dapat menyiapkan bahan yang akan dihantar sebaik mungkin.
Beberapa hari sebelum perjumpaan, panggil penceramah jemputan untuk bertanya tentang jangka masa yang diperlukan untuk membincangkan topik yang ingin anda bahas. Ini akan membantu anda mengatur jadual anda agar tidak saling bertentangan
Langkah 8. Luangkan masa untuk membincangkan perkara lain
Jadualkan sesi ini pada akhir perjumpaan. Manfaatkan sesi ini untuk bertanya kepada semua peserta jika ada perkara lain yang ingin mereka bincangkan sebelum mesyuarat ditutup. Di samping itu, mereka masih dapat menyampaikan perkara yang telah terlewat atau belum dibincangkan.
- Dengan memasukkan sesi ini ke dalam agenda, orang yang dijemput tahu bahawa dia boleh menyumbang walaupun apa yang ingin disampaikan tidak termasuk dalam agenda mesyuarat.
- Luangkan masa untuk soalan dan jawapan dalam sesi ini.
Bahagian 3 dari 3: Memuktamadkan Agenda Mesyuarat
Langkah 1. Senaraikan perincian yang berkaitan dengan pengendalian mesyuarat
Tuliskan masa, tarikh, dan lokasi perjumpaan dalam agenda bersama dengan nama peserta yang dapat menghadiri mesyuarat. Dengan cara itu, mereka sudah tahu siapa yang akan mereka temui pada pertemuan itu ketika mereka menerima jemputan.
- Sebaiknya masukkan nama peserta yang biasanya menghadiri mesyuarat, tetapi tidak dapat hadir pada masa ini. Maklumkan dengan jelas bahawa nama tidak dapat menghadiri mesyuarat.
- Lampirkan peta lokasi untuk orang yang tidak tahu di mana mesyuarat diadakan.
Langkah 2. Ceritakan perkara yang perlu disiapkan sebelum perjumpaan
Maklumkan kepada rakan sekerja yang dijemput sekiranya ada perkara yang perlu mereka siapkan terlebih dahulu, seperti membaca laporan, mengumpulkan maklumat untuk menentukan penyelesaian, atau mengenal pasti masalah.
Sertakan maklumat ini di bahagian bawah agenda mesyuarat menggunakan huruf tebal atau berwarna untuk menjadikannya jelas dan mudah dibaca untuk semua peserta mesyuarat
Langkah 3. Periksa agenda mesyuarat dengan teliti sebelum menyebarkannya agar tidak ada kesalahan
Agenda perjumpaan penting bagi orang yang dijemput. Sebelum menyebarkan, periksa agenda mesyuarat untuk memastikan maklumat telah ditulis dengan lengkap dan betul dan tidak ada kesalahan ketik. Selain menunjukkan etika kerja yang tinggi, cara ini menunjukkan bahawa anda memperhatikan perincian dan menghargainya.
Langkah 4. Sebarkan agenda 3-4 hari sebelum mesyuarat
Rakan sekerja yang menerima jemputan masih mempunyai masa untuk mempersiapkan diri sekiranya mereka telah membaca agenda mesyuarat beberapa hari sebelumnya, tetapi tidak mengirimkannya terlalu awal kerana ada kemungkinan ia akan diabaikan.
Sekiranya anda ingin mengadakan pertemuan penting semasa persidangan, sediakan agenda beberapa bulan lebih awal
Petua
- Gunakan format agenda mesyuarat yang tersedia dalam program Word. Banyak program untuk membuat dokumen, seperti Microsoft Office, Pages for Mac, dll. yang menyediakan format dokumen peribadi dan profesional, misalnya untuk mengatur agenda mesyuarat dengan cepat dan mudah.
- Sekiranya terdapat format agenda mesyuarat standard di syarikat anda, gunakan format tersebut.
- Pastikan mesyuarat berjalan mengikut jadual yang telah ditentukan, tetapi fleksibel. Anda perlu memantau perjumpaan dengan kerap memeriksa jam. Sekiranya perbincangan mengenai agenda pertama telah selesai, arahkan peserta untuk meneruskan mesyuarat dengan membincangkan agenda seterusnya. Anda boleh mengatakan dengan sopan, "Kami akan membahas topik seterusnya sehingga mesyuarat berakhir mengikut jadual."
