Mengarkibkan mengikut abjad adalah cara menyusun dokumen yang penting dalam kehidupan peribadi dan profesional. Pengarkiban abjad membolehkan anda mencari dan memulihkan fail individu dengan cepat. Ini memastikan semua dokumen dilindungi dan sentiasa ada. Terdapat banyak peraturan untuk mengajukan secara abjad dalam bahasa Indonesia untuk mempertahankan sistem pengarsipan yang masuk akal.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Mengarkibkan mengikut abjad
Langkah 1. Tentukan sistem abjad yang akan digunakan
Walaupun kelihatan sederhana, sistem pemfailan abjad mempunyai beberapa pilihan untuk dipilih. Anda harus memilih satu sistem dan menerapkannya secara konsisten.
- Pengisian huruf demi huruf didasarkan pada setiap huruf dalam setiap kata dalam urutan di mana ia berlaku, dan mengabaikan spasi antara kata-kata.
- Pengarkiban kata demi kata dilakukan dengan menyusun setiap fail berdasarkan huruf pertama setiap perkataan berturut-turut.
- Pengisian unit demi unit mengambil setiap kata, singkatan, dan awal ke dalam pertimbangan dan menyusunnya. Ini adalah sistem yang biasanya disyorkan untuk dilaksanakan.
Langkah 2. Kumpulkan fail
Setelah anda mempunyai semua fail yang anda perlukan untuk mengarkibkan, tentukan cara mengelompokkan semuanya. Anda boleh menggunakan format kamus, di mana semuanya disusun mengikut abjad, tanpa mengira jenis fail atau fail di dalamnya. Anda juga boleh menggunakan format ensiklopedia, di mana anda mengelompokkan fail mengikut jenis atau subjek, dan kemudian menyusunnya mengikut abjad.
Sekiranya anda mempunyai pelbagai jenis fail untuk diarkibkan (resit, slip cukai, surat, dll.), Sebaiknya gunakan format ensiklopedia. Kumpulkan fail mengikut jenis terlebih dahulu, kemudian susun mengikut abjad. Gunakan sempadan atau kod warna untuk memisahkan dokumen
Langkah 3. Indeks fail yang diarkibkan
Pengindeksan mengelompokkan setiap bahagian tajuk fail menjadi unit yang sesuai. Untuk mengindeks fail sebelum diarkibkan, anda perlu memisahkan elemen setiap nama fail dan membuat nama baru yang disesuaikan mengikut abjad, dan berbeza dengan nama lalai. Sebagai contoh:
- Katakanlah anda perlu mengindeks dan mengarkibkan fail berikut: sebuah artikel mengenai anoa yang berjudul "Anoa Eating Behavior", biografi pakar anoa terkemuka, Jasmin A. Dahlia, dan brosur promosi untuk pameran anoa di Zoo Jakarta.
- Biografi Jasmin A. Dahlia diindeks sebagai "Dahlia, Jasmin A.", kerana dalam pengarsipan, nama belakang harus pertama. Oleh itu, fail diarkibkan dalam kumpulan huruf "D".
- Sekiranya anda memilih kaedah klasifikasi seperti kamus, artikel "Anoa Eating Behavior" harus diindeks sesuai. Oleh itu, arkibkannya dalam kumpulan huruf "P" (untuk "Tingkah Laku").
- Jika tidak, anda dapat mengindeks "Perilaku Makan Anoa" sebagai "Perilaku Makan Anoa" jika anda menggunakan pengelompokan berformat ensiklopedia, dan bukan sekadar mengarkibkan fail yang berkaitan dengan anoa. Fail ini kemudian diarkibkan dalam kumpulan huruf "A".
- Brosur promosi dapat diindeks sebagai "Anoa, pameran (Jakarta Zoo)" jika anda meramalkan akan ada banyak materi di pameran anoa. Contohnya, anda dapat mengindeks fail lain sebagai "Anoa, pameran (Bandung Zoo).
- Jika tidak, brosur promosi dapat diindeks sebagai "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" jika anda ingin menerima beberapa file yang berkaitan dengan Jakarta Zoo, atau jika anda ingin menggunakan ensiklopedia format pengelompokan pada file berdasarkan lokasi geografi.
Langkah 4. Susun fail mengikut abjad mengikut nama indeksnya
Peraturan umum pemfailan mengikut abjad adalah menyusun fail dari A (pertama) hingga Z (terakhir). Gunakan maklumat khas untuk menentukan perbezaan dan susunan supaya anda dapat memisahkan fail. Sebagai contoh:
- Urutan yang diindeks pada langkah sebelumnya mungkin seperti ini (bergantung pada sistem yang digunakan): “Dahlia, Jasmin A.”, “Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)”, dan “Anoa Eating Behavior” ATAU “Anoa, pameran (Jakarta Zoo)) "," Anoa, Kelakuan Makan ", dan" Dahlia, Jasmin A. ".
- Fail untuk "Kangaroo" diurutkan setelah fail untuk "Elephant". File untuk "Jerapah" akan berada di antara, dan file untuk "Anoa" dipesan sebelum "Beruang" dan "Domba". Oleh itu, pesanannya adalah: "Anoa", "Beruang", "Domba", "Gajah", "Jerapah", "Kanguru".
- Jika anda kemudian menambahkan fail "Armadillo", file tersebut akan menjadi setelah "Anoa". Oleh karena keduanya dimulai dengan huruf "A", Anda harus melihat huruf setelah A ("N" untuk anoa, dan "R" untuk "armadillo") untuk menentukan urutan. Oleh itu, pesanan baru adalah: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Langkah 5. Labelkan folder fail anda
Untuk memudahkan pencarian, label setiap folder arkib dengan nama indeks yang sesuai dengan fail di dalamnya. Kaedah ini juga memudahkan pengarkiban fail baru mengikut urutan.
- Masukkan arkib ke dalam foldernya.
- Akan lebih mudah jika anda memberi warna pada folder untuk meningkatkan kebolehgunaannya. Sebagai contoh, jika anda menggunakan pengelompokan format ensiklopedia, setiap kumpulan diberi warnanya sendiri, dan setiap fail dalam setiap kumpulan diberi label mengikut warnanya.
Langkah 6. Mendokumentasikan sistem pengindeksan dan pemfailan
Sistem pengindeksan dan pemfailan anda mesti dilaksanakan secara konsisten. Pastikan semua orang yang mempunyai akses ke fail mengetahui sistem yang dijalankan. Sebagai contoh, anda boleh membuat atau berkongsi dokumen yang mengandungi perincian peraturan sistem pemfailan anda. Ini akan membantu semua orang untuk dapat menggunakan sistem pemfailan dengan cekap.
Langkah 7. Arkibkan fail baru dengan betul
Letakkan fail di almari mengikut nama indeks dan susunan abjad, mengikut sistem anda. Sekiranya perlu, pindahkan fail semasa untuk memasukkan fail baru di tempat yang betul.
Bahagian 2 dari 2: Mengendalikan Kes Khas
Langkah 1. Arkibkan fail mengikut istilah yang ketara
Kadang-kadang lebih mudah untuk mengarkibkan fail mengikut kata kunci, daripada tajuk atau nama yang disenaraikan di sana. Ini memastikan fail dapat diindeks dan dicari menggunakan istilah yang paling logik. Sebagai contoh:
"Bank Pertama di Jakarta" dapat diindeks dan diarsipkan sebagai "Jakarta, Bank Pertama". "Jakarta" adalah istilah kunci dalam entri ini, bukan "Pertama" atau "Bank", terutama jika Anda memiliki file lain dengan nama yang serupa, seperti "First Bank di Bandung" atau "First Bank di Medan"
Langkah 2. Susun nama mengikut nama belakang
Arkib standard mengesyorkan agar nama belakang orang diindeks terlebih dahulu kerana ia dianggap sebutan penting.
- Oleh itu, "Jasmin A. Dahlia" diindeks dan diarkibkan sebagai "Dahlia, Jasmin A.".
- Sertakan tajuk (Dr., Ir, dll.) Di akhir. Contohnya, “Dr. Jasmin A. Dahlia "diindeks dan diarkibkan sebagai" Dahlia, Jasmin A., Dr. ".
- Biasanya, nama disusun mengikut ejaan huruf demi huruf mereka. Contohnya, "MacDonald" akan menjadi sebelum "McDonald". Oleh itu, "D '", "L'", "Le", "de", dll. dianggap sebagai sebahagian daripada nama dan bukan unit yang berasingan. Ini biasanya digunakan untuk nama asing. Sebagai contoh, file "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle", dan "Wolfe", telah diurutkan dengan benar (BUKAN "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Pengecualian terhadap peraturan ini biasanya berlaku apabila nama seseorang menjadi sebahagian daripada nama perniagaan atau organisasi. Dalam kes ini, perlakukan nama orang itu sebagai unit dalam nama perniagaan. Sebagai contoh, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" diajukan di bawah kumpulan huruf "J", dan TIDAK diindeks sebagai "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Langkah 3. Abaikan artikel, kata hubung, dan kata depan
Artikel (mis. "A", "an", dan "the" dalam bahasa Inggeris), kata hubung (mis. "Dan", "tetapi", dan "atau"), dan preposisi (mis. "Dengan", "dari", dan " ke”) biasanya dilewati dalam pengindeksan dan pengarkiban mengikut abjad kerana tidak dianggap istilah yang signifikan. Ini benar walaupun artikel, kata hubung, atau kata depan membentuk nama fail. Sebagai contoh:
- File berjudul "Penyiasatan Amu Memberi Makan" diarsipkan dalam kelompok huruf "E", untuk "Emu" (kata penting dalam judul file), bukan huruf "A" dari "an" karena ini adalah Artikel Inggeris.
- "Dahlia dan Soetono, Perkhidmatan Pengendalian Hama" disenaraikan setelah "Dahlia, Jasmin A." Kedua-dua nama indeks dimulai dengan huruf "Dahlia" sehingga penentuan pesanan dialihkan ke istilah penting berikutnya (dalam hal ini, "Soetono" dan "Jasmin") untuk menentukan perintah pengarsipan. Abaikan perkataan "dan" kerana tidak ketara.
Langkah 4. Tangani singkatan seolah-olah diucapkan
Dalam pemfailan, anda mungkin mengalami singkatan seperti "Tbk." (singkatan dari "Buka"). Biasanya, anda mengindeks dan mengarkibkan fail seperti perkataan, bukan sekadar rentetan huruf.
Contohnya, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" diarkibkan setelah "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Langkah 5. Failkan nombor seperti biasa
Apabila anda mengarkibkan fail mengikut abjad, anda akan melihat fail yang mempunyai nombor. Biasanya, fail-fail ini diarkibkan seperti biasa, dan bukannya seolah-olah fail itu dieja. Nombor juga diarkibkan sebelum huruf.
- Sebagai contoh, "3 Hari Selamanya" akan diarkibkan sebelum "100 Petua Perniagaan" (kerana "3" muncul sebelum "100").
- "Petua Perdagangan" dan "Petua Bermain Saham" akan diarsipkan setelah "100 Petua Perniagaan" kerana angka disusun sebelum huruf.
- Angka yang dieja dianggap sebagai perkataan dan bukannya nombor. Sebagai contoh, file "100 Pemimpin Hebat di Dunia Perniagaan", "Dua Ratus Petua Kuat untuk Melakukan Perniagaan", dan "Petua untuk Melakukan Perniagaan" sudah berurutan.
- Namun, jika membuat pengajuan anda lebih mudah, jangan ragu untuk membuat pengecualian dan selalu menyusun nombor seolah-olah dieja.
Langkah 6. Mengendalikan watak khas
Semua watak bukan abjad atau bukan nombor yang ditemui semasa pengindeksan harus diambil kira. Walau bagaimanapun, pengendalian watak yang berkaitan bergantung pada jenis:
- Tanda baca (seperti tanda petik, noktah, dan koma) biasanya diabaikan. Contohnya, fail "Kopi Terbaik Washington", dan "Washington State Fair" diarkibkan mengikut urutan.
- Biasanya, diakritik diabaikan dan dianggap sebagai huruf yang berkaitan. Contohnya, "clair" diarkibkan sebagai "Eclair", dan "ber" sebagai "Uber". Walau bagaimanapun, kaedah ini tidak berlaku jika anda mengarkibkan fail mengikut abjad dalam bahasa yang menggunakan diakritik supaya susunan abjad biasa bahasa itu mesti dipatuhi.
Langkah 7. Gunakan peraturan "apa-apa sebelum sesuatu" jika perlu
Biasanya, ruang (termasuk tanda baca dan elemen lain yang dilangkau) diabaikan semasa mengarkibkan mengikut abjad. Namun, jika anda menemui fail yang bermula dengan cara yang serupa, gunakan spasi atau peraturan "apa-apa sebelum sesuatu" untuk menentukan susunan dalam arkib.
- Contohnya, file "Bank Jakarta", "Bank Bandung", dan "Bank Medan" diarkibkan dalam urutan ini.
- Oleh itu, fail "Dahlia, Jasmin A." sebelum "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Langkah 8. Membezakan fail dengan maklumat yang lebih terperinci, jika perlu
Dalam kes yang jarang berlaku, maklumat abjad tidak mencukupi untuk menentukan susunan fail. Kalau begitu. Gunakan lebih banyak maklumat untuk mengindeks dan mengarkibkan fail. Tandakan maklumat tambahan pada setiap fail sehingga dapat dibezakan. Sebagai contoh:
- Sekiranya anda mempunyai fail untuk dua orang bernama Jasmin A. Dahlia, urutkan mengikut tarikh lahir. Fail "Dahlia, Jasmin A. (lahir 1853)" muncul sebelum "Dahlia, Jasmin A. (lahir 1967).
- Anda juga boleh menyusun fail mengikut lokasi geografi. Sekiranya anda mempunyai fail dari tiga bank yang berbeda dari tiga lokasi yang berbeda, dan setiap bank memiliki nama "Bank Mandiri", urutkan seperti contoh berikut: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)", dan "Bank Mandiri (Medan) ".
- Oleh itu, jika anda mempunyai dua fail pada jenis beruang atau beruang, bezakannya lebih jauh mengikut spesies, lokasi geografi dan sebagainya. Contohnya fail untuk "Bear, Chocolate" dan "Bear, Polar" (mengikut urutan), atau fail untuk "Bear (Europe)" dan "Bear (Amerika Utara)" (mengikut urutan).
Langkah 9. Beritahu semua pengecualian dan peraturan khas
Pastikan semua orang yang menggunakan fail anda mengetahui pengecualian dari garis panduan sistem fail standard. Ini akan membantu memastikan bahawa setiap orang menggunakan sistem pemfailan dengan betul dan cekap.
