Arkib dan AutoArchive adalah ciri Office 2007 yang membolehkan anda memindahkan fail lama ke lokasi arkib dalam jangka masa yang ditentukan. Secara amnya, Outlook 2007 mengarkibkan fail secara automatik setiap 14 hari, tetapi anda boleh mengarkibkan fail secara manual, atau menetapkan AutoArchive ke mengarkibkan fail mengikut jadual.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Pengarkiban Secara Manual
Langkah 1. Klik Fail di bahagian atas tetingkap Outlook 2007 anda, kemudian pilih Arkibkan
Kotak dialog arkib akan muncul.
Langkah 2. Pilih Arkib folder ini dan semua butang subfolder.
Langkah 3. Klik menu di sebelah Arkib item yang lebih tua daripada, kemudian pilih tarikh yang anda suka
Langkah 4. Klik Browse, kemudian pilih lokasi untuk menyimpan fail arkib
Langkah 5. Klik OK
Semua fail di Outlook yang lebih tua dari tarikh yang anda pilih akan diarkibkan.
Kaedah 2 dari 2: Menyesuaikan AutoArchive
Langkah 1. Klik Alat di bahagian atas tetingkap Outlook 2007 anda, kemudian pilih Pilihan
Kotak dialog Pilihan akan muncul.
Langkah 2. Klik tab Lain, kemudian klik AutoArchive.
Langkah 3. Centang kotak Jalankan AutoArchive setiap, kemudian pilih frekuensi imbasan dari menu yang tersedia
Secara amnya, Outlook 2007 akan mengimbas fail lama setiap 14 hari.
Langkah 4. Periksa satu atau lebih pilihan di bawah mengikut keperluan:
- Prompt sebelum AutoArchive dijalankan: Fitur ini akan memaparkan pesan peringatan sebelum proses pengarkiban, jadi anda boleh membatalkan sesi AutoArchive jika anda mahu.
- Padam item yang telah tamat tempoh: Ciri ini membolehkan Outlook menghapus fail setelah cukup umur.
- Arkibkan atau hapus item lama: Ciri ini membolehkan anda mengarkibkan atau memadam fail tertentu setelah cukup lama.
- Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder: Ketika fitur ini aktif, direktori Arkib akan muncul di panel navigasi Outlook, sehingga Anda dapat melihat fail yang diarkibkan dengan mudah.
- Bersihkan item yang lebih tua dari: Tetapan ini membolehkan anda menentukan usia fail yang akan diarkibkan, dari 1 hari hingga 60 bulan.
- Pindahkan item lama ke: Ciri ini membolehkan anda memilih tempat menyimpan fail yang diarkibkan.
- Padam item secara kekal: Ciri ini membolehkan Outlook menghapus fail lama secara langsung tanpa mengarkibkannya terlebih dahulu.
Langkah 5. Klik OK. Tetapan AutoArchive anda akan disimpan dan aktif.
