Aktiviti akaun cek lebih mudah direkodkan menggunakan daftar cek yang dibuat dari Microsoft Excel. Anda boleh menyediakan daftar cek untuk mengkategorikan perbelanjaan sehingga anda dapat mengawasi semua pengeluaran tunai. Anda boleh membuat formula untuk mengetahui baki wang dalam akaun. Selain berguna, dengan membuat daftar cek di Excel, anda juga dapat mengetahui asas-asas Excel.
Langkah
Bahagian 1 dari 5: Membuat Lajur dalam Excel
Langkah 1. Kenali Excel
Excel adalah perisian spreadsheet yang digunakan untuk mengurus data dan melakukan pengiraan dengan formula. Hamparan Excel disusun mengikut lajur dan baris.
- Versi desktop Excel boleh dipasang pada PC atau Mac. Terdapat juga aplikasi dalam talian percuma untuk komputer, tablet atau telefon anda. Fungsi setiap versi hanya sedikit berbeza.
- Excel sudah lama wujud, dan selalu ada versi baru setiap tahun. Cara setiap versi berfungsi hanya sedikit berbeza.
- Di Excel, baris mendatar dan disusun mengikut nombor. Lajur menegak dan disusun mengikut huruf. Kotak di mana baris dan lajur bertemu dipanggil sel. Sel dinamakan berdasarkan baris dan lajur. Sel di baris kelima di lajur D diberi nama D5 (lajur D, baris 5).
- Ketahui perbezaan antara lembaran kerja dan buku kerja. Lembaran kerja adalah fail Excel yang mengandungi satu atau lebih hamparan. Setiap hamparan terdapat dalam tab berasingan di dalam buku kerja. Buku kerja umumnya mempunyai tiga tab, tetapi boleh ditambah jika perlu.
- Anda hanya boleh menggunakan satu tab untuk membuat daftar periksa asas.
- Anda akan menggunakan dua tab untuk membuat fungsi kategori beban dalam daftar periksa.
Langkah 2. Buka hamparan kosong
Cara membuka spreadsheet bergantung pada sistem operasi dan jenis komputer yang anda gunakan.
- Untuk PC yang menjalankan sistem operasi di bawah Windows 7, klik menu Mula di sudut kiri bawah desktop. Dari menu yang muncul, klik Program. Dari menu yang muncul seterusnya, klik Microsoft Office, kemudian klik Microsoft Office Excel. Pada ketika ini hamparan kosong muncul di desktop anda.
- Untuk PC di Windows 7 atau lebih baru, klik ikon Windows di sudut kiri bawah skrin, kemudian klik jubin Microsoft Excel untuk membuka Excel. Akan ada halaman yang menunjukkan fail baru di sebelah kiri dan pilihan templat dokumen baru di sebelah kanan. Klik pilihan templat pertama, Buku Kerja Kosong untuk membuka hamparan baru.
- Untuk membuka Excel di Mac, klik Excel di dok. Klik "Fail" di bar menu. Klik "Buka" kemudian klik "Baru". Anda akan dibawa ke hamparan kosong baru.
Langkah 3. Buat label lajur
Gunakan label yang biasanya terdapat di buku cek daftar. Buat lajur untuk tarikh, tidak. cek, penerima pembayaran, dan keterangan atau memo. Kemudian buat ruangan untuk debit (iaitu pembayaran atau pengeluaran), kredit (iaitu deposit) dan baki hadapan.
- Masukkan "DATE" di sel B1 (lajur B, baris 1). Tarikh transaksi dimasukkan di sini.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel C1 (lajur C, baris 1). Taip "ITEM #". Nombor cek atau jenis transaksi dimasukkan di sini, seperti "ATM" atau "deposit".
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel D1 (lajur D, baris 1). Taipkan "PAYEE". Ini adalah nama penerima cek atau penerima pembayaran.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel E1 (lajur E, baris 1). Taip "PENERANGAN". Maklumat terperinci mengenai transaksi dimasukkan di sini.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel F1 (lajur F, baris 1). Taip "DEBIT". Wang yang keluar dari akaun (aliran keluar) dicatatkan di sini.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel G1 (lajur G, baris 1). Taip "KATEGORI PERBELANJAAN". Biarkan kosong ini terlebih dahulu. Pilihan lajur ini akan dibuat pada langkah seterusnya.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel H1 (lajur H, baris 1). Taip "KREDIT". Wang yang masuk ke dalam akaun (aliran masuk) dicatatkan di sini.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel J1 (lajur J, baris 1). Taip "KATEGORI PENDAPATAN". Pilihan lajur ini juga akan dibuat pada langkah seterusnya.
- Gerakkan satu sel ke kanan, sel K1 (lajur K, baris 1). Taip "BAKI". Ini adalah jumlah dalam akaun setelah semua transaksi direkodkan.
Langkah 4. Format label lajur
Tambahkan format ke lajur label dengan huruf tebal dan berikan baris label warna dengan warna latar yang berbeza agar mudah dibaca. Pertama, pilih julat sel yang ingin anda format, kemudian pilih pilihan format.
- Cari pilihan format di tab "HOME" pada pita bar alat. Tab "RUMAH" ini sudah terbuka semasa anda membuka buku kerja baru.
- Pilih sel B1 (DATE) kemudian seret kursor pada semua label sehingga sel K1 (BALANCE).
- Di sudut kiri atas bar alat, klik "B" untuk memilih format tebal.
- Klik ikon baldi cat untuk melihat palet warna latar untuk menukar warna latar belakang.
Langkah 5. Ubah saiz beberapa lajur
Biasanya ukuran lajur terlalu kecil untuk menyimpan data yang anda masukkan. Contohnya, lajur "PAYEE" dan "DESCRIPTION" boleh memuat nama panjang atau memo panjang. Lajur A hanya berfungsi sebagai pemisah, jadi ukurannya sangat sempit.
- Klik tajuk lajur A untuk memilih keseluruhan lajur. Di sudut kanan atas bar alat pada reben "HOME", klik butang "FORMAT". Dari menu lungsur turun, klik "Lebar Lajur", masukkan 2 kemudian klik OK. Lajur A akan menjadi sangat sempit.
- Kembangkan lajur D, "PAYEE". Klik bahagian tajuk di lajur D untuk memilih lajur itu. Arahkan kursor ke sempadan lajur D dan E. Kursor akan berubah menjadi kursor ukuran, dengan bentuk seperti tanda tambah dengan anak panah menunjuk. Setelah kursor ini dapat dilihat, klik kiri dan seret tetikus ke kanan untuk menjadikan lajur selebar yang anda mahukan.
- Ulangi prosedur yang sama untuk mengembangkan lajur E, "PENERANGAN".
Langkah 6. Pusatkan label daftar
Pilih keseluruhan baris pertama. Klik kiri nombor satu di sempadan kiri halaman. Di bahagian kiri atas bar alat pada reben "HOME", klik butang penjajaran tengah. Semua data dalam sel yang dipilih akan berpusat. Label lajur di setiap sel kini berpusat.
Bahagian 2 dari 5: Memformat Sel
Langkah 1. Masukkan Beberapa data
Untuk melihat perubahan format yang dibuat, masukkan empat baris data ke dalam sel. Mulakan dengan baki permulaan, kemudian masukkan tiga urus niaga yang lain.
- Tambahkan tarikh untuk baki pembukaan ke dalam sel B2, misalnya 9/27/15. Di lajur "PAYEE" di sel D2, ketik "Baki Pembukaan". Di lajur "BALANCE" di sel K2, masukkan jumlah wang di akaun anda mengikut tarikh di sel B2.
- Tambahkan tiga lagi urus niaga. Gabungkan transaksi debit (seperti pembayaran cek atau pengeluaran ATM) dan transaksi kredit (seperti deposit).
- Perhatikan pemformatan yang tidak konsisten bagi setiap nombor di dalam sel. Format lajur tarikh mungkin berubah menjadi "2015/09/27" atau "27-Sept". Lajur jumlah dolar mungkin menunjukkan bilangan tempat perpuluhan yang salah. Format sehingga semuanya bersih.
Langkah 2. Format tarikh
Pastikan lajur ini memaparkan tarikh yang konsisten. Terdapat banyak pilihan untuk memformat tarikh di Excel. Pilih mana yang anda mahukan.
- Klik tajuk di lajur B, iaitu "DATE". Keseluruhan lajur akan dipilih.
- Klik kanan pada lajur dan pilih Format Sel. Tetingkap Format Sel akan muncul.
- Pilih tab "Nombor". Pilih "Tarikh" dalam "Kategori". Pilih format tarikh yang anda mahukan dan klik OK di sudut kanan bawah tetingkap.
- Sementara lajur masih dipilih, pusatkan data dalam sel ini dengan mengklik ikon penjajaran tengah di sudut kiri atas bar alat, di pita "HOME".
Langkah 3. Format Lajur "ITEM #"
Data dalam lajur ini mesti dipusatkan. Sorot keseluruhan lajur C dengan mengklik pada tajuk lajur. Klik ikon penjajaran tengah. Perhatikan data yang telah dimasukkan dalam lajur ini. Penulisan mesti berpusat.
Periksa format lajur D dan E, "PAYEE" dan "DESCRIPTION". Excel biasanya memformat sel sehingga data diselaraskan. Format ini akan sesuai untuk ruangan ini. Periksa semula ukuran lajur. Sekarang ada beberapa data di sel-sel ini, jadi sesuaikan lebar lajur untuk menjadikan lajur lebih lebar atau lebih sempit, jika diperlukan
Langkah 4. Format mata wang dalam lajur F, H dan K, atau "DEBIT," "KREDIT" dan "BALANCE FORWARD"
Mata wang menggunakan perpuluhan dua digit. Terdapat pilihan untuk menunjukkan tanda dolar. Nombor debit juga boleh dibuat merah jika anda mahu.
- Pilih lajur F. Klik kanan pada lajur F dan pilih Format Sel. Tetingkap Format Sel akan muncul. Pada tab "Nombor", pilih "Perakaunan". Pilih "2" dalam pilihan "Tempat perpuluhan". Pilih tanda dolar dalam "Simbol".
- Ulangi langkah di atas untuk lajur H dan K.
- Untuk menjadikan nombor debit kelihatan merah, klik tajuk pada lajur F untuk memilih keseluruhan lajur. Klik kanan lajur dan pilih Format Sel. Pilih tab Font apabila tetingkap Format Sel muncul. Pada tab ini, klik menu lungsur di sebelah pilihan Warna. Dari palet, klik warna merah.
Bahagian 3 dari 5: Membuat Rumusan
Langkah 1. Buat formula untuk mengira baki semasa
Masukkan formula operasi matematik untuk mengira baki semasa ke lajur K. Anda tidak memerlukan formula dalam sel K2. Baki permulaan anda dimasukkan di sini.
- Klik sel K3. Klik bar formula di bahagian atas hamparan. Taipkan formula untuk melakukan pengiraan. Masukkan = SUM (K2-F3 + H3). Rumus ini memberitahu spreadsheet untuk mengambil baki pembukaan (sel K2), tolak debit jika ada (sel F3), dan tambah kredit jika ada (sel H3).
- Sekiranya baki pembukaan adalah $ 200, dan catatan pertama anda adalah cek $ 35, catat $ 35 sebagai debit di sel F3. Formula yang anda masukkan dalam sel H3 mengambil baki awal dan mengurangkan debit sehingga baki adalah $ 165.
Langkah 2. Salin formula
Pilih sel K3. Klik kanan dan pilih Salin. Pilih sel K4 dan K5, kemudian klik kanan dan pilih Tampal. Sekarang formula disalin ke sel-sel ini. Sekarang baki semasa telah dikira dalam lajur K untuk semua baris data yang telah dimasukkan.
Langkah 3. Buat formula bersyarat untuk membersihkan lajur keseimbangan semasa
Anda boleh menyalin formula di atas ke sel K6. Namun, kerana anda belum memasukkan data, baki semasa dari sel K5 juga akan muncul di sel K6. Untuk menyelesaikannya, buat formula bersyarat yang akan mengosongkan sel jika tidak ada transaksi yang dimasukkan, tetapi akan menunjukkan baki jika ada.
Dalam sel K6, masukkan formula = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Ini akan memberitahu Excel bahawa jika sel B6 dalam lajur "DATE" kosong, sel H6 mesti kosong, tetapi jika sel B6 tidak kosong, baki harus dikira
Langkah 4. Kembangkan formula dengan Isi Auto
Ciri AutoFill mengisi formula sel bersebelahan sehingga tidak perlu memasukkan formula "BALANCE" berulang kali.
- Cari tuas IsiOtomatis di sel aktif. Lihat segi empat kecil gelap di sudut kanan bawah sel aktif. Arahkan kursor hingga berubah menjadi kursor IsiOtomatis, yang kelihatan seperti tambah tipis.
- Klik pada sel K6. Arahkan kursor ke tuas IsiOtomatis dan kursor akan berubah menjadi tanda tambah tipis. Klik kiri dan tahan tuas Isi Auto. Seret kursor ke sel K100 (lajur K, baris 100).
- Rumus sekarang disalin ke semua sel lajur K hingga baris 100. Angka baris dan lajur di setiap sel disesuaikan secara automatik sehingga formula dapat mengira dengan betul.
Bahagian 4 dari 5: Menambah Kategori
Langkah 1. Buat kategori transaksi
Kategori transaksi berguna untuk mengesan aliran keluar tunai dan jenis pendapatan. Kategori boleh berkaitan dengan cukai pendapatan, seperti cukai harta tanah atau derma amal. Kategori juga boleh digunakan untuk membuat carta yang dapat menggambarkan aktiviti kewangan akaun dengan mudah.
Langkah 2. Buat tab "Kategori"
Tab ini digunakan untuk menyimpan semua potensi pemeriksaan daftar pendapatan dan perbelanjaan. Namakan semula salah satu tab di buku kerja "Kategori". Klik dua kali tajuk tab yang ada sehingga menyerlahkan nama. Nama akan berubah menjadi "Sheet2" atau "Sheet3". Apabila nama helaian disorot, ketik nama baru untuk tab, seperti "Kategori".
Dalam sel B4, taipkan "Kategori". Format sel supaya berani dan pusatkannya
Langkah 3. Buat kategori pendapatan
Taip "*** Pendapatan ***" di sel B5. Semua kategori pendapatan yang anda dapat atau dapat manfaatkan pada masa akan datang termasuk di sini. Masukkan semua kategori pendapatan anda bermula dari sel B6 dan jalankan ke bawah.
- Kategori pendapatan yang paling biasa adalah "Upah" (upah). Pecahkan kategori gaji yang berlainan jika terdapat lebih dari satu pekerjaan.
- Keadaan kewangan anda adalah faktor penentu bagi kategori pendapatan lain. Buat kategori "Dividen" jika anda memiliki saham. Buat juga kategori sokongan kanak-kanak jika berkenaan. Kategori lain seperti "Pendapatan Faedah", "Hadiah", dan "Pelbagai".
Langkah 4. Buat kategori beban
Kosongkan sel dalam kategori pendapatan terakhir. Turunkan satu sel dan kemudian taip "*** Perbelanjaan ***". Semua kategori beban terdapat di bahagian ini.
Jumlah kategori muatan disesuaikan dengan keadaan Anda, termasuk "Gadai janji," "Sewa," "Insurans," "Pembayaran Mobil," "Gas," "Elektrik," "Telefon", atau "Hiburan"
Langkah 5. Beri nama untuk julat sel yang mengandungi kategori
Pilih sel B5, kemudian sorot dari sel B5 ke semua kategori pendapatan dan perbelanjaan. Cari kotak nama sel di sudut kiri atas tetingkap, di sebelah kiri kotak formula. Nama sel pertama dalam julat yang disorot akan memaparkan "B5". Klik kotak nama sel dan taip "Kategori". Ini adalah nama rangkaian sel yang boleh anda gunakan dalam daftar periksa.
Langkah 6. Gunakan kategori perbelanjaan dan pendapatan dalam daftar cek
Kembali ke tab yang anda buat daftar periksa. Sekarang lajur "KATEGORI PERBELANJAAN" dan "KATEGORI PENDAPATAN" akan ditambahkan ke menu lungsur.
- Pilih sel G2 dalam semakan tab daftar. Ini adalah sel pertama dalam lajur "KATEGORI PERBELANJAAN".
- Pilih pita "DATA" di bar alat. Klik butang "Pengesahan Data". Pilih "Pengesahan Data" dari menu lungsur turun. Tetingkap "Pengesahan Data" akan terbuka.
- Pada tab "Tetapan" pada tetingkap "Pengesahan Data", cari kotak lungsur "Benarkan". Klik anak panah ke bawah dan pilih "Senarai". Masukkan "= Kategori" di bawah "Sumber". klik OK.
- Anak panah kecil akan muncul di sebelah sel G2. Klik anak panah ini untuk memaparkan senarai kategori. Klik kategori yang sesuai dengan urus niaga baris.
- Salin formula dari sel G2 ke sel G100 menggunakan IsiOtomatis.
- Pergi ke sel J2 untuk mengulangi proses di lajur "KATEGORI PENDAPATAN".
Bahagian 5 dari 5: Melindungi Daftar Periksa
Langkah 1. Kunci sel formula dan lindungi hamparan
Melindungi lembaran kerja bermaksud anda tidak dapat menimpa data dalam sel terkunci sehingga anda tidak perlu risau pengiraan baki masa depan menjadi salah kerana kesalahan formula. Anda juga boleh menambahkan kata laluan untuk membuat daftar cek anda lebih dilindungi dari pengguna lain. Pastikan kata laluan senang diingat, atau tuliskan di tempat yang selamat. Lembaran kerja tidak akan dapat diakses sekiranya anda terlupa kata laluan anda.
Langkah 2. Buka kunci sel
Setelah lembaran kerja dilindungi, semua sel akan dikunci. Oleh itu, anda mesti membuka kunci sel data yang akan dimasukkan, walaupun lembaran kerja dilindungi.
- Pilih sel B2 hingga J100. Ini adalah semua sel dari semua lajur daftar periksa, kecuali lajur terakhir, K, yang merupakan lajur "BALANCE". Data masih mesti dimasukkan ke dalam sel ini walaupun lembaran kerja dilindungi.
- Dalam julat sel yang dipilih, klik kanan. Pilih Format Sel.
- Di tetingkap Format Sel, pilih tab Perlindungan. Nyahtanda kotak "Terkunci" kemudian klik OK.
Langkah 3. Dayakan Perlindungan pada lembaran kerja
Ini bermaksud bahawa semua sel akan tetap terkunci, termasuk sel di lajur K ("BALANCE") sehingga tidak dapat ditimpa.
- Buka reben "ULASAN" di bar alat. Klik “Protect Sheet” untuk memunculkan tetingkap “Protect Sheet”.
- Sekiranya anda ingin melindungi lembaran kerja, tambahkan kata laluan di sini. Sekiranya tidak, biarkan kosong.
- klik OK. Daftar periksa kini tidak dilindungi.
Langkah 4. Lindungi lembaran kerja untuk menukar sel yang terkunci
Anda boleh membalikkan proses ini kemudian jika anda ingin menukar formula dalam sel terkunci. Buka reben "ULASAN" di bar alat. Klik "Unprotect Sheet" sehingga tetingkap "Unprotect Sheet" muncul. klik OK.
