Memorandum adalah sejenis dokumen yang digunakan untuk komunikasi dalaman antara pekerja syarikat. Memo adalah aspek dunia perniagaan yang diuji masa yang, apabila ditulis dengan betul, dapat membantu menjaga segala sesuatu berjalan lancar.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Memilih Bahasa dan Format
Langkah 1. Elakkan bahasa yang terlalu santai
Secara umum, bahasa memo harus jelas dan sederhana, tetapi profesional. Anda harus mengelakkan nada perbualan santai dalam memo.
- Contohnya, jangan tulis, "Hai semua! Syukurlah hari Jumaat ya? Saya ingin membincangkan perkara perniagaan yang penting."
- Sebagai gantinya, sampai ke intinya, "Saya ingin berkongsi laporan kemajuan Project Z."
Langkah 2. Elakkan bahasa emosi
Anda juga harus cuba menggunakan nada yang neutral dan mengelakkan bahasa emosi. Cuba nyatakan fakta dan bukti untuk menyokong tuntutan.
- Sebagai contoh, elakkan tuntutan seperti, "Saya rasa kita semua akan lebih gembira jika kita dibenarkan berpakaian santai pada hari Jumaat."
- Sebaliknya, cari maklumat kajian tentang apakah semangat meningkat apabila pekerja dibenarkan memilih pakaian, dan sebutkan maklumat tersebut dalam memo itu.
Langkah 3. Gunakan frasa isyarat
Sekiranya anda ingin memetik bukti atau sumber, pastikan anda menggunakan bahasa yang membolehkan pembaca mengetahui apa yang anda lakukan.
Sebagai contoh, cuba ungkapan, "Menurut penemuan kami, …" atau "Penyelidikan yang diselesaikan oleh EPA menunjukkan bahawa …"
Langkah 4. Pilih model dan saiz fon yang sesuai
Memo mesti mudah dibaca. Oleh itu, elakkan menggunakan fon kecil, saiz lalai adalah 11 atau 12.
Anda juga harus memilih fon ringkas, seperti Times New Roman. Ini bukan masanya untuk mencuba fon "lucu" seperti Comic Sans (anda mungkin akan ditertawakan kerana memilih fon ini)
Langkah 5. Gunakan margin standard
Margin khas untuk memo perniagaan ialah 1 inci atau 2.54 cm, walaupun beberapa program pemprosesan kata telah menyediakan templat memo dengan margin yang sedikit lebih lebar (misalnya, 1,25 inci atau 3,18 cm).
Langkah 6. Pilih satu ruang
Memo perniagaan biasanya tidak menggunakan dua ruang. Untuk memastikan halaman buku skrap kecil, pertimbangkan jarak satu, tetapi tambahkan ruang antara perenggan atau bahagian.
Inden perenggan biasanya tidak diperlukan
Bahagian 2 dari 3: Bersedia untuk Menulis Memo Perniagaan
Langkah 1. Tentukan sama ada memo perlu dihantar
Sekiranya anda perlu berkongsi perkara penting perniagaan dengan beberapa orang dalam pasukan anda, adalah idea yang baik untuk menghantar memo. Memo juga boleh dihantar walaupun anda hanya berkomunikasi dengan satu orang, misalnya, atau ingin menyimpan rekod surat-menyurat.
- Walau bagaimanapun, dalam beberapa kes, adalah lebih cekap untuk bercakap terus dengan orang yang berkenaan.
- Di samping itu, beberapa maklumat mungkin terlalu sensitif untuk dihantar dalam memo.
Langkah 2. Tentukan tujuan menulis memo
Kandungan dan tetapan memo berbeza bergantung pada tujuannya. Sebilangan besar jenis memo ditulis kerana alasan berikut:
- Untuk mencadangkan idea atau penyelesaian. Sebagai contoh, jika anda tahu bagaimana menyelesaikan masalah dengan jadual lembur, idea itu dapat ditulis dalam memo dan dihantar kepada atasan anda.
- Untuk memberi pesanan. Sebagai contoh, menghantar memo juga merupakan kaedah yang berkesan untuk menyerahkan tanggungjawab untuk persidangan yang dihoskan oleh jabatan anda.
- Untuk laporan. Anda juga boleh menghantar memo untuk memberitahu rakan sekerja mengenai peristiwa terkini, melaporkan kemas kini mengenai projek, memberikan laporan kemajuan, atau melaporkan hasil penyelidikan.
Langkah 3. Sempit topik
Anda mungkin mengendalikan banyak projek dan tergoda untuk menghantar memo kepada rakan sekerja, atasan, atau pelanggan mengenai kemajuan sesuatu. Namun, ingat bahawa memo perniagaan harus hanya tertumpu pada satu isu.
Memo harus ringkas, jelas, dan mudah bagi orang yang sibuk membaca dengan cepat. Oleh itu, jangan biarkan maklumat penting diabaikan. Memo fokus membantu memastikan mesej anda diterima dan difahami
Langkah 4. Pertimbangkan penonton
Isi, gaya dan nada memo perniagaan ditentukan oleh khalayak yang dituju. Oleh itu, fikirkan dengan teliti mengenai siapa yang akan menerima memo itu.
Contohnya, memo kepada rakan sekerja mengenai merancang pesta kejutan untuk seseorang di pejabat berbeza dengan memo kepada penyelia mengenai hasil penyelidikan yang telah anda lakukan selama berbulan-bulan
Bahagian 3 dari 3: Mengarang Memo Perniagaan
Langkah 1. Labelkannya
Terdapat banyak jenis korespondensi perniagaan. Cara standard untuk memo adalah melabel dokumen secara eksplisit.
- Contohnya, tulis "Memo" atau "Memorandum" di bahagian atas halaman.
- Kedudukan boleh dipusatkan atau sejajar kiri. Untuk inspirasi, tinjau memo perniagaan yang telah anda terima dan salin formatnya.
Langkah 2. Tulis tajuk
Bahagian pertama memo harus merangkumi perkara penting. Maklumat terperinci mengenai setiap komponen akan dijelaskan pada langkah seterusnya.
- KEPADA: tulis nama dan tajuk orang yang menerima memo itu.
- DARI: tulis nama dan tajuk penuh.
- TARIKH: tulis tarikh lengkap dan tepat, jangan lupa tahun.
- SUBJEK: tulis penerangan ringkas dan spesifik mengenai isi memo tersebut.
- Perhatikan bahawa subjek biasanya ditunjukkan oleh "Re:" atau "RE:" (kedua-duanya bermaksud).
Langkah 3. Pilih senarai penerima dengan teliti
Pastikan anda merangkumi semua orang yang memerlukan maklumat atau perkembangan. Hadkan sebaran memo kepada orang yang perlu tahu.
- Dari segi perniagaan, tidak bijaksana untuk menghantar memo kepada semua orang di pejabat jika hanya beberapa yang mengambil berat atau terlibat.
- Orang akan dibanjiri oleh banyak memo, dan mungkin cenderung untuk mengabaikan atau hanya melewati memo yang tidak berkaitan.
Langkah 4. Gunakan nama dan tajuk dan tajuk yang betul untuk orang dalam senarai penerima
Walaupun anda dan atasan anda biasa setiap hari, lebih baik menyimpan surat-menyurat bertulis secara formal. Contohnya, mungkin anda memberi salam kepada atasan anda hanya apabila anda berjumpa di lorong pejabat, tetapi untuk memo, sambutlah dia dengan "Puan Riana" atau "Dr. Riana ".
Ingat bahawa maklumat yang anda tulis ditujukan untuk semua orang dalam senarai penerima. Oleh itu, tuliskan nama dan tajuk penuh
Langkah 5. Ketahui tajuk orang yang anda tuju dalam memo luaran
Sekiranya anda menghantar memo kepada seseorang di luar pejabat, penting untuk menentukan ucapan yang tepat. Luangkan masa untuk mencari profil yang dimaksud, maklumat peribadi biasanya dijelaskan di laman web syarikat mereka.
- Sebagai contoh, anda meragui sama ada ijazah itu adalah PhD. Sekiranya ya, secara amnya ucapan yang betul adalah Dr. X
- Apa kedudukannya? Adakah timbalan pengarah atau dekan? Sekiranya demikian, pastikan anda menyebutnya dalam memo.
Langkah 6. Tulis subjek dengan teliti
Pastikan subjeknya pendek, jelas, dan tidak terlalu umum.
- Contohnya, subjek "Perniagaan Baru" kelihatan samar-samar, dan jika seseorang mencari fail minggu atau hari ke depan, mereka mungkin sukar untuk menentukan memo anda.
- Subjek yang lebih baik adalah seperti ini, "Laporan Kemajuan Penyiasatan Perluasan Pangkalan Pelanggan".
Langkah 7. Pertimbangkan untuk melangkau ucapan
Anda bebas memilih sama ada anda ingin memulakan pesan dengan ucapan, seperti "Sayang. Puan Wardani "atau" Sayang. Rakan sekerja. " Namun, ingat bahawa ucapan tidak diharapkan dalam memo perniagaan.
Memo adalah kaedah cepat dan cekap untuk menyampaikan maklumat penting, dan penonton dengan jelas mengetahui siapa yang menerima dan menghantar memo tersebut
Langkah 8. Buat pengenalan
Jelaskan tujuan anda menulis dan menghantar memo.
Sebagai contoh, "Saya dengan ini memaklumkan bahawa …". Pengenalan harus memberikan ringkasan kandungan memo
Langkah 9. Buat pengenalan ringkas
Tidak perlu memberikan semua butiran dan / atau bukti di bahagian pertama.
Beberapa ayat atau perenggan pendek akan mencukupi
Langkah 10. Tentukan tetapan badan memo
Selepas pengenalan, memo perniagaan biasanya merangkumi dua hingga empat perenggan tambahan sebelum kesimpulan. Kandungan dan tetapan bergantung pada topik.
Contohnya, anda boleh menyusun maklumat mengikut urutan kepentingan. Atau, jika anda menerangkan proses, bahagikan isi memo agar sesuai dengan tahap prosesnya
Langkah 11. Tentukan sama ada anda mahu memasukkan sari kata
Memo perniagaan harus terdiri daripada bahagian yang jelas. Biasanya memo perniagaan dibahagikan dengan jelas supaya penerima dapat membaca dan mencerna maklumat dengan mudah. Anda dapat membantu mereka memahami titik peluru dengan melabelkan bahagiannya.
Langkah 12. Tulis sari kata tertentu
Pastikan fokus setiap subseksyen jelas kepada penerima.
Sebagai contoh, sertakan subseksyen berikut ketika menulis memo mengenai perpindahan pejabat yang dirancang: "Lokasi Baru untuk Ibu Pejabat Kami", "Petunjuk Penting untuk Persediaan Pejabat", dan "Jadual Penyelesaian Pindah Pejabat"
Langkah 13. Sertakan ayat topik dalam perenggan utama
Kalimat pertama setiap subseksyen atau perenggan harus menyampaikan inti utama bahagian.
Setiap perenggan atau bahagian memo harus hanya tertumpu pada satu idea
Langkah 14. Pertimbangkan untuk menggunakan titik peluru
Sekiranya anda ingin menyerlahkan perkara penting, titik peluru atau senarai dapat sangat membantu. Format ini mendorong pembaca untuk memperhatikan perkara penting dan membantu mereka membaca memo dengan lebih cepat dan cekap.
Langkah 15. Kekal memo
Umumnya, memo perniagaan tidak lebih dari satu hingga dua halaman.
Had halaman standard ini biasanya untuk dokumen jarak satu tanpa garis tambahan antara bahagian
Langkah 16. Tentukan sama ada anda memerlukan perenggan ringkasan
Secara umum, memo tidak memerlukan ringkasan, terutamanya jika panjangnya kurang dari satu halaman.
Walau bagaimanapun, jika maklumat yang dijelaskan itu rumit, atau jika memo lebih panjang dari biasanya, ada baiknya mempunyai ringkasan perkara penting
Langkah 17. Masukkan bahagian atau perenggan penutup
Walaupun anda tidak memerlukan memo ringkasan, anda tetap harus mengakhirinya dengan ayat penutup. Fikirkan perkara berikut:
- Apakah mesej utama memo itu? Adakah anda mahu penerima melakukan sesuatu? Adakah mereka harus bertindak balas selewat-lewatnya pada hari tertentu? Sekiranya ya, nyatakan dengan jelas.
- Sekiranya tidak ada tindakan yang diperlukan, sertakan kalimat penutup yang sederhana, seperti "Saya dengan senang hati akan membincangkan lebih lanjut" atau "Harap hubungi saya jika ada masalah atau pertanyaan".
Langkah 18. Tanda jika anda mahu
Umumnya tidak perlu menambahkan nama atau tandatangan di akhir memo. Namun, ingatlah bahawa paling selamat untuk mengikuti contoh memo lain di bidang anda.
- Sekiranya yang lain berakhir secara rasmi (mis., "Hormat, Dr. Sari), ikuti contohnya.
- Walaupun tidak memerlukan tandatangan, anda mungkin perlu memasukkan inisial anda di akhir dokumen.
Langkah 19. Nyatakan jika ada lampiran
Sekiranya memo juga menyertakan lampiran, seperti jadual, grafik, atau laporan, pastikan anda menyebut lampiran di akhir memo. Contohnya, "Dilampirkan: Jadual 1".
- Anda juga harus merujuk lampiran di badan memo.
- Sebagai contoh, untuk memo memberitahu pekerja mengenai perpindahan pejabat yang akan berlaku, anda mungkin menulis maklumat seperti berikut, “Kami berhasrat untuk menyelesaikan proses pemindahan pada akhir suku ini. Lihat Jadual 1 yang dilampirkan untuk jadual yang lebih terperinci."
Langkah 20. Baca semula memo yang ditulis dengan teliti
Sebelum menghantar, baca lagi dan betulkan. Pastikan tatabahasa ayat betul, tidak ada kesalahan ejaan atau penggunaan tanda baca, dan kandungannya mudah difahami.
- Pertimbangkan untuk menangguhkan penghantaran selepas pembetulan pertama jika masa tidak menjadi masalah. Sekiranya anda membaca semula memo satu atau dua jam kemudian, anda mungkin akan menemui kesilapan yang pada awalnya tidak dihiraukan.
- Sekiranya memo tersebut mengandungi maklumat sensitif, periksa polisi syarikat untuk melihat siapa yang dapat menyemak memo itu untuk anda dan memberikan persetujuan akhir mengenai kandungannya.
