Dasar dan prosedur tertulis menggariskan garis panduan, peraturan, fokus, dan prinsip organisasi. Secara amnya, polisi dan prosedur disertakan dalam manual yang dibuat untuk pekerja. Cara menulis polisi dan prosedur perniagaan bergantung pada tujuan syarikat itu sendiri.
Langkah
Bahagian 1 dari 5: Garis Besar Matlamat Perniagaan
Langkah 1. Buat senarai matlamat
Sebagai pengurus atau pemilik perniagaan, anda mengetahui matlamat syarikat. Pertimbangkan perkara seperti matlamat penjualan, matlamat pekerja dan pengurusan, dan kedudukan perniagaan yang anda jangkakan dalam beberapa tahun akan datang.
- Cobalah untuk menetapkan matlamat yang tidak hanya spesifik, tetapi juga dapat dicapai dan patut dicoba. Contohnya, tetapkan matlamat kewangan yang dapat dicapai, dan tetapkan matlamat untuk prestasi pekerja yang dapat dicapai dengan mengikuti dasar dan prosedur yang akan anda tetapkan.
- Setelah anda menetapkan matlamat anda, pastikan anda bersedia untuk berkomitmen sebagai pemilik atau pengurus perniagaan. Menetapkan matlamat adalah langkah pertama yang penting dalam mengembangkan dasar dan prosedur. Kemudian, tidak kurang pentingnya adalah mematuhi.
Langkah 2. Tulis senarai pekerjaan dan prosedur
Fikirkan tentang peristiwa dan tugas harian dalam perniagaan anda. Tuliskan setiap pekerjaan yang mesti diselesaikan setiap hari agar perniagaan berjalan lancar.
Pertimbangkan perkara berikut: Tugas apa yang memerlukan penerangan atau arahan formal? Prosedur apa yang mesti dijalankan secara konsisten dengan cara yang sama? Daripada memfokuskan pada kerja manual yang tidak memerlukan banyak arahan, fokus pada tugas yang lebih besar
Langkah 3. Senaraikan kemungkinan masalah dan penyelesaiannya
Dasar dibuat untuk memastikan bahawa semuanya berjalan lancar dan pekerja dan pengurus mempunyai standard prestasi. Fikirkan masalah yang mungkin timbul sekiranya tidak ada polisi. Dengan cara itu, anda boleh memikirkan dasar yang anda perlukan.
Semasa memikirkan kemungkinan masalah, cari gambaran ringkas mengenai cara menyelesaikan atau menyelesaikan masalah tersebut. Fikirkan tentang isu-isu di sekitar aktiviti perniagaan sehari-hari, seperti kewangan, interaksi antara pekerja dan pelanggan, dan tingkah laku dan sikap pekerja
Bahagian 2 dari 5: Menulis Dasar Perniagaan
Langkah 1. Senaraikan kategori polisi
Setelah mempertimbangkan pelbagai kemungkinan masalah yang perlu diselesaikan dengan polisi, fikirkan kategori masing-masing. Sebagai contoh, gunakan kategori seperti keselamatan, penjadualan, tingkah laku, gaji, faedah, percutian atau cuti, dan diskriminasi.
Kemudian semasa menyusun manual, dasar yang sudah dipisahkan menjadi beberapa kategori akan membantu anda mengatur manual dan bahagiannya. Kategori juga membantu anda menentukan perkara yang paling penting dan dapat menguraikannya dengan lebih terperinci
Langkah 2. Gunakan format garis besar untuk menguraikan pelbagai dasar di bawah setiap kategori
Templat ini membolehkan anda menggali lebih mendalam aspek setiap polisi atau kategori, dan menambah syarat dan spesifikasi semasa anda mengikuti. Gunakan nombor untuk menyusun setiap bahagian atau kategori.
Mulakan dengan garis besar. Kemudian, setelah menuliskan semua idea awal, anda boleh kembali ke garis besar dan menambah atau memanjangkan semasa anda berubah
Langkah 3. Fikirkan akibat yang sesuai untuk pelanggaran dasar
Dasar membolehkan perniagaan berfungsi dengan baik, dan juga berfungsi sebagai standard yang mesti dipatuhi oleh pekerja dan pengurusan. Polisi juga berfungsi sebagai dokumen bertulis yang menguraikan bagaimana menangani masalah atau pelanggaran dasar. Ini amat penting apabila dan jika tindakan diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Apabila ditulis dalam dokumen rasmi, polisi dapat merangkumi hak dan kewajiban undang-undang pekerja dan syarikat. Dasar ini merangkumi maklumat mengenai hak pekerjaan bagi orang kurang upaya, cukai, dan larangan diskriminasi dan gangguan di tempat kerja. Pastikan anda memasukkan maklumat mengikut undang-undang yang berlaku
Langkah 4. Menetapkan dasar yang jelas mengenai pemecatan
Sekiranya anda harus memecat pekerja kerana melanggar polisi, polisi bertulis inilah yang akan menjadi bukti sekiranya pekerja tersebut percaya bahawa dia dipecat secara tidak adil. Pastikan anda mendedikasikan bahagian untuk membincangkan peraturan pemecatan.
Anda juga harus membuat polisi pengambilan pekerja. Contohnya, pemeriksaan latar belakang sebelum calon diambil, atau tempoh percubaan setelah seseorang pekerja direkrut dan sebelum dia menjadi pekerja tetap. Pastikan anda membuat dan menggariskan istilah yang jelas
Langkah 5. Gunakan bahasa aktif yang jelas
Tulis semua dasar dengan jelas sehingga tidak disalahtafsirkan atau disalahpahami. Sekiranya terdapat tafsiran lain, pertimbangkan untuk menulis semula dalam bahasa lain.
Contohnya, jangan menulis, "Cuti sakit tambahan boleh diberikan dalam keadaan tertentu." Sebagai gantinya, tulis "Cuti sakit tambahan hanya diluluskan dengan kebenaran jelas pengurus yang bertugas."
Bahagian 3 dari 5: Prosedur Penulisan
Langkah 1. Tentukan pekerjaan apa yang memerlukan prosedur terperinci
Tidak semua pekerjaan atau insiden memerlukan arahan terperinci. Utamakan tugas atau prosedur yang perlu dilakukan secara konsisten, seperti gaji atau penjadualan.
Semasa memutuskan prosedur apa yang memerlukan perincian, pertimbangkan soalan berikut: Adakah prosedur itu panjang atau rumit? Apa akibatnya jika terdapat kesalahan dalam pelaksanaannya? Adakah perubahan penting baru-baru ini telah dilaksanakan? Adakah prosedur ini memerlukan dokumen penting atau luas? Adakah pekerja sering keliru dengan prosedurnya?
Langkah 2. Kumpulkan maklumat yang diperlukan untuk setiap prosedur
Sebelum menggariskan prosedur, anda perlu mengetahui semua langkah dan aspeknya. Pertimbangkan soalan pekerja yang timbul, dan masalah yang mungkin anda hadapi.
Walaupun anda mempunyai semua maklumat, anda masih perlu mengikuti asas prosedur itu sendiri. Fikirkan apa yang perlu difahami oleh pembaca atau pekerja dan menjalankan prosedur
Langkah 3. Gunakan semua maklumat untuk menulis prosedur yang jelas
Gunakan bahasa aktif. Cuba elakkan kata-kata yang panjang dan berlebihan. Pastikan anda tidak menggunakan bahasa yang sukar difahami, termasuk jargon yang mungkin tidak diketahui oleh pekerja.
Sebagai contoh, daripada menulis, "Resit gaji yang dikoyakkan kakitangan mesti disimpan dalam fail kewangan," gunakan bahasa berikut, "Simpan resit gaji yang terkoyak dalam fail kewangan."
Bahagian 4 dari 5: Memahami Kesahan
Langkah 1. Masukkan bahagian mengenai dasar anti diskriminasi
Semua pemilik perniagaan mesti mematuhi dasar anti diskriminasi yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Pastikan anda memasukkan maklumat mengenai polisi tersebut serta jangkaan bahawa semua pekerja mematuhinya.
Maklumat mengenai peluang pekerjaan yang sama juga harus dimasukkan dalam kebijakan, serta undang-undang tentang hak untuk bekerja untuk orang kurang upaya dan kebijakan mengenai gangguan
Langkah 2. Pastikan polisi anda sah
Anda mesti memastikan bahawa semua dasar yang dibuat adalah adil dan sesuai dengan undang-undang. Terdapat banyak sumber yang boleh anda gunakan untuk mengetahui apakah polisi anda sesuai dengan undang-undang yang berlaku.
Anda juga boleh meminta penasihat undang-undang untuk mengkaji dasar yang anda buat sebelum menerapkannya kepada pekerja. Sebagai pemilik perniagaan, mempunyai penasihat undang-undang yang boleh anda konsultasikan secara berkala sangat bermanfaat
Langkah 3. Minta pekerja menandatangani draf polisi dan prosedur
Pekerja baru harus diminta untuk bersetuju dan menandatangani dokumen polisi dan prosedur, dan diberikan salinan untuk rujukan. Di samping itu, sebarang perubahan mesti ditandatangani semula oleh semua pekerja. Ini untuk memastikan mereka semua terikat dengan kebijakan sekiranya ada tindakan hukum yang harus diambil oleh kedua belah pihak di masa depan.
Kanak-kanak di bawah umur tidak boleh membuat kontrak secara sah. Sekiranya anda mengambil pekerja di bawah umur 18 tahun, pastikan mereka mempunyai kebenaran bertulis daripada penjaga untuk membuat kontrak kerana ibu bapa atau penjaga boleh membatalkan kontrak secara sah
Bahagian 5 dari 5: Menyusun Manual
Langkah 1. Susun maklumat mengikut urutan logik
Mulakan dengan titik yang lebih besar, kemudian ikuti dengan yang lebih kecil. Sebagai contoh, bukannya memulakan dengan kategori pampasan, mulakan manual dengan proses pengambilan pekerja atau kategori kelayakan.
- Pertimbangkan untuk membuka manual dengan penerangan mengenai tujuan syarikat seperti yang anda nyatakan sebelumnya. Tulis satu atau dua perenggan yang jelas dan bersatu yang merangkum manual, apa yang boleh diharapkan oleh pekerja dari syarikat, dan apa yang diharapkan syarikat daripada pekerja.
- Gunakan garis besar untuk membuat subkategori dalam manual. Buat senarai isi apabila anda selesai supaya setiap maklumat mudah dicari.
Langkah 2. Gunakan gambar, carta, atau rajah
Ada orang yang lebih visual sehingga gambar rajah, carta, atau gambar dalam manual dapat membantu pelbagai jenis pekerja memahami konsep. Imej dapat mempermudah prosedur dan polisi.
Sebagai contoh, anda boleh membuat carta atau jadual yang menyenaraikan pelbagai tajuk dan tugasnya. Anda juga boleh menggunakan jadual soalan dan jawapan yang boleh digunakan oleh pekerja sebagai rujukan sekiranya diperlukan
Langkah 3. Sediakan manual untuk diakses oleh semua pekerja
Sebaik-baiknya, pekerja baru menerima salinan manual ketika diambil, dan pekerja lama menerima salinan baru apabila ada semakan. Pertimbangkan agar semua pekerja menandatangani kontrak yang menyatakan bahawa mereka memahami semua perkara yang dinyatakan dalam manual, dan menyetujuinya.
