Adakah anda perlu menulis surat profesional yang baik dan sempurna? Sebilangan besar surat perniagaan mengikuti format tetap dan mudah dipelajari yang boleh anda gunakan untuk semua jenis kandungan. Surat perniagaan harus selalu mengandungi tarikh, maklumat pengirim dan penerima, dan beberapa perenggan isi badan. Ikuti langkah di bawah dan buat pengubahsuaian mengikut piawaian syarikat anda.
Langkah
Bahagian 1 dari 4: Memulakan Surat
Langkah 1. Ketahui formatnya
Apa pun kandungan surat anda, ada beberapa pembentangan surat perniagaan standard untuk diikuti. Surat perniagaan harus diketik dan disusun dalam fon umum, seperti Arial atau Times New Roman. Gunakan perenggan blok. Maksudnya, anda memulakan perenggan baru dengan menekan Enter dua kali. Dalam perenggan blok, jangan buat inden baris pertama.
- Gunakan margin 2.54 cm di semua sisi.
- Surat perniagaan yang dihantar melalui e-mel juga harus diketik dalam fon biasa. Jangan gunakan skrip atau warna selain hitam putih dalam e-mel perniagaan.
Langkah 2. Pilih jenis kertas yang betul
Huruf mesti dicetak pada kertas A4 berukuran 21 x 29.7 cm atau A4 berukuran 21.5 x 29.7 cm. Beberapa surat atau kontrak panjang boleh dicetak pada kertas F4 atau Folio 21 x 33 cm.
Sekiranya surat itu akan dihantar melalui pos, pertimbangkan untuk mencetaknya di kepala surat syarikat. Penggunaan kop surat akan memperkuat kesan profesional dan memberikan logo dan maklumat hubungan syarikat
Langkah 3. Sertakan maklumat mengenai syarikat anda
Taipkan nama dan alamat syarikat, dan gunakan baris baru untuk menandakan setiap bahagian alamat. Sekiranya anda bekerja sendiri atau kontraktor bebas, letakkan nama anda sebagai ganti nama syarikat, atau di atas nama syarikat anda
- Sekiranya syarikat anda sudah mempunyai kepala surat, anda boleh menggunakannya dan bukannya perlu memasukkan nama dan alamat syarikat.
- Sekiranya alamat perlu diketik, alamat harus diselaraskan ke kanan atau kiri bahagian atas halaman, bergantung pada pilihan anda dan syarikat.
- Sekiranya surat itu dihantar ke luar negara, taipkan nama negara anda dengan huruf besar.
Langkah 4. Masukkan tarikh
Menulis tarikh penuh adalah pilihan paling profesional. Contohnya, tulis "1 April 2012". Tarikh harus diselaraskan, beberapa baris di atas maklumat penerima.
Sekiranya anda menulis surat itu selama beberapa hari, gunakan tarikh ketika anda menyiapkannya
Langkah 5. Tambahkan maklumat penerima
Tuliskan maklumat penerima mengikut urutan berikut: nama penuh, tajuk (jika ada), nama syarikat dan alamat. Gunakan baris baru untuk setiap maklumat. Sekiranya perlu, sertakan nombor rujukan. Maklumat penerima harus diselaraskan, beberapa baris di bawah tarikh.
Kami mengesyorkan agar anda mengirimkan surat tersebut kepada orang tertentu. Dengan cara ini, orang yang berkenaan akan dapat menjawab surat anda. Sekiranya anda tidak mengetahui nama orang yang anda hubungi, lakukan sedikit kajian. Hubungi nombor telefon syarikat penerima untuk nama dan tajuk mereka
Langkah 6. Pilih ucapan
Ucapan salam adalah petunjuk penting untuk menghormati, dan ucapan yang anda gunakan bergantung pada siapa yang menerimanya, sama ada anda mengenali penerima dengan baik, dan juga bagaimana formalnya hubungan anda dengan mereka. Pertimbangkan pilihan berikut:
- Gunakan "Kepada siapa yang menjadi perhatian", hanya jika anda tidak tahu dengan tepat siapa yang anda tuju.
- Sekiranya anda tidak mengetahui penerima, "Tuan / Puan yang dihormati" adalah pilihan yang selamat.
- Anda juga boleh menggunakan nama lengkap dan tajuk penerima, misalnya, "Dr. Dewi Sari yang dihormati".
- Sekiranya anda mengenali penerima dengan baik dan mempunyai hubungan tidak rasmi dengan penerima, anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan nama depan, misalnya, "Susan yang dihormati."
- Sekiranya anda tidak pasti jenis kelamin penerima, tuliskan nama lengkapnya, misalnya, "Kris Damanik yang terhormat"
- Jangan lupa meletakkan koma selepas ucapan atau titik koma jika anda menggunakan "Kepada siapa itu mungkin menjadi perhatian".
Bahagian 2 dari 4: Mengarang Badan Surat
Langkah 1. Gunakan gaya penulisan yang betul
Menurut peribahasa, masa adalah wang, dan kebanyakan peniaga tidak suka membuang masa. Oleh itu, gaya penulisan surat anda haruslah ringkas dan profesional. Susun surat anda supaya dapat dibaca dengan cepat, langsung dan hanya menyertakan komen peribadi ringkas di perenggan pertama. Contohnya, anda boleh bermula dengan "Berkenaan dengan …" dan terus dari sana.
- Jangan terlalu memikirkan peralihan yang indah, kata-kata yang sukar, atau ayat yang panjang dan berliku. Tujuan surat anda adalah untuk menyampaikan apa yang perlu disampaikan secepat dan jelas.
- Gunakan nada pujukan. Kemungkinan besar tujuan surat anda adalah untuk meyakinkan pembaca untuk melakukan sesuatu, seperti mengubah fikiran, menyelesaikan masalah, mengirim wang, atau mengambil tindakan. Oleh itu, sampaikan permintaan dan alasan anda dengan nada yang betul.
Langkah 2. Gunakan kata ganti nama diri
Menggunakan kata ganti "I", "kita", dan "anda" dalam huruf perniagaan boleh diterima dengan sempurna. Ekspresikan diri anda sebagai "saya" dan pembaca sebagai "anda".
Berhati-hatilah jika anda menulis surat bagi pihak organisasi. Sekiranya anda ingin menyampaikan pandangan syarikat, anda harus menggunakan "kami" supaya pembaca tahu bahawa syarikat itu berada di belakang penyataan anda. Sekiranya anda menyatakan pendapat peribadi, gunakan "I"
Langkah 3. Tulis dengan jelas dan ringkas
Pastikan pembaca benar-benar memahami apa yang anda tulis. Pembaca hanya akan bertindak balas dengan cepat sekiranya maksud surat anda jelas. Khususnya, jika ada hasil atau tindakan yang anda ingin pembaca ambil setelah menerima surat itu, jelaskan. Huraikan kedudukan anda dengan sekerap mungkin.
Langkah 4. Gunakan ayat aktif
Semasa menerangkan situasi atau membuat permintaan, pastikan anda memilih suara aktif, bukan suara pasif. Suara pasif akan menjadikan tulisan anda tidak jelas atau umum. Di samping itu, ayat aktif lebih cekap dan tepat ke jantung masalah. Sebagai contoh:
- Pasif: Cermin mata hitam tidak direka atau dihasilkan dengan mempertimbangkan daya tahan.
- Aktif: Syarikat anda merancang dan mengeluarkan cermin mata hitam tanpa mengira ketahanannya,
Langkah 5. Gunakan bahasa percakapan sekiranya terasa sesuai
Surat ditulis oleh dan untuk manusia. Elakkan menyalin surat jika boleh. Anda tidak dapat membina hubungan dengan menyalin huruf standard. Namun, jangan gunakan bahasa atau bahasa gaul yang tidak standard, seperti "anda tahu," "Maksud saya," atau "mahu." Terapkan gaya menulis surat perniagaan, tetapi tulis perkataan yang ramah dan sopan.
- Sekiranya anda mengetahui penerima dengan baik, anda boleh menambahkan ucapan satu baris.
- Gunakan intuisi anda untuk menilai berapa banyak keperibadian yang akan dikeluarkan oleh surat itu. Kadang-kadang sedikit humor dapat membantu di peringkat perniagaan, tetapi berfikir dengan teliti sebelum menggunakannya.
Langkah 6. Tetap sopan
Walaupun anda menghantar surat keluhan atau aduan, anda tetap boleh bersikap sopan. Pertimbangkan kedudukan penerima dan tawarkan pertolongan sebanyak mungkin untuk menampung keadaan.
Contoh keluhan yang tidak sopan: "Saya rasa kacamata hitam anda menghisap dan saya tidak akan pernah membeli produk anda lagi". Contoh keluhan sopan adalah: "Saya kecewa dengan pembinaan cermin mata hitam anda, di masa depan saya merancang untuk membeli jenama cermin mata hitam yang lain"
Langkah 7. Gunakan kepala surat "kedua" untuk halaman tambahan
Sebilangan besar surat perniagaan cukup ringkas untuk memuatkan satu halaman. Namun, jika anda harus menulis surat yang lebih panjang, seperti kontrak atau keputusan undang-undang, halaman tambahan mungkin diperlukan. Gunakan kop surat "kedua", yang biasanya berisi alamat pendek dan terbuat dari jenis kertas yang sama dengan kop surat utama.
Sertakan nombor halaman di halaman kedua dan seterusnya, di bahagian atas halaman. Anda juga perlu memasukkan nama dan tarikh penerima
Langkah 8. Tamatkan surat anda
Pada perenggan terakhir, ringkaskan poin anda dan gariskan tindakan yang akan anda ambil atau apa yang anda harapkan dari penerima. Perlu diingat bahawa penerima mungkin menghubungi anda dengan pertanyaan atau kebimbangan mengenai surat itu, kemudian terima kasih atas perhatian mereka terhadap surat yang anda kirimkan.
Bahagian 3 dari 4: Menutup Surat
Langkah 1. Pilih ucapan penutup
Ucapan penutup, seperti ucapan pembuka, adalah petunjuk rasa hormat dan formalitas. "Ikhlas" atau "Ikhlas" adalah ucapan penutup yang paling selamat. Anda mungkin juga mempertimbangkan "Salam", atau "Salam". Salam yang tidak terlalu formal tetapi tetap memiliki nada profesional adalah "Salam kejayaan", "Salam", dan "Terima kasih". Gunakan koma selepas ucapan penutup.
Langkah 2. Masukkan tandatangan anda
Biarkan empat baris kosong untuk tandatangan anda. Tandatangan setelah surat itu dicetak, atau jika anda menghantarnya melalui e-mel, imbas gambar tanda tangan anda dan tampalkannya ke bahagian tandatangan. Pilihan dakwat untuk tandatangan berwarna biru atau hitam.
Sekiranya anda menandatangani surat atas nama seseorang, tulis "pp:" sebelum tandatangan anda. "pp" adalah singkatan per pemerolehan, yang bermaksud "wakil" atau "bagi pihak"
Langkah 3. Masukkan nama dan maklumat hubungan anda dengan menaip
Di bawah tandatangan anda, sertakan maklumat anda termasuk nama, tajuk, nombor telefon, alamat e-mel, dan cara perhubungan lain yang sesuai. Gunakan baris baru untuk setiap jenis maklumat.
Langkah 4. Tambahkan inisial jurutaip
Sekiranya orang yang menaip huruf dan pengarangnya adalah orang yang berbeza, anda mesti menambahkan inisial jurutaip di bawah blok tandatangan. Kadang-kadang, inisial penulis surat juga disertakan. Oleh itu, siapa yang mengerjakan surat itu akan jelas.
- Sekiranya anda hanya memasukkan inisial taip, tuliskan dengan huruf kecil, misalnya, mj.
- Sekiranya anda juga memasukkan inisial pengarang, tuliskan huruf besar dengan huruf awal pengetik dalam huruf kecil, misalnya, RW: mj. Gaya lain menambah garis miring antara inisial, seperti, RW / mj.
Langkah 5. Sertakan maklumat lampiran
Sekiranya anda melampirkan dokumen tambahan untuk semakan penerima, catat beberapa baris di bawah maklumat hubungan yang menyatakan nombor dan jenis dokumen yang dilampirkan. Contohnya, tulis: "Lampiran (2): resume, brosur." Atau, dengan gaya tradisional, tulis keterangan lampiran di bahagian atas surat, di bawah tarikh.
Anda juga dapat menyingkat "Lampiran" dengan "Lampu"
Langkah 6. Sertakan salinan maklumat
Sekiranya anda menghantar salinan surat itu kepada orang lain, anda mesti memasukkannya ke dalam surat tersebut. Ini dinyatakan dengan mengetik "cc:" atau "Copy" di bawah baris "Attachment", bersama dengan nama dan judul penerima salinan ("cc" bermaksud salinan penghargaan, tetapi di masa lalu itu bermaksud salinan karbon ketika surat masih ditaip pada mesin taip dan disalin dengan kertas karbon).
- Contohnya, tulis: "cc: Mari Santi, Timbalan Pengarah Pemasaran"
- Sekiranya anda menambah lebih dari satu nama, sejajarkan nama kedua dengan nama pertama, tetapi tanpa "cc:"
Bahagian 4 dari 4: Melengkapkan Surat
Langkah 1. Buat suntingan
Penyampaian adalah elemen utama profesionalisme. Pastikan penerima dapat melihat anda dengan mudah sebagai orang yang berkebolehan dan bertanggungjawab dengan menyunting surat anda dan memeriksa kesilapan. Gunakan pemeriksa ejaan dalam pemproses kata anda, tetapi jangan lupa membacanya dengan teliti sebelum menghantar.
- Tanyakan pada diri sendiri, apakah surat itu jelas dan ringkas? Adakah perenggan lebih panjang daripada 3-4 ayat? Sekiranya demikian, tentukan sama ada anda boleh membuang pernyataan yang tidak diperlukan.
- Sekiranya surat itu sangat penting, anda mungkin perlu meminta rakan atau rakan sekerja membacanya. Kadang-kadang orang lain dapat membantu mengesan kesalahan bahasa atau kekokohan yang mungkin tidak anda sedari.
Langkah 2. Jangan simpan halaman dengan stapler
Sekiranya surat anda terdiri dari beberapa halaman, stapler tidak boleh digunakan. Sekiranya anda ingin memastikan halamannya teratur, klipkannya bersama-sama dengan klip kertas di sudut kiri atas.
Langkah 3. Hantar
Sekiranya anda menghantar surat itu melalui surat, gunakan sampul surat perniagaan. Sekiranya ada, gunakan sampul surat dengan logo syarikat anda. Tulis alamat pengirim dan alamat penerima dengan kemas. Lipat huruf ke tiga sehingga penerima membuka bahagian atas terlebih dahulu sebelum membuka bahagian bawah. Pastikan anda meletakkan setem yang mencukupi, kemudian hantarkan.
- Sekiranya anda merasakan bahawa tulisan tangan anda tidak bagus dan tidak sesuai dengan persona profesional anda, taipkan alamat di pemproses kata anda dan cetak di sampul surat.
- Sekiranya surat itu mendesak dan / atau tergesa-gesa, pertimbangkan untuk menghantarnya melalui kurier.
- Sekiranya anda ingin menghantarnya melalui e-mel, ubah dulu ke HTML atau simpan sebagai PDF supaya formatnya tidak berubah. Namun, alangkah baiknya jika surat itu dikirim secara fizikal.
Petua
- Gunakan pen berkualiti untuk menandatangani huruf.
- Balas surat dengan pantas. Sekiranya anda tidak dapat membalas dalam seminggu, sampaikan kepada penerima dan beritahu dia bila dia boleh menunggu balasan anda.
- Tekankan sisi positif. Bercakap tentang apa yang boleh anda lakukan, bukan apa yang anda tidak boleh lakukan. Contohnya, jika produk tidak ada stok, jangan beritahu pelanggan bahawa anda tidak dapat memenuhi pesanan mereka. Sebaliknya, katakan bahawa produk ini sangat popular dan telah habis dijual. Kemudian beritahu mereka bila anda dapat memenuhi pesanan mereka.
-
Sekiranya anda menulis surat yang rumit, tulis garis besarnya terlebih dahulu.
- Tulis topik yang ingin anda bahas, tidak perlu memikirkan pesanannya.
- Untuk setiap topik, buat senarai kata kunci, contoh, hujah, dan fakta.
- Perhatikan relevansi setiap topik dalam senarai dengan tujuan dan penerima surat.
- Buang bahagian yang tidak diperlukan.
- Susun maklumat mengikut urutan yang terbaik untuk pembaca.
Amaran
- Jangan gunakan bahasa memuji. Pujian yang tulus dapat diterima, tetapi pujian yang terlalu banyak bermakna bahawa di tempat kerja, anda bergantung pada pujian, bukan kecekapan.
- Jangan gunakan bahasa tumpul atau memaksa. Ingat, anda cuba memperbaiki atau memulakan hubungan perniagaan melalui surat ini.
