Semasa menghantar surat ke kotak pos, atau Kotak Pos, perbezaan utama ialah anda menuliskan nombor Peti Surat tertentu dan bukannya alamat biasa. Mulakan dengan menulis nama penerima pada baris pertama, diikuti dengan nama perniagaan atau syarikat yang diwakilinya, jika ada. Tulis nombor Peti Surat di bawahnya, diikuti dengan kota, wilayah, dan poskod. Untuk memastikan penghantaran yang cepat dan tepat, pastikan format alamat mematuhi garis panduan yang dijelaskan oleh perkhidmatan pos di kawasan anda.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Menghantar Surat atau Pakej
Langkah 1. Mula menulis alamat penghantaran di tengah sampul surat
Nama dan alamat orang atau entiti yang dimaksudkan surat itu mesti ditulis di hadapan dan di tengah. Menempatkan maklumat penting ini di tempat yang jelas akan menjadikan surat lebih mudah disusun dan dihantar.
Sekiranya alamat penghantaran tidak jelas atau ditulis di tempat yang salah, e-mel tersebut mungkin menerima pengendalian yang salah
Langkah 2. Tulis nama depan dan belakang penerima pada baris pertama
Dalam kebanyakan situasi, ini cukup untuk mendapatkan surat itu ke tangan kanan. Anda juga boleh memasukkan inisial tengah nama orang itu jika anda mengenalinya. Sekiranya terdapat kekeliruan mengenai siapa surat itu ditujukan, lebih baik menggunakan nama lengkapnya.
- Surat yang ditujukan kepada "John Alexander Smith" cenderung tidak diterima oleh orang yang salah daripada surat yang ditujukan kepada "John Smith."
- Untuk sebisa mungkin, masukkan identiti penerima beserta tajuk rasmi, seperti "Puan", "Dr.", atau "Jr", jika perlu.
Langkah 3. Tuliskan nama syarikat atau organisasi
Sekiranya anda menghantar surat kepada wakil kumpulan, nama kumpulan ini mesti dimasukkan selepas nama individu. Sebagai contoh, 2 baris pertama alamat surat yang dihantar ke entiti perniagaan akan kelihatan seperti- "John A. Smith / ACME Innovations Inc."
Tidak perlu memasukkan maklumat pengenalan tambahan, seperti tajuk rasmi atau keterangan pekerjaan orang itu
Langkah 4. Masukkan nombor Peti Surat
Alamat kotak pos selalu diawali dengan perkataan "PO Box" diikuti dengan nombor kotak individu, biasanya 2-5 digit. Perkhidmatan Pos Amerika Syarikat menghendaki pengirim tidak menyertakan tanda baca semasa menulis alamat Peti Surat. Contohnya, tulis "PO Box", bukan "P. O. Kotak."
- Banyak perniagaan (dan beberapa individu) menerima e-mel di peti mel dan bukannya alamat biasa, yang bermaksud anda hanya perlu menghantar e-mel ke satu alamat, bukan keduanya.
- Cara PO Box berfungsi sedikit berbeza di setiap negara. Hasilnya, pilihan penghantaran dengan nombor yang sama mungkin tidak tersedia semasa anda menghantar surat atau bungkusan ke peringkat antarabangsa.
Langkah 5. Tambahkan bandar, wilayah dan poskod pada baris terakhir
Akhirnya, tulis secara terperinci kawasan di mana surat itu akan dihantar. Pisahkan kota dan wilayah atau wilayah dengan koma, dan berikan jarak antara wilayah dan poskod. Di beberapa kawasan, seperti Perancis dan beberapa kawasan di Kanada, poskod mungkin ditulis sebelum nama bandar.
- Gunakan singkatan 2 huruf untuk negara bagian atau wilayah seperti yang ditentukan oleh peraturan pejabat pos, seperti "Los Angeles, CA" atau "New York, NY."
- Sekiranya anda ingin menghantar surat itu ke alamat antarabangsa, masukkan nama negara di baris tepat di bawah nama bandar dan poskod.
Bahagian 2 dari 2: Lengkapkan Maklumat Penghantaran yang Diperlukan
Langkah 1. Ketahui nombor Peti Surat yang tidak diketahui
Anda boleh mendapatkan alamat fizikal orang atau entiti yang ingin anda hantar dengan melakukan carian internet pantas. Alamatnya juga boleh dicetak di suatu tempat pada bungkusan bungkusan yang anda beli. Alamat akan dipaparkan sebagaimana mestinya ditulis pada surat itu. Oleh itu, jika ragu, salin betul-betul seperti yang tertera.
- Sekiranya anda mengirim surat sebagai balasan, anda boleh mendapatkan nombor Peti Surat di baris pertama atau kedua alamat pengembalian di sudut kiri atas sampul surat.
- Hubungi Perkhidmatan Direktori atau hantarkan borang permintaan Freedom of Information Act (FOIA) untuk nombor Peti Surat yang tidak disenaraikan secara terbuka.
Langkah 2. Gunakan tulisan yang senang dibaca
Setelah selesai menulis alamat di surat tersebut, perhatikan tulisan tangan anda dan pastikan jelas. Ingat bahawa surat anda sedang dikendalikan, disusun, dan dikirim oleh orang lain, yang seharusnya dapat membacanya dalam sekelip mata.
- Sentiasa gunakan huruf bercetak untuk menuliskan maklumat. Huruf kursif dan indah lain sukar difahami.
- Menulis dalam semua huruf besar boleh membantu jika tulisan tangan anda cenderung kelihatan tergesa-gesa atau tidak kemas.
- Sekiranya anda tidak pasti sama ada alamatnya mudah dibaca oleh orang asing, tulis semula dengan menggunakan sampul surat yang baru.
Langkah 3. Tuliskan alamat pengembalian
Tulis alamat anda sendiri di sudut kiri atas sampul surat atau bungkusan. Alamat pengembalian mestilah sama dengan alamat tujuan atau sedikit lebih kecil. Jika tidak, ia boleh disalahtafsirkan sebagai alamat tujuan.
Tuliskan alamat yang paling mudah dihubungi
Langkah 4. Letakkan setem
Tampal setem atau label penghantaran prabayar di sudut kanan atas untuk membayar penghantaran. Pastikan cap atau label tidak merangkumi kedua-dua alamat, atau maklumat penghantaran.
- Gunakan kalkulator pos untuk mengira kos penghantaran, atau minta pertolongan kerani.
- Surat antarabangsa juga mungkin memerlukan pengeposan tambahan atau borang khas. Borang ini mesti dilengkapkan dan dihantar dalam talian sebelum bungkusan dihantar.
Langkah 5. Periksa sebarang kesilapan
Sebelum menghantar surat, tinjau maklumat yang anda tulis dan pastikan betul. Sangat penting bahawa anda memastikan perincian nombornya betul. Setelah anda berpuas hati dengan surat anda, masukkan ke dalam peti surat atau bawa ke pejabat pos untuk penghantaran.
Penghantar penghantaran mungkin memahami apa yang anda maksudkan jika anda membuat kesalahan tipografi seperti "Indianapolis, IN", tetapi jika nombor Peti Surat atau poskod tidak betul, surat itu mungkin akan dikirim ke lokasi lain atau gagal sama sekali
Petua
- Tulis alamat penerima menggunakan pen atau penanda kekal dalam dakwat gelap. Elakkan menggunakan pensil.
- Jauhkan tulisan anda dengan ukuran yang tetap agar maklumat di sampul surat tidak kelihatan berantakan.
