Laporan perniagaan adalah salah satu kaedah komunikasi yang paling berkesan dalam dunia perniagaan masa kini. Faedah laporan perniagaan adalah banyak. Syarikat atau individu boleh menggunakan laporan perniagaan untuk membuat keputusan penting. Sekiranya anda ingin menulis laporan perniagaan yang baik, pelajari bagaimana dan faham tujuan penulisan laporan.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Tentukan jenis laporan perniagaan yang ingin anda tulis
Langkah 1. Gunakan laporan perniagaan untuk menyampaikan idea
Laporan ini disebut "laporan justifikasi / cadangan". Anda boleh menggunakan laporan ini untuk berkongsi idea dengan pengurus atau pengarah anda. Biasanya, anda perlu menyediakan ringkasan dan isi laporan. Ringkasan adalah kaedah menyampaikan idea. Badan ini mengandungi maklumat mengenai faedah, kos, risiko, dan maklumat lain yang berkaitan dengan idea anda.
Contohnya, anda ingin membeli pencetak untuk bahagian anda. Untuk meyakinkan pengurus bahawa pencetak benar-benar diperlukan, sediakan laporan pembenaran / cadangan untuk mengemukakan permintaan pembelian pencetak secara rasmi kepada pihak pengurusan
Langkah 2. Kemukakan risiko yang menyertai peluang perniagaan
"Laporan penyiasatan" membantu para pembuat keputusan untuk mempertimbangkan risiko yang harus dihadapi ketika mereka ingin mengambil tindakan tertentu sehingga pihak pengurusan dapat mengantisipasi dampak yang tidak diinginkan. Laporan ini terdiri daripada pengenalan, badan, dan kesimpulan. Kata pengantar mengandungi maklumat penting mengenai masalah yang sedang disiasat. Badan itu mengandungi penjelasan mengenai fakta dan hasil siasatan. Kesimpulannya mengandungi ringkasan laporan.
Contohnya, syarikat farmaseutikal X ingin bekerjasama dengan syarikat farmaseutikal Y yang menghadapi masalah. Syarikat X tidak mahu bekerjasama dengan syarikat yang kini atau mengalami masalah kewangan. Oleh itu, syarikat X mencari maklumat lengkap mengenai syarikat Y dan kemudian menyediakan laporan penyiasatan untuk membincangkan data kewangan syarikat Y dengan pengarah kewangan
Langkah 3. Kemukakan maklumat kepatuhan kepada agensi kerajaan
Laporan ini, yang biasanya disebut sebagai "laporan kepatuhan", berguna dalam menunjukkan pertanggungjawaban korporat dengan membuktikan kepada lembaga pemerintah (kota, provinsi, pusat, dll.) Bahawa pengurusan bekerja sesuai dengan undang-undang / peraturan yang berlaku dan mengurus keuangan menurut prosedur. Laporan ini terdiri daripada pengenalan, badan, dan kesimpulan. Kata pengantar mengandungi penjelasan mengenai topik utama yang diliputi dalam laporan. Batang itu mengandungi data, fakta, dan maklumat lain yang perlu diketahui oleh agensi kerajaan. Kesimpulannya mengandungi ringkasan laporan.
Sebagai contoh, dewan pengarah syarikat insurans kerajaan mesti menunjukkan kepada menteri kewangan bahawa pengurusan syarikat dijalankan sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku pada tahun 2019. Untuk ini, dewan pengarah menyediakan tahunan laporan pematuhan untuk membentangkan aktiviti syarikat sepanjang 2019
Langkah 4. Kemukakan idea atau projek yang dicadangkan
Laporan yang berisi penjelasan untuk menentukan apakah suatu ide diterima atau ditolak disebut "laporan kelayakan". Laporan ini terdiri daripada ringkasan dan badan. Ringkasannya mengandungi idea, sementara badan menggariskan faedah, kemungkinan masalah, kos, dan masalah lain yang berkaitan dengan idea yang dicadangkan. Pengurusan boleh menggunakan laporan kemungkinan untuk menjawab soalan berikut:
- Bolehkah projek ini disiapkan mengikut anggaran kewangan?
- Adakah projek ini menguntungkan?
- Bolehkah projek ini disiapkan mengikut jadual yang telah ditentukan?
Langkah 5. Kemukakan hasil kajian yang diperoleh melalui kajian
"Laporan penyelidikan" membentangkan hasil kajian terperinci mengenai masalah atau masalah yang sangat spesifik. Laporan ini terdiri dari abstrak (ringkasan), kata pengantar, kaedah yang digunakan, hasil penyelidikan, kesimpulan, dan cadangan. Semasa membuat laporan, anda mesti memberitahu hasil kajian yang dijadikan rujukan.
Sebagai contoh, pihak pengurusan ingin melakukan kajian yang melibatkan semua kakitangan untuk memutuskan sama ada perlu atau tidak untuk melarang pekerja merokok di kantin syarikat. Orang yang menjalankan kajian akan menulis laporan mengenai hasil penyelidikan
Langkah 6. Bantu syarikat memperbaiki dasar, produk, atau prosedurnya melalui pengawasan yang konsisten
Kemudian, sediakan "laporan berkala" yang ditulis setiap jangka masa tertentu, misalnya mingguan, bulanan, suku tahunan, dll. Laporan ini menunjukkan tahap kecekapan, keuntungan / kerugian syarikat, dan data lain untuk jangka masa tertentu.
Sebagai contoh, pemilik farmasi akan meminta jurujualnya untuk menyampaikan laporan penjualan bulanan setiap 3 bulan berikutnya
Langkah 7. Sediakan laporan sekiranya terdapat situasi tertentu
Berbeza dengan laporan berkala, "laporan situasional" ditulis untuk keperluan khusus, seperti hanya memberikan informasi dalam pertemuan atau melaporkan upaya untuk mengatasi bencana alam. Laporan ini terdiri daripada pengenalan, badan, dan kesimpulan. Pendahuluan mengandungi penjelasan mengenai peristiwa yang dilaporkan dan memberikan gambaran ringkas mengenai isu-isu yang dibincangkan dalam badan laporan. Sebagai kesimpulan, terangkan penyelesaian yang telah dan akan dijalankan.
Sebagai contoh, gabenor meminta walikota memberikan laporan situasional setelah taufan berlaku di kawasan di bawah tanggungjawabnya
Langkah 8. Kemukakan beberapa penyelesaian untuk menyelesaikan masalah tersebut
"Laporan penanda aras" membentangkan beberapa pilihan penyelesaian untuk membuat keputusan. Mengikut tujuannya, penulis mengesyorkan beberapa tindakan yang perlu dilakukan. Laporan ini terdiri daripada pengenalan, badan, dan kesimpulan. Kata pengantar menerangkan tujuan penulisan laporan. Badan itu menyatakan keadaan atau masalah yang dihadapi bersama dengan beberapa pilihan penyelesaian. Kesimpulan memberikan penyelesaian terbaik.
Contohnya, syarikat automotif ingin membina kilang di Asia. Semasa menulis laporan penanda aras, senaraikan maksimum 3 negara mengikut keperluan syarikat dan cadangkan lokasi terbaik dalam kesimpulannya
Bahagian 2 dari 2: Menulis Laporan Perniagaan
Langkah 1. Tentukan tujuan penulisan dan format laporan
Tanya diri anda mengapa anda ingin menulis laporan perniagaan. Pilih jenis laporan dalam senarai di atas mengikut objektif yang ingin dicapai.
- Apa pun alasannya, pastikan anda menetapkan matlamat yang pendek dan jelas. Pembaca laporan menjadi keliru jika perumusan objektif dibuat lama sehingga kredibiliti laporan tersebut diragui.
- Contohnya, jabatan anda memerlukan dana promosi tambahan. Semasa menulis laporan, fokus pada anggaran perbelanjaan promosi yang ada sekarang dan kemukakan rancangan kerja yang berkesan untuk memanfaatkan dana tambahan tersebut.
Langkah 2. Pertimbangkan khalayak yang akan membaca laporan tersebut
Pembaca laporan mungkin berasal dari luar syarikat (bukan pekerja) atau dari dalam syarikat. Semasa menulis laporan, pertimbangkan seberapa baik pembaca memahami atau mempunyai maklumat mengenai isu yang dibincangkan. Juga, fikirkan betapa bermanfaatnya maklumat yang disampaikan dalam laporan kepada pembaca.
- Sesiapa yang akan membaca laporan, aspek kewangan selalu menjadi keutamaan bagi pengurusan atau pelanggan.
- Contohnya, anda ingin melaksanakan program pembahagian pekerjaan di bahagian anda. Untuk ini, anda perlu menulis laporan perniagaan yang akan dibaca oleh pengarah personel, pengarah operasi, dan ketua pegawai eksekutif. Pertimbangkan kemungkinan mereka sudah mengetahui tentang program tersebut sehingga anda dapat memberikan maklumat yang relevan dalam laporan tersebut. Sekiranya pihak pengurusan tidak pernah membincangkan program pembahagian pekerjaan, laporan anda adalah maklumat dan berguna. Sekiranya syarikat telah merancang program ini, laporan anda tidak akan berkesan dan kurang meyakinkan.
Langkah 3. Tentukan apa yang perlu dipelajari
Langkah paling sukar semasa menyediakan laporan perniagaan adalah tidak menulis. Membuat kesimpulan dan mengumpulkan data sokongan adalah yang paling sukar. Anda perlu mempunyai pelbagai kemahiran, misalnya mengumpulkan data dan menganalisis pasaran. Apa yang anda dan pihak pengurusan perlu ketahui agar dapat membuat keputusan yang tepat mengenai topik yang diliputi dalam laporan anda?
Langkah 4. Kumpulkan data yang relevan untuk menulis laporan
Pastikan data sokongan yang anda berikan adalah hasil kajian. Jika tidak, anda boleh kehilangan kredibiliti. Pengumpulan data juga ditentukan oleh jenis laporan yang akan ditulis. Pastikan anda menggunakan data yang tepat dan relevan dengan tujuan penulisan laporan.
- Data dari sumber dalaman biasanya lebih cepat dikumpulkan. Sebagai contoh, data penjualan produk boleh diminta dari jabatan penjualan melalui telefon. Oleh itu, data tersebut segera diterima dan dimasukkan dalam laporan.
- Data luaran boleh didapati dari syarikat. Sekiranya jabatan lain telah mengumpulkan dan menganalisis data pengguna, minta supaya anda tidak perlu membuat kajian sendiri. Data yang diperlukan mesti disesuaikan dengan bidang perniagaan, tetapi penulis laporan perniagaan biasanya tidak perlu melakukan penelitian terlebih dahulu.
- Sebagai contoh, jika anda ingin menulis laporan justifikasi / cadangan, lakukan penyelidikan untuk mengetahui faedah idea yang dikemukakan dan kemudian memasukkan hasil penyelidikan dalam laporan tersebut.
Langkah 5. Tentukan cara menyusun laporan sebelum menulis
Keputusan ini dipengaruhi oleh tujuan penulisan laporan. Contohnya, cara menyediakan laporan pematuhan dan laporan kemungkinan berbeza. Mulakan menulis apabila anda dapat mengetahui bagaimana menyusun laporan.
- Isih data sokongan ke dalam beberapa kumpulan. Laporan perniagaan biasanya mengandungi banyak data dan maklumat. Membahagi data ke dalam kumpulan adalah kunci untuk berjaya menulis laporan perniagaan yang baik. Sebagai contoh, tunjukkan data penjualan secara berasingan dari data pelanggan dan sertakan tajuk untuk setiap rangkuman data.
- Menyusun laporan dengan menyusun data rangkuman mengikut tajuk agar senang dibaca dan difahami. Oleh itu, data yang dikemukakan dapat menyokong tujuan utama penulisan laporan.
- Kadang kala, anda perlu menunggu orang lain menganalisis atau memasukkan data. Semasa menunggu, anda boleh memproses set data yang lengkap.
Langkah 6. Buat kesimpulan dan berikan cadangan khusus
Pastikan anda membuat kesimpulan logik menggunakan data yang terdapat dalam laporan. Terangkan tindakan yang perlu diambil berdasarkan kesimpulan ini.
Setiap penyelesaian yang anda cadangkan mesti diikuti oleh tindakan tertentu yang dapat diukur. Jelaskan sebarang perubahan pada deskripsi pekerjaan, jadual, atau peruntukan dana yang diperlukan untuk melaksanakan rancangan kerja baru. Pastikan cadangan anda disokong oleh data yang membuktikan bahawa pengurusan dapat mencapai sasaran dengan melaksanakan penyelesaian yang disajikan dalam laporan
Langkah 7. Sediakan ringkasan eksekutif
Ringkasan ini akan menjadi halaman pertama laporan perniagaan, tetapi ditulis pada akhir. Ringkasan eksekutif adalah kaedah untuk membentangkan hasil kajian dan kesimpulan untuk memberikan gambaran mengenai isi laporan jika seseorang tidak mempunyai masa untuk membacanya hingga akhir. Sebagai gambaran, ringkasan eksekutif adalah seperti treler filem atau abstrak tesis.
Laporan ini disebut ringkasan eksekutif kerana eksekutif yang sibuk hanya boleh membaca ringkasan ini. Sampaikan maklumat penting kepada atasan dalam 200-300 perkataan dalam bentuk ringkasan eksekutif. Dia boleh membaca lebih lanjut jika dia ingin mengetahui perinciannya
Langkah 8. Gunakan infografik untuk menyampaikan data tertentu
Kadang kala, anda perlu memberikan data kuantitatif menggunakan grafik atau carta. Kemukakan data dengan pelbagai warna untuk menjadikannya lebih menarik dan senang difahami. Gunakan titik peluru, nombor berurutan, atau jadual untuk menjadikan data lebih mudah dibaca. Langkah ini menjadikan persembahan data kelihatan berbeza untuk menunjukkan kepentingannya.
- Biasanya, gambar menjadikan laporan perniagaan kelihatan lebih menarik. Laporan kelihatan monoton jika hanya mengandungi teks dan angka. Kemukakan infografik yang relevan dan berguna, tetapi jangan keterlaluan.
- Tulis maklumat dalam kotak di halaman yang hampir keseluruhan teks, tidak ada jadual atau nombor. Halaman teks penuh cenderung membosankan. Ringkasan maklumat penting boleh ditunjukkan dalam kotak.
Langkah 9. Senaraikan sumber maklumat
Bergantung pada jenis penyelidikan yang anda lakukan, anda mungkin perlu menyenaraikan penyedia maklumat. Dalam laporan perniagaan, bibliografi atau halaman sumber bertujuan untuk memberikan maklumat kepada pembaca jika dia ingin memeriksa atau mencari data lain.
Gunakan format yang betul semasa memasukkan petikan dalam laporan mengikut jenis perniagaan
Langkah 10. Periksa laporan 2 kali
Anda tidak kelihatan serius ketika anda melaporkan kesalahan ejaan atau tatabahasa. Kesalahan ini menimbulkan kebolehpercayaan kajian anda. Sebagai tambahan, kemukakan maklumat yang jelas dan jelas.
- Contohnya, jangan gunakan perkataan yang sukar difahami atau ayat yang terlalu panjang.
- Elakkan pelbagai perbualan.
- Sekiranya pembaca laporan berada dalam perniagaan yang sama, anda mungkin menggunakan istilah jargon atau teknikal, tetapi jangan keterlaluan.
- Biasanya, laporan perniagaan ditulis menggunakan suara pasif. Laporan ini adalah salah satu contoh yang menunjukkan bahawa menulis menggunakan ayat pasif lebih baik daripada ayat aktif.
- Semasa memeriksa laporan, kesalahan dapat diabaikan kerana anda mengetik sendiri. Minta rakan sekerja yang menyokong membaca laporan anda dan kemudian meminta maklum balas. Lebih baik mengetahui kesalahan daripada rakan sekerja, daripada atasan. Manfaatkan input rakan sebaya untuk meningkatkan laporan sambil mengambil kira cadangan.
Langkah 11. Buat jadual kandungan
Tulis laporan perniagaan mengikut format rasmi dengan membuat daftar isi yang berguna sebagai rujukan ketika mencari halaman tertentu. Sertakan nombor halaman setiap bahagian laporan dalam jadual kandungan, terutama ringkasan dan kesimpulan eksekutif.
Langkah 12. Masa untuk mengikat laporan
Cara terbaik untuk memperbaiki laporan yang memberikan ulasan penuh berguna adalah dengan mengikatnya sebaik mungkin, misalnya menggunakan wayar spiral, pengikat, atau penutup kadbod. Oleh itu, laporan itu kelihatan kemas dan menarik sehingga orang lain ingin membacanya hingga akhir.
