Laporan mingguan biasanya digunakan di banyak perniagaan dan di lingkungan penjualan runcit, atau dalam projek penyelidikan dan magang. Tulis laporan mingguan yang ringkas dan ringkas sehingga bos anda mempunyai gambaran yang jelas mengenai kemajuan yang telah anda buat.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyusun Maklumat
Langkah 1. Kenal pasti tujuan laporan
Walaupun anda mesti menyerahkan laporan mingguan sebagai sebahagian daripada tugas, tujuan laporan itu sendiri bukanlah untuk menjaga pekerjaan. Mengetahui sebab mengapa bos anda meminta laporan mingguan akan membantu anda menentukan dengan tepat maklumat apa yang harus disertakan dalam laporan dan apa yang paling penting.
- Biasanya, laporan ditulis untuk memastikan pengurus sentiasa mengetahui status projek yang sedang anda jalani atau untuk membantu mereka membuat keputusan.
- Sebagai contoh, jika anda seorang pengurus kedai runcit, anda mungkin diminta untuk menyerahkan laporan mingguan yang merangkum penjualan minggu tersebut. Majikan menggunakan laporan ini untuk menilai prestasi kedai, tahap harga, dan pesanan yang diterima.
- Sekiranya anda mengemukakan laporan mingguan untuk projek magang atau penyelidikan, tujuan laporan ini adalah untuk menunjukkan kepada atasan atau instruktur anda sejauh mana kemajuan anda dan berkongsi kejayaan dan penemuan besar.
Langkah 2. Tentukan siapa yang akan membaca laporan itu
Mengetahui siapa khalayak anda adalah mustahak untuk merancang laporan. Sekiranya anda tidak tahu siapa yang akan membaca laporan (dan mengapa), anda tidak mempunyai cara untuk mengetahui maklumat apa yang paling penting.
- Mengenal pasti khalayak anda juga akan membantu anda memahami bagaimana laporan anda harus disusun dan bahasa apa yang harus digunakan. Sebagai contoh, anda mungkin menulis laporan yang benar sekiranya penonton adalah sekumpulan kanak-kanak berumur lima tahun daripada jika anda menulisnya untuk eksekutif syarikat besar.
- Anda juga akan mendapat gambaran yang lebih jelas mengenai apa yang sudah diketahui oleh penonton anda dan apa yang perlu anda jelaskan dengan lebih terperinci atau perlu memberikan sumber rujukan tambahan. Contohnya, jika anda menulis laporan mingguan mengenai masalah undang-undang dan akan dibaca oleh sekumpulan peguam, tidak perlu memberikan ringkasan terperinci mengenai undang-undang. Walau bagaimanapun, ringkasan seperti itu mungkin diperlukan jika anda menulis laporan mengenai perkara itu untuk eksekutif atau pentadbir yang tidak mempunyai pengetahuan undang-undang.
- Sekiranya laporan diperlukan untuk magang, projek penyelidikan, atau aktiviti akademik lain, ingatlah bahawa penonton bukan pensyarah atau instruktur anda, walaupun laporan itu akan diserahkan kepada mereka. Untuk mencari khalayak dalam konteks ini, fokus pada sifat projek anda dan disiplin anda secara keseluruhan.
Langkah 3. Beri keutamaan kepada perkara utama laporan
Walaupun anda harus memastikan laporan anda sesingkat mungkin, khalayak anda tidak akan membaca semuanya. Untuk menjawabnya, anda harus meletakkan maklumat yang paling penting, atau hasil akhir, pada awal laporan.
- Sebagai contoh, jika laporan bertujuan untuk membandingkan dan membezakan tiga jenama peralatan yang berbeza dan mencadangkan yang anda rasa paling sesuai untuk keperluan syarikat, kesimpulannya harus ditulis pada awalnya. Kemudian, anda boleh memberikan penjelasan mengapa.
- Secara umum, halaman pertama laporan harus mengandungi ringkasan hasil, cadangan, atau kesimpulan. Gunakan laporan yang selebihnya untuk menggali lebih mendalam dan pembaca akan membaca lebih lanjut jika mereka merasakan keperluan atau ingin memperluas pemahaman mereka tentang penemuan anda.
Langkah 4. Ketahui "takdir" yang biasanya dialami oleh laporan
Dalam kebanyakan kes, laporan mingguan dihasilkan untuk keperluan penyimpanan data dan akan difailkan di arkib yang sesuai. Laporan mingguan jarang dibaca secara keseluruhan dalam kebanyakan konteks dan anda tidak boleh mengharapkan sebaliknya.
- Namun, jangan gunakan fakta ini sebagai alasan untuk memalsukan laporan atau mengusahakannya sehingga berkualiti rendah. Laporan mesti menggambarkan diri anda dan etika kerja anda. Laporan yang dibuat secara perlahan cenderung mendapat perhatian dan mengatakan "Saya tahu anda tidak akan membacanya" bukan alasan untuk menghasilkan produk kerja yang tidak standard.
- Walaupun laporan secara keseluruhan harus berkualiti tinggi dan ditulis dengan baik, fokus pada bahagian laporan yang kemungkinan besar dibaca oleh khalayak. Bahagian ini biasanya merupakan ringkasan atau cadangan eksekutif. Anda harus menulisnya tanpa sedikit pun kesalahan.
- Perlu diingat bahawa pegawai atasan tidak membaca keseluruhan isi laporan bukan kerana tidak berminat atau kerana tidak penting. Orang dalam jawatan pengurusan kanan atau eksekutif sangat sibuk dan mereka mahir mengumpulkan maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan yang cekap. Mereka tidak akan membaca keseluruhan laporan kecuali benar-benar diperlukan, tetapi akan menyimpannya sekiranya mereka mahu membacanya semula nanti.
Bahagian 2 dari 3: Memformat Laporan
Langkah 1. Minta sampel
Banyak syarikat mempunyai format standard untuk laporan mingguan dan pengurus atau eksekutif mungkin terbiasa menerima maklumat dengan cara ini. Menggunakan format yang berbeza boleh menyebabkan kekecewaan dan kekeliruan.
- Ini sangat penting dalam penyediaan laporan penjualan. Pengurus terbiasa melihat laporan secara sepintas lalu dan mengetahui di mana di halaman mereka akan menemui nombor atau maklumat tertentu. Penggunaan format yang berbeza menjadi ukuran yang tidak berkesan kerana mereka terpaksa membaca keseluruhan laporan untuk mencari maklumat yang mereka perlukan.
- Periksa dengan pembantu tadbir untuk melihat apakah ada templat yang boleh anda gunakan untuk menulis laporan. Dengan cara itu, anda tidak perlu membuatnya dari awal dengan aplikasi pemprosesan kata. Banyak syarikat mempunyai templat dokumen dengan tetapan yang tepat, termasuk margin, tabel, gaya perenggan, dan fon.
Langkah 2. Pertimbangkan kaedah penghantaran
Sekiranya anda menyerahkan laporan sebagai dokumen bercetak atau sebagai lampiran e-mel, formatnya akan berbeza daripada jika anda menulisnya sebagai sebahagian daripada teks e-mel.
- Contohnya, jika anda menghantar laporan sebagai lampiran e-mel, anda mesti memasukkan ringkasan eksekutif dalam teks e-mel. Dengan cara ini, pembaca tidak perlu membuka lampiran untuk memahami aspek utama laporan anda.
- Sekiranya anda menyerahkan laporan anda sebagai dokumen fizikal, kemungkinan besar anda perlu menyertakan surat lamaran atau halaman judul agar laporan dapat dikenali dan diajukan dengan tepat.
- Terlepas dari bagaimana Anda mengirimkan laporan Anda, pastikan nama Anda disertakan di semua halaman, dan semua halaman diberi nombor dalam format "X of Y" (baca: halaman X dari Y total). Helaian laporan dapat disebarkan dengan mudah dan dengan sekilas, seseorang harus dapat mengetahui apakah laporan itu lengkap dan siapa yang membuatnya.
- Anda boleh memasukkan maklumat yang diperlukan dengan mudah sebagai header (header) di setiap halaman. Sebagai contoh, tajuk boleh membaca seperti berikut “Laporan Penjualan Sarita Hakim, Ahad 23, h. 3 dari 7 ".
Langkah 3. Sertakan ringkasan eksekutif
Ringkasan eksekutif adalah ringkasan ringkas keseluruhan laporan, biasanya hanya satu atau dua perenggan, dengan beberapa ayat untuk setiap bahagian laporan. Idea umum adalah bahawa seorang eksekutif dapat membaca ringkasan ini, dan selagi sesuai dengan jangkaan awalnya mengenai masalah ini, dia dapat mengambil tindakan tanpa membaca lebih lanjut.
- Semasa membuat ringkasan eksekutif, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas agar mudah difahami. Elakkan istilah atau istilah khusus yang memerlukan penjelasan, walaupun anda tahu bahawa khalayak anda sangat memahami istilah tersebut.
- Tulis ringkasan eksekutif di akhir, setelah anda menyelesaikan semua bahagian lain dalam laporan. Lagipun, anda tidak dapat meringkaskan sesuatu yang belum ditulis. Walaupun anda sudah mempunyai garis besar terperinci mengenai apa yang hendak ditulis dalam laporan anda, perkara boleh berubah semasa proses penulisan.
Langkah 4. Buat struktur untuk perenggan dan bahagian laporan
Setelah anda memahami format yang akan digunakan untuk menulis laporan, buat garis besar untuk bahagian laporan yang sesuai dengan tujuan laporan.
- Periksa garis besar untuk memastikan semuanya mengalir secara logik dari satu bahagian ke bahagian lain dan pastikan garis besarnya dirancang agar sesuai dengan khalayak yang telah dikenal pasti untuk laporan tersebut.
- Secara umum, laporan ini akan merangkumi ringkasan eksekutif, pengenalan, kesimpulan dan cadangan, penemuan dan perbincangan, dan senarai rujukan. Anda boleh menyertakan lampiran yang mengandungi data yang relevan, serta daftar isi untuk laporan yang lebih panjang. Walau bagaimanapun, laporan mingguan biasanya tidak begitu lama.
- Setiap bahagian laporan membahas topik tertentu. Di bahagian itu, setiap perenggan membahas satu idea. Sebagai contoh, jika satu bahagian laporan mempunyai judul "Jenama Popular Kanak-kanak", anda boleh menulis perenggan yang terpisah untuk setiap jenama. Sekiranya anda membuat perbezaan antara pakaian lelaki dan perempuan, buatlah subseksyen (dengan sari kata yang tepat) untuk setiap jenama, kemudian satu perenggan yang membincangkan pakaian lelaki yang ditawarkan oleh jenama itu dan perenggan lain untuk pakaian kanak-kanak perempuan.
Langkah 5. Buat halaman tajuk atau surat lamaran jika perlu
Laporan yang lebih pendek mungkin tidak memerlukan halaman tajuk yang terpisah, tetapi laporan yang lebih panjang harus menyertakan halaman khusus yang mengidentifikasi anda sebagai pengarang laporan dan menjelaskan secara ringkas tujuan laporan tersebut.
- Halaman tajuk berbeza dari ringkasan eksekutif dan pada dasarnya merangkumi maklumat yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pentadbiran sehingga laporan dapat diajukan dengan baik.
- Majikan mungkin mempunyai halaman pengantar khas yang diperlukan untuk laporan mingguan. Sekiranya demikian, pastikan anda menggunakan format yang betul.
- Sekurang-kurangnya, halaman judul harus merangkumi tajuk atau keterangan laporan (mis. "Laporan Jualan Mingguan"), nama anda dan nama penyumbang lain, nama syarikat, dan tarikh anda menyelesaikan atau menyerahkan laporan.
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Bahasa Kuat
Langkah 1. Buat tajuk dan sari kata yang berkesan
Tajuk dan tajuk utama membolehkan pembaca mencari bahagian tertentu dari laporan yang menarik minat mereka atau apa yang ingin mereka baca untuk mendapatkan lebih banyak maklumat sokongan mengenai kesimpulan atau cadangan anda.
- Pastikan tajuk dan sari kata menerangkan kandungan di bahagian atau subseksyen secara langsung dan tepat.
- Sebagai contoh, semasa menyusun laporan penjualan mingguan, anda mungkin menyertakan bahagian yang membincangkan "Trend Pakaian Wanita", "Trend Fesyen Lelaki", dan "Jenama Anak Popular". Dalam bahagian tersebut, anda boleh meletakkan sari kata untuk menyoroti trend tertentu atau jenama popular.
- Gunakan pembinaan tatabahasa yang sama untuk semua tajuk supaya laporannya logik dan konsisten. Sebagai contoh, jika judul pertama berbunyi "Membangun Pijakan Pakaian Lelaki", tajuk kedua harus "Memimpin Trend Pakaian Wanita" bukan seperti "Angka Penjualan Pakaian Wanita".
Langkah 2. Tulis laporan menggunakan ayat yang jelas dan ringkas
Penulisan ringkas dengan ayat yang disusun dalam urutan "subjek-kata kerja-objek" standard memberikan kejelasan pemikiran dan memberi kredibiliti kepada cadangan dan kesimpulan anda.
- Setelah menulis versi pertama laporan, baca dengan teliti dan hapuskan semua bahasa yang tidak perlu. Cari tindakan untuk setiap ayat dan tempat yang melakukan tindakan di sebelah kata kerja. Fikirkan setiap ayat seolah-olah mengatakan "siapa yang melakukan apa".
- Keluarkan ayat yang tidak perlu dan gunakan frasa jeda seperti "selain dari", "dengan tujuan", atau "dalam urutan".
- Anda mungkin berfikir bahawa gaya penulisan ini membosankan, tetapi tujuan menulis laporan mingguan bukanlah untuk menghiburkan. Gaya ini paling berkesan untuk menyampaikan pandangan anda dan menyampaikan maklumat kepada pembaca.
Langkah 3. Pastikan tulisan anda objektif dan tidak berat sebelah
Saranan anda harus berdasarkan bukti konkrit, bukan pendapat atau perasaan. Meyakinkan pembaca dengan fakta yang kuat dan jelas.
- Elakkan kata sifat dan kata lain yang tidak perlu, dan frasa yang mempunyai konotasi negatif atau positif. Sebaliknya, fokus pada penulisan hujah berdasarkan fakta.
- Sebagai contoh, katakan anda mengesyorkan promosi untuk salah seorang jurujual dalam laporan mingguan anda. Sokong cadangan dengan fakta yang menunjukkan bahawa pekerja itu layak, dan bukannya menuliskan perincian subjektif atau emosi. Ungkapan "Sari mempunyai penjualan yang tinggi secara konsisten di kedai kami, walaupun dia hanya bekerja 15 jam seminggu" akan lebih baik daripada "Sari adalah pekerja saya yang paling ramah dan selalu mencuba yang terbaik, walaupun dia harus membataskan waktu untuk menjaganya ibu yang sakit."
Langkah 4. Gunakan perkataan yang kuat
Semasa menulis dengan suara aktif, anda menggunakan satu perkataan yang memberitahu pembaca apa tindakan yang berlaku dalam ayat, iaitu kata kerja. Gunakan kata kerja pendek dan kuat yang menggambarkan dengan jelas tindakan yang sedang berlaku.
- Pilih kata kerja yang mudah. Contohnya, "penggunaan" lebih baik daripada "penggunaan".
- Kata kerja yang menerangkan proses, seperti berfikir, mengetahui, memahami, dan mempercayai, kadang-kadang diperlukan, tetapi umumnya kurang kuat daripada kata kerja yang menggambarkan tindakan. Anda mungkin perlu menggali lebih dalam pernyataan dan mengubahnya menjadi tindakan. Contohnya, anda mungkin menulis "Saya yakin penjualan kami akan meningkat dalam beberapa bulan ke depan." Ubah suai pernyataan dan ketahui mengapa anda mempercayainya. Kemudian, anda boleh menulis ayat yang membawa kepada tindakan seperti, “Secara historis, penjualan meningkat pada musim cuti. Saya meramalkan penjualan akan meningkat pada bulan November dan Disember."
- Untuk mengekalkan penulisan yang berorientasikan tindakan, periksa laporannya dan cuba hapus preposisi dan gantikan dengan kata kerja yang lebih kuat. Sebagai contoh, "konsensus umum" dapat disederhanakan menjadi "konsensus", dan jika seseorang "memberikan perlindungan", kesan itu dibuat lebih kuat dengan mengatakan dia "melindungi".
Langkah 5. Elakkan suara pasif
Semasa anda menulis dengan suara pasif, anda kurang menekankan orang yang melakukannya dan lebih menekankan pada objek tindakannya. Walaupun dalam beberapa kes diperlukan untuk alasan politik atau diplomatik, penggunaan suara pasif sering menghasilkan tulisan yang tidak jelas dan membingungkan.
- Suara aktif memberi penghargaan kepada orang yang melakukan tindakan tersebut dan menunjukkan kepada pembaca laporan yang bertanggungjawab untuk tindakan tersebut. Untuk memahami mengapa ini penting, bayangkan bahawa anda membaca artikel tentang kebakaran yang mengatakan, "Nasib baik, semua kanak-kanak diselamatkan." Identiti orang (atau orang) yang menyelamatkan anak-anak adalah penting. Sekiranya kalimat itu berbunyi "Imam tempatan, Bapa Johan, bolak-balik melalui api yang mengepung rumah anak yatim dan menyelamatkan semua anak-anak", sekarang anda tahu siapa yang layak mendapat pujian sebagai pahlawan dalam situasi itu.
- Kalimat aktif juga penting untuk bertanggungjawab terhadap tindakan yang mungkin membawa akibat negatif. Sekiranya anda menulis, "Kesalahan telah berlaku" dalam laporan anda, atasan anda ingin mengetahui siapa yang melakukan kesalahan tersebut sehingga dia dapat memberikan hukuman yang sesuai. Sekiranya anda melakukan kesalahan maka mengakui dan bertanggungjawab atas perbuatan itu akan sangat membantu anda.
- Untuk mencari dan menghilangkan ayat pasif dalam penulisan, cari kata kerja yang bermula dengan "di-". Apabila anda menjumpainya, kenal pasti tindakan dalam ayat, cari siapa yang melakukannya, dan gerakkannya ke awal dan tengah ayat.
Langkah 6. Sampaikan maklumat menggunakan elemen visual
Jadual dan grafik lebih senang dibaca dan diikuti daripada perenggan yang memberikan maklumat yang sama, terutamanya jika maklumat yang hendak disampaikan terdiri daripada banyak nombor.
- Pilih elemen visual yang tepat untuk menyampaikan maklumat kepada pembaca dengan cara yang berguna bagi mereka dan mencerminkan tujuan laporan.
- Sebagai contoh, anda boleh memilih grafik garis untuk menunjukkan trend peningkatan penjualan jaket bulu. Cara penyampaian maklumat ini akan lebih berkesan untuk menunjukkan kenaikan daripada jadual dengan jumlah jaket bulu yang dijual setiap bulan kerana jadual tersebut memerlukan pembaca untuk melihat semua nombor, membandingkannya dan menyedari bahawa terdapat peningkatan. Semua itu dapat dilakukan dengan hanya memaparkan grafik garis sederhana.
- Perlu diingat bahawa mata tertarik pada elemen visual. Pastikan elemen-elemen ini kelihatan kemas dan teratur, dan diletakkan pada kedudukan yang betul di bahagian atas halaman. Anda hanya menunjukkan elemen visual yang penting untuk cadangan atau kesimpulan anda.
Langkah 7. Hilangkan jargon
Setiap industri atau disiplin akademik mempunyai istilah tertentu yang tidak dapat dielakkan, serta kata kunci yang mendapat populariti dari buku atau artikel terkenal. Walaupun kadangkala bermanfaat, kata-kata ini biasanya tidak memberi nilai tambah atau gagal menyampaikan mesej dengan berkesan.
- Menulis senarai kata kunci industri biasa supaya anda tidak menggunakannya terlalu banyak dalam laporan anda boleh berguna. Apabila laporan selesai, anda boleh mencari kata-kata ini dalam dokumen dan menggantinya jika perlu.
- Perlu diingat bahawa bagi pembaca, penggunaan kata kunci yang bergaya secara berlebihan tidak bermaksud anda "berpengetahuan" di lapangan, tetapi menimbulkan kesan sebaliknya. Secara amnya, eksekutif dan pengurus lebih tua dan telah melihat ratusan perkataan seperti itu datang dan pergi. Sekiranya anda menggunakannya terlalu banyak, mereka akan menganggap anda malas dan tidak tahu apa yang anda bicarakan, atau hanya berusaha menarik perhatian mereka.
- Anda juga harus mengelakkan penggunaan istilah yang terlalu rumit. Contohnya, jika anda menulis laporan yang meringkaskan masalah undang-undang, itu tidak bermakna anda harus memberikannya dengan banyak istilah hukum.
Langkah 8. Lakukan pemeriksaan watak dengan teliti
Laporan yang penuh dengan kesalahan tipografi dan tatabahasa tidak selesa bagi pembaca dan menggambarkan gambaran negatif anda. Rangka laporan lebih awal sebelum tarikh akhir sehingga anda mempunyai cukup masa untuk melakukan pemeriksaan watak yang tepat.
- Jalankan program tatabahasa dan ejaan pada aplikasi pemprosesan kata yang anda gunakan. Program ini akan melewatkan banyak kesalahan, terutama kesalahan ketik yang mengakibatkan kesalahan homofonik (misalnya mengetik "sarat", ketika anda ingin menulis "kondisi").
- Melakukan pemeriksaan watak dengan berhati-hati secara terbalik (belakang ke depan) adalah kaedah yang baik untuk memastikan anda tidak terlepas kesilapan. Lebih-lebih lagi, jika anda sudah biasa dengan apa yang ingin anda tulis, anda akan melewati kesilapan seperti kehilangan kata kerana otak menyelesaikannya secara automatik. Ini tidak akan berlaku jika anda memeriksanya dari belakang ke depan.
- Membaca laporan dengan lantang adalah kaedah lain yang berkesan untuk mengesan kesalahan dan mengedit gaya penulisan. Sekiranya anda sukar membaca ayat atau perenggan tertentu, kemungkinan bahagian itu sukar difahami kerana pembaca juga akan mengalami kesukaran yang sama. Betulkan bahagian yang sukar sehingga dapat mengalir dengan lebih baik.
