Sekiranya anda memiliki perniagaan, anda mungkin perlu menulis surat kepada pelanggan. Anda mungkin menulis sesuatu untuk memberi tahu pelanggan mengenai acara atau spesial baru, atau anda mungkin menjawab aduan pelanggan bagi pihak syarikat. Terlepas dari alasan surat itu, anda harus selalu menjaga gaya profesional.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Memformat Surat Perniagaan
Langkah 1. Gunakan kepala surat profesional
Surat perniagaan akan menjadi representasi syarikat anda. Jadi ia mesti kelihatan berbeza dan berkualiti tinggi. Surat perniagaan juga harus mengandungi logo atau jenama syarikat anda.
Anda boleh membuat kop surat menggunakan sampel warna kop surat yang telah dirancang sebelumnya di Microsoft Word. Pastikan menggunakan logo atau jenama yang terdapat di kepala surat
Langkah 2. Buka program pemprosesan perkataan
Anda harus selalu menaip huruf perniagaan di komputer.
- Buat dokumen baru dan tetapkan sempadan 2.5 cm pada dokumen.
- Gunakan jenis huruf serif seperti Times New Roman, Georgia atau Ariel. Pastikan untuk selalu menggunakan ukuran fon yang tidak lebih besar dari 12 titik, dan tidak lebih kecil dari 10 poin. Surat perniagaan harus mudah dibaca kerana pemilihan huruf atau ukuran fon.
- Pastikan dokumen ditetapkan ke satu ruang.
Langkah 3. Laraskan bentuk bongkah
Bentuk blok adalah format yang paling biasa digunakan dalam huruf perniagaan. Borang ini juga yang paling senang disediakan dan diikuti. Setiap tajuk mesti diselaraskan dan mesti ada satu ruang antara setiap tajuk. Bermula di bahagian bawah dokumen, surat perniagaan anda harus mempunyai tajuk berikut:
- Tarikh hari ini, atau tarikh anda menghantar surat itu. Tarikh itu penting kerana dapat digunakan sebagai catatan anda dan nota penerima. Selain itu, tarikh juga boleh digunakan secara sah. Oleh itu, pastikan tarikhnya tepat.
- Alamat kembali. Bahagian ini mengandungi alamat anda yang diformat dalam gaya alamat standard. Sekiranya alamat anda sudah ada di kepala surat, anda boleh melangkau bahagian ini.
- Alamat di bahagian dalam. Bahagian ini mengandungi nama dan alamat orang yang menerima surat itu. Penggunaan perkataan Mr / Ms adalah pilihan. Jadi, sebagai contoh, jika anda menulis surat kepada Nina Marlina, anda boleh menulis Ms. pada namanya jika anda tidak pasti apakah status perkahwinannya.
- Salam. Salam boleh menggunakan perkataan "Dear Ms. Marlina" atau "Dear Nina Marlina". Sekiranya anda tidak pasti siapa yang akan membaca surat itu, gunakan kata "Hormat kami." Anda juga dapat menggunakan "Kepada Pihak Berminat", tetapi hanya sebagai usaha terakhir jika anda tidak tahu siapa penonton anda.
- Badan surat. Kami akan membincangkan perkara ini dengan lebih terperinci di bahagian seterusnya artikel.
- Surat lamaran, dengan tandatangan. Anda boleh menggunakan perkataan "Hormat", atau "Salam".
Bahagian 2 dari 2: Menulis Surat Perniagaan
Langkah 1. Kenal pasti khalayak anda
Gaya surat harus selalu profesional, tidak kira siapa penontonnya. Walau bagaimanapun, anda boleh menyesuaikan pilihan bahasa atau kata anda berdasarkan orang yang akan menerima surat anda. Sekiranya anda menulis untuk jabatan sumber manusia di syarikat lain, anda mungkin perlu menggunakan bahasa yang lebih formal. Tetapi jika anda menulis untuk pelanggan tertentu, anda boleh menggunakan bahasa yang lebih tidak formal atau santai.
- Mengenal pasti khalayak anda juga bermaksud bahawa anda akan mengelakkan kekeliruan di kalangan pendengar anda. Elakkan menggunakan istilah yang tidak akan difahami oleh pembaca anda. Pelanggan mungkin tidak mengetahui akronim yang digunakan untuk program ruang syarikat anda, misalnya, jadi elakkan menggunakannya dalam huruf.
- Peraturan nombor satu untuk menulis surat perniagaan yang baik adalah mestilah jelas, ringkas, dan sopan.
Langkah 2. Terangkan maksud huruf pada baris pertama
Pertimbangkan tujuan surat itu. Adakah untuk memberi tahu pelanggan mengenai lokasi baru anda di bahagian bandar yang baru? Adakah untuk mengingatkan pelanggan tentang bil atau baki yang belum dibayar? Atau untuk menjawab aduan pelanggan? Dengan mempertimbangkan matlamat ini, tulis baris pertama yang membolehkan pembaca mengetahui dengan segera tentang apa surat itu. Jangan menulis maksud surat yang tidak jelas. Langsung ke intinya.
- Mulakan dengan menggunakan "Saya" jika anda menyatakan pendapat anda sebagai pemilik perniagaan. Gunakan "kami" jika anda menulis atas nama syarikat atau organisasi.
- Fokus pada pernyataan langsung seperti: "Dengan surat ini kami memberitahu anda" atau "Dengan surat ini kami meminta." Anda juga boleh menggunakan pernyataan "I" jika anda menulis surat sebagai pemilik perniagaan. Contohnya: "Saya menghubungi anda kerana" atau "Saya baru-baru ini mendengar tentang … dan ingin mengetahui lebih lanjut mengenai …"
- Contohnya, jika anda (pemilik perniagaan) menulis kepada Nina Marlina mengenai bil yang belum dibayar sejak bulan lalu, mulakan surat dengan: "Saya menghubungi anda kerana anda mempunyai baki yang belum dibayar dalam akaun anda sejak Mac 2015."
- Atau, jika anda seorang pekerja di syarikat dan anda menulis untuk menjawab aduan pelanggan mengenai program ruang angkasa syarikat, mulakan surat dengan: "Kami telah menerima aduan anda mengenai program angkasa Mars kami."
- Sekiranya anda menulis surat untuk memberitahu pembaca bahawa mereka memenangi pertandingan, atau mereka mendapat tempat dalam program siswazah, mulakan dengan frasa seperti: "Saya dengan senang hati memberitahu anda bahawa …" atau "Kami Saya ingin memberitahu anda bahawa … ".
- Sekiranya anda memberitahu berita buruk, mulakan dengan ungkapan seperti: "Dengan hati yang berat, kami memberitahu anda bahawa …". Atau, "Setelah dipertimbangkan dengan teliti, saya telah memutuskan untuk tidak …".
Langkah 3. Gunakan ayat aktif, bukan ayat pasif
Kami menggunakan suara pasif sepanjang masa dalam ucapan biasa. Tetapi suara pasif dapat membuat tulisan anda kelihatan suram atau membingungkan. Kalimat aktif jauh lebih berkesan dalam huruf perniagaan kerana ia menunjukkan gaya bahasa yang lebih tegas.
- Contoh ayat pasif adalah: “Aduan apa yang dapat saya atasi untuk anda?” Subjek hukuman, iaitu pelanggan (“anda”), muncul di akhir ayat, bukan di awal kalimat.
- Contoh ayat aktif ialah: "Apa yang dapat saya lakukan untuk mengatasi aduan anda?" Versi kalimat ini, dengan suara aktif, jauh lebih jelas dan lebih mudah difahami oleh pembaca.
- Menggunakan suara pasif mungkin merupakan cara yang baik untuk menyampaikan mesej anda tanpa menarik perhatian ke titik yang salah atau tidak menyenangkan. Tetapi gunakan suara pasif hanya dalam kes ini. Secara umum, suara aktif jauh lebih berkesan dalam surat perniagaan.
Langkah 4. Rujuk peristiwa sebelumnya atau komunikasi sebelumnya dengan pembaca, jika ada
Anda mungkin telah menghubungi Nina Marlina pada awal bulan lalu dengan memberi amaran mengenai bilnya yang belum dibayar. Atau mungkin pelanggan telah menyatakan kekecewaan mereka dengan program angkasa lepas pada persidangan. Sekiranya anda pernah berhubung dengan pembaca sebelum ini, nyatakan itu. Ini akan mengingatkan pembaca mengenai kenalan anda sebelumnya dan menjadikan surat perniagaan lebih mendesak dan penting.
Gunakan frasa seperti: "Menurut surat saya sebelumnya mengenai bil anda yang belum dibayar …" atau "Terima kasih atas pembayaran anda pada bulan Mac." Atau "Mendengar masalah anda dengan program angkasa pada persidangan pada bulan Mei sangat berguna."
Langkah 5. Buat permintaan atau tawaran untuk pertolongan
Tunjukkan gaya bahasa yang positif kepada pembaca dengan membuat permintaan atau tawaran pertolongan yang sopan dalam bentuk hubungan kerja.
- Katakan anda pemilik perniagaan yang berusaha membuat pelanggan membayar bil. Gunakan frasa seperti: "Saya menghargai perhatian segera anda terhadap bil anda yang belum dibayar."
- Katakan anda menulis atas nama syarikat anda. Gunakan frasa seperti: "Kami ingin mengatur pertemuan tatap muka dengan anda dan ketua Sumber Manusia kami."
- Anda juga harus menawarkan untuk menjawab sebarang pertanyaan atau kebimbangan yang mungkin ada pada pembaca. Gunakan frasa seperti: "Saya dengan senang hati akan menjawab sebarang pertanyaan atau masalah yang anda ada mengenai penagihan anda" Atau, "Adakah anda ingin kami memberi anda lebih banyak maklumat mengenai program ini?"
Langkah 6. Ringkaskan surat itu
Tambahkan ajakan bertindak, di pihak anda, atau di pihak pembaca. Permintaan ini dapat menjadi permintaan pembayaran pada tanggal tertentu, atau catatan tentang mengatur pertemuan formal dengan pembaca.
- Tambahkan ayat untuk menghubungi penerima surat itu pada masa akan datang. "Saya berharap dapat berjumpa dengan anda dalam mesyuarat anggaran minggu depan." Atau "Saya tidak sabar untuk membincangkan perkara ini dengan anda semasa lawatan anda ke ibu pejabat kami."
- Catat semua dokumen yang anda sertakan bersama surat anda. Tambahkan frasa seperti "Melampirkan bil yang belum dibayar" atau "Melampirkan salinan program peluasan ruang kami."
- Tamatkan huruf dengan frasa penutup. Gunakan "Hormat" atau "Ikhlas" untuk pelanggan atau pelanggan.
- Gunakan "Salam" untuk surat rasmi kepada orang yang sama sekali tidak anda kenal.
- Cukup gunakan "Salam" atau "Hormat" jika anda menulis kepada seseorang yang anda kenal atau mempunyai hubungan kerja dengan anda.
Langkah 7. Betulkan hurufnya
Semua format dan penulisan yang teliti akan sia-sia sekiranya surat itu diisi dengan kesalahan ejaan!
- Cari setiap ayat yang menggunakan suara pasif, dan cuba ubah ayat menjadi ayat aktif.
- Perhatikan mana-mana ayat yang terlalu panjang atau tidak jelas dan langsung. Dalam huruf perniagaan, kurang biasanya lebih baik, jadi kurangkan panjang ayat anda jika boleh.
