Tidak kira apa jenis perniagaan yang anda jalani, berterima kasih kepada pelanggan anda adalah cara yang pasti untuk mengeratkan hubungan dan menjadikan mereka kembali. Setiap surat terima kasih yang anda tulis mestilah unik, tidak ada contoh yang tepat, tetapi ada garis panduan yang dapat membantu anda membuatnya tepat. Sekiranya anda ingin mengetahui cara menulis surat terima kasih sebagai ungkapan penghargaan kepada pelanggan, teruskan membaca artikel ini.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyusun Surat
Langkah 1. Tuliskan nama pelanggan dengan betul di bahagian pembukaan
Banyak kajian menunjukkan bahawa kebanyakan pesanan kepada pelanggan tidak berkesan sekiranya nama pelanggan tidak dieja dengan betul. Pastikan untuk menulis nama pelanggan di bahagian atas surat terima kasih mengikut ejaan yang ditulis oleh pelanggan untuk namanya.
Langkah 2. Tentukan alasan untuk membuat nota terima kasih
Buatlah sejelas mungkin. Tidak apa-apa mengatakan sesuatu yang umum seperti "terima kasih kerana membeli-belah" tetapi lebih baik menyebutkan apa yang dibeli oleh pelanggan dan bagaimana ia dihantar. Ini mengingatkan pelanggan tentang hubungan unik mereka dengan kedai anda.
- Ini adalah peluang anda untuk mengucapkan terima kasih yang tulus. Menambah beberapa petikan mengenai perbualan anda dengan pelanggan adalah baik.
- Cuba sebisa mungkin untuk tidak mengulangi perkara yang sama dalam setiap surat atau itu akan menjadikannya seperti ucapan terima kasih yang dikirimkan kepada semua orang.
Langkah 3. Sertakan soalan maklum balas
Surat terima kasih adalah kaedah terbaik untuk mengemukakan soalan maklum balas untuk memastikan pelanggan merasa mereka dilayan dengan baik. Pengendalian susulan yang baik sering membuat pelanggan kembali dan ini bagus untuk perniagaan anda. Anda tidak perlu memberi reaksi berlebihan terhadap perkara ini, tetapi memperhatikan keperluan pelanggan adalah bahagian penting dalam perkhidmatan.
- Nyatakan harapan anda bahawa pelanggan akan menyukai barang yang dibeli, dan anda sudah bersedia untuk melayani sekiranya mereka mempunyai pertanyaan atau aduan.
- Tanyakan apakah ada yang boleh anda lakukan untuk membuat pelanggan berasa lebih puas.
Langkah 4. Sertakan jenama produk anda
Adalah lebih baik jika nama syarikat, logo atau maklumat lain yang berkaitan dengan jenama anda dicetak di alat tulis. Ini berguna dalam memberi gambaran yang baik mengenai perniagaan anda.
- Sekiranya anda menulis nota terima kasih pada kad, pastikan anda menyebut nama kedai anda.
- Sekiranya menggunakan alat tulis syarikat dengan logo syarikat dicetak dengan jelas, tidak perlu menyebut nama kedai anda dalam surat tersebut.
- Sekiranya terima kasih dihantar melalui e-mel, nama dan logo syarikat mesti disertakan di bawah tandatangan anda.
Langkah 5. Pilih ucapan penutup yang betul
Bahagian ini harus sesuai dengan hubungan yang anda miliki dengan pelanggan dan kesan yang ingin anda buat untuk perniagaan anda. Contohnya, "ikhlas" kadang-kadang terlalu formal untuk digantikan dengan "salam" atau ungkapan tidak rasmi yang lain. Ucapan penutup lain yang bersifat peribadi tetapi biasa digunakan dalam dunia perniagaan juga sering digunakan.
Langkah 6. Tandatangan surat dengan tangan
Sentiasa berusaha meletakkan tanda tangan pada setiap huruf. Syarikat besar biasanya sukar untuk memaparkan surat yang kelihatan peribadi. Bahkan tandatangan yang dihasilkan komputer masih lebih baik daripada nama yang diketik, kerana sepertinya surat itu dikirimkan secara peribadi.
Bahagian 2 dari 3: Menggunakan Gaya Yang Tepat
Langkah 1. Jangan tergoda untuk menyerlahkan lagi produk anda
Anda menulis untuk mengucapkan terima kasih kepada pelanggan kerana membeli-belah dengan anda, jadi tidak perlu lagi mempromosikannya. Andaikan anda berjaya dalam hal ini. Buat pelanggan merasa menjadi sebahagian daripada syarikat.
- Frasa seperti "kami harap anda berbelanja lagi dalam masa terdekat" terlalu umum; lebih baik menghilangkan ungkapan ini. Jangan mengatakan sesuatu yang tidak akan anda katakan kepada rakan anda.
- Jangan menyebut kelebihan barang, jadual promosi, atau perkara lain seperti iklan.
Langkah 2. Hantarkan surat menggunakan cap pos
Walaupun anda menghantar beratus-ratus surat, lebih baik tidak menggunakan setem langganan. Ini akan memberi tahu pelanggan bahawa anda telah mengirim banyak surat terima kasih, dan membuat mereka merasa kurang istimewa. Kenyataannya adalah bahawa surat terima kasih anda boleh berakhir dalam timbunan surat yang tidak diperhatikan.
Langkah 3. Tuliskan alamat dalam tulisan tangan jika boleh
Sekali lagi, semakin peribadi anda dengan surat terima kasih, kesan yang lebih baik akan dibuat. Sekiranya anda tidak dapat menulisnya sendiri, minta orang lain menulisnya. Walaupun anda tidak menuliskan alamatnya, pelanggan akan terkesan dengan tulisan tangan.
Langkah 4. Sertakan maklumat hubungan anda dan terbuka untuk komunikasi
Pastikan nombor telefon dan alamat anda tercantum dalam surat, dan ajak pelanggan untuk menelefon jika mereka mempunyai sebarang pertanyaan. Sekiranya mereka menghubungi anda, bersiaplah untuk segera menjawabnya.
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Format yang Betul
Langkah 1. Tulis huruf dengan tangan
Mencetak surat dalam format standard seperti menghantar brosur kepada pelanggan. Daripada membuat pelanggan merasa istimewa dan dihargai, ia sebaliknya dan membuat orang merasa kesal. Pertimbangkan untuk membuat nota terima kasih tulisan tangan peribadi.
- Sekiranya anda mempunyai banyak nota terima kasih untuk ditulis, minta kakitangan untuk membantu. Ini sangat membantu menjimatkan masa.
- Sekiranya anda tidak dapat menyiapkan ucapan tulisan tangan, anda perlu mencari cara untuk menjadikan surat itu lebih peribadi. Sekurang-kurangnya nama pelanggan dan tandatangan sebenar anda mesti disertakan dalam setiap huruf.
- Dalam beberapa kes, boleh mengirim nota terima kasih melalui e-mel dan bukannya mengirim surat. Ini dapat dilakukan sekiranya anda mempunyai hubungan baik dengan pelanggan. Kuncinya adalah memastikan bahawa e-mel ditulis secara peribadi dan ikhlas. Sekiranya ada kemungkinan e-mel anda ditafsirkan sebagai iklan, lebih baik menghantarnya dengan tangan.
Langkah 2. Pilih kertas huruf yang baik untuk menulis nota terima kasih
Kad ucapan dan kertas surat boleh digunakan untuk menulis nota terima kasih dalam suasana perniagaan. Sekiranya anda tidak banyak menulis, kad ucapan yang banyak terdapat di kedai alat tulis dapat membuat pelanggan anda merasa istimewa. Jika tidak, gunakan kertas tebal yang bagus dengan logo syarikat anda di kepala surat.
- Elakkan jenis kertas biasa untuk menulis nota terima kasih.
- Pilih kad ucapan yang sesuai untuk sebarang acara perniagaan. Sekiranya perniagaan anda unik dan santai, tidak perlu menggunakan kad berwarna yang menggambarkan jiwa syarikat anda. Jangan memilih kad dengan gambar atau mesej yang terlalu peribadi.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk menghantar hadiah
Sekiranya anda ingin memberikan lebih banyak penghargaan, anda boleh menghantar hadiah dengan sedikit ucapan. Ini tidak selalu harus dilakukan, tetapi boleh disediakan untuk pelanggan khas. Hadiah mestilah kecil dan berguna. Sediakan item yang mewakili syarikat anda atau sesuatu yang sama sekali tidak berkaitan tetapi sesuai.
- Hadiah kecil seperti penanda buku, magnet, gula-gula, t-shirt, atau sijil hadiah.
- Hadiah bermula dari IDR 250,000 hingga IDR 500,000. Harap maklum bahawa beberapa syarikat sekarang mempunyai peraturan tanpa hadiah.
