Dalam dunia perniagaan, mencapai sasaran perniagaan tidak bermaksud mengorbankan kesopanan atau keramahan. Sebenarnya, tingkah laku yang baik sering disertai dengan amalan perniagaan yang bijak. Pengakuan adalah salah satu contoh yang baik untuk menggambarkannya; tingkah laku yang baik juga berguna untuk mengeratkan hubungan, menarik perhatian, dan mencipta kenangan tentang anda dalam dunia perniagaan yang kompetitif. Walau bagaimanapun, mengimbangkan keramahan dan profesionalisme tidak selalu. Langkah-langkah berikut menawarkan cara mudah untuk melaksanakan tugas yang mencabar (tetapi umumnya berguna) ini.
Langkah
Kaedah 1 dari 1: Menulis Terima Kasih Anda Sendiri
Langkah 1. Jangan berlengah
Dalam hampir semua situasi perniagaan, kelebihan terbesar untuk mengirim ucapan terima kasih adalah bahawa ia memberikan kesan positif yang berkekalan di benak rakan perniagaan, bakal majikan, pelanggan, atau pemberi dana. Semakin lama anda menangguhkan menghantar nota terima kasih setelah temu duga kerja, kontrak, atau prestasi kerja, semakin berkesan.
Langkah 2. Pilih format yang betul
Secara amnya, surat kertas lebih baik daripada surat elektronik. Sekiranya anda mewakili syarikat tertentu, mengetik nota terima kasih menggunakan kop surat rasmi adalah pilihan yang paling profesional. Walau bagaimanapun, kad tulisan tangan memberikan kesan peribadi dan mungkin merupakan pilihan yang baik dalam situasi tertentu - contohnya, jika anda pemilik perniagaan kecil atau ketika mengucapkan terima kasih atas sumbangan yang besar. Ucapan tulisan tangan juga merupakan pilihan yang baik untuk mengucapkan terima kasih kepada bakal majikan setelah anda ditemu ramah untuk jawatan tertentu. Sekiranya anda memilih untuk menulis ucapan dengan tangan:
- Pilih kad yang ringkas dan moden. Kad putih atau gading yang bertuliskan "Terima Kasih" di bahagian depan adalah pilihan yang selamat. Elakkan kad dengan ucapan bercetak di bahagian dalam dan kad dengan reka bentuk yang berlebihan atau "comel".
- Pertimbangkan tulisan tangan anda. Sekiranya anda tidak pasti mengenai kualiti atau kejelasan tulisan tangan anda, tunjukkan contoh tulisan rakan atau rakan sekerja. Sekiranya anda tidak dapat menulis dengan jelas dan kemas, latih sebelum menulis pada kad yang anda kirim. Sekiranya perlu, anda boleh meminta orang lain untuk menulis mesej anda (jangan lupa menandatanganinya sendiri).
- Sekiranya anda tidak dapat mencari alamat fizikal, e-mel atau e-mel adalah satu-satunya pilihan anda. E-mel adalah pilihan yang baik apabila - misalnya, ia digunakan sebagai saluran komunikasi utama antara anda dan orang yang anda ucapkan terima kasih. Kelemahan utama dari e-mel terima kasih adalah bahawa ia berisiko tidak dihantar atau diabaikan dan mungkin tidak menarik perhatian. Perlu diingat bahawa sebilangan orang (terutama eksekutif perniagaan) dapat menerima beratus-ratus e-mel dalam satu hari. Oleh itu, anda mungkin ingin membuat e-mel menarik, atau menghantar e-kad melalui laman web pihak ketiga. Singkatnya, jangan - ini akan menjadikan e-mel anda seperti iklan dan meningkatkan risiko mereka diabaikan atau dibuang. Pastikan e-mel anda pendek, ringkas, bijaksana dan sekali lagi tepat pada masanya. Adalah idea yang baik untuk menulis tajuk e-mel yang menerangkan maklumat khusus mengenai hubungan perniagaan anda atau objek terima kasih anda - sebagai contoh, "Terima kasih kerana mempertimbangkan permohonan pekerjaan saya."
Langkah 3. Pilih ucapan yang betul
Sekiranya ada satu orang tertentu yang anda tuju, hubungi orang itu dengan tajuk atau nama panggilan dan nama keluarga yang sesuai - misalnya, "Tuan Kinkaid yang terhormat." Apabila anda ingin mengucapkan terima kasih kepada lebih daripada satu orang, masukkan semua nama dan nama panggilan atau tajuk mereka di baris ucapan. Elakkan ucapan biasa seperti "Untuk perhatian Tuan / Puan". Tahap formaliti surat anda bergantung pada seberapa akrab hubungan anda dan jenis perniagaan yang anda lakukan dengan orang tersebut.
Langkah 4. Dalam ayat pembuka, ucapkan terima kasih dan nyatakan objek terima kasih dengan jelas
Tidak perlu kata pendahuluan dalam kalimat pembuka - hindari pembukaan seperti, "Saya menulis surat ini untuk mengucapkan terima kasih …" atau "Saya ingin mengucapkan terima kasih untuk …," dan pilih ayat yang ringkas dan mudah, "Terima kasih untuk menyokong projek khidmat masyarakat kami."
Penting untuk menyebutkan objek terima kasih, tetapi elakkan daripada menyebut wang secara langsung jika objek ucapan terima kasih adalah sumbangan. Ubah denominasi tunai dengan eufemisme seperti "kemurahan hati anda," "kebaikan anda," atau "sumbangan anda."
Langkah 5. Bincangkan kesan atau kepentingan langsung objek terima kasih
- Semasa berkomunikasi dengan pemberi dana, nyatakan apa yang dapat dicapai oleh syarikat anda menggunakan pemberian tersebut.
- Semasa berkomunikasi dengan majikan yang berpotensi setelah wawancara, anda mungkin ingin mengambil kesempatan ini untuk menyampaikan minat anda pada posisi yang anda cari. Namun, jangan gunakan catatan terima kasih sebagai alasan untuk menekankan mengapa anda "pilihan yang tepat untuk pekerjaan itu." Gunakan pendekatan yang sesuai seperti "Saya gembira dapat bertemu dengan anda dan sangat berminat dengan karya ini."
- Semasa berkomunikasi dengan rakan niaga atau penasihat, mengatakan sesuatu seperti "Senang bekerjasama dengan anda", atau "cadangan anda membantu kami mencapai sasaran prestasi tahunan jabatan kami," dapat memupuk hubungan positif dan menunjukkan keinginan untuk terus bekerjasama.
Langkah 6. Beri pujian, tetapi jangan keterlaluan
Bahagian ini kadangkala sangat sukar dilakukan semasa menulis nota terima kasih dan tidak selalu betul atau diperlukan. Gunakan frasa pujian umum - misalnya, "Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik," atau "Anda mempunyai kemahiran yang sangat tinggi dalam pengurusan akaun."
Langkah 7. Bercakap tentang masa depan
Di sini, anda dapat menyatakan keinginan anda untuk meneruskan hubungan perniagaan atau menjalin hubungan kerja jangka panjang. Semasa bercakap dengan bakal majikan, ini adalah peluang yang baik untuk menyatakan keyakinan anda terhadap keputusan yang akan dibuat syarikat. Anda boleh mengatakan "Saya menantikan balasan anda."
Langkah 8. Ulangi nota terima kasih anda
Gunakan ayat mudah untuk mengulangi ucapan terima kasih yang anda katakan tadi (tetapi gunakan perkataan yang berbeza). Sampaikan "Terima kasih sekali lagi untuk …".
Langkah 9. Tutup dengan ucapan dan tandatangan
Secara umum, adalah wajar untuk menggunakan "ikhlas" atau frasa yang setara untuk menutup ucapan terima kasih. Walaupun nota terima kasih anda ditaip, tandatangan selalu dengan pen. Untuk situasi tertentu, tulis tajuk atau tajuk dan nama syarikat anda di bawah nama anda.
Langkah 10. Periksa dan semak semula nota terima kasih anda
Bergantung pada keadaan, ucapan ini mestilah pendek dan agak sederhana (kira-kira setengah halaman semasa ditaip). Sekiranya agak lama, periksa untuk mengetahui sama ada anda menggunakan kata-kata yang tidak perlu - kecuali frasa "terima kasih", jangan ulangi perkara lain. Pastikan intonasi anda konsisten. Mintalah satu atau dua orang untuk memeriksa ayat dan ejaan anda, kerana kesalahan terkecil sekalipun dapat meninggalkan kesan negatif.
Langkah 11. Apabila anda yakin dengan ucapan terima kasih, hantarkan segera
Sekali lagi, masa adalah hakikat - semakin cepat anda menghantar nota terima kasih, semakin mendalam kesan anda.
Petua
- Jangan sertakan: maklumat peribadi atau berita mengenai perniagaan anda. Ingat, tujuan ucapan ini adalah untuk menyampaikan penghargaan dan terima kasih, bukan untuk memuji pencapaian anda. Juga, jangan gunakan catatan terima kasih sebagai peluang untuk mengiklankan diri sendiri atau syarikat. Sekiranya anda menulis "Sekiranya anda menyukai produk X kami, anda mungkin juga berminat dengan produk Y dan Z (kini sedang promosi!)" Terima kasih anda akan tidak tulus.
- Anda mungkin mahu memasukkan kad nama dengan ucapan anda, tetapi ini tidak diperlukan jika anda sudah mengenali orang tersebut atau telah memberikan kad perniagaan anda sebelumnya. Kadang-kadang sesuai untuk memasukkan kad nama ketika berkomunikasi dengan bakal majikan, tetapi ada kemungkinan besar anda akan tampil megah. Sekiranya anda tidak pasti, jangan lakukan itu - nama, tajuk dan maklumat hubungan anda semestinya sudah tersedia. Sekiranya nota terima kasih anda ditaip, anda boleh memasukkan maklumat ini di kepala surat, di sebelah kiri halaman, diikuti dengan nama dan alamat penerima dua ruang di bawah.
