Prosedur Operasi Standard (SOP) adalah dokumen yang terdiri daripada maklumat mengenai langkah-langkah melaksanakan tugas. SOP yang ada mungkin hanya perlu diubah dan diperbaharui, atau anda mungkin berada dalam senario di mana anda harus menulis dari awal. Nampaknya banyak kerja, tetapi sebenarnya senarai yang sangat, sangat, "sangat". Lihat Langkah 1 untuk memulakan.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Membuat Format SOP Anda
Langkah 1. Pilih format anda
Tidak ada yang betul atau salah dalam menulis SOP. Walau bagaimanapun, syarikat anda mungkin mempunyai sejumlah SOP yang boleh anda rujuk sebagai panduan untuk memformat, menggariskan cara pilihan untuk melaksanakan tugas. Sekiranya ini adalah kes anda, gunakan SOP yang ada sebagai templat. Sekiranya tidak demikian, anda mempunyai beberapa pilihan:
- Format langkah mudah. Ini adalah untuk prosedur rutin yang pendek, mempunyai beberapa kemungkinan hasil, dan langsung ke intinya. Selain daripada dokumentasi dan panduan keselamatan yang diperlukan, dokumen ini hanyalah senarai ayat mudah yang mengandungi perintah pelaksanaan untuk pembaca.
- Format langkah demi langkah. Ini biasanya untuk prosedur panjang - prosedur yang lebih dari sepuluh langkah, yang melibatkan beberapa pengambilan keputusan, penjelasan dan terminologi. Senarai ini secara amnya merupakan langkah utama dengan sub-langkah dalam urutan tertentu.
- Format carta alir. Sekiranya prosedur ini lebih menyerupai peta dengan hasil yang tidak terhingga, carta alir mungkin merupakan pertaruhan terbaik anda. Ini adalah format yang harus anda pilih jika hasilnya tidak selalu dapat diramalkan.
Langkah 2. Pertimbangkan pembaca anda
Terdapat tiga faktor utama yang perlu dipertimbangkan sebelum menulis SOP anda:
- Pengetahuan anda sebelum ini. Adakah mereka biasa dengan organisasi anda dan prosedurnya? Adakah mereka tahu terminologi? Bahasa anda harus sesuai dengan pengetahuan dan pelaburan pembaca.
- Kemahiran berbahasa pembaca anda. Adakah terdapat kemungkinan bahawa orang yang tidak memahami bahasa anda akan "membaca" SOP anda? Sekiranya ini mungkin, adalah idea yang baik untuk memasukkan gambar dan gambar rajah dengan kapsyen.
- Pembacaan anda. Sekiranya banyak orang membaca SOP anda sekaligus (masing-masing dengan peranan yang berbeza), anda perlu memformat dokumen seperti perbualan dalam permainan: pengguna 1 melakukan aksi, diikuti oleh pengguna 2, dan seterusnya. Dengan cara ini, setiap pembaca dapat melihat bagaimana mereka menjadi bahagian integral dari mesin perniagaan yang berjalan lancar.
Langkah 3. Pertimbangkan pengetahuan anda
Intinya adalah: Adakah anda orang yang tepat untuk menulis ini? Adakah anda tahu apa yang melibatkan proses ini? Adakah terdapat kemungkinan kesalahan? Bagaimana untuk menjadikannya selamat? Sekiranya tidak, anda mungkin lebih baik memberikannya kepada orang lain. SOP yang ditulis dengan buruk - atau bahkan tidak tepat - bukan sahaja dapat mengurangkan produktiviti dan boleh menyebabkan kegagalan organisasi, tetapi juga tidak selamat dan memberi kesan negatif kepada semua perkara dari pasukan anda ke persekitaran. Ringkasnya, ini bukan risiko yang harus anda ambil.
Sekiranya ini adalah projek yang diberikan kepada anda dan anda merasa anda harus (atau diwajibkan) untuk menyelesaikannya, jangan malu meminta bantuan mereka yang menyelesaikan prosedur sehari-hari. Melakukan temu ramah adalah bahagian biasa dalam proses penciptaan SOP
Langkah 4. Tentukan antara SOP pendek atau panjang
Sekiranya anda menulis atau mengemas kini SOP untuk sekumpulan individu yang biasa dengan protokol, terminologi dan lain-lain, dan akan mendapat manfaat daripada SOP ringkas dan ringkas yang lebih merupakan senarai semak, anda boleh menulisnya dalam bentuk singkatan.
Terlepas dari objektif asas dan maklumat yang relevan (tarikh, pengarang, nombor ID, dll.), Ini hanyalah senarai pendek langkah. Sekiranya butiran atau penjelasan tidak diperlukan, inilah cara anda harus melakukannya
Langkah 5. Ingat tujuan SOP anda
Yang jelas ialah anda mempunyai prosedur dalam organisasi anda yang berulang-ulang kali. Tetapi adakah sebab tertentu mengapa SOP ini berguna? Sekiranya ada penekanan pada keselamatan? Langkah pematuhan? Adakah SOP ini digunakan untuk latihan atau aktiviti harian? Berikut adalah beberapa sebab mengapa SOP anda penting untuk kejayaan pasukan anda:
- Untuk memastikan bahawa standard pematuhan dipenuhi
- Untuk memaksimumkan keperluan pengeluaran
- Untuk memastikan bahawa prosedur tersebut tidak mempunyai pengaruh buruk terhadap persekitaran
- Untuk memastikan keselamatan
- Untuk memastikan semuanya berjalan mengikut jadual
- Untuk mengelakkan kegagalan dalam pembuatan
-
Untuk digunakan sebagai dokumen latihan
Sekiranya anda tahu apa yang perlu dititikberatkan oleh SOP anda, akan lebih mudah untuk membina penulisan anda berdasarkan perkara-perkara tersebut. Lebih mudah untuk melihat betapa pentingnya SOP anda
Bahagian 2 dari 3: Menulis SOP anda
Langkah 1. Tutup bahan yang diperlukan
Secara umum, SOP teknikal terdiri daripada empat elemen yang "terpisah" dari prosedur itu sendiri:
- Tajuk muka surat. Ini termasuk 1) judul prosedur, 2) nomor pengenalan SOP, 3) tanggal dikeluarkan atau disemak semula, 4) nama agensi / bahagian / cabang tempat SOP diterapkan, dan 5) tandatangan mereka yang menyediakan dan meluluskan SOP. Bahagian ini boleh menggunakan format apa pun, selagi maklumat yang disampaikan jelas.
- senarai kandungan. Ini hanya perlu jika SOP anda cukup panjang, untuk memudahkan rujukan. Apa yang anda dapati di sini adalah kerangka standard sederhana.
- Jaminan Kualiti / Kawalan Kualiti. Prosedur bukanlah prosedur yang baik jika tidak dapat diperiksa. Siapkan bahan dan perincian yang diperlukan agar pembaca dapat memastikan mereka mendapat hasil yang mereka mahukan. Bahan ini mungkin merangkumi dokumen lain, seperti contoh penilaian prestasi.
-
Rujukan. Pastikan anda menulis semua rujukan yang digunakan atau penting. Sekiranya anda menggunakan rujukan SOP lain, pastikan untuk melampirkan maklumat yang diperlukan di lampiran.
Organisasi anda mungkin mempunyai protokol yang berbeza daripada SOP ini. Sekiranya terdapat SOP sebelumnya yang boleh anda gunakan, abaikan struktur ini dan ikuti prosedur yang telah dilakukan
Langkah 2. Untuk prosedur itu sendiri, pastikan anda memasukkan perkara berikut:
- Skop dan aplikasi. Dengan kata lain, ia menerangkan tujuan proses, batasannya, dan bagaimana proses itu digunakan. Meliputi standard, keperluan peraturan, peranan dan tanggungjawab, serta input dan output.
-
Metodologi dan prosedur.
Inti masalahnya - senaraikan langkah-langkahnya secara terperinci yang penting, termasuk peralatan yang diperlukan. Sertakan prosedur berurutan dan faktor membuat keputusan. Nyatakan "praduga" dan kemungkinan gangguan atau pertimbangan keselamatan.
- Penjelasan terminologi. Terangkan akronim, singkatan, dan semua frasa yang bukan istilah umum.
- Amaran kesihatan dan keselamatan. Untuk ditulis dalam bahagian yang berasingan dan bersama-sama dengan langkah-langkah ketika masalah berlaku. Jangan melangkau bahagian ini.
-
Peralatan dan bekalan.
Senarai lengkap perkara yang diperlukan dan bila dan di mana untuk mencari peralatan, piawaian peralatan, dll.
-
Amaran dan gangguan. Pada dasarnya, bahagian penyelesaian masalah. Senaraikan kemungkinan masalah yang boleh berlaku, apa yang harus diperhatikan, dan apa yang boleh mempengaruhi produk akhir yang ideal.
- Berikan setiap topik ini bahagiannya sendiri (umumnya ditunjukkan dengan angka atau huruf) agar SOP anda tidak mengandungi ayat panjang yang membingungkan dan untuk rujukan mudah.
- Ini bukan senarai lengkap, tetapi hanya sebahagian kecil dari langkah-langkah prosedur. Organisasi anda dapat menyebut aspek lain yang perlu diberi perhatian.
Langkah 3. Pastikan tulisan anda ringkas dan senang dibaca
Kemungkinan pembaca anda tidak memilih untuk membaca SOP ini untuk bersenang-senang. Anda mesti menyimpan dokumen ini pendek dan jelas - jika tidak, perhatian mereka akan beralih dan mereka akan mendapati dokumen tersebut menakutkan dan sukar difahami. Secara amnya, simpan ayat anda sesingkat mungkin.
- Inilah contoh buruk: Pastikan anda membersihkan semua habuk dari saluran udara sebelum mula menggunakannya.
- Contoh yang baik adalah seperti berikut: Keluarkan semua habuk dari saluran udara sebelum digunakan.
- Secara umum, jangan gunakan perkataan "awak". Perkataan ini harus tersirat. Bercakap dengan suara yang aktif dan mulakan ayat anda dengan kata kerja perintah.
Langkah 4. Sekiranya perlu, temu ramah pegawai yang terlibat dalam proses menyelesaikan tugas
Perkara terakhir yang anda mahu lakukan ialah menulis SOP yang tidak tepat. Anda membahayakan keselamatan, keberkesanan pasukan, masa mereka, dan anda menerangkan prosesnya tanpa pertimbangan sewajarnya - sesuatu yang mungkin disinggung oleh rakan sepasukan anda. Sekiranya perlu, ajukan soalan! Anda pasti ingin menulis prosedur yang tepat.
Anda boleh bertanya pelbagai sumber jika anda tidak tahu, untuk merangkumi semua peranan dan tanggungjawab. Seorang anggota pasukan tidak boleh mengikuti prosedur operasi standard atau anggota lain hanya boleh terlibat dalam sebahagian prosedur
Langkah 5. Pecahkan teks panjang menjadi rajah dan carta alir
Sekiranya anda memasukkan satu atau dua langkah tertentu yang menakutkan anda, buatlah carta atau rajah untuk memudahkan pembaca. Ini akan menjadikan dokumen lebih mudah dibaca dan memberi minda berhenti sejenak setelah berusaha memahami semuanya. Di samping itu, dokumen anda akan lebih lengkap dan ditulis dengan baik.
Jangan memasukkan carta atau gambar rajah hanya untuk memperkuat SOP anda; lakukan hanya apabila perlu atau jika anda cuba mengatasi masalah bahasa
Langkah 6. Pastikan setiap halaman mempunyai notasi dokumen kawalan
SOP anda kemungkinan besar salah satu daripada banyak - oleh itu, organisasi anda mungkin mempunyai semacam pangkalan data besar yang membuat katalog semua dengan sistem rujukan tertentu. SOP anda adalah sebahagian daripada sistem rujukan ini, dan oleh itu memerlukan jenis kod tertentu untuk dijumpai. Di sinilah nota berguna untuk anda.
Setiap halaman harus mempunyai tajuk pendek atau nombor ID, nombor semakan, tarikh, dan "halaman # dari #" di sudut kanan atas (dalam kebanyakan format). Anda mungkin memerlukan nota kaki (atau tulis notasi di atas dalam nota kaki), bergantung pada pilihan organisasi anda
Bahagian 3 dari 3: Memastikan Kejayaan dan Ketepatan
Langkah 1. Uji prosedur
Sekiranya anda tidak mahu menguji prosedur anda, anda mungkin belum menulisnya dengan baik. Minta seseorang yang mempunyai pengetahuan terhad mengenai proses (atau wakil pembaca umum) menggunakan SOP anda untuk membimbing mereka. Masalah apa yang mereka hadapi? Sekiranya ada, selesaikan masalah ini dan buat pembaikan yang diperlukan.
- Sebaiknya beberapa orang menguji SOP anda. Individu yang berlainan akan mengalami masalah yang berlainan, yang memungkinkan pelbagai jenis tindak balas (yang diharapkan dapat berguna)
- Pastikan untuk menguji prosedur pada seseorang yang tidak pernah melakukan prosedur sebelumnya. Setiap orang yang mempunyai pengetahuan sebelumnya akan bergantung pada pengetahuannya untuk melakukan langkah-langkah tugas dan bukan melalui SOP anda, sehingga tujuan anda tidak tercapai.
Langkah 2. Pastikan SOP anda disemak oleh orang yang melakukan prosedur
Pada akhirnya, pendapat ketua anda mengenai SOP tidak begitu penting. SOP ini penting bagi mereka yang benar-benar melakukan kerja yang berkaitan. Oleh itu sebelum anda menghantar SOP kepada bos, tunjukkan pekerjaan itu kepada orang-orang yang akan melakukan (atau telah melakukan) pekerjaan yang berkaitan. Apa pendapat mereka?
Melibatkan mereka dan membuat mereka merasa menjadi sebahagian daripada proses akan menjadikan mereka lebih cenderung untuk menerima SOP anda. Dan mereka mungkin mempunyai beberapa idea hebat
Langkah 3. Minta penasihat anda dan pasukan Jaminan Kualiti menyemak SOP
Setelah pasukan memberi anda lampu hijau, hantarkan kepada penasihat anda. Input yang mereka berikan untuk kandungan sebenarnya mungkin kurang, tetapi mereka akan memberitahu anda sama ada SOP anda memenuhi syarat format, jika anda terlepas apa-apa, serta protokol untuk memformalkan SOP dan memasukkannya ke dalam sistem.
- SOP langsung untuk kelulusan menggunakan sistem pengurusan dokumen untuk memastikan jejak audit kelulusan tersebut. Proses ini boleh berbeza dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Pada asasnya, anda mahu sesuatu memenuhi garis panduan dan peraturan.
- Tandatangan yang dibenarkan diperlukan walaupun kebanyakan organisasi sekarang tidak keberatan untuk menerima tandatangan elektronik.
Langkah 4. Setelah diluluskan, mulakan pelaksanaan SOP anda
Ini boleh menjadi latihan formal untuk pekerja yang berkenaan (latihan kelas, latihan berasaskan komputer, dll.) Atau ini boleh bermakna kertas SOP anda tergantung di bilik mandi. Apa pun, sebarkan karya anda! Anda bekerja keras untuk membuatnya. Sudah tiba masanya untuk mendapatkan pujian!
Pastikan SOP anda sentiasa dikemas kini. Sekiranya SOP ini sudah usang, kemas kini, dapatkan kemas kini yang diluluskan semula dan didokumentasikan, kemudian edarkan semula SOP yang diperlukan. Keselamatan, produktiviti dan kejayaan pasukan anda bergantung pada SOP ini
Petua
- Ingatlah untuk melibatkan pihak berkepentingan setiap saat, sehingga proses yang didokumentasikan adalah proses yang sebenarnya.
- Periksa kejelasan. Pastikan tiada tafsiran berganda. Tunjukkan prosedur kepada seseorang yang tidak mengetahui prosesnya dan minta mereka mengatakan apa pendapat mereka mengenai prosedur tersebut; Anda mungkin terkejut.
- Gunakan carta alir dan perwakilan gambar supaya pembaca dapat melihat prosesnya dengan jelas.
- Gunakan bahasa Indonesia sederhana untuk menerangkan langkah-langkahnya.
- Minta orang menyemak dokumen anda sebelum mendapat persetujuan.
- Pastikan sejarah dokumen direkodkan untuk setiap perubahan versi.
