Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan maklumat tertentu kepada sekelompok orang, misalnya mengenai aktiviti, dasar atau sumber yang ada, dan meminta mereka mengambil tindakan. Perkataan "memorandum" bermaksud sesuatu yang mesti diingat atau diberi perhatian. Anda boleh menulis memo yang baik dan mudah difahami dengan mempelajari petua ini.
Langkah
Bahagian 1 dari 4: Menulis Kepala Memo
Langkah 1. Taip "MEMORRANDUM" di bahagian atas kertas untuk menulis memo
Pertama, terangkan bahawa dokumen ini adalah memorandum. Tulis perkataan "MEMORDUM" 3 cm dari tepi atas kertas dengan huruf tebal sebagai baris pertama. Perkataan ini boleh diletakkan di tengah atau di sebelah kiri huruf yang lebih besar.
Langkau dua baris kosong sebelum menulis baris seterusnya
Langkah 2. Tuliskan nama penerima memo dengan betul
Oleh kerana memo itu adalah cara komunikasi perniagaan yang formal, penerima juga mesti disenaraikan secara rasmi. Tuliskan nama penuh dan nama penerima memo tersebut.
Sekiranya memo ini ditujukan kepada semua kakitangan, tulis: "Kepada: Semua Kakitangan"
Langkah 3. Tuliskan juga penerima lain di baris "CC"
Garis “CC” (yang bermaksud Salinan Kesopanan) digunakan untuk menulis nama orang atau orang yang akan menerima salinan memo, bukan orang yang akan dihantar memo itu. Nama yang tercantum dalam baris "CC" adalah pihak yang perlu diberitahu mengenai dasar atau masalah yang dijelaskan dalam memo.
Langkah 4. Tuliskan nama anda di baris "Dari"
Nama pengarang dan pengirim memo mesti ada di tajuk memo. Tulis nama dan tajuk penuh anda dalam baris ini.
Langkah 5. Masukkan tarikh
Tuliskan tarikh penyediaan memo secara lengkap dengan format tarikh, bulan, tahun. Contohnya: "Tarikh: 9 Disember 2015" atau "9/12/2015".
Langkah 6. Tentukan subjek memo dan tuliskan sebagai baris berasingan dengan tajuk "About"
Subjek memo akan memberi anda idea tentang apa yang dibincangkan dalam memo itu. Pilih subjek yang khusus tetapi ringkas.
Sebagai contoh, bukannya menulis "Semut" sebagai subjek, pilih sesuatu yang lebih spesifik, misalnya: "Masalah Semut di Pejabat"
Langkah 7. Ketahui format tajuk memo dengan baik
Tajuk memo harus berada di bahagian atas sebelah kiri. Anda dapat menggunakan huruf besar atau huruf kecil untuk kata "To:", "From:", "Date:", dan "About:".
-
Tajuk memo akan kelihatan seperti contoh berikut:
Kepada: Nama dan tajuk penerima
Dari: Nama dan tajuk anda
Tarikh: Tarikh menulis memo
Subjek: Subjek yang diliputi dalam memo (gunakan warna tebal atau warna tertentu untuk perkara yang anda fikirkan penting).
- Semasa menulis tajuk memo, letakkan ruang di atas titik dua agar kelihatan lebih kemas.
- Setelah selesai menulis tajuk memo, langkau baris sebelum terus menulis memo untuk memisahkan tajuk memo dari badan memo.
Bahagian 2 dari 4: Menulis Badan Memo
Langkah 1. Pertimbangkan penonton yang akan menerima memo itu
Untuk menulis memo yang membuat orang berminat membaca dan memberi respons, anda mesti menentukan gaya, panjang, dan formaliti penjelasan anda di badan memo berdasarkan penonton yang akan membacanya. Untuk itu, anda mesti tahu siapa yang akan menerima dan membaca memo ini.
- Ketahui apa keutamaan dan kebimbangan penerima memo itu.
- Cuba tunggu soalan yang akan diajukan oleh pembaca memo tersebut. Sokong penjelasan anda dengan memberikan beberapa contoh, bukti, atau maklumat lain yang boleh mempengaruhi pembaca.
- Dengan mempertimbangkan penonton yang akan membaca memo, anda dapat menyampaikan maklumat atau pendapat yang betul dalam memo tersebut.
Langkah 2. Jangan memberi ucapan rasmi
Memo itu tidak perlu dimulakan dengan ucapan seperti "Dear Mr Anwar". Sebagai gantinya, tulis sahaja ayat pembuka untuk menjelaskan subjek yang ingin anda bahas.
Langkah 3. Nyatakan masalah atau masalah dalam perenggan pertama
Huraikan secara ringkas latar belakang tindakan yang ingin anda lakukan. Seperti mengemukakan pernyataan tesis, jelaskan topik dan berikan alasan mengapa tindakan ini penting. Anda boleh menggunakan ayat pengantar ini sebagai ringkasan abstrak atau memo.
Sebagai panduan umum, bahagian pembukaan harus ditulis dalam satu perenggan
Langkah 4. Sebagai contoh, pada awal memo anda boleh menulis:
“Mulai 1 Januari 2016, PT XYZ akan menerapkan kebijakan baru mengenai perlindungan kesihatan. Semua pekerja dan ahli keluarga mereka akan mendapat faedah kesihatan kelas 1 BPJS setiap bulan”.
Langkah 5. Terangkan konteks isu yang anda kemukakan dalam memo
Pembaca mungkin memerlukan maklumat mengenai latar belakang masalah yang anda kemukakan. Terangkan secara ringkas konteksnya dan hanya mengatakan yang penting.
Sekiranya berkaitan, teruskan menulis memo yang menerangkan mengapa anda mahu dasar ini digunakan. Sebagai contoh, tulis: "Pemerintah telah mengeluarkan peraturan bahwa setiap perusahaan diharuskan mendaftarkan karyawan dan anggota keluarga mereka sebagai peserta BPJS Kesihatan"
Langkah 6. Sokong rancangan anda dengan memberikan penjelasan di bahagian perbincangan
Huraikan secara ringkas tindakan yang akan anda lakukan. Berikan bukti dan alasan logik untuk menyokong cadangan anda. Mulakan dengan menyampaikan maklumat yang paling penting, kemudian berikan fakta khusus atau sokongan. Nyatakan apa faedah yang akan diterima pembaca daripada tindakan yang anda cadangkan atau bahaya yang akan berlaku sekiranya tindakan ini tidak diambil.
- Sekiranya anda ingin membuat memo yang lebih panjang, tunjukkan juga grafik, senarai, atau grafik yang relevan dan meyakinkan.
- Untuk memo yang lebih panjang, anda boleh memberikan tajuk pendek yang menerangkan kandungan setiap bahagian. Sebagai contoh, daripada membuat tajuk "Dasar", tulis "Dasar Baru untuk Semua Pekerja". Jadikan tajuk itu khusus dan pendek agar perkara penting dalam memo dapat diketahui oleh pembaca dengan segera.
Langkah 7. Cadangkan tindakan yang perlu diambil oleh pembaca
Melalui memo, anda meminta orang lain untuk bertindak dalam isu tertentu, sama ada pengumuman mengenai produk baru, dasar baru mengenai pelaporan perbelanjaan, atau pernyataan tentang bagaimana syarikat menyelesaikan masalah. Terangkan tindakan apa yang harus diambil dalam perenggan penutup atau ayat.
- Sebagai contoh, tulis: "Semua pekerja mesti menggunakan sistem perakaunan baru mulai 1 Mac 2016".
- Berikan juga bukti sokongan untuk cadangan anda.
Langkah 8. Tutup memo dengan memberikan ringkasan positif dan menyokong
Perenggan terakhir harus menerangkan langkah seterusnya yang dapat menyelesaikan masalah. Sampaikan juga mesej sokongan mengenai solidariti organisasi.
- Anda boleh mengatakan, "Saya bersedia untuk membincangkan cadangan ini lebih jauh dan melaksanakan keputusan yang telah kami persetujui bersama".
- Atau, anda boleh menutup memo tersebut dengan menulis, “Kami sangat gembira dengan rancangan untuk menambah barisan produksi. Kami yakin rancangan ini akan mengembangkan syarikat dan memastikan kelangsungan perniagaan kami”.
- Tutup memo hanya dengan satu atau dua ayat.
Bahagian 3 dari 4: Menamatkan Memo
Langkah 1. Ketahui format memo dengan baik
Gunakan format memo standard untuk membaca dengan lebih mudah. Taip memo dalam fon Times New Roman atau Arial, ukuran 12 dengan margin kiri, kanan, dan bawah 3 cm.
Gunakan format perenggan penjajaran kiri. Lewati dua baris kosong di akhir perenggan dan tidak perlu meninggalkan ruang di awal perenggan
Langkah 2. Periksa memo anda
Baca lagi dan edit memo untuk memastikannya betul, jelas, ringkas, dan meyakinkan. Pastikan anda menggunakan gaya penulisan yang betul. Hapuskan istilah atau istilah saintifik yang tidak perlu.
- Periksa lagi untuk melihat apakah masih terdapat kesalahan ejaan, tatabahasa, dan perbincangan. Perhatikan menulis nama, tarikh, dan nombor.
- Pastikan memo anda cukup pendek dan hilangkan maklumat berlebihan.
Langkah 3. Permulaan di sebelah nama anda
Memo itu tidak perlu ditandatangani, tetapi anda perlu memulakannya dengan pena bola di kepala memo tepat di sebelah nama anda. Permulaan menunjukkan bahawa anda telah meluluskan memo ini.
Langkah 4. Gunakan kertas dengan kepala surat
Ada kertas surat yang dicetak dengan kepala surat yang direka khas untuk memo atau hanya menggunakan kertas surat biasa.
Sekiranya anda membuat memo di komputer (dan menghantarnya melalui e-mel), buat kop surat anda sendiri menggunakan program Word dengan logo syarikat dan maklumat hubungan dipaparkan. Gunakan templat memo ini untuk penghantaran memo yang akan datang
Langkah 5. Tentukan cara menghantar memo
Pilih kaedah terbaik untuk mengedarkan memo. Anda boleh mencetak dan membaginya atau menghantarnya melalui e-mel.
Untuk menghantar memo melalui e-mel, anda boleh menukar memo dari dokumen Word ke HTML atau ke PDF dan menghantarnya sebagai lampiran e-mel
Bahagian 4 dari 4: Menggunakan Templat Memo
Langkah 1. Cari templat memo
Memo boleh dibuat menggunakan templat, dan bukannya membuatnya dari awal. Untuk itu, cari templat memo yang bagus di internet, misalnya di Microsoft Word. Format yang digunakan biasanya hampir sama, tetapi ukuran, panjang, dan reka bentuk fon mungkin berbeza.
- Muat turun templat yang paling sesuai dengan keperluan anda.
- Pastikan anda membaca peraturan sebelum menggunakan templat dari laman web mana pun.
Langkah 2. Buka templat yang telah anda muat turun di komputer anda
Setelah mengklik butang muat turun, templat akan dimuat turun terus ke komputer anda atau ada beberapa langkah yang harus anda lakukan. Sekiranya hasilnya adalah fail zip, anda mesti membuka zip fail ini terlebih dahulu dan kemudian membukanya dalam Microsoft Word.
Kami mengesyorkan agar anda menggunakan versi terbaru program Microsoft Word agar anda tidak mengalami masalah dan templat ini akan berfungsi dengan baik untuk anda. Sekiranya anda masih menggunakan versi program Microsoft Word yang lebih awal, kemas kini sebelum memuat turun fail apa pun
Langkah 3. Tentukan kepala surat anda sendiri
Semua templat boleh diubah. Setiap bahagian templat memo anda boleh sesuaikan dengan keperluan anda. Contohnya, tambahkan logo dan tanda pendaftaran tanda dagangan ke templat di bahagian kepala surat. Klik bahagian kepala surat untuk menaip maklumat syarikat.
Langkah 4. Isi medan templat di tajuk memo
Anda mesti mengisi bidang "Kepada", "Dari", "CC", dan "Tentang". Hati-hati semasa mengisi setiap bidang supaya anda tidak keliru, tersasar, atau tersalah taip di bahagian ini.
Langkah 5. Taipkan mesej anda
Tulis pengenalan, konteks, perbincangan, dan ringkasan dalam badan memo itu. Anda boleh menulis memo dalam bentuk senarai untuk menyampaikan maklumat titik demi titik.
- Gunakan format templat yang sama untuk memastikan semua perenggan dalam memo disusun dengan rapi dengan margin dan ukuran fon yang betul.
- Anda boleh menggunakan templat memo untuk memaparkan jadual, jika perlu. Ini mungkin lebih bermanfaat, terutamanya jika memo yang disiapkan dalam senarai atau format lain kelihatan ceroboh atau sukar dibaca.
- Jangan lupa memadamkan perkataan yang sudah ada di templat. Periksa semula dengan teliti sebelum menghantar.
Langkah 6. Periksa juga kaki sekerap
Kaki memo berada di bahagian bawah memo yang biasanya digunakan untuk memberikan maklumat tambahan, misalnya untuk menulis maklumat syarikat atau nombor telefon anda. Periksa dengan teliti bahawa semua maklumat ini ditaip dengan betul. Sudah tentu, anda ingin menghantar memo yang baik tanpa maklumat hubungan yang salah atau maklumat yang hilang.
Langkah 7. Laraskan paparan
Salah satu kelebihan yang anda dapat dari templat adalah peluang untuk menukar warna dokumen. Paparan memo dapat disesuaikan dengan keperibadian dan membuatnya kelihatan lebih menarik. Di samping itu, anda boleh memilih warna yang paling sesuai dengan keadaan semasa untuk menjadikannya lebih menarik perhatian, tetapi tetap profesional.
Langkah 8. Simpan memo sebagai dokumen baru
Pastikan anda menyimpan salinan fail memo ini sehingga ada sandaran digital sebagai bukti komunikasi perniagaan yang anda miliki.
Langkah 9. Simpan templat ini supaya anda dapat menggunakannya lagi
Bila-bila masa anda perlu membuat memo dengan subjek yang sedikit berbeza, ganti maklumat di dalamnya dengan subjek memo yang ingin anda hantar. Selain menjimatkan masa, anda boleh membuat memo dalam format yang konsisten sehingga kelihatan profesional. Dengan cara itu, pembaca akan memberi perhatian lebih dan membaca memo yang anda hantar dengan teliti.
Petua
- Jangan terlalu banyak alasan. Anda perlu menjelaskan mengapa tindakan tertentu mesti dilakukan, tetapi jangan keterlaluan.
- Penjelasan / maklumat yang ditulis dalam memo tersebut harus disampaikan secara ringkas.
Artikel berkaitan
- Cara Menulis Memo Perniagaan
- Cara Menulis Surat
- Cara Berkomunikasi Dengan Berkesan
- Cara Menulis Surat Pembaca
