"Pengurusan lebih banyak daripada memotivasi orang lain."
Selamat! Anda akhirnya mendapat promosi yang dinanti-nantikan, dan sekarang, anda seorang pengurus, mungkin untuk pertama kalinya dalam kerjaya anda. Jadi, sekarang apa? Sekiranya ini adalah peranan pertama anda dalam pengurusan, anda mungkin sedikit gementar. Perasaan itu dapat difahami, biasa, dan sebenarnya, pasti ada. Peranan ini akan sangat berbeza dengan pekerjaan anda sebelumnya. Pengurusan mempunyai peraturan dan objektif yang sama sekali berbeza, dan memerlukan pelbagai kemahiran. Sering kali, orang yang baru mengenal peranan pengurusan tidak begitu memahami apa artinya menjadi pengurus, dan bagaimana kehidupan mereka akan berubah (ya, kehidupan anda akan berubah). Ini benar, terutamanya jika anda tidak lagi menerima gaji setiap jam, tetapi gaji bulanan tetap. Kami akan membahasnya kemudian.
Artikel ini akan menunjukkan sekumpulan panduan yang boleh anda gunakan untuk memahami peralihan yang membingungkan. Ini bukan arahan yang harus dilaksanakan setiap hari, konsep itu tidak ada lagi kerana sekarang anda adalah pengurus. Walau bagaimanapun, ini adalah garis besar yang akan membantu anda melalui proses menetapkan matlamat dan mengurus kakitangan. Oleh itu, tarik nafas panjang dan mari kita mulakan!
Langkah
Langkah 1. Ketahui apa yang akan berubah dengan peranan baru anda sebagai pengurus
Perbezaan yang ketara adalah penghijrahan dari konsep yang disebut "sumbangan individu". Pengurus bukan penyumbang individu. Ini bermaksud bahawa anda bertanggungjawab terhadap kerja orang lain. Kejayaan anda bergantung pada prestasi pasukan. Anda sekarang mengendalikan lebih banyak pekerjaan daripada yang anda boleh lakukan sendiri (lihat bahagian Amaran). Anda tidak dapat menyelesaikan semua masalah. Tidak perlu mencuba, itu bukan tugas anda lagi.
Langkah 2. Bersedia untuk peralihan
Ini akan membuat anda bingung dan kecewa, mungkin tidak segera, tetapi pengurus biasanya ditarik ke banyak arah. Mungkin ada kod pakaian yang mesti anda ikuti. Terdapat peraturan baru yang mesti dipatuhi (terutama di kawasan SDM).
- Cari mentor: Mentor bukan penyelia langsung anda, tetapi pengurus lain yang mempunyai banyak pengalaman. Minta tokoh untuk membantu peralihan anda. Ini sangat penting dan sering dipandang rendah. Pasukan pengurusan atasan akan menghargai anda. Keputusan untuk mencari mentor menunjukkan kematangan.
- Sertailah kumpulan rangkaian: Terdapat banyak kumpulan rangkaian, (salah satunya adalah Toastmasters). Tanya pengurus dan eksekutif lain mengenai kelab tempatan. Manfaatkan acara rangkaian di kawasan anda.
- Hubungi HR: Kunjungi bahagian HR dan tanyakan apakah ada buku HR atau latihan yang boleh anda gunakan untuk membantu. Baca buku tentang menjadi pengurus. Terdapat banyak buku mengenai topik ini. Baca beberapa keping literatur sekaligus ("The One Minute Manager" dan "The Seven Habits of Highly Effective People" adalah pengurusan yang mesti dibaca).
- Bantu kakitangan menyelesaikan masalah: Kakitangan yang sekarang anda bawahan mungkin merupakan rakan sekerja anda, dan itu akan menimbulkan rasa iri (mungkin juga kebencian) dan pergolakan. Situasinya tidak dapat dielakkan, tetapi masalahnya dapat dikurangkan jika komunikasi tetap terbuka. Walau bagaimanapun, anda mesti ingat bahawa anda sekarang adalah pengurus dan walaupun anda tidak mahu menunjukkan status baru anda, anda tidak boleh membiarkan bekas rakan sekerja anda memanfaatkan hubungan yang wujud antara anda dan mereka. Malah kakitangan yang sebelumnya bukan rakan sekerja akan merasa tidak selesa sekiranya mendapat pengurus baru. Bercakap dengan kakitangan dan kongsi rancangan anda. Membina hubungan antara pengurus dan kakitangan sejak awal. Walaupun pada awalnya kelihatan agak canggung, jangan malu, ikuti langkah-langkahnya, jadilah diri sendiri, dan jangan lupa kedudukan awal anda di syarikat.
- Jangan mengabaikan keluarga: Suami / isteri / pasangan dan anak-anak, dan rakan-rakan masih memerlukan perhatian yang sama seperti sebelumnya. Sekarang fikiran anda sibuk dengan banyak perkara kerana pengurusan adalah peralihan yang sukar. Utamakan apa yang harus diutamakan. Sekiranya anda mendengar seseorang mengatakan bahawa anda agak jauh, perhatikan. Jangan biarkan kerjaya anda merosakkan hubungan keluarga (ada banyak contoh)
- Jangan mengabaikan kesihatan: OK, peranan pengurusan ini sangat menyeronokkan. Kerja itu menarik, waktu bekerja lebih lama, mungkin anda juga bekerja di rumah, tidur sedikit lewat, bangun awal, masih boleh memberi perhatian kepada keluarga dan anak-anak. Namun, adakah anda cukup tidur? Tentunya?
Langkah 3. Kenal pasti matlamat
Apa sebenarnya matlamat anda? Adakah anda mempunyai sasaran setiap jam, harian, atau mingguan yang mesti dicapai oleh pasukan. Bagaimana dengan matlamat baru anda, seperti memeriksa produktiviti? Tulis semuanya dan terbitkan (lihat petua). Ini akan menjadi senarai tugas anda. Perhatikan bahawa senarai akan berubah dari masa ke masa, bukan dokumen yang tepat. Beberapa perkara selalu sama (misalnya tahap perkhidmatan), tetapi yang lain mungkin berubah mengikut strategi yang diberikan oleh Pengurusan Eksekutif. Semak senarai anda secara berkala, dengan pandangan kritis, dan buat semakan sekiranya perlu.
Langkah 4. Kenali pasukan anda
Anda mesti mengetahui kekuatan dan kelemahan setiap ahli pasukan. Tono berfungsi dengan sangat pantas, tetapi kadang-kadang ketinggalan beberapa butiran. Tini sangat teliti, tetapi mempunyai masalah dengan jumlah kerja yang sedang diproses. Budi mempunyai hubungan yang luar biasa dengan pelanggan, tetapi tidak dapat mengatakan "tidak" kepada pelanggan, sementara Wati mempunyai kemahiran teknikal yang hebat, tetapi tidak begitu baik dengan orang. Anda mesti tahu semua itu dengan baik. Pengetahuan ini berguna untuk mengimbangi produktiviti pasukan.
Langkah 5. Padankan tugas dengan kakitangan
Gunakan maklumat yang anda kumpulkan dari langkah-langkah di atas untuk menyediakan pekerjaan yang sesuai dengan setiap individu. Ini adalah tugasan berasaskan kemahiran. Anda mesti memaksimumkan kekuatan setiap orang dan meminimumkan tugas yang mensasarkan kelemahan mereka. Sekiranya ada peluang, kumpulkan beberapa orang dengan kemahiran pelengkap. Sebagai contoh, tetapkan Tono dan Tini untuk projek, atau minta Budi dan Wati untuk saling berunding dalam persembahan.
Langkah 6. Mengadakan perjumpaan dengan ahli pasukan
Mesyuarat tatap muka secara berkala sangat penting dalam pengurusan. Mesyuarat ini mempunyai beberapa tujuan.
- Berikan maklum balas mengenai prestasi: Bincangkan sasaran minggu sebelumnya, termasuk apa yang berfungsi dengan baik, bidang apa yang dapat ditingkatkan, dan bagaimana untuk meningkatkan. Kemudian diteruskan dalam langkah-langkah di bawah.
- Gariskan matlamat untuk pertemuan berikutnya: Matlamat tersebut adalah sasaran yang akan dilaksanakan dan menjadi asas untuk tinjauan pengeluaran minggu depan.
- Berhati-hatilah dengan masalah kakitangan: Dalam kedudukan baru ini, hubungan dengan kakitangan akan berkurang dan anda harus menyedari hal itu. Satu-satunya cara untuk mengetahui mengenai masalah yang mempengaruhi prestasi pasukan (dan juga mempengaruhi kerja mereka) adalah dengan mendengar kakitangan.
- Minta idea: Kakitangan anda ingin merasa terlibat. Tidak ada pengecualian bahawa faktor motivasi nombor satu di sebalik keputusan pekerja untuk berhenti adalah pengurusan yang buruk, yang sering kali disebabkan oleh rasa diabaikan. Anda bukan sahaja dinilai berdasarkan prestasi pasukan, tetapi juga kadar perolehan pekerja.
- Motivasi: Menurut Peter Scholtes, manusia memotivasi diri mereka sendiri. Pengurus terbaik selalu mencari cara untuk memotivasi kakitangan untuk melakukan kerja yang baik dan merasa bangga. Gunakan sesi ini untuk mengetahui apa motivasi pekerja dan gunakan maklumat tersebut untuk meningkatkan sumbangan mereka.
Langkah 7. Pastikan anda senang dijumpai
Jangan mengasingkan diri daripada kakitangan. Kadang-kadang, beban kerja terlalu banyak sehingga anda cenderung untuk menjauhkan diri dari kakitangan untuk menyelesaikan pekerjaan anda sendiri, terutama dengan banyak kertas kerja yang harus dilakukan. Jangan memberi gambaran bahawa anda tidak boleh diganggu. Sekiranya ahli pasukan tidak dapat bertemu ketua mereka, sikap anarki akan berkembang. Keadaan akan sangat buruk bagi anda. Walaupun anda menguruskan kakitangan secara praktikal, anda masih harus memastikan mereka "merasakan" kehadiran anda. Sekiranya anda mempunyai banyak shift, pastikan anda mengunjungi setiap shift secara berkala.
Langkah 8. Mendokumentasikan aktiviti pasukan
Ulasan prestasi peribadi anda akan sangat menumpukan pada prestasi pasukan. Oleh itu, pastikan anda mengikuti setiap masalah dan pencapaian. Ini akan menjadi sangat penting sekiranya timbul masalah yang ketara. Masalah akan selalu ada, anda dan pasukan anda hanya perlu memfokuskan usaha anda untuk menyelesaikannya.
Langkah 9. Menghargai prestasi pekerja
Ganjaran tidak selalu dalam bentuk wang. Wang hadiah memang menyeronokkan, tetapi itu bukan motivator pekerjaan utama. Ganjaran yang lebih berkesan adalah pengiktirafan. Sekiranya anda mempunyai kewibawaan, mungkin anda boleh memberi mereka cuti untuk persembahan mereka (cuti tambahan untuk pekerjaan yang luar biasa). Ganjaran adalah biasa dan boleh dicapai, tetapi sukar. Semasa anda memberi hadiah, pastikan ia diketahui (hadiah secara terbuka, tegur secara tertutup).
Langkah 10. Ketahui cara membimbing
Akan ada masanya anda harus memperbaiki tingkah laku kakitangan. Oleh itu, anda harus belajar melakukannya. Sekiranya anda dapat melakukannya dengan baik, anda akan mendapat hasil yang diinginkan. Jika tidak, keadaan akan bertambah buruk. Anda boleh belajar bagaimana memberi panduan antara maklum balas positif.
Petua
-
Ingat objektif peringkat teratas.
Anda harus konsisten. Kembangkan komunikasi yang jelas dan tetapkan matlamat yang jelas. Dengarkan. Beri maklum balas, terutama yang positif. Bersihkan semua rintangan untuk kejayaan pasukan.
-
Puji kakitangan.
Ini adalah langkah kecil yang mempunyai banyak faedah. Memuji prestasi seseorang boleh membuat perbezaan besar. Jangan memberikan pujian yang tidak bermakna, tetapi tunjukkan kepada staf anda bahawa mereka dihargai.
-
Beri contoh.
Pemimpin mesti dapat memberi contoh dalam semua aspek pekerjaan. Jadilah panutan bagi rakan sekerja dengan memancarkan getaran positif. Tunjukkan keprihatinan, pemahaman, dan rasa hormat, sambil menjaga tugas tetap terfokus pada kerja berpasukan dan dedikasi. Pengurus dan penyelia mesti dapat menerapkan prinsip terbaik di tempat kerja. Sekiranya kedudukan baru ini menjadikan kehidupan peribadi anda menjadi perhatian, fahami bahawa seluruh kehidupan anda tercermin dalam apa yang anda modelkan.
-
Komunikasi, komunikasi, komunikasi!
Kakitangan akan merasa lebih terlibat sekiranya anda memberitahu mereka apa yang berlaku. Kadang-kadang, semua orang mahu melihat "gambaran besar"
-
Adil, tetapi tegas.
Ada kalanya anda perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib yang menyebabkan pemecatan. Ini sangat sukar, walaupun bagi pengurus yang berpengalaman. Cara mendisiplinkan pekerja adalah topik itu sendiri dan di luar ruang lingkup artikel ini, tetapi ada banyak rujukan yang baik untuknya. Jawapan ringkasnya adalah ketekalan dan dokumentasi.
-
Fahami EAP.
EAP bermaksud Program Bantuan Pekerja. AEP sangat berguna dan kebanyakan syarikat besar mempunyai program ini. Sekiranya salah seorang kakitangan anda mempunyai masalah peribadi, minta dia berjumpa dengan pasukan EAP (jangan berusaha menjadi psikiatri). Sekiranya anda mempunyai masalah peribadi (lihat bahagian Amaran), anda juga boleh memanfaatkan EAP.
-
Cari mentor.
Selain mentor, anda juga memerlukan mentor (jika ada peluang dan cara). Mentor sangat membantu, tetapi mereka biasanya tidak mempunyai masa. Mentor adalah profesional terlatih yang tidak mempunyai agenda kecuali untuk membantu anda mengembangkan gaya pengurusan yang sahih.
-
Terbitkan matlamat.
Pastikan anda menerbitkan matlamat dan matlamat pasukan anda di tempat yang kelihatan. Pasukan anda harus melihatnya sepanjang masa. Matlamat "Meningkatkan tahap perkhidmatan menjadi 5% dalam 6 bulan ke depan" tidak boleh menjadi rahsia. Sebarkan matlamat baru sebaik sahaja ditetapkan.
-
Manfaatkan Jabatan Sumber Manusia.
Sekiranya ada jabatan HR, sekarang mereka adalah rakan baru dan terbaik anda. Jabatan ini adalah sumber yang mesti dimanfaatkan. Mereka dapat membantu anda memberi ganjaran, mendisiplinkan staf, menjauhkan anda dari masalah undang-undang, dan mereka sangat menyukai pengurus yang menyedari hal itu. Mereka ada di pihak anda.
Amaran
- Jangan menegur seluruh jabatan kerana kesalahan satu orang. Sebagai contoh, jika hanya Tini yang sering terlambat, jangan hantar e-mel amaran kepada semua pekerja agar tepat waktu. Panggil Tini untuk membincangkan perkara itu secara tertutup.
- Jangan sekali-kali menegur pekerja di khalayak ramai.
- Jangan cuba membuat kerja kakitangan. Ada pepatah yang mengatakan: "Sekiranya anda ingin sesuatu dilakukan dengan betul, lakukanlah sendiri." Lupakan ungkapan itu. Keluarkan dari fikiran anda. Anda tidak pernah mendengarnya, ungkapan itu tidak bermakna, dan merupakan konsep kontraproduktif. Sekiranya anda mahukan sesuatu dilakukan dengan betul, berikan kepada orang yang tepat dan beri motivasi kepada pekerja anda. Sekiranya anda terlalu terlibat, anda gagal memenuhi syarat pengurusan. Matlamat anda adalah untuk mengurus. Ini adalah masa yang tepat untuk mewakilkan kerja.
- Mesyuarat peribadi mingguan tidak penilaian prestasi. Walaupun anda menyemak aktiviti minggu sebelumnya, tidak semua tumpuan diberikan. Mesyuarat mingguan ini kurang formal dan terbuka untuk perbincangan. Jangan terlalu mengawal kerana ini juga mesyuarat pekerja, bukan hanya pertemuan anda.
- Bersedia untuk kerja lebih masa. Inilah hakikatnya. Anda dibayar sebagai pengurus dan diharapkan melakukan apa sahaja untuk menyelesaikan tugas. Pengurus mempunyai kelebihan yang tidak dimiliki oleh pekerja biasa, tetapi mereka juga mempunyai lebih banyak tanggungjawab. Jangan datang lewat, jangan pulang lebih awal. Kadang kala, anda juga harus mengerjakan sesuatu seperti yang lain. Namun, jangan terbiasa. Sekarang anda adalah pemimpin. Anda harus bekerja sebagai pemimpin.
- Simpan rahsia syarikat. Anda akan mengetahui beberapa rahsia. Biasanya ada kecenderungan untuk berkongsi rahsia yang membuat anda kelihatan lebih penting. Sekiranya anda mengetahui rancangan pemberhentian dan membocorkan maklumat tanpa kebenaran, bersiaplah untuk menjadi penghuni senarai pemberhentian tersebut. Ia sukar, tetapi tidak ada yang mengatakan bahawa menjadi pengurus itu mudah.
- Peralihan kepada pengurusan kadang-kadang menakutkan. Ia tidak selalu seperti itu, tetapi biasanya pengurus baru akan mengalami banyak tekanan sebelum merasa selesa dalam kedudukannya. Bercakap dengan seseorang. Sekiranya anda mempunyai mentor (lihat Langkah 2), dia akan membantu. Jangan menahan apa-apa. Berhati-hati dengan perubahan tingkah laku yang tidak diingini (kemarahan, kecurigaan, peningkatan pengambilan alkohol, dll.).
- Simpan rahsia pekerja (jika boleh). Kadang-kadang ini tidak mungkin dilakukan (dalam masalah HR tertentu, seperti potensi keganasan di tempat kerja), tetapi jika pekerja datang untuk memberitahu anda tentang masalah, atasi rahsia dengan berhati-hati. Reputasi anda boleh hancur sekejap dan masalah undang-undang akan timbul. Sekiranya seseorang mengatakan "ini rahsia," pastikan mereka tahu bahawa anda, sebagai pengurus, tidak dibenarkan menyimpan rahsia tertentu.
