Pengurusan acara adalah pengalaman hebat, sama ada pesta peribadi, acara korporat, untuk keluarga dan rakan, atau majlis perkahwinan dan acara rasmi yang lain. Pekerjaan ini sangat sukar dilakukan, tetapi juga sangat memuaskan. Anda benar-benar dapat memberi perbezaan kepada orang-orang yang terlibat, yang akan menghargai keramahan dan usaha anda untuk mengadakan pesta ulang tahun, ulang tahun, perkahwinan itu sendiri, atau perayaan lain. Langkah-langkah di bawah akan mengajar anda bagaimana menjadi pengurus acara yang baik, memberikan cadangan penyelesaian masalah, dan mengelakkan semua masalah melalui perancangan yang teliti.
Langkah
Bahagian 1 dari 5: Menguasai Asas
Langkah 1. Tentukan matlamat dan sasaran yang ingin anda capai
Semua ini nampaknya tidak logik, tetapi anda mesti menuliskannya untuk mengetahui lokasi tempat yang paling sesuai, anggaran yang tepat, tujuan acara, jumlah (atau jenis) tetamu, dan strategi apa yang harus diikuti acara khusus anda. Apakah hasil akhir yang ideal? Apa yang anda mahu capai?
- Setelah anda memutuskan acara apa yang akan anda jalankan (perayaan, penggalangan dana, pendidikan, penjualan, cadangan, dll.), Fikirkan mengapa anda melakukannya. Mengetahui motivasi anda dapat membantu anda tetap fokus dan bertenaga.
- Menetapkan beberapa sasaran juga dapat membantu anda mencapai tujuan yang betul. Anda tidak boleh terus berusaha untuk mencapai gol yang belum ditentukan! Apabila anda hanya mempunyai IDR 40,000,000, 00 dan ingin mencapai IDR 50,000,000, 00, targetkan jumlah itu dan anda akan dibantu hingga ke garisan penamat.
Langkah 2. Pilih tarikh dan masa
Kedua-dua ini adalah faktor terpenting dalam perancangan acara. Jangan memilih tarikh dan masa yang akan membuat banyak orang tidak menghadiri atau semua usaha merancang acara anda akan sia-sia. Juga, elakkan meletakkan dua elemen ini terlalu jauh dari masa sekarang - atau terlalu dekat - atau tetamu anda akan melupakan acara anda dan membuat rancangan lain. Jangan terkena sindrom Goldilocks semasa menguruskan acara!
Sebaik-baiknya, maklumkan kepada tetamu dua minggu lebih awal. Dengan cara ini, mereka mempunyai masa untuk membuat rancangan dan anda boleh mengingatkannya satu atau dua kali lagi sebelum waktunya tiba. Hantar jemputan acara beberapa minggu lebih awal jika boleh
Langkah 3. Pilih tempat
Setelah menentukan jenis dan masa acara, fikirkan tempatnya. Dekati lokasi yang berpotensi dengan menyediakan tarikh dan apa yang anda perlukan. Jenis bangunan apa yang ingin anda gunakan dan bagaimana ruangnya diatur? Adakah tetamu akan duduk di bangku barisan, bangku biasa, diberi meja makan, atau permaidani berkelah di luar? Adakah keadaan cuaca akan memberi kesan? Adakah terdapat ruang untuk menari, podium penceramah, atau pentas? Sekiranya demikian, buatlah rancangan untuk memastikan tempat yang anda inginkan cukup besar.
- Sentiasa lawati tempat berpotensi terlebih dahulu dan lukis peta. Peta ini dapat digunakan sebagai "rancangan perang" dan memungkinkan anda membuat sketsa dan memperuntukkan ruang meja, laluan perkhidmatan untuk makanan, akses orang kurang upaya (jika diperlukan) dan laluan keluar bangunan, serta bagaimana anda akan memuatkan pelbagai peralatan yang diperlukan. Anda juga harus menandakan lokasi penjana kuasa, peralatan luaran seperti peti sejuk, mesin ais, panggangan atau dapur, dll. Juga, pelajari lokasi saluran elektrik dan kabel (anda boleh menutupnya di bawah permaidani) dan apa sahaja yang boleh mendatangkan bahaya keselamatan.
- Adakah anda memerlukan izin kerajaan tempatan secara sah? Dalam kebanyakan kes, izin ini diperlukan untuk membuka bar, tetapi kadang-kadang juga untuk kebisingan, akses kenderaan dan tempat letak kenderaan, pembinaan besar seperti astaka, orang ramai, dan tujuan lain.
Langkah 4. Tentukan bilangan orang yang akan dijemput
Berapa banyak orang yang boleh anda jemput berdasarkan anggaran dan tempat? Sebilangan acara hanya terhad untuk membenarkan hanya para jemputan yang hadir, membuat perancangan lebih mudah, tetapi banyak acara lain yang membolehkan orang tambahan, seperti anak-anak, pasangan, atau rakan-rakan. Ketahui juga bahawa semakin banyak tetamu yang anda ada, semakin banyak kru yang anda perlukan.
- Untuk mengelakkan masalah logistik, pastikan selalu ada ruang yang cukup bagi orang untuk bergerak di dalam orang yang diundang.
- Di bangunan yang lebih tua, mereka biasanya menyebut jumlah tamu sebagai "pax", jadi jika anda melihat kata-kata "150 Pax" di sebuah bangunan serba guna, ini bermaksud kapasitasnya adalah 150 orang.
Langkah 5. Tentukan anggaran
Sebaik-baiknya anda mempunyai beberapa orang yang boleh anda harapkan untuk mengira berapa banyak wang yang anda perlukan untuk acara ini. Adakah anda akan membayar kakitangan? Menyewa peralatan dan tempat perjumpaan? Membekalkan makanan dan minuman? Cetak risalah atau poskad? Tentukan jumlah yang munasabah dan sesuaikan rancangan berdasarkan jumlah tersebut. Jangan biarkan anda melebihi anggaran anda jika anda tidak perlu.
Anda mungkin berada dalam situasi di mana mungkin mendapat penaja atau sumbangan, tetapi kebanyakan kita biasanya tidak begitu bernasib baik. Sekiranya anda tidak dapat meramalkan wang tambahan akan datang, simpan sebanyak mungkin. Daripada menyewa perkhidmatan katering, bentuk acara pot-luck (tetamu membawa makanan mereka sendiri). Anda masih boleh menyediakan sedikit makanan, tetapi umumnya yang harus anda lakukan hanyalah menyediakan meja makan, peralatan memasak, dan peti sejuk. Daripada mengupah jurugambar, rakam acara anda sendiri. Dapatkan kreatif apabila diperlukan
Langkah 6. Himpunkan satu pasukan
Siapkan pasukan perkhidmatan (walaupun pasukan ini merangkumi rakan dan saudara atau sukarelawan lain) untuk mengendalikan bahagian yang berkaitan, walaupun anda tidak menjalankan acara secara profesional dan hanya menganjurkan acara keluarga kecil. Inti pengurusan acara berskala besar yang baik adalah membuat orang memimpin bidang tertentu dan memastikan semua ahli pasukan mengetahui rancangan besarnya.
Krew anda harus diberitahu mengenai perkara penting seawal mungkin, sama seperti pasukan lain yang anda bayar dan tetamu yang anda jemput. Maklumkan setiap anak kapal mengenai tugas secepat mungkin dan beri mereka pilihan bila mungkin. Cuba juga membuat beberapa orang bersiap sedia - kerana selalu ada sedikit gangguan dalam setiap aspek acara
Langkah 7. Buat agenda acara
Tentukan apa yang akan berlaku di majlis anda. Bilakah penutur akan mula bercakap? Adakah permainan, aktiviti atau persembahan akan dijadualkan? Berapa lamakah masa untuk tetamu makan? Tentukan jadual terperinci untuk aktiviti sepanjang hari.
Sentiasa tinggalkan ruang untuk kesilapan; tidak akan ada satu pun acara di dunia ini yang dapat berjalan seperti yang dirancang hingga ke saat ini. Orang akan tiba lewat, ucapan akan berlangsung lebih lama, barisan makanan tidak akan berjalan lancar, atau sejuta masalah lain mungkin akan berlaku. Oleh itu, sementara anda perlu mengetahui apa yang berlaku, fahami bahawa ia hanya untuk membantu organisasi dan tidak ada yang pasti
Bahagian 2 dari 5: Acara Berlari
Langkah 1. Hantar jemputan
Sekiranya tidak, bagaimana lagi orang akan tahu bahawa anda mengadakan acara? Hantar jemputan! Jangan abaikan ini. Jemputan adalah wajah utama acara anda. Kesan pertama dari apa yang diharapkan orang dan membuat mereka memutuskan sama ada mereka mesti datang. Jemputan ini mesti bagus.
-
Pertimbangkan jemputan khas - dalam bentuk poskad, brosur, dll. Tetapi cuba juga untuk tidak menggunakan kertas: kirim e-mel, buletin, atau gunakan laman web seperti Facebook, Twitter, dan Eventbrite untuk menghantar jemputan, jumlah tetamu, dan kalendar.
Pembetulan: jika anda ingin membawa sebanyak mungkin orang, gunakan Facebook dan Twitter. Sekiranya anda cuba menghadkannya kepada tetamu VIP sahaja, elakkan kedua-dua perkhidmatan ini, atau anda akan mendapat masalah
Langkah 2. Perhatikan mereka yang telah mengesahkan kehadiran mereka
Anda perlu mengira untuk mengetahui berapa banyak dan apa yang anda perlukan, jadi perhatikan! Mungkin bukan nombor yang akan muncul, tetapi anda masih akan mendapat gambaran keseluruhan. Laman web yang direka untuk menguruskan acara dapat membantu - walaupun anda juga dapat menggunakan lembaran kerja Facebook dan Excel.
Langkah 3. Tangani apa yang anda perlu sewa
Adakah anda perlu mencari, menyewa, menempah atau menyerahkan tugas kepada jurugambar, pembina, pereka dan penghias, penceramah tetamu, penaja, penghibur atau kumpulan, pemimpin agama atau pegawai, penari, atau acara demonstrasi? Perhatikan semua aspek ini untuk tempat duduk dan katering sehingga anda dapat menyediakan makanan dan meja untuk mereka jika diperlukan.
- Adakah anda akan menyediakan makanan dan minuman? Sekiranya demikian, ahli pasukan mana yang akan mengawasi masakan, hidangan, dan kebersihan makanan? Makanan apa yang harus anda hidangkan? Adakah mungkin tetamu mengalami alergi, mempunyai keperluan vegetarian, diabetes, mempunyai keperluan agama seperti halal atau halal, bebas gluten, dll? Akan ada bayi, anak kecil, atau orang tua / cedera yang tidak dapat makan makanan pejal?
-
Adakah aspek hiburan dan logistik telah dijaga? Bahagian ini boleh membincangkan peralatan muzik, paviliun atau khemah, serta kesan hiasan dari pentas yang anda perlukan, seperti mikrofon dan penguat, pencahayaan, talian kuasa, projektor dan skrin untuk tayangan slaid, mesin asap, atau kesan pentas ajaib yang lain., seperti cermin, sepanduk dan papan tanda syarikat, dll.
Sekiranya anda menyewa subkontraktor untuk menjalankan hiburan, berunding dengan mereka untuk memastikan mereka dapat membekalkan dan menyiapkan peralatan itu sendiri, selain lokasi dan panggung serta jadual perkhidmatan. Dengan cara ini, anda dapat mengetahui apa yang harus dilakukan untuk menolong mereka
- Penyedia perkhidmatan katering, kedai bunga, hiburan, dan orang penting lain memerlukan banyak masa untuk membuat persediaan. Permintaan mendadak biasanya akan lebih mahal. Selain itu, jika mereka tidak dapat menepati kata, anda masih mempunyai masa untuk mencari alternatif.
Langkah 4. Cari seseorang yang akan menjadi hos (MC)
MC tidak selalu harus mengatur keseluruhan acara, tetapi dia akan membimbingnya. MC biasanya ahli parti, yang akan mengarang ucapan, mengumumkan serangkaian acara seperti makan, tarian, tetamu penting, atau hiburan. Berkomunikasi dengan orang ini dengan kerap dan jaga perkembangannya.
Kadang kala anda mungkin menjadi MC. Sekiranya demikian, tugas anda akan menjadi lebih sukar kerana anda harus berusaha sehingga keseluruhan acara selesai. Siapkan ketua kumpulan untuk pasukan perkhidmatan anda supaya kebanyakan tugas biasa dapat diberikan kepada mereka
Langkah 5. Kumpulkan peralatan
Semasa menggaji pasukan, periksa semula dan pastikan mereka mempunyai barang yang diperlukan bersama mereka. Dalam beberapa kes, mereka hanya boleh mempersiapkan diri atau barang-barang tertentu; Anda mungkin memerlukan sumber yang mereka perlukan secara berasingan. Anda boleh menyewa, membeli, atau bahkan meminjam alat ini dari rangkaian sosial anda. Periksa senarai keperluan, dari serbet hingga sistem pembesar suara dan kabel sambungan.
Hiasan adalah bahagian penting dalam sebarang acara. Alas meja, bunga, hadiah, lilin, belon, sepanduk atau latar foto, permaidani merah, dll. harus selalu dirancang dengan baik terlebih dahulu
Langkah 6. Memenuhi keperluan asas
Salah satu perkara yang sering dilupakan oleh pemula adalah kelebihan kemudahan di tempat acara. Adakah tempat itu mempunyai kemudahan yang mencukupi? Contohnya ialah tandas dan pancuran mandian, tempat letak kereta, akses mudah bagi orang kurang upaya, bilik ganti, bilik simpanan dan dapur, saluran air, penyejuk wain, akses elektrik, dll. Oleh itu, anda dapat menjangkakan halangan yang mungkin berlaku.
Fikirkan juga di luar acara: adakah anda memerlukan pengangkutan dan penginapan untuk tetamu luar bandar / luar negara, atau delegasi hotel? Adakah anda perlu menempah tempat untuk pengangkutan mereka ke dan dari acara tersebut?
Langkah 7. Ketahui siapa yang akan anda temui
Memahami hierarki sosial acara - walaupun bukan acara anda - penting untuk mengetahui bagaimana menangani situasi apa pun. Oleh kerana pelanggan perlu mempercayai anda, ketahui perkara berikut:
- Siapakah tetamu utama –– ini biasanya mudah dilihat ketika acara itu adalah perayaan –– misalnya, pengantin lelaki dan perempuan dalam majlis perkahwinan. Walau bagaimanapun, pelanggan tidak selalu menjadi tetamu utama walaupun mungkin masih diklasifikasikan sebagai salah satu pihak dalam kumpulan. Atau, pelanggan anda mungkin tidak hadir sama sekali.
- Siapa tetamu yang menjadi jenis tetamu tuan rumah - ini adalah orang yang sering bertindak sebagai tuan rumah di meja masing-masing dan cenderung pandai bersosial dan memotivasi tetamu lain. Mereka berguna untuk menjaga suasana yang menyenangkan dan bercakap ketika keadaan menjadi tenang, mendorong orang untuk menari, atau memperkenalkan orang kepada tetamu lain untuk persahabatan baru. Mereka juga biasanya dipercayai dan berguna untuk mengikuti perkembangan peristiwa, kerana dapat membantu atau bahkan berfungsi sebagai penceramah / MC tetamu dalam keadaan kecemasan. Orang seperti inilah yang menjadikan acara berjalan lancar di barisan hadapan.
- Siapa tetamu jenis pendamai? Anda harus selalu mengingat orang-orang ini, kerana mereka adalah orang-orang yang anda ingin cari mengenai masalah. Anda juga akan melibatkan mereka dalam menangani dan berdebat jika perlu. Tetamu dalam kumpulan ini biasanya adalah ketua keluarga, penjaga, atau ketua keselamatan.
- Siapa pembuat keputusan. Dalam kebanyakan kes, pembuat keputusan adalah diri anda sebagai pengurus, tetapi apabila anda perlu berunding dengan tetamu tanpa melibatkan kumpulan utama (kerana mereka biasanya fokus untuk menjadi tuan rumah yang baik), cari tahu siapa yang harus anda lihat dalam keadaan kecemasan. Secara sederhana, orang ini akan membayar bil untuk perkhidmatan anda, atau sesiapa sahaja yang anda panggil "pelanggan."
Bahagian 3 dari 5: Mendekati Garis Akhir
Langkah 1. Kenali tempat
Sebelum acara dimulakan, periksa tempatnya dan tentukan bagaimana anda akan mengumpulkan sesuatu. Anda mungkin perlu menentukan pengaturan tambahan untuk menampung denah lantai - contohnya dari segi pendawaian, pencahayaan, dll. Dan sekiranya perkara ini sukar anda temui, para tetamu mungkin juga mengalami hal yang sama, jadi pertimbangkan aspek praktikalnya!
Buat rancangan dan masa penggunaan bila mungkin. Sekiranya sesuatu tidak sesuai, singkirkannya. Bercakap dengan pengurus laman web dan cari tahu apa yang boleh dia lakukan untuk menolong, dan jika ada peraturan pengezonan yang mesti anda ikuti, terutama dalam keadaan kecemasan
Langkah 2. Pertimbangkan untuk menyediakan hadiah untuk pasukan anda
Anggota kru di dalamnya akan bekerja keras. Untuk menunjukkan penghargaan dan mengekalkan prestasi, sediakan hadiah kecil untuk diberikan setelah acara berakhir. Minuman botol, bar granola, coklat, barang kecil lain, apa sahaja yang sesuai dengan anda, akan membantu menjaga semangat mereka.
Juga pertimbangkan untuk memberi mereka bros atau penanda pesta kecil sehingga mereka merasa menjadi sebahagian daripada acara itu dan mengingatnya. Pastikan juga mereka diberi makan dan disiram! Pasukan adalah sumber yang seharusnya dapat anda terus gunakan pada masa akan datang
Langkah 3. Periksa semua pasukan dan orang luar
Sebelum acara, pastikan semua orang bersetuju. Berikan arahan yang jelas kepada kru mengenai cara menuju ke tempat tersebut dan berikan nombor hubungan atau kad perniagaan anda supaya mereka dapat meminta petunjuk. Akhiri dengan memastikan semuanya tidak ada persoalan.
Pastikan semua orang selesa dengan tugas. Sebilangan orang mungkin tidak mahu mengatakan ini, jadi cubalah membacanya. Adakah mereka kelihatan yakin dan yakin? Sekiranya tidak, yakinkan mereka, kaji semula tugasan, dan ajukan beberapa soalan asas. Apabila ragu-ragu, pasangkan orang yang ragu dengan pasangan yang lebih berkebolehan
Langkah 4. Sediakan senarai kenalan anda dan fail lain jika diperlukan
Tetapan peribadi sama pentingnya dengan pengaturan acara. Sekiranya anda sentiasa rapi, walaupun ada perkara yang tidak kemas, semuanya akan baik-baik saja. Tetapi, jika tidak, keadaan acara akan hancur sepenuhnya. Berikut adalah beberapa cara untuk mempersiapkan diri:
- Buat helaian kenalan dengan nombor telefon dan alamat. Kedai pastri menyangka anda adalah orang yang akan datang untuk mengambil pesanan? Tidak menjadi masalah. Hubungi ahli pasukan anda yang tinggal berhampiran kedai dan minta dia mengambilnya dalam perjalanan ke lokasi acara.
- Buat senarai semak. Anda akan mengetahui barang, peralatan dan barang apa yang masih ada berdasarkan laporan pasukan.
- Sediakan bukti pembayaran dan keperluan penagihan dengan sewajarnya. Semakin teliti anda, semakin sedikit masalah yang akan anda hadapi di masa hadapan.
Langkah 5. Elakkan perubahan pada saat-saat akhir
Adakah terdapat perubahan seni secara berkala? Perkahwinan biasanya seperti ini, dengan pelanggan menginginkan perubahan reka bentuk pada saat terakhir, jadi pastikan anda memberitahunya tarikh akhir perubahan. Biasanya, tarikh akhir ini adalah 1 minggu sebelum acara berlangsung, untuk memastikan pelanggan tidak bebas, tetapi anda juga dilindungi dari perubahan saat-saat terakhir yang membebankan dan mahal untuk dilakukan.
Sekiranya perubahannya sederhana, kecil, atau mendasar dan dapat menggunakan hiasan yang sudah dipasang, cubalah untuk tidak menolak permintaan pelanggan sebanyak mungkin. Pastikan anda memenuhi keperluan pelanggan dengan sebaik mungkin dalam acara yang mungkin sangat beremosi
Bahagian 4 dari 5: Mengendalikan Kejadian Sebenar
Langkah 1. Siapkan semuanya
Jadilah yang pertama berada di tempat kejadian untuk mengawasi persiapan. Pastikan semua orang melaporkan dengan betul dan mula menelefon jika tidak. Tolong mereka yang memerlukan pertolongan, arahkan mereka yang perlu diarahkan, dan minggir ketika diperlukan. Jauhkan diri dari cedera sehingga acara berakhir.
Anda akan merasa sedikit lebih tenang jika mempunyai senarai semak. Sediakan senarai ini untuk kru, kru luar, hiasan dan pemasangan, dan peralatan. Setelah semuanya diperiksa, anda dapat menarik nafas lega
Langkah 2. Mendelegasikan tugas
Jangan takut untuk melakukannya. Faktor utama yang menyebabkan tekanan dalam sesuatu peristiwa adalah masa. Untuk menjimatkan wang, bersiaplah untuk membahagikan kerja. Sekiranya seseorang tidak bekerja dengan optimum, berikan tugas lain yang lebih sesuai untuknya. Anda tidak menjadi penentu atau melampaui batas; Anda hanya melakukan kerja yang menjadi tanggungjawab anda.
Semasa menyerahkan tugas, bersikap tegas tetapi sopan. Katakan, "John, saya memerlukan anda di sini sekarang untuk menolong katering. Terima kasih." Krew anda mesti bersemangat mengurus acara tersebut. Pastikan semuanya berjalan lancar dengan menjadi tokoh pemimpin yang diperlukan
Langkah 3. Bersikap fleksibel
Ini bermakna anda harus memastikan bahawa semuanya berjalan mengikut rancangan dan bantuan atau menjalankan rancangan sandaran sekiranya berlaku sesuatu - dan dapat menerimanya. Sekiranya anda mula tertekan, anda tidak akan dapat berfikir secara lurus. Apabila fikiran tidak jelas, anda tidak akan pernah mendapat hasil yang baik. Oleh itu, apabila pembesar suara mengambil masa terlalu lama sepuluh minit dan mengabaikan isyarat anda atau cuba mengalihkan perhatiannya, berehatlah. Cukup sesuaikan sesi pencuci mulut, tidak ada yang perasan. Acara ini juga akan terus berjalan dengan lancar.
Masalah akan selalu berlaku. Anda tidak dapat meramalkan semuanya, dan lebih cepat anda dapat menerimanya lebih baik. Pengurus acara yang tenang dan stabil boleh sangat berguna untuk sebarang acara; tetapi jika anda tegang dan tidak tenang, acara boleh berlaku dengan teruk. Jadi berehat dan ikuti arus - rancangan anda akan berakhir
Langkah 4. Ceritakan perkembangan terkini kepada semua orang
Pastikan jumlah dan keperluan tetamu masih betul pada hari acara dan beritahu pasukan perkhidmatan mengenai perubahan seawal mungkin. Anda harus menjadi sepasang mata pertama yang menyedari jika ada yang tidak kena.
Berunding dengan pelanggan untuk melihat bagaimana perasaannya; dia mungkin bersemangat, gugup, bimbang, bosan, atau keletihan dan menghadapi masalah. Anda boleh membantunya dengan memahami, mengucapkan kata-kata baik, dan membantunya secara praktikal. Luangkan masa untuk membangkitkan semangat para tetamu dan pasukan apabila diperlukan
Langkah 5. Lakukan tugas anda
Percayalah dan hormati pasukan perkhidmatan untuk melakukan perkara mereka sendiri - setelah anda memberi mereka asas yang kuat, mereka akan baik-baik saja. Tawarkan bantuan jika diperlukan, tetapi ahli pasukan ini harus cukup berpengalaman dan tidak memerlukan pertolongan sama sekali. Berikut adalah beberapa perkara yang harus anda perhatikan:
- Bertindak sebagai penyambut tetamu atau penyambut tetamu pada mulanya. Berjumpa dan sambut (jika diperlukan) setiap tetamu semasa mereka tiba. Pindahkan peranan ke MC semasa acara dimulakan. Di sini, peranan anda sebagai pengurus akan lebih aktif dengan menyelesaikan masalah dan memastikan semua kerja di belakang layar, seperti penyediaan makanan dan perkhidmatan berjalan sesuai dengan rancangan.
- Perhatikan tetamu dan terus berhubung dengan MC. Lakukan secara rahsia sekiranya anda perlu mengubah rancangan anda.
- Jauhkan jarak anda dari tetamu utama - rancangan ini berkaitan dengan mereka - tetapi pastikan anda berada dalam jarak yang mudah dengan mendaftar masuk pada saat-saat tertentu. Tanyakan kepada mereka bagaimana perasaan mereka mengenai pertunjukan tersebut, serta kemungkinan masalah, permintaan, atau cadangan yang mereka miliki.
Langkah 6. Untuk acara pemasaran, sediakan cenderamata
Pastikan semua tetamu mengingati masa-masa baik mereka. Anda mungkin menginginkan lebih dari sekadar kenangan gembira: seperti lawatan ke laman web, sumbangan masa depan, aspek dari mulut ke mulut, dll. Untuk memastikan acara anda berjaya, kongsikan cenderamata. Sama ada gambar, poster, atau bolpoin, memberi sesuatu kepada para tetamu untuk mengingatkan para tetamu tentang acara itu adalah cara yang baik untuk memastikan anda dikenang oleh mereka.
Langkah 7. Tahniah anda sendiri setelah acara berakhir
Sebilangan besar acara bersifat mandiri ketika mereka bermula, tetapi kerja kerasnya adalah dalam tempoh persiapan, yang tidak disedari oleh siapa pun. Oleh itu, ucapkan tahniah kepada diri anda kerana anda berhak untuk gembira!
Selepas acara itu, luangkan masa untuk berjumpa dan berterima kasih kepada pelanggan. Sebaiknya tawarkan hadiah yang sesuai dan tulus untuk mengingati masa anda bersama mereka, kerana sentuhan kecil seperti ini yang memperkaya pengalaman dan membolehkan mereka mencadangkan perkhidmatan anda di masa hadapan. Sekiranya anda memberikan hadiah di suatu acara, hadiah selepas acara seperti bunga, foto momen kegemaran di acara mereka (contohnya pemotongan pita, klimaks pertunjukan, upacara anugerah, ciuman perkahwinan, meniup lilin ulang tahun, dll.), Atau hadiah lain mungkin sesuai
Langkah 8. Bersihkan tempat dan pulang
Seperti yang dikatakan oleh ibu, "Biarkan dalam keadaan yang sama dengan anda," begitu juga prinsip yang berlaku di tempat. Segala-galanya harus dibiarkan dalam keadaan yang sama seperti sebelum anda datang - perniagaan pengurusan acara adalah perniagaan sensitif yang tidak mempunyai banyak ruang untuk kesilapan. Oleh itu, maklumkan kepada anak kapal anda bahawa sudah waktunya untuk membersihkan laman web ini dan jangan biarkan mereka pulang sehingga semuanya selesai. Anda juga harus campur tangan!
Selain menjadi perkara yang baik, ia juga menghalang anda daripada dikenakan bil yang lebih mahal. Banyak tempat akan dikenakan bayaran tambahan untuk pembersihan jika mereka berpeluang melakukannya. Oleh itu, lakukan yang terbaik untuk mengelakkan bayaran tersembunyi
Langkah 9. Selesaikan urusan pertukaran, pembayaran, dan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat
Anda mungkin perlu mengatur pemulangan peralatan yang disewa atau dipinjam dan berunding dengan pelanggan mengenai pengalamannya. Walaupun anda tidak dibayar, luangkan masa untuk mengucapkan terima kasih kepada mereka dan katakan bahawa anda menikmati acara ini bersama mereka. Bolehkah anda bertukar kad perniagaan antara satu sama lain?
Terima kasih juga kepada anak kapal! Pastikan semua pihak dibayar (dan telah membayar), simpan invois, dan selesaikan semua perkara. Anda mesti menjadi orang terakhir yang meninggalkan tempat ini - pastikan semuanya berjalan lancar
Bahagian 5 dari 5: Penyelesaian masalah
Langkah 1. Ketahui cara berurusan dengan tetamu yang tiba lewat dan menghadapi masalah lain
Ini adalah masalah biasa, jadi lebih baik anda mempersiapkan diri. Kelewatan tidak dapat dielakkan (misalnya kerana masalah lalu lintas yang tidak dijangka) dan biasanya dapat ditoleransi oleh tetamu lain yang tiba tepat waktu. Oleh itu, terdapat beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk mencegahnya:
- Pastikan masa acara ditulis dengan jelas pada jemputan. Sekiranya anda menjalankan sistem RSVP, pastikan juga masa disahkan. Berkomunikasi dengan (melalui lembar hubungan anda) MC, tetamu yang relevan (biasanya ahli parti utama), penghibur, dan kakitangan dapur apabila anda menghadapi halangan yang tidak dapat diselesaikan dengan mudah. Sekiranya tetamu yang tertangguh menjadi tumpuan acara (mis. Pengantin lelaki dan perempuan), biasanya:
- Anda mesti menghubungi tetamu yang menunggu keputusan untuk memeriksa anggaran waktu ketibaan. Segera hubungi dapur mengenai perkembangan terkini agar mereka dapat menyesuaikan kelajuan memasak agar sesuai dengan waktu.
- Elakkan mengumumkan bahawa acara telah ditangguhkan kerana tetamu tertentu (kerana pesta itu akan mengatasinya sendiri), tetapi biarkan tetamu utama mengetahui bahawa anda menyedari keadaannya. Beritahu mereka apa yang anda rancangkan, tetapi biarkan mereka juga memberikan cadangan kerana mereka biasanya mengenali tetamu dan tahu apa yang harus dilakukan dalam konteks itu.
- Perhatikan masa pidato. Sekiranya tetamu utama tiba terlambat, sajikan makanan tambahan dan / atau minuman awal untuk mengelakkan tetamu lain yang tiba tepat waktu bosan dan memastikan mereka tetap sibuk.
- Sekiranya tetamu akan terlambat (misalnya ketika menyajikan makanan yang tidak dapat ditangguhkan, seperti souffle), mulailah acara seperti yang dirancang. Apabila mereka datang, sajikan bahagian seterusnya (walaupun bahagian ini adalah pencuci mulut).
- Bersedia untuk menari, permainan, komedi, atau beberapa jenis hiburan lain (terutamanya muzik) dan pastikan ada gangguan tambahan, seperti foto kumpulan. Strategi sandaran ini seharusnya dimulakan sehari sebelumnya.
-
Bagi tetamu yang sengaja tiba lewat, jangan menganggap ini sebagai kesalahan anda sebagai pengurus. Oleh itu, adalah tugas anda untuk meletakkan tetamu lain yang hadir terlebih dahulu dan memastikan keperluan mereka dipenuhi. Pada hakikatnya, bertindak seolah-olah tidak ada yang salah dan teruskan dengan acara tersebut.
Langkah 2. Ketahui cara mengatasi masalah makanan
Masalah di kawasan ini jarang berlaku, terutamanya jika anda telah merancang rancangan anda dengan teliti, tetapi kemalangan berlaku sesekali (seperti tetamu atau anak kecil yang merosakkan meja makan, atau kejadian di dapur). Anda mesti terlebih dahulu mengetahui jenis tetamu yang akan hadir, jadi anda boleh mempertimbangkan kapan dan di mana makanan akan ditampilkan (contohnya untuk hidangan jenis bufet) dan kedudukan tempat duduk para tetamu.
- Semua tumpahan harus segera dibersihkan atas alasan keselamatan, walaupun itu bermaksud anda harus menyingkirkan permaidani merah atau hiasan dan perabot mewah untuk melakukannya. Menyembunyikan noda tanpa menjejaskan penampilan atau integriti barang (seperti perabot antik) adalah mustahil, jadi singkirkan dahulu. Sekiranya anda mempunyai sandaran, gunakannya; jika tidak, gerakkan objek dengan berhati-hati sehingga tetamu tidak akan menyedarinya.
- Sebaiknya gunakan tali, langsir, atau layar untuk menyembunyikan kawasan makanan (contohnya meja yang tidak kemas, atau semasa anda menyiapkan hidangan anda yang seterusnya), kerana beberapa tetamu mungkin menganggap makanan yang dapat dilihat sebagai sesuatu yang dapat dimakan secara bebas setiap saat - walaupun ini tidak semestinya berlaku.
- Campurkan menu. Sekiranya hidangan tidak dapat disajikan (contohnya kerana ia dibakar), singkirkan semuanya, atau cari alternatif baru. Kurangkan bahagian untuk menjimatkan makanan, tetapi tingkatkan bahagian makanan lain agar seimbang. Maklumkan kepada tetamu sekiranya diperlukan.
- Vegetarian, pemakan pemilih, penghidap alergi, atau orang diet / agama khas harus menjaga keperluan mereka - anda seharusnya dapat melakukan ini dengan perancangan yang baik. Walau bagaimanapun, kadang-kadang tetamu akan membawa ahli keluarga, pasangan, atau rakan karib tanpa memberitahu anda, terutamanya jika jemputan itu percuma. Apabila ini berlaku, penyelesaiannya mudah. Hitung tetamu baru-baru ini dan ketika mereka tiba di pintu, tanyakan tentang keperluan makanan khas dan beritahu kakitangan perkhidmatan dan dapur dengan segera.
- Bagi kumpulan besar yang tidak menghadiri acara itu sebagai tetamu gelap, hantar ahli pasukan ke dapur dan minta dia menghitung stok. Sekiranya diperlukan, beli bekalan makanan tambahan. Bahagian dapur biasanya melebih-lebihkan bahagian tertentu, jadi pembatalan lebih biasa daripada kekurangan makanan. Hidangan terhad juga dapat dijimatkan jika anda menyediakan tambalan tambahan, seperti roti, salad, atau hidangan sayur-sayuran, bahan-bahan yang dapat diperoleh dengan mudah dari pasar raya tempatan anda.
Langkah 3. Tahu bagaimana menangani anak kecil
Perlu diingat bahawa banyak pengurus sering melupakan atau meremehkan kecerdasan dan keperluan dan kehendak anak-anak dalam suatu acara. Mereka sama seperti orang dewasa - mahu bersenang-senang dan tidak bosan. Ingat, ibu bapa juga akan tersinggung sekiranya suatu peristiwa tidak dapat memenuhi keperluan anak-anak mereka. Adalah idea yang baik untuk meminta pengesahan kehadiran (RSVP) untuk mana-mana kanak-kanak yang mungkin hadir.
- Kanak-kanak yang lebih muda (di bawah usia 10 tahun) lebih baik disajikan dengan makanan atau makanan ringan terlebih dahulu, kerana makan malam mungkin tidak disajikan sehingga pukul 20:00. Waktu penyediaan ini biasanya terlambat untuk waktu makan kebanyakan kanak-kanak. Makanan yang anda berikan kepada anak-anak anda juga harus menyenangkan dan sihat, tetapi tetap istimewa dengan sentuhan khas untuk mereka - ini membantu ibu bapa untuk dibantu dan dapat menikmati acara tersebut sebagai tetamu.
- Kanak-kanak berusia lebih dari 10 tahun biasanya boleh diberi makanan dan bahagian dewasa, walaupun mereka tidak menyelesaikannya, tetapi juga menawarkan menu anak-anak (dengan izin ibu bapa tentu saja) jika mereka tidak menyukainya. Biasanya, remaja berusia 13-18 tahun sering meminta makanan yang sama dengan anak-anak yang lebih muda, seperti hamburger dan kentang goreng, dan bukannya makanan restoran yang lebih formal. Makanan untuk kanak-kanak biasanya ditulis dengan istilah "Menu Alternatif". Mainkan dengan selamat dan bincangkan dengan tetamu utama anda rancangan anda untuk terus berjaya memuaskan tua dan muda sejak dulu.
- Sediakan kawasan untuk ibu yang mempunyai anak kecil. Memenuhi keperluan mereka, seperti rehat di tandas, keperluan penyusuan, dan lain-lain, dan sediakan tempat rehat untuk anak-anak yang sangat muda sehingga mereka dapat tidur jika mereka letih.
Langkah 4. Ketahui bagaimana menangani tetamu yang mabuk atau kurang ajar, penceroboh dan banyak lagi
Tetamu ini kadang-kadang menimbulkan masalah, baik di acara keluarga dan syarikat. Mereka membawa politik dan juga drama, dan, sebagai orang luar, anda mungkin tidak menyedarinya. Jadi, sentiasa berjaga-jaga.
- Tanyakan kepada pelanggan atau tetamu utama sebelum acara untuk mengetahui kemungkinan masalah seperti ini, atau dengan beberapa pilihan sekiranya tetamu utama tidak boleh diganggu. Dengan cara ini, anda dapat memastikan bahawa orang duduk di tempat yang betul dan itu tidak akan menimbulkan masalah. Siapkan kakitangan perkhidmatan atau tetamu utama untuk bertindak sebagai penyelia tidak rasmi, berjaga-jaga, dan membantu apabila diperlukan. Tugas anda adalah memastikan acara berjalan dengan lancar dan menjauhi perkara peribadi, kecuali jika diperlukan. Oleh itu, pastikan anda mengetahui siapa di acara tersebut yang digolongkan sebagai tetamu jenis "pendamai" (mereka yang dapat membantu memastikan acara berjalan lancar).
- Oleh kerana enggan memberikan alkohol kepada tetamu yang mabuk atau berurusan dengan tetamu yang marah dan kasar boleh menjadi sukar, lebih baik melibatkan tetamu pendamai. Hubungi pegawai undang-undang hanya jika perlu dan setelah anda berunding dengan tetamu utama. Anda masih harus berwaspada, walaupun menjalankan acara kecil atau di halaman belakang.
- Tetamu yang tidak diundang adalah masalah sukar. Sekiranya mereka datang dan membuat keributan, buang jika perlu - berjumpa dengan tetamu utama untuk mengesahkan bahawa orang-orang ini tidak dikehendaki. Sekiranya terdapat banyak perusuh yang ganas, tugas anda adalah melindungi tetamu lain dan menghubungi pihak keselamatan atau pihak polis sekiranya perusuh ini enggan meninggalkan tempat setelah diminta oleh anda sebagai pengurus dan / atau tetamu utama.
- Para tetamu biasanya suka memindahkan kad nama di sekitar meja, jadi mereka boleh duduk di sebelah orang yang mereka inginkan, atau di meja yang mereka mahukan. Rujuk kepada tetamu utama mengenai bagaimana ini dibenarkan. Biasanya, anda mesti mengatur rancangan meja terlebih dahulu dan mendapat persetujuan daripada tetamu utama. Sekiranya kedudukan meja ini sepatutnya betul, lebih baik menjauhkan tetamu dari tempat makan sebelum tiba masanya. Biasanya, kawasan bar, lobi, atau ruang menunggu boleh digunakan untuk menampung tetamu. Sekiranya pengelompokan tertentu sangat penting kerana masalah keluarga, bawalah orang-orang bersama dan bimbing mereka setiap kumpulan untuk memisahkan meja dan duduk mengikut urutan yang betul.
Langkah 5. Ketahui cara menangani cuaca buruk
Di seluruh dunia, kadang-kadang akan ada cuaca buruk yang tidak dijangka, seperti hujan atau salji. Angin sejuk atau udara panas juga boleh menyebabkan masalah. Walaupun cuaca biasanya tidak banyak memberi kesan ketika acara diadakan di dalam rumah, anda harus bersedia menghadapi cabaran untuk berada di luar rumah. Sekiranya anda dapat meramalkan cuaca buruk, pertimbangkan untuk menukar lokasi acara. Sekiranya anda tidak dapat, sewa khemah atau paviliun besar (harganya mungkin mahal, terutamanya jika ia dilakukan dengan sesuka hati). Menjaga cuaca penting; jika acara tersebut telah dikacau kerana itu, anda hampir mustahil untuk memperbaiki acara tersebut, jadi manfaatkan sepenuhnya apa yang sudah anda ketahui dan miliki.
Banyak bahagian dunia sekarang mempunyai polisi insurans untuk cuaca buruk atau masalah lain. Sekiranya anda berada di kawasan yang terkenal dengan perubahan cuaca secara tiba-tiba, dapatkan pengesahan jika acara tersebut dapat dijadualkan semula, supaya pelanggan sekurang-kurangnya dapat menjimatkan kos sewa peralatan, tempat, dan kakitangan perkhidmatan
Petua
- Sediakan ruang kecil yang dipenuhi dengan barang-barang seperti serbet tambahan untuk membersihkan tumpahan, alat pemadam api, alat pertolongan cemas, dan peralatan sampingan yang lain. Anda tidak akan memerlukannya sekiranya semuanya berjalan lancar, tetapi lebih baik anda berjaga-jaga untuk acara besar.
- Tetamu dan penceramah yang penat atau mengalami jet lag harus memastikan kecergasan mereka. Sekiranya perlu, berunding terus dengan mereka atau pembantu mereka untuk memesan rawatan spa dan urut atau cara penyegaran badan yang lain. Anda juga boleh menghantar makanan jika mereka tidak makan dalam masa yang lama, atau ubat jika mereka merasa sedikit tidak sihat (seperti sakit kepala akibat terbang atau kegelisahan, atau sakit perut). Rujuk doktor sekiranya diperlukan. Tetamu dan penceramah yang letih boleh merosakkan acara, walaupun semua cabaran lain mungkin anda dapat atasi.
- Pastikan semua orang dapat melihat dan mendengar pentas, muzik, atau pertuturan.
- Juga ingat bahawa mengendalikan acara orang lain adalah suatu penghormatan. Walaupun ini kelihatan sangat tertekan dan sukar, sumbangan anda dapat membuat banyak orang bahagia, sehingga mereka akan mengingati peristiwa itu seumur hidup mereka. Selain itu, anda juga terbiasa memiliki kebolehan yang berguna dalam kehidupan seharian.
- Sebagai pengurus, anda mungkin harus bertindak sebagai tuan rumah yang tidak pantas, atau bahkan rakan tarian untuk memastikan acara berjalan dengan lancar. Kembangkan kemahiran bertutur dan menari, tetapi pada masa yang sama, berikan peranan pengurusan kepada ahli pasukan lain yang boleh menggantikan anda buat sementara waktu. Tujuannya di sini adalah untuk memastikan tidak ada yang duduk diam di meja.
