Sijil pekerjaan (atau surat pengesahan pekerjaan) adalah surat-menyurat formal yang biasanya ditulis oleh majikan kepada pihak yang meminta, dengan tujuan untuk mengesahkan sejarah kerja pekerja. Sijil pekerjaan biasanya diperlukan untuk memohon pinjaman, menyewa harta tanah, memohon pekerjaan baru, atau untuk alasan lain untuk mengesahkan sejarah kerja. Semasa menulis sijil pekerjaan, jelaskan siapa anda, berikan ringkasan tugas pekerja dengan jujur, dan sahkan pekerjaan. Sijil ini mesti menggunakan kepala surat profesional dan memberikan maklumat hubungan dan tandatangan. Baca arahan di bawah untuk mengetahui cara membuat sijil pekerjaan yang lengkap dan tepat.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Bersedia untuk Menulis Sijil Pekerjaan
Langkah 1. Fikirkan mengapa anda menulis sijil pekerjaan
Isi dan nada bahasa surat bergantung kepada penerima. Untuk institusi kewangan, gunakan nada bahasa profesional dan sertakan maklumat kewangan (misalnya gaji, komisen, kenaikan gaji, dan bonus). Sebaliknya, jika anda menulis sijil pekerjaan untuk pekerja yang memohon pekerjaan baru, nada bahasa mungkin lebih tidak rasmi dan anda mungkin tidak memasukkan maklumat kewangan.
Dengan memahami tujuan dan ruang lingkupnya, anda dapat menulis surat yang sesuai dengan keperluan penerima
Langkah 2. Fikirkan siapa yang harus menulisnya
Biasanya, sijil pekerjaan ditulis oleh penyelia. Dalam keadaan ini, pekerja akan meminta anda sebagai majikan untuk menulis surat pekerjaan untuk tujuan tertentu. Sebaliknya, pekerja boleh menulis surat sijil pekerjaan untuk diri mereka sendiri. Dalam keadaan ini, anda sebagai pekerja akan menulisnya sendiri dan kemudian meminta bos menandatangani atau menukarnya mengikut keperluan. Sekiranya boleh, majikan harus menulisnya atas nama pekerja, bukan sebaliknya.
- Sekiranya anda adalah atasan yang menulis surat kepada pekerja, anda boleh menyusunnya mengikut spesifikasi anda sendiri dan mengawal mesej di dalamnya. Sebagai tambahan, sebagai majikan, surat yang anda tulis dianggap asli dan jujur. Namun, halangan utama adalah masa yang diperlukan. Sebagai bos, tentunya anda mempunyai jadual yang sibuk, sementara penyediaan surat ini akan memakan masa. Oleh kerana itu, sijil pekerjaan biasanya pendek dan ringkas sehingga anda tidak membuang banyak masa, terutamanya jika anda sudah melakukannya.
- Sekiranya anda seorang pekerja yang menulis sendiri, anda dapat menentukan maklumat apa yang akan disampaikan kepada penerima dan tidak perlu mencari masa untuk berkongsi idea dengan atasan anda. Di samping itu, bos juga tidak dibebani oleh masa yang mesti disediakan untuk menulisnya (jika anda menulisnya sendiri, bos mungkin gembira kerana dia tidak perlu melakukannya sendiri). Walau bagaimanapun, bos mesti selalu menandatangani dan ada kemungkinan dia akan enggan melakukannya setelah membaca isi kandungan surat anda. Sekiranya demikian, anda harus menulis semula atau memujuknya untuk menulisnya sendiri untuk anda.
Langkah 3. Kumpulkan maklumat yang diperlukan
Setelah anda mengetahui penerima dan siapa yang akan menulis surat itu, anda mesti mengumpulkan maklumat yang diperlukan dalam surat tersebut.
- Sekiranya anda adalah bos, berbincanglah dengan pekerja untuk melihat apa yang ingin dia sertakan. Bincangkan siapa penerima, apa tujuan surat itu, spesifikasi apa yang perlu disertakan, dan kapan harus dihantar.
- Sekiranya anda seorang pekerja dan menulis surat itu sendiri, semua maklumat yang diperlukan sudah ada, tetapi anda harus berbincang dengan bos anda terlebih dahulu dan bertanya apa jenis surat yang diharapkannya. Ini memastikan anda menulis surat yang sesuai dengan spesifikasi majikan dan mendapat tandatangannya.
Bahagian 2 dari 2: Menulis Sijil Pekerjaan
Langkah 1. Gunakan kepala surat syarikat
Tulis sijil pekerjaan di kepala surat rasmi syarikat. Sekiranya anda seorang bos, makalah ini percuma untuk digunakan. Sekiranya anda seorang pekerja, tanyakan terlebih dahulu jika anda boleh menggunakannya. Surat kiriman rasmi syarikat akan mengesahkan surat anda dan membuat penerima mempercayai kandungannya.
Sekiranya anda tidak mempunyai kepala surat rasmi, anda boleh menggunakan komputer untuk membuat tajuk surat. Pengepala harus mengandungi nama syarikat, alamat, nombor telefon, dan alamat e-mel. Berikan juga maklumat mengenai pengarang surat (dan tajuk) dan tarikh surat itu ditulis
Langkah 2. Alamat surat itu kepada penerima secara spesifik mungkin
Sekiranya anda mengetahui nama penerima, alamatkan terus kepada orang yang berkenaan. Sekiranya anda tidak tahu siapa yang akan membacanya, alamatkannya kepada organisasi, dengan baris subjek yang menerangkan kandungan surat itu.
- Contohnya, jika anda mengetahui alamat dan nama penerima, tuliskan di bawah tajuk. Ikuti dengan ucapan yang sesuai, seperti "Dear [Tuan Sudirman]."
- Sekiranya anda tidak tahu kepada siapa surat itu ditujukan, kirimkannya ke jabatan yang sesuai dengan baris subjek yang menjelaskan isi surat itu. Sebagai contoh, untuk surat kepada institusi kewangan dengan tujuan mendapatkan pinjaman, anda boleh mengirim surat ke cawangan tempatan anda dengan tajuk baris yang berbunyi, "Penerangan Karyawan untuk Permohonan Pinjaman." Tindak lanjut dengan ucapan seperti "Kepada Yang Berkepentingan."
Langkah 3. Terangkan siapa anda
Dalam perenggan badan pertama, terangkan siapa anda dan tujuan menulis surat itu. Nyatakan kedudukan anda, tempoh perkhidmatan, dan berapa lama anda mengenali pekerja yang meminta sijil. Sekiranya anda seorang pekerja yang menulis sendiri, teruskan menulis seolah-olah surat itu datang dari atasan anda kerana dialah yang akan menandatanganinya.
Sebagai contoh, "Nama saya Budi Jatmiko dan saya adalah Timbalan Ketua Pemasaran dan Jualan di PT. ABC. Saya telah bekerja di PT. ABC selama 12 tahun dan telah mengenali pekerja ini selama tujuh tahun. Selama tiga tahun yang lalu saya mempunyai menjadi penyelia langsung pekerja."
Langkah 4. Berikan pengesahan
Kandungan perenggan seterusnya merangkum pekerjaan pekerja, termasuk tarikh mula bekerja, hakmilik, sama ada pekerjaan itu sementara atau tetap, dan sama ada pekerja itu masih bekerja di sana. Perenggan ini memberikan maklumat kewangan pekerja sekiranya diperlukan.
- Contohnya, "Surat ini adalah pengesahan bahawa pekerja memang bekerja di sini. Dia telah bekerja di PT. ABC selama tujuh tahun, sejak 7 September 2003. Dia memegang jawatan sebagai timbalan pengarah penjualan, yang merupakan jawatan tetap di PT ABC. Sehingga 7 Januari 2011, dia masih bekerja dengan jawatan itu di PT. ABC."
- Contoh lain: "Surat ini mengesahkan bahawa pekerja itu bekerja di PT. ABC selama tujuh tahun. Orang yang berkenaan bekerja di PT. ABC dari 7 September 2003 hingga 7 Januari 2011. Dia memegang jawatan sebagai timbalan pengarah penjualan di PT. ABC. Dia bekerja sebagai pekerja tetap selama tujuh tahun di PT ABC dengan gaji IDR 35 juta sebulan."
Langkah 5. Ringkaskan tugas pekerja
Perenggan ini menerangkan tugas pekerja, yang sangat diperlukan dalam sijil pekerjaan untuk pekerja yang melamar pekerjaan lain. Walaupun sijil pekerjaan bukan surat cadangan, tidak ada salahnya termasuk penilaian positif terhadap pekerja. Maklumat tambahan ini akan meningkatkan reputasi anda sebagai majikan dan membantu pekerja mencari pekerjaan, harta benda, atau pinjaman baru.
Sebagai contoh, "Tugas seorang pekerja di PT. ABC adalah seperti berikut: Bertanggungjawab terhadap penjualan radiator di kawasan Bogor dan sekitarnya. Dia memegang jawatan sebagai pengurus dan bertanggungjawab untuk memotivasi pasukan yang terdiri daripada tujuh hingga sembilan orang. Dia mesti memastikan kepuasan pelanggan, menyelesaikan keluhan pelanggan, dan melaporkan kemajuan penjualan setiap tiga bulan ke kantor pusat."
Langkah 6. Elakkan maklumat sensitif atau haram mengenai pekerja
Terdapat peruntukan mengenai apa yang boleh dimasukkan dalam rujukan pekerjaan dan pernyataan lain kepada bakal majikan. Terdapat ketentuan bahawa anda hanya boleh memasukkan maklumat pekerja dengan kebenaran yang berkaitan. Terdapat juga peraturan bahawa anda boleh mendedahkan maklumat mengenai pekerja yang dimaksudkan selagi itu jujur dan beriman. Sebelum mendedahkan maklumat sensitif, pastikan anda memeriksa apa yang boleh diterima dan sesuai untuk disertakan, sesuai dengan kesesuaian sosial dan undang-undang yang berlaku.
Langkah 7. Berikan maklumat hubungan anda
Perenggan terakhir harus merangkumi maklumat hubungan (majikan) anda. Maklumat ini diperlukan sekiranya penerima mempunyai sebarang pertanyaan. Pastikan anda menyatakan bahawa penerima boleh menghubungi anda.
Sebagai contoh, "Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau memerlukan maklumat lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya di (021) 21215555 atau di [email protected]."
Langkah 8. Tandatangan dan hantar
Setelah surat itu ditulis, akhiri dengan ucapan penutup, tandatangan, dan berikan kepada pekerja yang memintanya atau kirimkan sendiri kepada penerima.
- Tutup surat dengan ucapan "Ikhlas".
- Masukkan tanda tangan anda, berserta nama dan kedudukan penuh anda.
- Tambahkan cap rasmi atau pengesahan yang biasanya digunakan oleh syarikat untuk jenis surat ini.
Petua
- Beberapa proses permohonan visa memerlukan anda menuliskan kedudukan yang akan dimiliki oleh pekerja, jika visa diberikan. Anda mungkin perlu menjelaskan kepentingan kerja pekerja yang memohon visa.
- Sebilangan majikan meminta pekerja menyusun surat, yang kemudiannya akan ditandatanganinya. Sekiranya anda meminta pekerja menulis sendiri, pastikan anda membacanya dengan teliti sebelum menandatangani.
- Beberapa syarikat mempunyai orang tertentu yang ditugaskan untuk melakukan verifikasi pekerjaan, dan ada juga syarikat yang mempunyai templat tertentu. Sekiranya ragu-ragu, hubungi bahagian sumber manusia.
Amaran
- Masukkan maklumat kewangan hanya apabila pekerja memintanya. Sekiranya anda seorang pekerja dan menulis surat itu sendiri, anda boleh memasukkan seberapa banyak maklumat yang diperlukan.
- Jangan memasukkan maklumat peribadi mengenai pekerja melainkan mereka membenarkannya.
- Sekiranya pekerja yang meminta sijil pekerjaan tidak lagi bekerja dengan anda, jangan berikan alasan untuk keluar walaupun tidak ada kes atau masalah.
