Rancangan kerja adalah sekumpulan tujuan dan proses yang dapat membantu pasukan dan / atau orang mencapai matlamat tersebut. Dengan membaca rancangan kerja, anda dapat memahami skala projek dengan lebih baik. Sama ada digunakan di tempat kerja atau akademik, rancangan kerja membantu anda memastikan projek tetap teratur. Melalui rancangan kerja, anda menguraikan proses tersebut menjadi tugas kecil dan ringan sambil mengetahui apa yang ingin anda capai. Ketahui cara membuat rancangan kerja supaya anda lebih bersedia untuk projek seterusnya.
Langkah
Langkah 1. Tentukan rancangan rancangan kerja anda
Terdapat banyak sebab mengapa kita membuat rancangan kerja. Tetapkan matlamat itu terlebih dahulu supaya anda dapat mempersiapkan projek dengan baik. Ingat, kebanyakan rancangan kerja berlaku untuk jangka masa tertentu, misalnya 6 bulan atau 1 tahun.
- Di pejabat rancangan kerja membantu atasan anda mengetahui projek apa yang akan anda jalankan dalam beberapa bulan akan datang. Bos anda memerlukan maklumat tersebut biasanya setelah tinjauan prestasi tahunan atau ketika pasukan anda mengusahakan projek besar. Rancangan kerja juga boleh menjadi hasil sesi perancangan strategik yang dibuat syarikat pada awal kalendar atau tahun fiskal baru.
- Dalam dunia akademik, rancangan kerja sesuai digunakan oleh pelajar untuk mengerjakan projek besar, atau oleh pensyarah untuk merancang silibus setiap semester.
- Untuk projek peribadi, rancangan kerja memberi anda idea tentang apa yang anda ingin lakukan, bagaimana anda akan melakukannya, dan bila anda merancang untuk menyelesaikannya.
Langkah 2. Tulis pengenalan dan latar belakang
Untuk rancangan kerja profesional, anda harus menulis pengenalan dan latar belakang. Bos atau pengurus anda akan mendapat maklumat yang mereka perlukan untuk memahami rancangan kerja. Sebaliknya, rancangan kerja akademik biasanya tidak memerlukan pengenalan dan latar belakang.
- Perkenalan harus pendek dan menarik. Ingatkan bos anda mengapa anda membuat rancangan kerja itu. Perkenalkan dia dengan projek yang akan anda kerjakan dalam jangka waktu tertentu.
- Latar belakang harus menunjukkan mengapa anda membuat rancangan kerja. Anda boleh melakukan ini, misalnya, dengan membentangkan perincian atau statistik laporan terbaru, mengenal pasti masalah yang perlu ditangani, atau alasan lain berdasarkan input dan maklum balas yang anda terima semasa mengerjakan projek sebelumnya.
Langkah 3. Tentukan tujuan dan sasaran
Matlamat dan sasaran adalah dua perkara yang saling berkaitan. Dalam rancangan kerja, kedua-duanya membawa kepada pencapaian hasil. Perbezaannya adalah, tujuan adalah umum, sementara sasaran lebih spesifik.
- Matlamat adalah gambaran keseluruhan projek anda. Tuliskan hasil akhir yang anda mahukan dari rancangan kerja. Pastikan liputannya luas. Contohnya, katakan anda mahu melengkapkan kertas penyelidikan atau belajar menulis.
- Sasaran harus spesifik dan nyata. Dengan kata lain, anda seharusnya dapat melengkapkan langkah-langkah dalam senarai matlamat anda setelah anda menyelesaikannya. Mencari sumber yang boleh ditemu ramah untuk kertas penyelidikan anda adalah contoh sasaran yang baik.
- Sekiranya sasaran yang ada terlalu pelbagai, anda boleh memecahnya menjadi jangka panjang pendek, tempoh sederhana, dan istilah lama. Sebagai contoh, sasaran jangka pendek syarikat untuk meningkatkan jumlah penonton sebanyak 30% dalam tiga bulan adalah berbeza dengan sasaran jangka panjang untuk memperkukuhkan keterlihatan jenama di media sosial selama setahun.
- Sasaran biasanya ditulis dalam ayat aktif menggunakan kata kerja tindakan dengan makna tertentu. Contohnya, "rancang", "tulis", "tingkatkan", dan "ukur". Elakkan kata kerja dengan makna yang tidak jelas seperti "belajar", "faham", dan "tahu".
Langkah 4. Kembangkan rancangan kerja dengan sasaran "SMART"
SMART adalah singkatan yang biasa digunakan untuk mencari hasil yang lebih nyata dan dapat dilaksanakan dalam rancangan kerja.
- Khusus bermaksud terperinci. Apa sebenarnya yang akan kita lakukan untuk siapa? Huraikan populasi yang akan anda layani dan tindakan tertentu yang akan anda gunakan untuk menolong mereka.
- Boleh diukur bermaksud boleh diukur. Adakah sasarannya kuantitatif dan boleh diukur? Bolehkah anda mengira hasilnya? Adakah anda merancang kerja tersebut supaya "tahap kesihatan di Afrika Selatan bertambah baik pada tahun 2012"? Atau, adakah anda menyusunnya sehingga "jumlah kes jangkitan HIV / AIDS di kalangan bayi baru lahir di Afrika Selatan turun sebanyak 20% pada tahun 2020"?
- Boleh dicapai bermaksud boleh dicapai. Bolehkah anda menyelesaikannya dalam masa yang diperuntukkan dengan sumber yang ada? Memandangkan semua batasan yang ada, sasaran anda mesti realistik. Meningkatkan jualan sebanyak 500% masuk akal jika syarikat anda kecil. Meningkatkan penjualan sebanyak 500% adalah sasaran yang hampir mustahil bagi syarikat yang telah menguasai pasaran.
- Berkaitan berkaitan dengan minat. Adakah sasaran akan memberi kesan pada matlamat atau strategi yang anda inginkan? Walaupun penting untuk kesihatan umum, adakah benar bahawa mengukur tinggi dan berat badan pelajar sekolah menengah secara langsung boleh menyebabkan perubahan dalam prosedur kesihatan mental? Pastikan matlamat dan kaedah kerja anda mempunyai kaitan yang jelas dan intuitif.
- Masa terikat terikat dengan masa. Kapan sasaran tercapai, dan / atau kapan anda tahu anda telah mencapainya? Tentukan tarikh tamat projek. Juga nyatakan, jika ada, hasil akhir seperti apa yang menyebabkan projek anda berakhir lebih awal, dengan semua hasil yang dicapai.
Ingat, nombor asas perlu ditentukan untuk mengira perubahan. Sekiranya anda tidak tahu berapa banyak bayi baru lahir di Afrika Selatan yang dijangkiti HIV / AIDS, bagaimana anda dapat memastikan bahawa jumlah kes dikurangkan sebanyak 20%?
Dalam situasi tertentu, anda mungkin perlu berunding dengan pakar untuk memastikan sasaran dalam rancangan kerja anda dapat dicapai
Langkah 5. Senaraikan sumber yang anda ada
Dalam senarai ini tuliskan semua yang anda perlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran anda. Sumber mempunyai pelbagai bentuk, bergantung pada rancangan rancangan kerja anda.
- Sumber di pejabat merangkumi belanjawan kewangan, pekerja, perunding, bangunan atau bilik, dan buku. Anda boleh melampirkan anggaran terperinci jika rancangan kerja lebih formal.
- Sumber dalam akademik merangkumi akses ke perpustakaan; bahan penyelidikan seperti buku, surat khabar, dan jurnal; akses komputer dan internet; serta profesor atau orang lain yang dapat menolong anda apabila anda mempunyai pertanyaan.
Langkah 6. Kenali batasan yang ada
Batasan adalah halangan yang dapat menghalangi usaha anda untuk mencapai tujuan dan sasaran anda. Contohnya, semasa membuat tugasan penyelidikan di sekolah atau kolej, jadual anda ternyata terlalu ketat sehingga anda tidak dapat menyelidik dan menulis dengan baik. Oleh itu, had anda adalah jadual yang sibuk. Cuba hapuskan komitmen lain sepanjang semester supaya anda dapat menyelesaikan rancangan kerja anda dengan berkesan.
Langkah 7. Siapa yang bertanggungjawab?
Akauntabiliti adalah elemen penting dari rancangan yang baik. Siapa yang bertanggungjawab menyelesaikan setiap tugas? Walaupun ada pasukan yang menjalankan tugas, satu orang mesti bertanggungjawab untuk memastikan bahawa tugas itu diselesaikan tepat pada waktunya.
Langkah 8. Tulis strategi
Perhatikan rancangan kerja anda, kemudian tentukan bagaimana anda akan menggunakan sumber anda sambil mengatasi kekangan untuk mencapai tujuan dan sasaran anda.
- Tulis senarai tindakan terperinci. Kenal pasti apa yang mesti berlaku setiap hari atau setiap minggu untuk mencapai matlamat anda. Senaraikan juga tindakan yang harus dilakukan oleh ahli pasukan lain. Anda boleh menggunakan perisian pengurusan projek atau kalendar peribadi untuk mengatur maklumat ini.
- Buat jadual. Walaupun anda mungkin membuat tentatif jadual kerja, peristiwa atau situasi yang tidak dijangka dapat timbul dari semasa ke semasa. Oleh itu, beri ruang dalam jadual anda untuk mengelakkan kelewatan.
Petua
- Tentukan pencapaian sekiranya projek anda besar. Tonggak pencapaian adalah sepanjang projek yang menonjolkan pencapaian sasaran tertentu. Anda juga mungkin menganggapnya sebagai titik refleksi, ketika anda memerhatikan sejauh mana prosesnya telah berjalan dan pada masa yang sama pastikan ia tidak menyimpang dari rancangan kerja.
- Buat rancangan kerja yang sesuai untuk anda. Ia dapat diperincikan, dapat diperluas, bergantung pada keinginan atau keperluan anda. Anda boleh menulis di sehelai kertas atau dengan perisian profesional, menggunakan gambar dan warna. Gunakan apa sahaja yang paling semula jadi dan berkesan untuk anda.
