Sekiranya tugas anda menghendaki anda menghubungi pelanggan melalui telefon, anda mungkin banyak meninggalkan pesanan suara. Namun, apa sebenarnya yang harus diperkatakan setelah bunyi bip didengar di telefon? Menyampaikan semua maklumat yang relevan melalui mel suara boleh menjadi menakutkan, sehingga banyak butiran akhirnya dapat diabaikan. Gantikan penghantaran mesej suara yang tidak tepat dengan sistem yang betul. Melalui beberapa perkara yang mudah diingat, anda dapat memastikan bahawa semua maklumat penting disampaikan kepada penerima sehingga kemungkinan mendapat panggilan balik akan meningkat.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Memperkenalkan Diri Anda
Langkah 1. Gunakan nada suara yang sesuai
Sebaik sahaja mesej mula dirakam, bercakap dengan suara yang jelas dan mudah didengar. Jangan merungut atau bercakap terlalu cepat. Cuba buat suara anda menarik dan bertenaga untuk mendapatkan perhatian pendengar. Walaupun dia tidak dapat melihat anda, nada anda akan jelas. Oleh itu, pastikan anda menggunakan nada suara yang betul.
- Ucapkan setiap perkataan dengan kuat. Isyarat yang buruk dapat mengaburkan suara anda, malah membuat kata-kata anda habis. Suara percakapan biasa dapat didengar secara tidak jelas ketika memanggil.
- Kualiti suara anda harus menunjukkan tujuan panggilan. Sebagai contoh, anda boleh meninggalkan pesanan suara yang kuat untuk mengucapkan tahniah kepada keponakan anda atas kelulusannya dari sekolah. Namun, jika anda ingin mengucapkan takziah, tinggalkan pesanan suara yang serius dan hormat.
Langkah 2. Sebutkan nama anda
Nyatakan nama anda di awal mesej. Dengan cara ini, orang yang dihubungi akan mengetahui siapa anda. Kata-kata sederhana, seperti "Ini (nama panggilan anda)" dapat digunakan dalam berbagai situasi. Anda juga boleh menggunakan ayat yang lebih sopan, seperti "Nama saya (nama penuh)" jika orang yang memanggil tidak pernah bertemu dengan anda. Rakan dan keluarga dapat mengenali anda tanpa pengenalan lebih lanjut. Sekiranya panggilan berkaitan dengan kerja, penerima panggilan memerlukan nama untuk mengetahui tujuan panggilan, supaya mereka dapat berinteraksi secara lebih peribadi.
- Langkah-langkah di atas terdengar remeh, tetapi mereka sering dilupakan oleh pemanggil yang gugup ketika meninggalkan pesanan suara.
- Sekiranya anda mempunyai tajuk profesional atau keterangan diri yang dapat membantu pemanggil mengenali anda, nyatakan dengan sebutan nama anda. Contohnya “Nama saya Dr. Arief, ahli radiologi di Tangerang General Hospital ", atau" Ini Tasya, saya adalah ibu Selvy yang berada di kelas yang sama dengan anak anda."
Langkah 3. Nyatakan nombor telefon anda
Nyatakan nombor telefon anda setelah menyebut namanya. Sebilangan besar penerima telefon menunggu hingga akhir mel suara untuk mendapatkan maklumat hubungan, tetapi jika penerima tidak segera mengeluarkannya, mereka harus memulakan semula mesej itu. Ingatlah untuk bercakap dengan perlahan dan jelas semasa menyebut nombor telefon supaya penerima dapat mendengarnya dengan baik.
- Cara mudah untuk mengatakan nombor telefon di awal mesej adalah dengan mengatakan sesuatu seperti "Ini (nama anda), nombor saya (nombor telefon anda)" atau "Ini (nama anda) dari nombor (nombor telefon anda)."
- Walaupun ciri Caller ID membolehkan penerima melihat nombor anda, tetap disarankan untuk menyebut nombor telefon sekiranya nombor anda tidak disimpan atau anda ingin penerima menghubungi anda ke nombor lain.
Langkah 4. Buat sambungan
Apabila anda mendengar pesanan suara berkaitan perniagaan dari pengirim yang tidak diketahui, orang akan mula merasa curiga atau kehilangan minat jika mereka tidak tahu siapa anda dan apa tujuan panggilan tersebut. Tenangkan mereka dengan menyebut nama rakan yang dikenali atau orang yang memberikan nombor tersebut. Sekali lagi, kaedah ini dapat membuat panggilan terasa lebih peribadi. Mel suara tidak akan diduga dan kemungkinan besar anda akan mendapat respons yang anda harapkan.
- Cuba buat pengenalan ringkas untuk memberi tahu pendengar, seperti "Saya mendapat nombor ini dari Andi, yang mengatakan bahawa anda akan menjual kapal anda."
- Walaupun anda tidak berniaga, menjalin hubungan peribadi dapat membuat penerima berasa lebih selesa. "Ini Bob, jiran anda di seberang rumah" terdengar lebih ramah daripada "Inilah Bobby Rahmadika Setiawan".
Kaedah 2 dari 3: Menjelaskan Keperluan Anda
Langkah 1. Fikirkan apa yang harus dikatakan terlebih dahulu
Sebelum meninggalkan mel suara, anda perlu mengetahui apa yang ingin anda sampaikan. Ini tidak menjadi masalah jika anda mempunyai tujuan tertentu, tetapi mendengar bunyi bip yang menandakan mel suara sedang dirakam dapat membuat orang gugup. Pecahkan maklumat yang ingin anda sampaikan menjadi beberapa perkara, kemudian jelaskan semuanya sebelum menutup.
- Terutama untuk mesej suara yang sangat penting, anda boleh menulis skrip kasar sebelum merakam mesej.
- Sekiranya anda tiba-tiba tergagap, fokus untuk sebutkan nama, maklumat hubungan, dan alasan anda sebentar.
- Bayangkan bahawa anda menghantar mesej suara untuk meninggalkan mesej romantis mengenai tarikh malam sebelumnya. Membayangkan mesej suara yang akan anda sampaikan sebelum merakam mesej itu dapat memberi anda perasaan yang sejuk, tenang, dan selesa daripada merasa gugup dan malu.
Langkah 2. Jauhkan pesanan anda pendek
Hadkan mel suara anda hingga 20-30 saat. Jarang anda memerlukan mesej suara lebih lama daripada jangka masa itu. Anda tidak mahu penerima bosan mendengar mesej yang terlalu panjang dan penuh kata-kata. Tetap fokus dan teruskan mesejnya. Mesej pendek boleh mencetuskan rasa ingin tahu sehingga penerima berminat untuk menghubungi kembali.
- Sebaliknya, jika mel suara anda terlalu pendek, penerima mungkin menganggapnya tidak penting dan kemudian menghapusnya tanpa didengarkan terlebih dahulu. Perkara ini cenderung berlaku sekiranya anda menghubungi dari nombor yang tidak dikenali.
- Tujuan meninggalkan mel suara adalah untuk membuat seseorang menelefon kembali, bukan untuk berkongsi semua maklumat yang ingin anda berikan melalui panggilan terus.
Langkah 3. Mulakan mel suara dengan maklumat yang paling penting
Jangan berpusing-pusing dengan alasan anda memanggil. Sekiranya anda hanya ingin bertanya bagaimana keadaan anda, katakan saja. Sekiranya anda ingin menawarkan item tertentu, atau mengesahkan janji temu, katakan begitu. Pendengar akan cepat kehilangan minat dan menghapus mesej jika anda tidak menyebut tujuan panggilan pada awal mesej.
- Anda mempunyai sedikit masa untuk menyampaikan mesej. Sekiranya anda terlalu banyak bercakap, pendengar mungkin membisukan mesej sebelum mendapat maklumat penting.
- Lebih baik menyampaikan berita buruk, seperti "Ayah di hospital" secara terang-terangan, dan kemudian gunakan waktu yang selebihnya untuk menyampaikan simpati dan penjelasan, daripada berpusing-pusing sehingga pendengar khuatir.
Langkah 4. Tinggalkan mesej secara peribadi dan organik
Menahan keinginan untuk bercakap sekeras semasa di telefon. Bersikap ramah, jadilah diri sendiri, dan bercakap secara semula jadi. Orang dapat melihat jurujual yang berusaha meminta mereka membeli sesuatu, dan mereka lebih cenderung mendengar mel suara anda jika mereka merasa didekati dengan cara yang sopan.
Bercakap seperti anda membaca skrip akan memberi kesan bahawa pendengar adalah salah satu daripada banyak orang yang anda panggil untuk menawarkan perkara yang sama
Kaedah 3 dari 3: Menutup Mel Suara
Langkah 1. Lontarkan soalan atau permintaan tertentu
Semasa mengakhiri mesej, terangkan mengapa anda mahu penerima menghubungi semula. Tanyakan soalan tertentu atau buat permintaan yang akan memotivasinya untuk mengangkat telefon. Sekiranya penerima merasa keliru atau tidak pasti akan tujuan anda setelah mendengar pesanan suara, mesej itu tidak berjaya.
- Cuba gunakan frasa seperti "Beritahu saya jika anda menyukai resipi yang dihantar" atau "Saya berminat untuk mendengar idea anda mengenai cadangan ini."
- Orang lebih terdorong untuk menelepon semula jika anda membuat permintaan khusus daripada hanya mengatakan "Panggil kembali, oke."
Langkah 2. Nyatakan semula nama dan maklumat hubungan anda
Tamatkan mesej dengan mengulang nama dan nombor telefon anda. Ulangi nombor telefon anda dua kali supaya penerima tidak tersalah dengar dan boleh membuat nota. Pastikan anda memasukkan semua butiran berguna semasa penerima memanggil kembali, seperti bila anda mempunyai masa dan kapan waktu terbaik untuk menelefon.
- Mengatakan nombor telefon lebih daripada dua kali pada akhir mesej terlalu banyak dan boleh menyinggung perasaan penerima mesej.
- Anda tidak perlu melakukan langkah ini jika mesej disampaikan kepada rakan atau keluarga dengan santai.
Langkah 3. Jangan tamatkan kata demi kata mesej
Apabila tiba masanya untuk menutup telefon, jangan terus berbual atau memanjangkan mesej tanpa perlu. Sekiranya penerima bukan orang yang anda sayangi, tidak perlu meninggalkan kata-kata manis. Semakin lama mesej anda, semakin sedikit perhatian yang akan diterima oleh penerima. Jadi, jangan hilang tumpuan pada akhirnya. Terima kasih atas masa yang diberikan dan biarkan dia meneruskan komunikasi.
- Kata-kata penutup seperti "Saya tidak sabar untuk mendengar daripada anda" jauh lebih hangat dan lebih berkesan daripada kata-kata komersial cheesy, seperti "Selamat bersenang-senang."
- Jangan membuat kesimpulan atau meringkaskan mesej anda di akhir. Sekiranya penerima perlu melatih semula butiran tertentu, dia boleh memainkan semula mesej anda kemudian.
Petua
- Ingat ketika anda mendapat mel suara yang membuat anda berfikir "Apa yang diinginkan oleh orang ini?" Tinggalkan mesej suara yang ingin anda dengar.
- Berikan alamat e-mel atau maklumat hubungan selain nombor telefon anda jika ini masih relevan dengan interaksi anda dengan penerima mesej.
- Ingatlah untuk menyebut tarikh jika anda meninggalkan mesej dengan maklumat yang berkaitan dengan masa.
- Senyum! Senyuman anda akan disampaikan, walaupun tidak kelihatan.
- Sekiranya anda memanggil untuk menangani topik sensitif, hadkan maklumat yang dikongsi dalam mel suara sehingga tidak ada orang lain yang dapat mendengar.
- Dalam keadaan kecemasan atau bencana alam, gunakan mel suara untuk menyatakan bahawa anda baik-baik saja.
Amaran
- Sekiranya anda cuba meminta seseorang memanggilnya semula, jangan beritahu mereka mengenai kegagalan panggilan masa lalu anda. Ini akan mengganggu pendengar dan dia tidak akan merasa selesa untuk berniaga dengan anda.
- Secara profesional, anda harus selalu meninggalkan mel suara jika orang di telefon tidak menjawab. Melihat banyak panggilan tidak dijawab tanpa mel suara menunjukkan bahawa perniagaan anda tidak penting.
