Penggabungan surat adalah fungsi biasa dalam program Office agar sesuai dengan satu dokumen untuk beberapa penerima. Anda boleh mengatur dan menggabungkan semua jenis dokumen, termasuk sampul surat, label, surat bentuk, e-mel, faks dan kupon bernombor. Baca langkah-langkah di bawah untuk mengetahui cara menggunakan gabungan Surat di komputer.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Penyediaan
Langkah 1. Bina fail data
Data dapat berupa file spreadsheet (lembar kerja), file pangkalan data, atau bahkan dokumen teks dalam format yang sesuai. Fail lembaran kerja adalah yang paling kerap digunakan; Panduan ini menganggap anda menggunakan lembaran kerja.
-
Data fail mesti merangkumi semua maklumat yang akan berubah pada setiap salinan. Contohnya, jika anda menulis surat bentuk, fail tersebut akan merangkumi nama dan kemungkinan alamat semua orang yang ingin anda tulis.
Masukkan maklumat di setiap sel di sepanjang garis, sehingga setiap jenis maklumat (nama pertama, nama belakang, kehormatan, dan sebagainya) berada di lajurnya sendiri
-
Buat nama lajur yang munasabah. Gabungan surat membaca data di setiap lajur, dan menganggap bahawa entri pertama di setiap lajur maklumat adalah nama umum untuk jenis maklumat tersebut, jadi gunakan nama yang masuk akal.
Contohnya, mulakan bidang nama pertama dengan menaip "nama pertama", kemudian tulis semua nama pertama di bawahnya. Apabila anda diminta memasukkan lajur data dalam surat, Anda akan melihat "nama depan" sebagai pilihan dan segera ingat apa yang ada di lajur itu
- Pengguna Microsoft Office yang menggunakan Outlook sebagai alat pengiriman email dapat menggunakan buku alamat Outlook sebagai file data, jika mereka mau.
Langkah 2. Simpan fail data
Simpan fail supaya anda dapat mencarinya dengan mudah. Beri nama yang akan mudah anda ingat.
Langkah 3. Tuliskan dokumen utama anda
Dokumen ini akan merangkumi maklumat di dalamnya. Contohnya, jika anda menulis surat bentuk, dokumen utamanya adalah surat. Setiap item yang akan disatukan mel (seperti nama) kini dikosongkan.
Kaedah 2 dari 3: Gabungan Mel di MS Office
Langkah 1. Buka panel tugas Gabungan surat
Dari dokumen utama, klik panel untuk membukanya. Sekiranya anda tidak melihatnya, pergi ke menu Alat dan pilih Gabungan e-mel dari senarai.
Langkah 2. Jawab soalan yang diajukan oleh MS Office
Ciri gabungan Surat di Office merangkumi beberapa langkah yang dirancang untuk memudahkan anda menggabungkan fail dengan lebih bijak dan tepat.
- Mulakan dengan memilih jenis dokumen yang anda tulis. Klik mana yang paling sesuai, kemudian klik Seterusnya.
- Pilih dokumen permulaan yang ingin anda gunakan. Sekiranya anda mengikuti langkah-langkah ini, anda boleh memilih menggunakan dokumen ini. Klik Seterusnya.
Langkah 3. Pilih fail yang akan digabungkan
Ini adalah fail data yang anda buat sebelumnya. Pilih butang radio yang sesuai dan kemudian klik Seterusnya untuk mencari fail dan pautkannya ke dokumen utama.
Sekiranya anda ingin menggunakan buku alamat Outlook, klik pilihan tersebut
Langkah 4. Pilih data apa yang akan digunakan
Office membolehkan anda memilih atau membatalkan pilihan baris maklumat yang anda mahukan. Anda boleh memilih item maklumat dalam fail data yang ingin digabungkan ke dalam dokumen utama, sehingga fail data akan lebih berguna kemudian jika anda menggunakannya untuk perkara yang berbeda. Setelah berpuas hati, klik Seterusnya.
Data dapat disusun dengan mengklik tajuk lajur di setiap lajur. Ini boleh berguna jika anda ingin mencari dengan banyak maklumat dengan cepat
Langkah 5. Masukkan medan data
Pada halaman sebelah panel tugas, anda akan diminta untuk menulis dokumen jika anda belum melakukannya, dan akan diberikan berbagai pilihan untuk memasukkan data dari file ke dalam dokumen.
-
Masukkan lajur data dengan meletakkan kursor di lajur data tersebut, dan kemudian mengklik butang yang sesuai pada bar tugas untuk memasukkannya ke sana.
Anda boleh menghapus medan data yang salah tempat atau pendua dengan menekan kekunci Padam, seperti huruf atau angka biasa
-
Pilihan pratetap akan berubah sedikit bergantung pada jenis dokumen yang anda pilih. Office melakukan yang terbaik untuk mengisi maklumat yang sesuai dari data yang anda berikan. Contohnya, jika anda menulis surat borang perniagaan, anda mungkin melihat pilihan untuk memasukkan blok alamat yang merangkumi nama depan dan nama belakang dan alamat penuh setiap penerima yang disusun dengan rapi di pelbagai baris.
- Beberapa pilihan yang telah ditetapkan akan membuka tetingkap tambahan untuk anda mengisi maklumat yang sesuai. Ini lebih kurang mudah dan senang difahami.
- Sekiranya anda menggunakan pilihan yang telah ditetapkan dan tidak dapat mencari maklumat yang sesuai, klik butang Padang Padang untuk menentukan nama lajur data anda sendiri yang sepadan dengan nama lalai. Sebagai contoh, anda boleh menentukan kategori "Nama keluarga" dalam fail data untuk mengisi data "Nama Akhir" di blok alamat.
- Untuk menggunakan lajur anda sendiri, klik lebih banyak pilihan. Anda akan dapat melihat nama yang anda berikan pada setiap lajur dan menggunakannya.
Langkah 6. Periksa surat
Penggabungan surat tidak akan memaparkan maklumat khusus di bidang yang anda terapkan pada dokumen utama sehingga anda mencetaknya, tetapi Office memang menawarkan fungsi pratonton yang membolehkan anda memeriksa dan memastikan bahawa maklumat yang muncul akan sesuai dengan lajur yang anda inginkan dokumen itu. Sila gunakan sehingga anda berpuas hati dengan pesanan yang ditunjukkan.
Langkah 7. Selesaikan penggabungan
Skrin akhir panel tugas penggabungan surat akan memberitahu anda bahawa semuanya sudah teratur, dan siap mencetak dokumen anda. Setiap kumpulan informasi akan muncul dalam setiap dokumen yang dicetak, dan program akan mencetak sebanyak salinan set maklumat yang ada.
Sekiranya anda ingin mengedit huruf tertentu sendiri, anda juga boleh melakukannya dari skrin bar tugas ini dengan mengklik "edit huruf individu" terlebih dahulu
Kaedah 3 dari 3: Gabungan Surat di OpenOffice.org
Langkah 1. Buat pangkalan data
Langkah 2. Masukkan medan data
Anda kini telah menghubungkan maklumat anda ke pangkalan data yang dapat difahami oleh OpenOffice.org, dan menggunakan pangkalan data untuk menggabungkan e-mel adalah mudah selagi anda tahu di mana mencarinya.
- Dari menu Masukkan, pilih medan, kemudian yang lain … dari submenu. Sebagai alternatif, anda boleh menekan Ctrl + F2.
- Di tetingkap yang muncul, klik tab Pangkalan Data.
-
Klik butang Browse di kanan bawah tetingkap dan cari fail pangkalan data yang baru anda buat.
Setelah dipilih, pangkalan data akan muncul dalam senarai bertajuk pemilihan pangkalan data di sebelah kanan tetingkap
- Dari senarai jenis di sebelah kiri tetingkap, pilih medan penggabungan mel.
- Klik "+" di sebelah pangkalan data anda, dan fail lembaran kerja akan muncul di bawahnya. Klik "+" di sebelahnya, dan anda akan melihat nama lajur data yang anda pilih semasa membuat lembaran kerja.
-
Pilih lajur data yang ingin anda masukkan, kemudian klik Sisipkan untuk meletakkan lajur data ke dalam dokumen utama.
- Ingatlah untuk meletakkan kursor di tempat anda ingin memasukkan lajur data sebelum mengklik Sisipkan, jika tidak, anda harus memindahkannya ke kedudukan yang betul.
- Sama seperti di Office, bidang teks dianggap sebagai aksara alfanumerik dalam dokumen utama. Anda boleh memindahkannya menggunakan bar ruang dan menghapusnya dengan kekunci Padam.
Langkah 3. Selesaikan penggabungan
Periksa setiap penempatan lajur data. Setelah selesai, cetak dokumen utama anda. Penggabungan surat akan mencetak satu salinan untuk setiap kumpulan entri dalam fail yang digabungkan ke dalam dokumen.
Petua
- Program pemprosesan kata biasanya mempunyai templat yang dapat anda gunakan untuk membuat dokumen utama.
- Pastikan untuk membahagikan lajur menjadi kata kunci yang paling khusus. Contohnya, anda boleh menggunakan nama samaran (Mr., Mrs., Miss), nama depan dan nama belakang untuk nama. Gunakan tiga lajur terpisah untuk nama dengan satu jenis lajur data di setiap lajur.
