WikiHow ini mengajar anda bagaimana menggunakan ciri "Gabungan Mail" dalam Microsoft Word. Ciri Gabungan Mel membolehkan anda menggunakan lembar maklumat hubungan untuk secara automatik memberikan alamat, nama, atau maklumat yang berbeda untuk setiap salinan dokumen. Fungsi ini berguna apabila anda perlu menyesuaikan buletin atau afidavit kerana anda tidak perlu menulis setiap nama atau alamat yang berlainan di bahagian atas setiap dokumen secara manual.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Membuat Helaian Kenalan
Langkah 1. Buka Microsoft Excel
Ikon aplikasi Microsoft Excel menyerupai "X" putih pada latar belakang putih. Selepas itu, halaman "Baru" akan dipaparkan.
Sekiranya anda sudah mempunyai helaian kenalan di Excel, lompat ke langkah memuat atau mengimport kenalan Excel
Langkah 2. Klik buku kerja Kosong
Terdapat di sudut kiri atas halaman "Baru". Selepas itu, dokumen Excel baru akan dibuka.
Langkah 3. Tambahkan pengepala kenalan
Bermula dari kotak " A1"Ke kanan, masukkan tajuk atau tajuk seperti berikut:
- "FirstName" - Nama depan kenalan perlu dimasukkan dalam bidang ini (kotak " A1 ”).
- "LastName" - Nama terakhir kenalan perlu dimasukkan dalam bidang ini (kotak " B1 ”).
- "Tel" - Nombor telefon kenalan akan ditambahkan dalam bidang ini (kotak " C1 ”).
- "StreetAddress" - Alamat kenalan perlu dimasukkan dalam bidang ini (kotak " D1 ”).
- "Bandar" - kampung halaman / tempat tinggal kenalan perlu ditambahkan ke kenalan ini (kotak " E1 ”).
- "Negeri" - Wilayah asal kenalan akan ditambahkan di ruangan ini (kotak " F1 ”).
- "ZIP" - Poskod tempat kenalan tinggal perlu ditambahkan ke lajur ini (lajur " G1 ”).
- "E-mel" - Alamat e-mel kenalan akan dimasukkan ke dalam bidang ini (kotak " H1 ”).
Langkah 4. Masukkan maklumat hubungan
Bermula pada lajur A kotak 2, masukkan maklumat hubungan untuk setiap orang yang ingin anda tambahkan ke alat penggabungan mel.
Pastikan maklumat yang dimasukkan tepat sebelum anda melangkah ke langkah seterusnya
Langkah 5. Simpan dokumen
Untuk menyimpannya:
- Windows - Klik “ Fail ", pilih" Simpan sebagai ", Klik dua kali " PC ini ", Pilih lokasi penyimpanan fail di sebelah kiri tetingkap, ketik nama dokumen di bidang" Nama fail ", dan klik" Jimat ”.
- Mac - Klik “ Fail ", pilih" Simpan sebagai… ", Masukkan nama dokumen di bidang" Simpan Sebagai ", pilih lokasi penyimpanan dengan mengklik kotak" Di mana "dan memilih folder, kemudian klik" Jimat ”.
- Ingat lokasi untuk menyimpan fail yang dipilih. Anda kemudian perlu mencari helaian kenalan Excel di lokasi tersebut.
Langkah 6. Tutup tetingkap Excel
Klik butang X ”Di sudut kanan atas tetingkap Excel (Windows) atau bulatan merah di sudut kiri atas tetingkap (Mac). Sekarang anda boleh membuat atau menggunakan ciri gabungan surat dalam Microsoft Word.
Bahagian 2 dari 3: Mengimport Kenalan ke Word
Langkah 1. Buka Microsoft Word
Ikon aplikasi Microsoft Word kelihatan seperti "W" putih pada latar belakang biru tua. Seperti di Microsoft Excel, halaman "Baru" akan dipaparkan setelah program dibuka.
Sekiranya anda sudah mempunyai dokumen Microsoft Word yang ingin anda tambah kenalan dari Excel, anda perlu mengklik dua kali dokumen tersebut untuk membukanya. Langkau langkah seterusnya jika anda sudah mempunyai dokumen tersuai
Langkah 2. Klik dokumen Kosong
Kotak itu berwarna putih di sudut kiri atas halaman. Selepas itu, dokumen Microsoft Word kosong akan dipaparkan.
Langkah 3. Klik tab Surat
Tab ini berada di bahagian atas tetingkap Microsoft Word. Selepas itu, bar alat akan muncul tepat di bawah barisan tab.
Langkah 4. Klik Pilih Penerima
Terdapat di bahagian "Start Mail Merge" pada bar alat " Mel " Selepas itu, menu drop-down akan dipaparkan.
Langkah 5. Klik Gunakan Senarai Yang Ada…
Pilihan ini ada di menu lungsur. Selepas itu, tetingkap baru akan dibuka.
- Sekiranya anda ingin menggunakan kenalan dari Outlook, anda boleh memilih pilihan " Pilih dari Kenalan Outlook ”Dari menu lungsur turun.
- Anda juga boleh memasukkan senarai maklumat hubungan sementara di Word dengan memilih " Taipkan Senarai Baru " Ciri ini berguna apabila anda hanya perlu membuat beberapa maklumat hubungan.
Langkah 6. Pilih helaian kenalan Microsoft Excel
Di sebelah kiri tetingkap, klik folder yang mengandungi helaian kenalan Excel. Selepas itu, klik pada helaian Excel untuk memilihnya.
Langkah 7. Klik Buka
Ia berada di sudut kanan bawah tetingkap.
Langkah 8. Sahkan pilihan anda
Klik nama helaian Excel di tetingkap pop timbul, kemudian klik " okey "Yang berada di bawah tingkap. Lembaran Excel anda akan dipilih sebagai lokasi sumber hubungan.
Pastikan kotak centang "Baris pertama data berisi tajuk lajur" di bahagian bawah tetingkap dicentang
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Ciri Gabungan Surat
Langkah 1. Pergi ke tempat atau titik di mana anda ingin memasukkan maklumat hubungan
Cari tempat di mana anda ingin menambahkan maklumat hubungan (contohnya kepala dokumen) dan klik di atasnya untuk meletakkan kursor.
Langkah 2. Klik Masukkan Medan Gabungan
Pilihan ini terdapat di bahagian "Tulis & Masukkan Medan" pada tab ". Mel " Selepas itu, menu drop-down akan dipaparkan.
Anda mungkin perlu mengklik tab “ Mel ”Sekali lagi sebelum mengikuti langkah ini.
Langkah 3. Pilih jenis maklumat
Pada menu lungsur turun, klik nama salah satu tajuk atau tajuk maklumat dari dokumen Excel untuk memasukkannya ke dalam dokumen Word.
Contohnya, jika anda ingin menambahkan tanda nama kenalan, klik “ Nama pertama Dalam menu lungsur.
Langkah 4. Tambahkan maklumat lain jika perlu
Maklumat ini merangkumi alamat, nama belakang, nombor telefon kenalan, dll.
Langkah 5. Klik Selesai & Gabungkan
Ia berada di paling kanan bar alat tab. Mel Selepas itu, menu drop-down akan dipaparkan.
Langkah 6. Tentukan pilihan penggabungan
Klik salah satu pilihan berikut:
- “ Edit Dokumen Individu "- Pilihan ini akan membuka setiap dokumen penerima sehingga anda dapat menyesuaikan dokumen tersebut.
- “ Cetak Dokumen… "- Pilihan ini membolehkan anda mencetak salinan dokumen untuk setiap orang yang tertera di helaian kenalan.
- “ Hantar Mesej E-mel … "- Pilihan ini membolehkan anda menghantar dokumen sebagai e-mel. Alamat e-mel kenalan akan dipilih sebagai alamat e-mel tujuan.
Langkah 7. Ikuti arahan yang ditunjukkan di skrin
Anda mungkin mempunyai borang tambahan untuk ditinjau, bergantung pada pilihan yang dipilih (mis. Jika anda memilih " E-mel ", Anda perlu memasukkan tajuk dan klik" okey "). Selepas itu, proses penggabungan surat selesai.
