Menulis e-mel peringatan yang mesra boleh menjadi sukar. Anda tidak mahu kelihatan memaksa atau tidak sabar, tetapi mesej anda harus disampaikan. Gunakan nada mesra dalam e-mel dengan ucapan dan ucapan yang lembut. Sertakan sebab anda menghantar e-mel peringatan supaya penerima tahu apa yang anda mahukan. Pastikan tidak ada kesilapan dalam e-mel sehingga anda tidak hanya tampak ramah, tetapi juga profesional.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menggunakan Nada Mesra
Langkah 1. Memberi salam kepada penerima
Dalam situasi perniagaan, anda mungkin "harus" menggunakan ucapan rasmi, seperti "Sayang." Walau bagaimanapun, e-mel diperibadikan digunakan lebih kerap dan lebih kerap. Beberapa ucapan e-mel yang dapat membantu mewujudkan nada mesra termasuk:
- Hai!
- Hai kawan
- Lama tidak berjumpa
- Hey!
Langkah 2. Selitkan hubungan anda dengan penerima
Sekiranya anda hanya memfokus pada peringatan, mesej anda akan kelihatan sejuk. Alihkan hubungan peribadi dengan penerima dengan memasukkan frasa yang mencerminkan persahabatan dan pengalaman bersama. Ini termasuk:
- Bagaimana sekolah?
- Hai kawan apa khabar?
- Hujung minggu lalu sangat menyeronokkan.
- Bilakah kali terakhir kami berbual, sebulan yang lalu?
- Perjalanan terakhir kami sungguh menyeronokkan! Kita mesti melakukannya lagi.
Langkah 3. Perhalusi ekspresi anda
Ini sangat penting untuk bahagian peringatan e-mel. Sekiranya anda sudah lama tidak menghubungi penerima, lebih baik meminta maaf atau memberi alasan hanya memanggil mereka untuk mengingatkan mereka. Beberapa contoh ungkapan halus termasuk:
- Saya tahu kami sudah lama tidak bercakap, tetapi saya ingin mengingatkan anda tentang…
- Kedatangan bayi baru membuat saya sibuk, saya hanya teringat untuk mengingatkan anda …
- Saya tahu anda sibuk, jadi saya tidak mahu mengganggu anda, tetapi saya ingin menghantar peringatan…
Langkah 4. Bersikap sopan
Sekiranya peringatan itu penting, anda mungkin kelihatan memaksa. Ingat bahawa penerima sibuk dengan hidupnya. Selalu ucapkan "tolong" dan "terima kasih" dengan ungkapan yang sesuai. Anda mungkin mahu memasukkan frasa sopan seperti:
- Saya minta maaf mengganggu anda, tetapi saya ingin memastikan …
- Sila balas e-mel ini secepat mungkin …
- Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca dan membalas e-mel peringatan ini. Saya benar-benar menghargainya.
- Saya sedang menunggu jawapan anda.
Bahagian 2 dari 3: Keperluan Penyenaraian
Langkah 1. Gunakan tajuk lajur
Anda tidak perlu menulis lajur tajuk pintar. Tajuk lajur yang jelas dan tegas akan lebih berguna. Dengan cara itu, penerima dapat mengetahui tujuan e-mel tersebut sekilas. Beberapa pilihan biasa untuk e-mel peringatan mesra termasuk:
- Periksa
- Peringatan Pantas mengenai…
- Perjalanan / acara akan datang.
- Mengira peserta perjalanan / acara.
Langkah 2. Ingatlah untuk memasukkan peringatan
Apabila anda berusaha dengan bersikap sopan dan ramah, anda mungkin akan melupakan sesuatu yang penting, seperti peringatan. Tulis peringatan bungkusan di awal e-mel, selepas ucapan dan kalimat hubungan peribadi. Sebagai contoh:
- "Hai kawan, Kami sudah lama tidak bercakap, Ben. Bagaimana keadaan isteri dan anak-anak anda? Isteri dan anak saya membuat saya sibuk, tetapi saya ingin bertanya tentang anda…”
-
Hai!
Nenek, saya sudah lama bermaksud menghantar mesej ini. Saya minta maaf kerana terlalu sibuk. Saya ingin mengingatkan Nenek tentang makan tengah hari kami …"
Langkah 3. Gunakan bahasa yang ringkas
Memang benar bahawa bahasa yang sopan memerlukan ayat yang lebih panjang. Contohnya, frasa "Bekerja lebih keras" akan lebih sopan jika anda menulis "Lebih baik jika anda bekerja lebih keras." Walaupun sopan, ayat yang panjang dapat menjadikan fokus e-mel anda tidak jelas.
Gunakan struktur yang lebih mudah untuk e-mel anda. Mungkin ada yang seperti ini: Salam (pembukaan) → Perhubungan Peribadi → Peringatan → Penutup ucapan (penutup)
Langkah 4. Edit maklumat yang tidak perlu
Untuk setiap kalimat dan bahagian kalimat, tanyakan pada diri sendiri, "Adakah ini perlu?" dari e-mel.
Secara amnya, kata keterangan (seperti "sangat," "sangat," "benar-benar," "sekali," dan "tentu saja") boleh dikeluarkan untuk menjadikan e-mel anda lebih ringkas
Langkah 5. Tamatkan e-mel dengan ucapan penutup
"Berkat" bermaksud mengucapkan "selamat tinggal." Ucapan penutup merangkumi ungkapan seperti "Salam," "Ikhlas," "Hormat," dan "Salam." Tandatangan anda hendaklah ditulis selepas ucapan penutup. Ucapan penutup umum seperti ini mungkin kelihatan formal. Anda mungkin ingin mencuba sesuatu seperti:
- kawan awak
- kawan awak
- kirim salam untuk berjaya
- Semoga hari anda indah
- giliran awak
- Saya berharap dapat mendengar daripada anda
Bahagian 3 dari 3: Memastikan Tidak Ada Kesalahan Dalam E-mel
Langkah 1. Periksa semula e-mel anda
Walaupun melangkau e-mel sekali atau dua kali akan mengurangkan kesilapan asas yang mungkin timbul semasa anda menulisnya. Setelah anda menulis e-mel anda, periksa ejaan dan tatabahasa dalam e-mel anda.
- Banyak penyedia e-mel mempunyai ciri ejaan dan pemeriksaan tatabahasa. Kualiti ciri bergantung kepada penyedia e-mel. Dalam beberapa kes, ciri ini mungkin tidak begitu tepat.
- Ingatlah untuk memeriksa tajuk, ucapan, dan medan penutup (penutup). Anda mungkin akan melupakan perkara ini dan hanya fokus pada kandungan e-mel.
Langkah 2. Baca e-mel dengan kuat
Sekiranya anda menulis e-mel penting, atau jika anda ingin kelihatan sopan dan ramah kepada seseorang, baca e-mel anda dari awal hingga akhir dengan kuat. Adakah kedengaran seperti perbualan? Sekiranya demikian, e-mel anda sudah siap dihantar.
Tulis semula ayat atau petikan yang terdengar janggal. Gunakan pertimbangan terbaik anda semasa menilai ini. Setiap orang akan mempunyai pandangan yang berbeza bergantung pada cara anda bercakap
Langkah 3. Minta orang lain membaca e-mel anda
Untuk komunikasi penting, seperti tujuan perniagaan, anda mungkin ingin meminta orang lain memeriksa e-mel peringatan sebelum menghantarnya. Sekiranya e-mel anda ringkas, biasanya hanya memerlukan masa yang singkat dan mudah untuk mencari kesalahan walaupun terkecil.
- Periksa perkhidmatan pesanan dalam talian. Hantarkan e-mel kepada rakan dalam talian dan ajukan soalan seperti, "Hai, bolehkah anda membaca e-mel pendek yang perlu saya hantar? Tidak akan lama."
- Ingatlah untuk selalu berterima kasih kepada semua orang yang membaca e-mel anda. Lagipun, mereka menolong anda.
