Carta alir adalah utiliti yang ideal untuk memecahkan proses yang sukar difahami ke dalam sekumpulan konsep yang mudah. Membuat carta alir yang betul akan menyeimbangkan maklumat yang diperlukan untuk menyampaikannya dan kemudahan yang dapat disampaikan. Ikuti panduan ini untuk membuat carta alir di Excel dan Word.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Merangka Konsep
Langkah 1. Tuliskan konsep teras
Kunci carta alir yang berjaya adalah senang dibaca. Pastikan konsep inti ditulis, dan perkembangan antara konsep dijelaskan dalam langkah mudah.
Pastikan anda mempunyai titik akhir yang khas pada pelan carta. Ini akan membantu menjadikan carta lebih senang dibaca
Langkah 2. Tentukan sama ada anda memilih format standard atau baju renang
Carta alir standard menguraikan proses mengikut konsep utama dan tindakan yang diperlukan. Sekiranya anda mempunyai banyak kumpulan yang terlibat dalam proses tersebut pada carta alir, format luncur renang dapat membantu menunjukkan siapa yang harus melakukannya. Setiap langkah diagram alir diletakkan di "Lane" (alias pathway) kumpulan yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas (Pemasaran, Penjualan, Sumber Daya Manusia, dll.).
- Swimlane biasanya mempunyai format mendatar atau menegak. Titik permulaan adalah sudut kiri atas carta.
- Swimlane sukar untuk dirancang sekiranya terdapat beberapa konsep yang mesti berulang-alik antara jabatan. Ini akan merosakkan carta.
Langkah 3. Buat carta alir
Sebelum anda mula merancang carta alir dengan perisian, lukiskannya pada sehelai kertas. Letakkan draf bermula di bahagian atas, dan kembangkan carta di bawahnya.
- Sebilangan besar carta alir beroperasi berdasarkan prinsip asas binari. Pada titik ketika proses variasi berlaku, pembaca disajikan dengan pertanyaan Ya atau Tidak (aka ya atau tidak). Jawapannya akan membimbing pembaca ke konsep yang sesuai.
- Gunakan bentuk yang berbeza untuk mewakili pelbagai jenis konsep atau keputusan. Menambah isyarat visual akan membantu membaca dan memahami.
Langkah 4. Mengasingkan proses yang kompleks
Sekiranya kawasan carta alir menjadi terlalu padat, pisahkan subproses menjadi carta alir baru. Tambahkan kotak sebagai rujukan subproses dalam carta alir asal, dan biarkan pembaca kembali ketika mereka melalui bahagian yang diperluas.
Kaedah 2 dari 3: Membuat Carta Alir di Excel
Langkah 1. Buat grid
Lembaran kerja Excel diformat secara lalai untuk mempunyai sel yang lebih lebar daripada yang tinggi. Untuk menjadikannya seragam, tetapkan ukuran sel menjadi persegi. Untuk melakukan ini, klik butang Pilih Semua Sel yang terletak di sudut kiri atas lembaran kerja.
- Klik kanan pada setiap tajuk lajur dan pilih Lebar Lajur dari menu. Masukkan 2.14 ke lapangan dan tekan Enter. Ini akan menjadikan semua sel menjadi petak sempurna.
- Aktifkan Snap to Grid dari menu Align pada tab Layout atau Page Layout. Ini akan membuat ukuran objek yang dibuat sehingga sesuai dengan grid, dan membuat bentuk yang seragam.
Langkah 2. Laraskan margin
Sekiranya anda mengeksport lembaran kerja ke Word atau program lain, pastikan garis margin diselaraskan. Gunakan menu Margin pada tab Layout Halaman atau Layout untuk menyesuaikan margin agar sesuai dengan perisian pengeksport carta.
Anda boleh menyesuaikan orientasi dokumen (potret atau lanskap) dengan menggunakan menu Orientasi pada tab Tata Letak. Carta alir yang bergerak dari kiri ke kanan harus dalam format lanskap
Langkah 3. Buat bentuk
Klik tab Sisip dan pilih menu Bentuk. Pilih bentuk yang ingin anda buat dan kemudian lukiskan ukuran kotak menggunakan tetikus. Setelah membuat bentuk, anda dapat mengubah warna dan gaya garis menggunakan alat di tab Format yang terbuka.
Langkah 4. Tambah teks
Untuk menambahkan teks ke bentuk, klik di tengah bentuk dan mulailah menaip. Anda boleh menetapkan fon dan gaya dari tab Laman Utama. Pastikan teksnya pendek dan ringkas, dan pastikan mudah dibaca.
Langkah 5. Sambungkan semua bentuk
Buka menu Shapes dari tab Insert. Pilih gaya garis yang paling sesuai dengan keperluan anda. Arahkan tetikus ke bentuk pertama. Anda akan melihat kotak merah kecil muncul di hujung yang menunjukkan di mana garis boleh dihubungkan.
- Mulakan garis di dataran merah, dan seret ke bentuk kedua.
- Kotak merah akan muncul pada bentuk kedua. Letakkan titik akhir pada garis salah satu kotak.
- Semua borang kini disambungkan. Sekiranya anda menggerakkan bentuknya, garis akan tetap terhubung dan menyesuaikan diri dengan sudut yang betul.
- Tambahkan komen pada garis penghubung dengan memasukkan kotak teks, tersedia di tab Sisipkan.
Langkah 6. Muat turun templat
Daripada membuat carta alir dari awal, anda boleh menggunakan pelbagai templat dan penyihir Excel yang tersedia percuma atau dibayar di internet. Sebilangan besar templat ini akan menjimatkan masa anda membuat peta.
Kaedah 3 dari 3: Membuat Carta Alir di Word
Langkah 1. Masukkan kanvas
Kaedah termudah untuk membuat carta alir di Word adalah membuat kanvas terlebih dahulu. Dengan kanvas, anda lebih bebas bekerja dengan bentuk lukisan, dan membenarkan beberapa ciri yang biasanya tidak tersedia, seperti garis penghubung.
Klik tab Sisipkan. Pilih menu Bentuk, dan kemudian klik Kanvas Lukisan Baru di bahagian bawah menu. Garis kanvas putus-putus akan muncul di dokumen anda. Anda boleh menyesuaikan ukuran kanvas dengan mengubah sudut
Langkah 2. Aktifkan grid
Dengan grid anda boleh membuat bentuk yang seragam. Untuk mengaktifkannya, klik pada kanvas untuk menjadikannya aktif. Pada tab Format, klik Sejajarkan dan kemudian pilih Tetapan Grid. Centang kotak untuk memaparkan garis grid dan menyelaraskan bentuk.
Langkah 3. Buat bentuk
Pada kanvas aktif, pilih tab Sisip dan klik menu Bentuk. Pilih bentuk yang ingin anda tambahkan. Gunakan tetikus untuk melukis bentuk dengan ukuran yang diinginkan. Setelah membuat bentuk, anda dapat mengubah warna dan gaya garis menggunakan alat di tab Format yang terbuka.
Langkah 4. Tambah teks
Untuk menambahkan teks ke bentuk di Word 2007, klik kanan padanya dan pilih Tambah Teks dari menu. Untuk Word 2010/2013, cukup klik bentuknya dan mulailah mengetik di dalamnya. Anda boleh menetapkan fon dan gaya dari tab Laman Utama.
Langkah 5. Sambungkan bentuk
Buka menu Shapes dari tab Insert. Pilih gaya garis yang paling sesuai dengan keperluan anda. Arahkan tetikus ke bentuk pertama. Anda akan melihat kotak kecil muncul di hujung yang menunjukkan di mana garisan boleh dihubungkan.
- Mulakan garis di dalam kotak, kemudian seret ke bentuk kedua.
- Kotak kecil akan muncul di tepi bentuk kedua. Letakkan titik akhir pada garis salah satu kotak.
- Semua borang kini disambungkan. Sekiranya anda menggerakkan bentuknya, garis akan tetap terhubung dan menyesuaikan diri dengan sudut yang betul.
- Tambahkan komen pada garis penghubung dengan memasukkan kotak teks, tersedia di tab Sisipkan.
