Gunakan alat periksa ejaan di Microsoft Word untuk membetulkan tanda baca. Temukan dengan menekan kekunci F7 (pada Windows), mengklik ikon kotak kecil di sepanjang tepi bawah skrin, atau mengklik "Ejaan & Tatabahasa" di bawah label Ulasan. Anda juga dapat membaca dokumen secara manual dengan mengklik kanan kandungan dokumen yang telah digarisbawahi secara automatik dengan garis zigzag merah atau hijau.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Memeriksa Secara Manual
Langkah 1. Cari garis bawah hijau atau merah dalam dokumen
Sekiranya terdapat garis-garis zigzag di bawah satu perkataan, ini bermaksud bahawa perkataan tersebut tidak betul secara tatabahasa atau sintaksis. Anda tidak perlu menggunakan alat Ejaan & Tatabahasa kerana tanda ini muncul secara automatik semasa anda membuat kesalahan ketik. Sebilangan besar versi Word secara automatik akan membetulkan perkataan yang salah eja, tetapi tanda baca perlu diperbetulkan sendiri.
Harus ada gambar buku kecil di bahagian bawah halaman, berhampiran sudut kiri bawah. Sekiranya anda melihat tanda centang, ini bermakna tidak ada kesalahan dalam dokumen. Sekiranya terdapat X merah, klik ikon buku. Program ini akan memaparkan pelbagai kesalahan dan cadangan pembetulan
Langkah 2. Klik kanan untuk melihat cadangan yang diberikan
Apabila anda mengklik kanan pada kata yang digarisbawahi merah atau hijau, menu muncul yang menawarkan tindakan dan cadangan. Anda harus melihat senarai "alternatif yang betul" yang dicadangkan untuk kata atau frasa. Anda juga mempunyai pilihan untuk mengabaikan (Abaikan) atau mengabaikan semua (Abaikan Semua).
Contohnya jika anda menulis "dengan", Word akan memberi anda pilihan untuk membetulkan perkataan menjadi "dengan"; atau "dengar"
Langkah 3. Pilih pembetulan yang betul
Klik cadangan yang betul, dan program akan menggantikan perkataan yang salah eja dengan perkataan yang anda pilih. Sekali lagi, jika ragu-ragu, cari ejaan perkataan yang betul dalam talian.
Langkah 4. Cuba pelajari penggunaan tanda baca yang betul
Perhatikan kata-kata yang sering salah eja. Cuba belajar dari kesilapan agar ia dapat dikurangkan. Berlatihlah membetulkan ejaan anda, dan cuba cari sendiri apabila anda melakukan kesalahan. Sekiranya anda menghadapi masalah, gunakan kad atau aplikasi hafalan untuk berlatih menggunakan tanda baca yang betul.
Kaedah 2 dari 3: Menukar Tetapan Tatabahasa
Langkah 1. Pergi ke kotak dialog Tetapan Tatabahasa
Di Word, klik label "Fail", kemudian "Pilihan". Dari sana, klik "Proofing", kemudian pilih "Tetapan" dari senarai di bawah "Semasa membetulkan ejaan dan tatabahasa di Word". Dari sini, anda dapat memberitahu Pemeriksaan Ejaan untuk mencari beberapa kesalahan tanda baca yang umum, seperti koma dalam senarai, spasi ganda atau titik di akhir kata dalam tanda kutip.
Langkah 2. Periksa koma sebelum item terakhir dalam senarai
Koma ini sering disebut sebagai koma Oxford, dan anda mungkin atau mungkin tidak menggunakannya dalam senarai. Di menu Tetapan Tatabahasa, di bawah "Diperlukan koma sebelum item senarai terakhir", pilih salah satu tetapan berikut:
- Jangan Periksa (hapus centang): Pilih "Jangan Periksa" jika anda mahu alat semak tatabahasa menandakan semua ayat berdasarkan koma.
- tidak pernah (tidak pernah): Pemeriksa tatabahasa akan menandakan ayat yang mempunyai koma sebelum item terakhir dalam senarai. Contohnya, "Semasa bertualang di hutan, saya melihat seekor singa, harimau, dan rusa."
- Sentiasa (selalu): Word akan memberitahu anda tentang ayat yang tidak mempunyai koma terakhir. Contohnya, "Semasa bertualang di hutan, saya melihat seekor singa, harimau dan rusa."
Langkah 3. Cari tanda baca dalam petikan
Di bawah "Tanda baca diperlukan dengan tanda kutip", pilih salah satu pilihan berikut:
- Jangan Periksa: Kata tidak akan menandai frasa berdasarkan interaksi petikan dan tanda baca.
- Dalam (dalam): Kata akan menandakan frasa di dalam petikan apabila koma yang sesuai berada di luar tanda petik. Sebagai contoh, kalimat ini akan ditandakan: Jaka memanggil artis itu sebagai "diva", tetapi secara diam-diam menyukai keanggunannya.
- di luar (luar): Kata akan menandakan frasa di dalam petikan di mana koma yang sesuai juga berada di dalam tanda petik. Kalimat berikut akan ditandai: Jaka memanggil artis itu sebagai "diva", tetapi secara diam-diam menyukai keanggunannya.
Langkah 4. Periksa ruang antara perkataan
Kata boleh menandakan ayat yang mempunyai terlalu banyak ruang antara perkataan. Pilih salah satu pilihan berikut:
- Jangan Periksa: Pilih "jangan periksa" jika anda tidak mahu pemeriksa tatabahasa menandai ruang dalam frasa.
- 1 (ruang): Kata akan menandakan semua ayat yang mempunyai lebih daripada satu ruang antara perkataan dan ayat berikutnya.
- 2 (ruang): Pemeriksa tatabahasa akan menandakan ayat yang mempunyai satu atau lebih daripada dua ruang selepas tempoh tersebut.
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Alat Pemeriksa Ejaan
Langkah 1. Buka dokumen Word yang ingin anda periksa
Pastikan anda menyemak versi terbaru dokumen. Sekiranya anda ingin memeriksa tanda baca untuk keseluruhan dokumen, klik label "Ejaan & Tatabahasa" untuk membuka alat periksa ejaan yang mudah digunakan. Sekiranya anda ingin memeriksa tanda baca untuk bahagian teks tertentu, cukup sorot teks sebelum mengklik alat periksa ejaan.
Langkah 2. Pergi ke "Ejaan & Tatabahasa"
Pertama, klik label Ulasan di bahagian atas tetingkap Word (antara Surat dan Paparan). Anda akan disajikan dengan senarai pelbagai pilihan penyuntingan. Klik "Ejaan & Tatabahasa"; terdapat di sudut kiri atas skrin, tepat di bawah "Fail". Klik dan alat tersebut akan melakukan pemeriksaan ejaan pada keseluruhan dokumen. Sekiranya terdapat ralat, kotak pop timbul dengan pilihan pembetulan akan muncul.
- Sekiranya anda menggunakan komputer Windows, anda hanya boleh menekan kekunci panas F7 semasa Word memulakan pemeriksaan ejaan.
- Sebarang perkataan yang tidak dieja dengan betul akan berwarna merah. Kata nama yang tidak dikenali oleh program akan berwarna biru, dan kesalahan tatabahasa akan berwarna hijau.
Langkah 3. Kaji cadangan pembetulan untuk setiap perkataan
Untuk setiap kesalahan tatabahasa, kotak pop timbul akan memberikan beberapa cadangan penambahbaikan. Anda juga akan mempunyai pilihan untuk "Abaikan" (abaikan), "Abaikan Semua" (abaikan semua), atau "Tambah ke Kamus" (tambah ke kamus). Ketahui bahawa setiap pilihan ini bermaksud:
- Abaikan akan memberitahu program bahawa tidak ada kesalahan dalam kata tertentu ini, tetapi itu tidak menghentikan algoritma periksa ejaan daripada memeriksa kata berikutnya yang muncul.
- Abaikan Semua akan memberitahu program bahawa semua ejaan khusus ini betul, selagi ia muncul dalam dokumen yang berkaitan. Semua garis bawah zigzag merah dan hijau akan hilang menjadikan dokumen lebih mudah dibaca dan disemak.
- Tambah ke Kamus akan memasukkan ejaan ini secara kekal ke pustaka kata Word yang "dikenali". Anda akan dapat menulis perkataan ini (dengan ejaan yang sama persis) dalam dokumen seterusnya tanpa ditandakan semula.
Langkah 4. Pilih pembetulan yang betul untuk setiap kesalahan tanda baca
Anda akan diberi beberapa pilihan untuk setiap perkataan yang akan diperbetulkan, jadi pilih yang betul. Klik perkataan yang dicadangkan, kemudian klik Tukar. Sekiranya anda salah eja di pelbagai tempat, klik Ubah Semua untuk membetulkan semuanya sekaligus.
Sekiranya anda tidak mengetahui cadangan yang betul, cari kata yang berkaitan secara dalam talian dan cuba fahami ejaannya yang biasa. Enjin carian yang lebih maju bahkan akan memperoleh hasil dari versi perkataan yang dieja dengan betul
Langkah 5. Klik "OK" untuk menyelesaikan pemeriksaan, jika diminta
Apabila tidak ada lagi kesalahan tanda baca yang harus dibetulkan, anda akan diminta untuk mengesahkan bahawa ejaan dan tatabahasa sudah selesai. Setelah mengklik butang ini, anda bebas menyimpan dokumen atau terus bekerja. Anda boleh menjalankan semakan semula ejaan jika timbul masalah tanda baca yang lain!
