Terdapat banyak peristiwa dalam hidup yang memerlukan anda meminta perpanjangan waktu. Mungkin anda memerlukan masa untuk membuat kerja rumah, atau menghadapi masalah untuk menyelesaikan projek kerja tepat pada waktunya. Pada masa seperti itu, anda seharusnya dapat menulis surat yang meminta perpanjangan waktu dengan berkesan dan tepat. Fikirkan permintaan anda, seperti berapa banyak masa yang anda perlukan dan mengapa? Kemudian, tulis surat itu dengan gaya formal dan hantarkan dengan pelacak untuk membuat anda tenang.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menyusun Isi Surat
Langkah 1. Tulis secepat mungkin
Setelah anda mengetahui bahawa anda memerlukan perpanjangan, siapkan surat dengan segera. Anda harus memberi penerima sebanyak mungkin masa untuk menentukan keadaan anda. Anda juga perlu tampil bersedia walaupun anda meminta penyesuaian jadual.
Langkah 2. Tentukan berapa banyak masa tambahan yang anda perlukan
Pertimbangkan semua faktor dan buat permintaan yang realistik. Sekiranya masa yang diminta terlalu pendek, anda mungkin perlu meminta lanjutan kemudian. Sekiranya boleh, tarikh akhir tidak boleh dilepaskan. Jadi, lebih baik jika pengiraan anda sedikit berlebihan.
- Bergantung pada keadaan, anda mungkin ingin menganggap surat ini sebagai sebahagian daripada rundingan. Dalam kes ini, ada baiknya meminta lebih banyak masa agar masih ada ruang untuk berkompromi dan mencari jalan tengah.
- Ukur kelajuan anda berdasarkan kemajuan anda sekarang dan bahagian apa yang belum selesai. Sebagai contoh, jika anda telah mengusahakan projek perundingan selama tiga bulan, anda seharusnya dapat mengira berapa banyak kerja yang masih belum selesai.
- Ketahuilah bahawa penerima surat juga mungkin mempunyai had masa. Mungkin mereka juga mempunyai tarikh akhir yang kini harus ditolak. Sebagai contoh, pensyarah biasanya harus memberi gred pertengahan semester fakulti dan mesti menjadualkan penghantaran tugasan pelajar mengikut tarikh akhir.
Langkah 3. Ketahui peraturan
Ketahui tarikh akhir yang tepat sebelum anda meminta penyesuaian. Jangan memberi gambaran bahawa anda tidak dapat mengatur waktu anda dengan meminta perpanjangan tanpa mengetahui keadaan sekarang. Sebagai contoh, sebilangan agensi kerajaan menghendaki anda mengemukakan permintaan dalam masa 24 jam dari kenalan awal. Sekiranya anda tidak dapat menemuinya, anda boleh mengatakan bahawa jadualnya terlalu ketat.
Langkah 4. Sertakan penjelasan yang masuk akal
Anda meluangkan masa untuk menyusun surat dan penerima juga meluangkan masa untuk membacanya. Jadi, jadikan surat ini bermakna. Fikirkan alasan sebenar anda dan sampaikan dengan jujur kepada penerima. Jangan berbohong atau membesar-besarkan alasannya kerana anda akan kehilangan diri sendiri.
- Alasan baik yang dapat dikemukakan adalah keinginan untuk bekerja dengan teliti dan teliti. Sebagai contoh, jika anda menyelesaikan projek yang mempengaruhi keselamatan sebilangan besar orang, menyatakan fakta ini dalam penjelasan anda akan memberi manfaat kepada anda.
- Sekiranya terdapat beberapa sebab, pilih yang terbaik. Contohnya, jika anda menangguhkan tawaran pekerjaan, katakan bahawa anda ingin membuat penyelidikan tambahan mengenai kos bergerak (jika itu benar), jangan katakan bahawa anda juga sedang menunggu tawaran lain.
Langkah 5. Berikan beberapa butiran yang dipilih
Perincian akan memberikan sentuhan keaslian dan kemahiran dalam penulisan. Perkara ini sangat penting jika anda menulis surat kepada pemerintah atau sekumpulan orang yang tidak pernah anda temui secara peribadi.
- Contohnya, jika datuk anda meninggal dua hari sebelum tarikh akhir esei kuliah, anda mungkin mahu menggambarkan peristiwa itu sebagai "kecemasan keluarga", bukan hanya "masalah kecemasan". Anda juga perlu menyebutkan pemergian datuk dan beberapa maklumat mengenai perjalanan pulang ke rumah.
- Siapkan dokumen sebelum mengemukakan permintaan. Anda mungkin perlu menerangkan permohonan atau pekerjaan anda sebelumnya, terutamanya jika anda berurusan dengan pemerintah atau badan rasmi lain. Menunjukkan bahawa anda telah mengikuti semua langkah proses sehingga tahap ini akan memberi manfaat kepada kes anda.
Langkah 6. Pilih gaya dan kandungan yang positif
Tidak ada yang mahu membaca surat yang mengandungi aduan. Sebaliknya, jelaskan peristiwa negatif dengan cepat dan rata, kemudian beralih ke jalan penyelesaian positif yang anda minta. Sebagai contoh, jika anda merasakan tawaran gaji permulaan anda terlalu rendah, anda mungkin menulis, "Saya memerlukan sedikit masa untuk mempertimbangkan tawaran anda. Namun, saya merasakan bahawa gaji yang lebih tinggi membolehkan saya bekerja dengan lebih cekap."
Langkah 7. Teliti surat itu sebelum menghantarnya
Luangkan beberapa minit untuk membaca semula surat anda sebelum menghantarnya. Cari kesalahan editorial dan taip. Jalankan program tatabahasa dan ejaan di komputer. Minta rakan anda yang dipercayai membacanya. Jangan tergesa-gesa atau melangkau langkah ini kerana jika anda membuat kesilapan, anda akan nampak ceroboh dan itu boleh mempengaruhi hasil akhir.
Kaedah 2 dari 3: Mengikuti Peraturan Penulisan Surat Formal
Langkah 1. Sediakan bahagian tajuk
Tarikhnya hendaklah di sudut kanan atas halaman. Langkau satu baris di bawahnya, kemudian tulis alamatnya, juga sejajar kanan. Kemudian, langkau baris lain dan tuliskan alamat penuh penerima penjajaran kiri.
Sekiranya permintaan dihantar melalui e-mel, anda boleh menghilangkan tarikh dan alamat, dan terus ke ucapan. Namun, pastikan anda menggunakan subjek yang berkesan dan jelas. Contohnya, jika anda mengirim surat kepada pensyarah, tuliskan tajuk "Permintaan Perluasan Kertas Sejarah Jawa Andi Widodo"
Langkah 2. Gunakan ucapan rasmi dan lengkap
Mulakan dengan "Sayang." Kemudian ikuti mengikut tajuk dan nama. Contohnya, "Sayang. Tuan Baskoro "atau" Sayang. Puan Darmawati ". Kadang-kadang anda juga harus menggunakan tajuk yang rumit, seperti, "Sayang. Profesor Abdurrahman "atau" Sayang. Raden Wiraningrat ".
- Walaupun anda mengenali penerima secara tidak rasmi, surat ini masih merupakan permintaan formal sehingga gaya dan kandungannya harus formal. Jangan menulis, "Hai, Don", misalnya.
- Cuba cari orang tertentu yang akan menerima surat anda. Jika tidak, surat anda akan kelihatan seperti huruf format. Contohnya, "Sayang. Raden Wiraningrat "lebih baik daripada" Kepada yang Berminat ".
Langkah 3. Gunakan pemformatan perenggan pendek
Kandungan surat harus terdiri hanya 1-3 perenggan. Dalam kebanyakan kes, anda boleh membuka dengan 1-2 baris, menjelaskan permintaan dalam 2-4 baris, dan menyimpulkan dengan 1-2 baris. Sekiranya anda mesti mengembangkan hingga tiga perenggan penuh, pisahkan pendahuluan, isi, dan kesimpulan.
Untuk membuka surat itu, anda boleh mengatakan, "Saya Andi Widodo, seorang pelajar yang menghadiri kelas Sejarah Jawa anda setiap hari Isnin pagi di bilik III-C." Ini akan menyedarkan ingatan pensyarah dan dia tidak perlu mencari siapa anda
Langkah 4. Perhatikan kata-kata kesimpulan
Jangan mengabaikan kepentingan kesimpulan yang kukuh. Gunakan ayat terakhir ini untuk menyatakan semula kes anda (dalam satu baris) dan terima kasih kepada pihak yang meluangkan masa. Anda dapat menulis, "Terima kasih atas masa dan pertimbangan anda."
- Tutup surat dengan ucapan rasmi sebelum nama anda. Sebahagian dari mereka adalah "Hormat", "Hormat", atau "Dengan segala hormatnya".
- Sekiranya anda memerlukan balasan dalam masa tertentu, sertakan maklumat tersebut pada akhir. Anda boleh memasukkannya ke baris terima kasih. Contohnya, "Terima kasih atas pertimbangan anda dan saya tidak sabar untuk menghubungi anda minggu depan." Semasa menulis bahagian ini, cubalah untuk tidak memberi kesan menekan atau mengejar penerima.
Langkah 5. Masukkan nama penuh dan tandatangan anda
Di bawah ucapan "Ikhlas", kosongkan 3-4 baris. Kemudian, tuliskan nama penuh dengan penjajaran kiri. Gunakan baris kosong untuk menambahkan tandatangan asal. Sekiranya surat ini akan dihantar melalui e-mel, anda boleh memadam baris kosong dan hanya memasukkan nama.
Kaedah 3 dari 3: Menghantar Surat kepada Penerima
Langkah 1. Buat atau simpan salinan surat anda
Setelah membaca semula draf dan sebelum menghantarnya, ambil foto surat, (dipindahkan ke PDF), simpan draf dalam talian, atau salin. Anda mungkin perlu mencatat tarikh penghantaran jika tidak sama dengan tarikh surat. Simpan salinan ini di tempat yang selamat untuk fail peribadi.
Langkah 2. Hantar dengan penghantaran standard
Bawa surat itu ke pejabat pos, serahkan kepada kerani, atau masukkan ke peti surat. Sekiranya anda mahukan jaminan bahawa surat telah diterima, minta perkhidmatan penjejakan.
Sekiranya surat itu dihantar melalui pos, pastikan ia dicetak pada pencetak berkualiti tinggi dengan dakwat yang baik. Surat permintaan tulisan tangan umumnya tidak diterima
Langkah 3. Hantarnya melalui e-mel
Ini mungkin kaedah terbaik untuk menghantar permintaan kerana tidak memerlukan banyak masa dan sangat dipercayai. Pastikan alamat e-mel penerima betul dan sertakan nombor pengenalan anda, jika berkaitan, dalam subjek.
- Penerima dapat melihat hari dan masa anda menghantar e-mel. Ketahui perkara ini sekiranya anda sering menghantar e-mel lewat malam.
- Pastikan e-mel anda adalah rasmi dengan alamat yang anda gunakan. Hantar dari akaun yang kelihatan profesional. Contoh akaun e-mel yang sesuai untuk bekerja ialah "[email protected]".
- Sekiranya anda mengirim surat melalui faks, pastikan untuk menunggu halaman pengesahan yang menunjukkan bahawa surat anda berjaya dihantar dan diterima.
Langkah 4. Buat permintaan melalui telefon dan bukannya surat
Sekiranya permintaan anda mendesak atau hampir pada saat-saat terakhir, mungkin ada baiknya anda bertanya secara langsung melalui telefon. Sekiranya ini berlaku, berpegang teguh pada sikap formal dan nyatakan kes anda secara koheren.
Petua
- Cuba tulis surat satu halaman atau kurang. Surat seperti ini kelihatan lengkap, namun senang dibaca.
- Ketahui apakah penerima akan menghantar balasan, seperti surat pengesahan.
Amaran
- Janji sesuatu yang realistik. Jangan biarkan masa tambahan anda dihabiskan untuk tugas tambahan.
- Manfaatkan peluasan ini sepenuhnya. Jangan biarkan anda meminta pelanjutan lagi.
- Pastikan anda telah memasukkan semua format yang diperlukan. Beberapa organisasi menghendaki anda menggunakan format huruf yang telah mereka tetapkan.
