Bil pembayaran, atau sering juga disebut sebagai faktur, adalah dokumen yang berisi perincian mengenai layanan yang diberikan serta permintaan pembayaran, yang diserahkan kepada orang yang melakukan pembelian. Sebagai contoh, jika anda seorang tukang kebun dan telah menambahkan tanaman ke laman utama pelanggan, sertakan perincian perkhidmatan anda dalam invois untuk mendapatkan pembayaran.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Memilih Format
Langkah 1. Buat invois profesional
Sekiranya anda kerap menulis invois, ada baiknya anda membuat templat invois yang boleh anda ubah setiap kali anda menghantar invois baru kepada pelanggan. Templat ini sangat berguna untuk kontraktor atau pihak lain yang memberikan perkhidmatan secara berterusan. Anda boleh membuat templat invois menggunakan program pemprosesan teks kegemaran anda atau mencari di internet untuknya.
- Invois biasanya merangkumi judul dengan nama atau perniagaan anda, alamat dan nombor telefon anda, serta logo syarikat, bersama dengan perincian perkhidmatan yang diberikan, jumlah yang harus dibayar, dan arahan pembayaran.
- Invois biasanya dibuat secara elektronik, bernombor, dan disimpan ke komputer. Dengan cara itu, anda selalu mempunyai salinan invois anda dan tidak perlu risau kehilangan kertas bil anda. Namun, pastikan bahawa anda selalu membuat sandaran fail invois anda menggunakan perkhidmatan penyimpanan fail dalam talian, seperti Google Drive atau Dropbox. Dengan cara itu, jika cakera keras komputer anda gagal, anda masih mempunyai salinan invois anda.
- Pilih sistem penomboran yang memudahkan anda mengatur dokumen anda. Salah satu pilihan adalah menggunakan tarikh penciptaan. Oleh itu, "FTR311216" adalah invois yang dibuat pada 31 Disember 2016. Sekiranya anda membuat lebih daripada satu invois dalam sehari, masukkan inisial vendor.
Langkah 2. Pilih buku invois
Buku invois boleh dibeli di kedai buku atau kedai alat tulis. Buku ini merangkumi ruang untuk menyenaraikan perkhidmatan yang disediakan dan pelbagai maklumat pembayaran. Setiap kali anda menulis bil pembayaran, anda hanya perlu mengisi ruang kosong yang disediakan.
- Buku invois berguna untuk orang yang menulis invois untuk barang yang mereka jual. Contohnya, jika anda menjual kek buatan sendiri, mungkin lebih mudah untuk menulis bil pembayaran daripada membuat invois di komputer anda setiap kali anda membuat penjualan.
- Pilih buku invois yang mempunyai lapisan kertas ditto di belakang setiap invois kosong sehingga anda dan pelanggan masing-masing dapat satu salinan.
- Namun, anda masih memerlukan kawasan simpanan yang selamat. Pastikan menyimpan salinan invois di peti besi anti api.
Langkah 3. Gunakan sistem pembayaran dalam talian
PayPal atau Square membolehkan anda menghantar invois. Walau bagaimanapun, perkhidmatan ini dikenakan bayaran (2.9% + US $ 30 sen setiap invois pada Januari 2017), tetapi kemudahan membayar secara elektronik menjadikan kaedah ini lebih dipercayai.
- Dari dalam akaun PayPal anda, pilih pilihan menu "Kirim & Permintaan" di bahagian atas. Kemudian, pilih "Buat dan Urus Invois" (buat dan urus invois). Akhirnya, klik butang "Buat" untuk membuat bil baru.
- Anda perlu mengetahui alamat e-mel pelanggan untuk mengisi bahagian "Bil Kepada:" invois. PayPal atau Square akan menagih akaun dengan alamat e-mel tersebut.
Langkah 4. Dapatkan aplikasi invois tersuai
Aplikasi invois seperti Invoice2go membolehkan anda menghantar dan mengesan bil dari telefon anda, dan menetapkan peringatan pembayaran automatik. Pelanggan boleh membayar secara dalam talian menggunakan kad kredit atau debit.
Langkah 5. Buat invois dengan perisian perakaunan
Sekiranya anda menggunakan perisian perakaunan untuk menguruskan perniagaan anda, sistem invois harus disertakan. Sebagai contoh, QuickBooks mempunyai butang "Invoice" yang mesra pengguna di papan pemuka yang memandu anda melalui proses tersebut. Pelanggan anda tidak akan mempunyai pilihan pembayaran segera, tetapi anda dapat memantau status penagihan bersama dengan catatan perniagaan lain.
Bahagian 2 dari 3: Termasuk Maklumat Asas
Langkah 1. Sertakan maklumat syarikat
Sama ada anda menagih komputer atau menggunakan buku invois, tulis nama syarikat di bahagian atas. Sertakan maklumat berikut tepat di bawah nama syarikat anda:
- Alamat penuh syarikat
- Nombor telefon syarikat
- Alamat e-mel atau sebarang maklumat hubungan
Langkah 2. Tuliskan tarikhnya
Anda dan pelanggan mesti mengetahui tarikh invois. Ini kerana tarikh akhir pembayaran biasanya berdasarkan tarikh pembuatan invois.
Langkah 3. Nombor invois, jika diperlukan
Anda memerlukan nombor invois secara berurutan mengikut jumlah transaksi yang dilakukan dengan pelanggan. Contohnya, jika anda menjual kek kepada pelanggan yang sama dalam 3 acara yang berbeza, invois untuk penjualan ketiga akan diberi nombor # 3.
- Sekiranya anda menggunakan slip invois yang dibeli di kedai, invois tersebut mesti sudah diberi nombor.
- Sekiranya anda menggunakan perisian perakaunan atau PayPal, bilnya juga akan diberi nombor secara automatik.
Langkah 4. Tuliskan maklumat pelanggan
Sertakan nama pelanggan atau pelanggan atau syarikat. Sekiranya anda memberikan perkhidmatan kontraktor kepada pelanggan, anda juga harus memasukkan alamat dan nombor telefon syarikat.
Bahagian 3 dari 3: Menulis Perkara-perkara Khusus
Langkah 1. Tulis penerangan mengenai perkhidmatan yang diberikan
Sertakan kerja, perkhidmatan atau produk yang disediakan oleh pelanggan. Sekiranya anda menyediakan lebih daripada satu perkhidmatan, senaraikan setiap perkhidmatan tersebut. Sertakan maklumat berikut mengenai perkhidmatan atau produk dalam senarai yang berkaitan:
- Perkhidmatan atau produk yang disediakan. Contohnya, "1 kek hari jadi dengan hiasan Thomas."
- Tarikh penghantaran perkhidmatan
- Yuran perkhidmatan
- Setelah setiap produk atau perkhidmatan disenaraikan, hitung jumlahnya dan sertakan jumlah akhir yang ditagih.
Langkah 2. Nyatakan syarat pembayaran tertentu
Sekiranya anda mahu bil dibayar sebelum tarikh tertentu, sertakan maklumat tersebut. Masukkan maklumat mengenai jenis pembayaran yang diterima, sama ada wang tunai, cek, atau kad kredit.
Kira juga cukai yang akan ditambah dengan kos. Cari kadar cukai yang berlaku di negara anda sehingga anda dapat menentukan jumlah yang ditagih dengan tepat
Langkah 3. Berikan maklumat tambahan
Di bahagian bawah invois, tulis keterangan mengenai dasar pengembalian. Anda juga dapat mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih kepada pelanggan dan menyenaraikan produk atau perkhidmatan lain yang juga anda tawarkan.
