Kadang kala, pengurusan syarikat meminta pekerja membuat laporan prestasi mereka sendiri. Dengan cara ini, pemilik perniagaan dapat memperoleh idea bagaimana pekerja menilai pekerjaan mereka sendiri. Sekiranya anda diminta untuk membuat laporan, jangan risau. Ambil kesempatan ini untuk menunjukkan kejayaan anda di tempat kerja dengan melaporkan kemajuan, pencapaian dan prestasi kerja anda dengan sebaik mungkin.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Bersedia untuk Menulis Laporan
Langkah 1. Pastikan terlebih dahulu format laporan yang digunakan oleh syarikat
Format laporan prestasi berbeza mengikut keperluan. Beberapa syarikat meminta agar laporan dihantar melalui e-mel. Syarikat-syarikat lain menentukan dasar penyediaan laporan berdasarkan kriteria tertentu untuk perbincangan selanjutnya.
- Sekiranya syarikat menyediakan format standard, buat laporan mengikut format tersebut. Ikuti panduan dengan sebaik mungkin sehingga anda memberikan laporan lengkap agar anda tidak kelihatan ceroboh. Kadang kala, syarikat meminta pekerja mengisi borang atau menyediakan laporan bertulis dalam bentuk esei.
- Cuba fikirkan apa yang harus dilaporkan sebelum tarikh akhir penyerahan laporan. Dengan cara ini, anda dapat melaporkan semua pencapaian selama setahun mengikut kriteria yang ditentukan. Pastikan prestasi anda memenuhi kriteria yang ditentukan.
Langkah 2. Jangan tergesa-gesa laporan
Untuk menunjukkan prestasi terbaik, cuba sediakan laporan dalam tatabahasa yang baik dan betulkan tanpa kesalahan ketik. Anda harus menyediakan beberapa draf dan kemudian memilih yang terbaik.
- Mengambil serius permintaan syarikat kerana hasil penilaian pekerjaan akan menjadi bahagian penting dalam sejarah kerja setiap pekerja. Sekiranya terdapat catatan tertentu dalam sejarah kerja anda dan anda harus bersaing dengan pekerja lain, laporan prestasi akan menjadi penentu.
- Buat laporan prestasi pendek dengan gaya bahasa profesional. Untuk membuat laporan ringkas, ringkaskan semua pencapaian terbaik anda sepanjang tahun ini agar laporan anda tidak lebih dari dua halaman, bukannya menerangkan setiap item secara terperinci. Utamakan persembahan yang anda anggap paling penting dan berikan bukti sokongan. Namun, pilih maklumat yang sangat berguna kerana tidak ada yang mahu membaca laporan 30 halaman.
Langkah 3. Biasakan melakukan gaya yang baik semasa bekerja
Untuk membuat penulisan laporan lebih mudah, kumpulkan dahulu semua dokumen penting. Adalah idea yang baik untuk mula mengumpulkan dokumen pada awal tahun ini.
- Lampirkan beberapa dokumen yang menunjukkan kejayaan kerja, asalkan mengikut format yang ditentukan oleh syarikat. Pilih contoh dokumen yang tepat supaya anda dapat menunjukkan prestasi terbaik. Siapkan juga sasaran yang telah ditetapkan semasa anda mengambil penilaian sebelumnya.
- Kumpulkan nota cadangan dan maklum balas daripada pegawai atasan semasa anda mengambil penilaian kemajuan pertengahan tahun (jika syarikat melakukan penilaian). Input yang anda dapat sepanjang tahun dapat digunakan semasa membuat laporan untuk menjadikan maklumat yang anda sampaikan lebih spesifik dan lebih berguna.
Langkah 4. Ketahui apa yang diharapkan syarikat daripada anda
Sebelum anda mula menulis laporan, anda seharusnya dapat menjawab pertanyaan: "Apa yang diharapkan syarikat daripada anda?" Tanya bos anda jika anda tidak tahu jawapannya. Cuba fahami hubungan antara penilaian prestasi dan sasaran yang mesti anda capai agar matlamat syarikat dapat direalisasikan.
- Buat laporan prestasi berdasarkan perihal pekerjaan sehingga anda dapat menulisnya secara sistematik. Walau bagaimanapun, pastikan terlebih dahulu sama ada mana-mana deskripsi kerja telah berubah dan semua sasaran kerja disenaraikan dalam deskripsi pekerjaan.
- Huraikan setiap tugas berdasarkan tindakan yang perlu anda lakukan dan kemudian jelaskan bahawa anda telah berjaya mencapai sasaran yang diminta oleh syarikat. Untuk itu, anda berhak mendapat penjelasan mengenai apa yang diharapkan syarikat daripada anda. Jika tidak, penilaian prestasi cenderung bersifat subjektif dan menimbulkan kritikan yang tidak berasas.
Bahagian 2 dari 3: Tuliskan Maklumat yang Betul dalam Laporan
Langkah 1. Maklumkan pencapaian terbaik
Jangan buat laporan prestasi biasa-biasa saja. Ambil kesempatan ini untuk melaporkan semua tugas yang telah anda selesaikan dengan hasil terbaik. Ceritakan semuanya dan berbangga dengan pencapaian anda!
- Laporkan dahulu pencapaian terbaik yang paling mempengaruhi prestasi syarikat, terutama perkara penting yang menyokong pencapaian matlamat syarikat dan telah dibincangkan semasa penilaian prestasi terakhir. Jangan terangkan semua kerja yang anda lakukan dalam satu tahun.
- Namun, cubalah menyampaikan maklumat secara sopan dan profesional. Gunakan kata-kata positif dan jangan menghina atau merendahkan rakan sekerja. Fokus pada prestasi anda sendiri.
- Jangan lupa untuk melaporkan pencapaian pada awal tempoh yang akan dinilai. Pekerja biasanya lebih fokus pada perkara yang mereka lakukan pada akhir tempoh.
Langkah 2. Nyatakan faedah nyata hasil kerja anda
Sesiapa sahaja boleh membuat laporan yang mengandungi klise dan perkara biasa, tetapi laporan akan lebih berkualiti jika disokong oleh bukti nyata.
- Kemukakan fakta, angka, tarikh, dan data sokongan lain. Contohnya: jika anda bekerja sebagai pengurus akaun media sosial untuk sebuah syarikat, berikan laporan dalam bentuk data kuantitatif (bilangan akaun yang mengklik "Suka", komen kiri, dll.). Cari data lain yang dapat meningkatkan kredibiliti anda.
- Bandingkan pencapaian anda dengan tujuan dan objektif syarikat untuk menunjukkan bahawa anda adalah pekerja yang layak.
Langkah 3. Senaraikan dan bincangkan sasaran kerja
Anda mesti menyediakan laporan yang sangat spesifik sebagai asas untuk menentukan sasaran kerja untuk tahun berikutnya. Sampaikan juga rancangan pembangunan diri, iaitu perkara yang ingin anda capai.
- Terangkan bagaimana untuk mencapai matlamat ini. Senaraikan sasaran yang mesti anda capai berdasarkan hasil penilaian prestasi yang dilakukan pada awal tempoh dan sejauh mana pencapaian anda.
- Tulis juga dalam laporan jika anda diminta untuk melakukan tugas di luar keterangan pekerjaan atau anda mengambil inisiatif untuk bekerja lebih banyak.
Langkah 4. Bincangkan kecekapan asas anda
Secara amnya, syarikat telah menentukan kecekapan asas yang mesti dimiliki oleh setiap pekerja agar dapat bekerja dengan baik. Maklumkan dan terangkan perkara ini secara terperinci.
- Tunjukkan bahawa kecekapan anda lebih tinggi daripada standard yang ditetapkan oleh syarikat.
- Gunakan kata "kecekapan" mengikut istilah standard syarikat untuk membuktikan terdapat hubungan yang konkrit antara pencapaian anda dan sasaran syarikat. Huraikan prestasi anda dengan istilah yang sama.
Langkah 5. Menilai dengan bijak
Sebelum menjalani penilaian prestasi, anda mungkin diminta untuk menilai sendiri. Untuk menentukan nilai yang betul, anda mesti memahami maksudnya.
- A A biasanya diberikan kepada pekerja yang menunjukkan kepimpinan dan mampu membawa perubahan dalam syarikat. Gred A biasanya diberikan kepada pekerja yang berprestasi di atas sasaran dan tingkah lakunya boleh dicontohi.
- Gred C biasanya diberikan kepada pekerja yang mencapai sasaran dan berkelakuan baik. Nilai D menunjukkan prestasi berada di bawah sasaran dan dianggap tidak memuaskan. Nilai E menggambarkan prestasi yang buruk kerana pekerja tidak berfungsi dengan baik. Cari maklumat lengkap untuk memastikan definisi setiap nilai dan bagaimana menentukan nilai mengikut peraturan syarikat.
Langkah 6. Susun laporan dengan sebaik mungkin
Kadang kala, syarikat meminta pekerja membuat laporan prestasi mengikut urutan tertentu. Sekiranya tidak dinyatakan, buat laporan dengan urutan berikut:
- Mulakan dengan ayat pembuka yang positif dan meyakinkan. Kalimat ini adalah bahagian terpenting dalam laporan prestasi tahunan.
- Selepas itu, tuliskan pencapaian anda bersama dengan data sokongan terperinci. Untuk setiap pencapaian, ajukan soalan "mengapa?" Dengan cara ini, anda dapat membuktikan bahawa sumbangan anda adalah relevan dan patut dihormati. Jangan sekali-kali membuat laporan prestasi dengan kata-kata negatif.
- Sekiranya terdapat sasaran yang tidak tercapai atau aspek tertentu yang perlu anda perbaiki, jangan tuliskannya di akhir laporan sehingga awal dan akhir laporan mengandungi perkara positif. Bahagian terakhir laporan adalah bahagian yang paling penting kerana yang paling senang diingat. Oleh itu, senaraikan perkara yang perlu anda perbaiki di tengah-tengah laporan.
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Kata Tepat
Langkah 1. Fokus untuk membuat laporan yang menggambarkan prestasi kerja anda sendiri
Seperti yang kita ketahui, anda membuat laporan ini kerana anda diminta untuk menilai sendiri. Walau bagaimanapun, banyak orang merangkumi perkara negatif dan bercakap tentang orang lain.
- Jangan gunakan laporan prestasi untuk mempertahankan diri. Bersikap positif dengan sebaik mungkin, misalnya dengan mengatakan: "Saya selalu menetapkan jadual pertemuan setelah berunding dengan rakan sekerja, rakan sekerja, dan pelanggan kerana saya sangat menghargai masa dan kesibukan mereka." Menghargai masa dapat memberi kesan positif dan menunjukkan pemikiran yang bijak.
- Jangan membincangkan orang lain kerana laporan ini bukan untuk mengkritik pekerjaan atau keperibadian orang lain.
- Anda juga tidak perlu membandingkan diri anda dengan orang lain ketika melaporkan pencapaian. Terangkan apa yang telah anda lakukan tanpa menjatuhkan rakan sekerja yang tidak mencapai tahap prestasi yang sama.
Langkah 2. Tuliskan kritikan membina terhadap kelemahan anda
Laporan yang mengandungi hanya perkara yang baik mungkin kelihatan tidak realistik, tetapi anda harus berhati-hati ketika mengakui kesilapan.
- Beri kritikan pada bahagian yang berasingan untuk menunjukkan keikhlasan anda dalam menangani masalah ini. Contohnya: “Saya sangat mengutamakan pekerjaan dan ingin mencapai hasil terbaik yang saya rasa saya tidak begitu peduli dengan rakan sekerja saya. Saya akan terus meningkatkan kemahiran komunikasi saya untuk mengatasi masalah ini. " Pernyataan-pernyataan ini dapat memberikan gambaran positif pengarang (seorang perfeksionis yang memfokus pada pekerjaan adalah perkara yang baik) dan menunjukkan kemampuan untuk menyedari kelemahan seseorang sendiri.
- Sebutkan aspek yang perlu diperbaiki. Jangan isi keseluruhan laporan dengan rancangan penambahbaikan. Fokus untuk menjelaskan pencapaian, tetapi anda perlu menyenaraikan beberapa aspek yang perlu diperbaiki atau diperbaiki. Namun, jangan terlalu mengkritik diri sendiri kerana anda akan dianggap kurang percaya diri.
- Menunjukkan pemikiran positif dengan mengemukakan rancangan penambahbaikan. Bersikap positif dan berorientasikan tindakan. Huraikan rancangan anda dengan kata-kata yang membina. Daripada sekadar bercerita mengenai kegagalan anda, katakan bahawa anda ingin memperbaiki aspek tertentu dan tindakan apa yang akan anda lakukan.
Langkah 3. Mencadangkan peluang pengembangan kerjaya
Sekiranya anda ingin berpeluang menghadiri latihan atau dijemput ke mesyuarat, laporan prestasi adalah cara yang baik untuk menyampaikannya. Jangan mencadangkan pampasan melalui laporan ini.
- Sampaikan juga idea anda untuk melakukan projek inovatif yang bermanfaat bagi syarikat.
- Cuba cari tahu mengapa bos anda meminta anda membuat laporan, sama ada untuk berbincang dengan orang lain, menentukan pembahagian bonus, dan sebagainya.
Langkah 4. Gunakan ayat yang lengkap
Ramai pekerja berusaha menuliskan sebanyak mungkin maklumat supaya laporan kelihatan tidak kemas. Jangan biarkan laporan anda kelihatan seperti nota kacau.
- Sebagai contoh, elakkan menggunakan frasa "kandungan yang disemak" kerana terlalu pendek. Adalah idea yang baik untuk menggunakan ayat yang lengkap untuk menjelaskan topik yang anda bincangkan atau menyampaikan maklumat dari titik ke titik.
- Sebagai tambahan kepada penyelia terdekat anda, laporan anda mungkin dibaca oleh orang lain, misalnya oleh pengurus peringkat tinggi. Oleh itu, anda harus memberikan maklumat yang jelas dan terperinci, dan bukannya menganggap bahawa semua orang sudah mengetahui apa yang anda cuba katakan atau lakukan.
Langkah 5. Bersikap positif dan jujur
Walaupun ada perkara yang perlu diperbaiki, anda boleh membuatnya berlaku di kemudian hari. Fokus pada masa depan, bukan pada kegagalan masa lalu.
- Jangan sampaikan kesan negatif, mengeluh, pemarah, atau sombong. Tunjukkan sikap positif, dapat bekerja dalam satu pasukan, dan jelaskan pencapaian anda dengan rendah hati.
- Sekiranya ada perkara yang anda tidak suka mengenai syarikat itu, jangan tuliskannya dalam laporan. Rebut peluang ini untuk membuktikan mengapa anda diperlukan oleh syarikat.
Langkah 6. Buktikan, jangan hanya bercakap
Cuba berikan maklumat khusus dalam laporan anda, bukan hanya pernyataan umum.
- Contohnya: bukannya mengatakan, "Saya pekerja yang boleh dipercayai. Saya tiba di pejabat dan tiba di bilik mesyuarat tepat pada waktunya. " anda lebih baik memberikan data kehadiran yang tepat dan bukti khusus bahawa anda patut dihormati.
- Berikan bukti (termasuk nombor) untuk menyokong penyataan umum agar laporan anda lebih berguna dan boleh dipercayai.
Baca pautan: https://www.slideshare.net/RajaPresentasi/contoh-performance- appraisal-percepat-kinerja-employee
Petua
- Buat laporan lebih awal. Jangan menunda-nunda sehingga kehabisan masa.
- Tunjukkan sikap positif!
- Baca semula laporan prestasi tahun lalu supaya anda dapat mengingati dengan jelas objektif dan sasaran kerja yang telah anda tetapkan.
Amaran
- Jangan berpura-pura atau berbohong.
- Jangan berikan maklumat negatif mengenai rakan sekerja dalam laporan prestasi.
