Banyak syarikat meminta pekerja mereka membuat laporan pencapaian kerja dengan menilai sendiri sehingga mereka dapat melaporkan apa yang telah mereka lakukan dalam jangka masa tertentu. Sekiranya anda bekerja sebagai pencatat nota mesyuarat, anda mungkin juga diminta untuk membuat laporan. Artikel ini menerangkan cara menyediakan laporan prestasi yang baik kerana memainkan peranan penting dalam menentukan kejayaan atau kegagalan kerjaya anda.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Memahami Format Laporan Pencapaian Kerja
Langkah 1. Mulakan penyediaan laporan dengan menulis ringkasan pencapaian anda
Di bahagian atas laporan, tunjukkan ringkasan maklumat yang anda kirimkan untuk memberikan gambaran keseluruhan mengenai prestasi kerja anda.
- Contohnya: Anda bekerja untuk organisasi bukan keuntungan dan bos anda meminta anda membuat laporan prestasi. Laporkan secara ringkas dalam satu perenggan semua tugas yang diselesaikan, misalnya: anda telah mengadakan aktiviti yang bermanfaat bagi pemilik organisasi, berjaya mendapat pengiktirafan dalam industri, dan menjalin hubungan dengan rakan perniagaan.
- Jangan memasukkan perkara-perkara tertentu dalam ringkasan kerana anda hanya perlu mengemukakan maklumat penting untuk memberi gambaran keseluruhan pencapaian kerja secara umum. Sebagai panduan, laporan harus disajikan dalam 2 halaman, kecuali majikan menentukan format yang berbeza. Pastikan terlebih dahulu sama ada anda mesti membuat laporan mengikut format tertentu.
Langkah 2. Berikan fakta sokongan terperinci
Untuk menyokong setiap maklumat dalam ringkasan yang disajikan pada awal laporan, tuliskan butirannya mengikut arahan berikut:
- Gunakan format senarai. Sediakan laporan untuk setiap aktiviti secara berasingan. Sertakan aktiviti sebagai tajuk laporan diikuti dengan penerangan aktiviti di bawah tajuk. Contohnya: aktiviti yang anda lakukan adalah "Persiapan dan Pelaksanaan Acara".
- Di bawah tajuk, buatlah senarai menggunakan nombor atau huruf untuk menerangkan secara ringkas dan khusus acara yang anda atur termasuk tujuan dan faedahnya dalam menyokong pencapaian misi organisasi.
Langkah 3. Buat laporan dalam format standard untuk membuatnya kelihatan profesional
Jangan kemukakan laporan rawak. Sebaliknya, sediakan laporan yang ditaip dengan kemas dalam fon profesional menggunakan kertas bersaiz standard.
- Letakkan tajuk laporan di tengah-tengah kertas dengan huruf tebal sehingga maklumat disusun dengan rapi.
- Di bahagian atas laporan, tulis tarikh laporan selesai. Sertakan juga nama, tajuk, dan gelaran orang yang menyediakan laporan.
Langkah 4. Jurnal semasa tempoh pelaporan
Akan lebih mudah bagi anda untuk menyusun laporan sekiranya anda segera mengambil nota ketika aktiviti dijalankan.
- Sediakan buku nota atau folder untuk merakam pencapaian kerja dalam jangka masa tertentu. Ini akan memudahkan anda menyiapkan laporan sekiranya bos anda memintanya.
- Sekiranya ini tidak dilakukan, pencapaian penting pada awal tempoh pelaporan mungkin akan dilupakan.
Bahagian 2 dari 3: Menyampaikan Kandungan Berkualiti
Langkah 1. Huraikan sasaran yang ingin anda capai dan jangkaan pekerjaan yang perlu anda capai
Ingatkan pembaca bahawa pada awal tempoh pelaporan, ada sasaran yang ingin anda capai. Pastikan anda mengetahui matlamat organisasi dan sumbangan kerja yang diharapkan daripada anda. Sekiranya anda belum tahu, tanyakan kepada majikan mengenai perkara-perkara ini.
- Kemudian, jelaskan bahawa anda telah mencapai sasaran anda dengan memberikan data sebenar. Buat laporan yang menyajikan perbandingan data antara sasaran dan realisasinya.
- Contohnya: Anda berjaya mengumpulkan lebih banyak dana daripada yang disasarkan dan pencapaian ini adalah perkara positif bagi pelabur dan majikan. Walau bagaimanapun, hasil kerja ini tidak dapat dianggap sebagai kejayaan dan sukar untuk menentukan seberapa tinggi kejayaan anda jika tidak ada data perbandingan.
Langkah 2. Sertakan maklumat visual dalam laporan
Lampirkan beberapa jadual atau grafik yang memudahkan pembaca memvisualisasikan data yang anda sampaikan.
- Perlu diingat bahawa pembaca yang sibuk biasanya hanya melaporkan skim. Kadang kala, alat visual dapat menyampaikan maklumat dengan lebih berkesan.
- Walau bagaimanapun, jangan tampilkan terlalu banyak grafik. Pilih 1-2 carta yang dapat menjelaskan maklumat penting.
Langkah 3. Fokus pada "KERETA"
CAR bermaksud: Cabaran (cabaran), Tindakan (tindakan), Hasil (hasil). Anda boleh membuat laporan pencapaian kerja yang sistematik dengan membincangkan tiga perkara ini.
- Tentukan cabaran yang anda hadapi. Huraikan tindakan yang anda lakukan untuk mengatasi cabaran dan apa hasilnya. Sebagai contoh: sebagai pengurus restoran, tulis dalam laporan: “Cabaran: antrian semakin lama pada waktu sibuk semasa makan malam dan pelanggan yang mengeluh meningkat 10%. Tindakan: minta 1 pelayan memulakan kerja 1 jam lebih awal untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan pada waktu puncak. Hasil: pelanggan yang mengadu menurun kepada 2 orang atau menurun sebanyak 80%”.
- Buat laporan dengan memberikan maklumat khusus. Pencapaian yang tidak dapat diukur, misalnya: "Saya dapat bekerja dengan baik dalam satu pasukan" tidak berguna kerana semua orang dapat mengatakan perkara yang sama. Jadi, anda mesti dapat menunjukkan hubungan antara hasil dan masalah yang harus ditangani dan melaporkan prestasi dengan memberikan data dan maklumat tertentu.
Langkah 4. Terangkan metodologi yang anda gunakan
Sekiranya anda perlu mengumpulkan data sebagai asas untuk menulis laporan, jelaskan secara ringkas metodologi pengumpulan data yang anda gunakan.
- Maklumkan kepada pembaca sebab memilih kaedah tinjauan, faedah dan hasilnya. Terangkan juga mengapa kaedah tersebut dianggap boleh dipercayai. Meneruskan senario restoran dalam contoh di atas, terangkan mengapa anda menggunakan data aduan pelanggan sebagai kaedah tinjauan.
- Sertakan tarikh atau tempoh tinjauan dan apa yang ingin anda perolehi dari tinjauan.
Langkah 5. Fokus untuk melaporkan pencapaian kerja
Untuk memastikan maklumat dalam laporan tertumpu pada pencapaian kerja, fikirkan tentang perkara yang paling anda banggakan dalam tempoh pelaporan, misalnya: anda dapat menenangkan tetamu yang cemas atau memberi latihan kepada bawahan. Jangan berikan maklumat yang terlalu terperinci kepada pembaca.
- Cara lain adalah dengan menggunakan kaedah "STAR", yang bermaksud: Situasi (masalah), Tugas (tugas), Tindakan (tindakan), Hasil (hasil). Huraikan secara ringkas situasi yang anda lalui, tugas yang harus anda lakukan, tindakan yang anda lakukan untuk menyelesaikan tugas tersebut, dan hasil yang anda capai. Sama seperti kaedah "CAR", tujuannya adalah untuk menunjukkan hubungan antara "masalah" dan "hasil" dan menjelaskan bagaimana mencapainya.
- Fokus untuk membuat laporan yang dapat menunjukkan yang berikut: kesukaran, keistimewaan, keutamaan, keterlihatan tinggi, tarikh akhir, inovasi, penerangan pekerjaan, dan kesan pekerjaan anda terhadap organisasi.
- Contohnya: nyatakan dalam laporan bahawa perolehan tahunan pekerja adalah 35% semasa anda dinaikkan pangkat menjadi pengurus cawangan. Setelah anda melakukan tinjauan kepuasan pekerja, mentor pekerja, dan mengadakan perjumpaan mingguan dengan seluruh kakitangan, perolehan pekerja menurun kepada 15%. Contoh ini menunjukkan bahawa laporan pencapaian tidak perlu menggunakan ayat yang panjang selagi pembaca dapat memahami hubungan dengan betul.
Langkah 6. Terangkan kebaikan tindakan anda
Jangan hanya memberikan hasil. Anda juga perlu menjelaskan mengapa pencapaian itu bermanfaat bagi organisasi.
- Contohnya: Anda mengadakan perjumpaan dengan kakitangan. Terangkan apakah tindakan susulan dan faedahnya kepada organisasi? Fikirkan dengan teliti tentang perkara yang ingin anda laporkan. Sekiranya tidak berguna, anda harus melaporkan karya lain.
- Sekiranya perjumpaan dengan staf dapat meningkatkan motivasi kerja sehingga ketidakhadiran pekerja bertambah baik dan menjimatkan wang pemilik syarikat. Ini adalah hasil kerja yang dianggap berguna.
Langkah 7. Periksa laporan sebelum menyerahkannya
Tujuan penulisan laporan tidak dapat dicapai jika anda menghantar laporan yang mempunyai banyak kesalahan dan format penulisan yang tidak profesional.
- Periksa tatabahasa, tanda baca, dan ejaan kata. Simpan laporan anda selama 1 malam dan kemudian baca lagi pada waktu pagi. Jangan buat laporan pada saat terakhir.
- Cetak laporan di atas kertas dan periksa untuk melihat apakah ada perkara lain yang perlu diperbetulkan. Kadang-kadang, mata kita sangat letih kerana menatap skrin komputer terlalu lama sehingga kesilapan diabaikan.
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Kata Tepat
Langkah 1. Katakan perkara negatif dengan cara positif
Sekiranya ada sasaran yang tidak tercapai, lebih baik tidak melaporkannya. Daripada memusatkan perhatian pembaca kepada perkara ini, cuba beritahu dengan cara lain.
- Huraikan hasil kerja yang tidak memuaskan dengan menggunakan ayat positif, misalnya dengan memfokuskan penjelasan pada langkah-langkah konkrit yang akan anda ambil untuk menyelesaikan masalah, dan bukannya menyalahkan orang lain atau membuat alasan.
- Jangan salahkan orang lain. Fokus untuk menerangkan tindakan yang telah anda lakukan dan menunjukkan bahawa anda adalah orang yang positif. Kongsi perkara yang telah anda atau pasukan anda lakukan dengan baik. Fokus laporan pada kerja yang boleh dibanggakan.
Langkah 2. Kemukakan nombor dan gunakan metrik dalam laporan
Sekiranya anda dapat menunjukkan data yang sangat spesifik, pencapaian kerja anda akan lebih dipercayai. Lengkapkan maklumat yang anda sampaikan dengan sesuatu yang boleh diukur sebagai bukti sokongan.
- Kata-kata superlatif yang banyak digunakan, misalnya: "terbaik" atau "boleh dipercayai" kurang berguna. Semua orang boleh mengatakan "Prestasi kerja saya sangat baik tahun ini".
- Ingat ungkapan ini: "Buktikan, jangan hanya bercakap!" Daripada memberitahu orang lain bahawa tahun ini anda dapat melakukan pekerjaan dengan baik, tunjukkan apa yang anda lakukan dengan terperinci dengan data dan metrik. Jangan hanya mengatakan bahawa anda dapat membina hubungan baik dengan pelanggan. Sebagai gantinya, sebutkan hasil tinjauan kepuasan pelanggan, lampirkan surat yang anda terima dari pelanggan, dan berikan data mengenai pengurangan jumlah pelanggan yang mengeluh.
- Nombor hadir. Mengatakan bahawa anda mampu memimpin banyak kakitangan tidak ada gunanya jika pembaca tidak tahu berapa banyak orang yang anda mempunyai kakitangan. Kemukakan data dalam bentuk berangka supaya pembaca mengetahui berapa banyak orang yang anda panggil "banyak" dan terangkan penerangan mengenai kerja yang telah anda lakukan.
Langkah 3. Beritahu yang sebenarnya dalam apa jua keadaan
Jangan membesar-besarkan atau berbohong. Anda akan menghadapi masalah besar sekiranya anda terperangkap.
- Walaupun benar-benar tidak disengajakan, anda akan menghadapi masalah besar jika anda berbohong. Anda akan merasa tidak selamat dan jalan kerjaya anda akan terhalang.
- Lakukan penilaian kendiri yang jujur untuk melaporkan kekuatan dan kelemahan anda sebagaimana adanya. Cuba atasi kekurangan dengan cara positif.
Langkah 4. Mengakui kerja orang lain
Kursus penulisan laporan perniagaan dan kejuruteraan menunjukkan bahawa anda tidak menggunakan kata "I", tetapi boleh digunakan dalam laporan prestasi dalam kes tertentu.
- Contohnya: jika anda melaporkan: "Saya telah menggaji 100 pekerja", jangan lupa untuk menjelaskan bahawa kejayaan anda disokong oleh sumbangan orang lain atau pasukan.
- Anda akan mendapat nilai tambahan sekiranya anda tidak sombong. Susun pelbagai ayat supaya tidak selalu bermula dengan perkataan "I".
Petua
- Jangan sekali-kali menggunakan kata-kata yang menyatakan kemarahan dalam laporan prestasi. Anda akan memberi kesan yang baik sekiranya anda sentiasa positif.
- Gunakan perkataan profesional. Jangan gunakan gaya bahasa tidak rasmi.
