Mungkin anda perlu menulis laporan acara untuk menilai kejayaan sesuatu peristiwa dengan membandingkan hasilnya dengan objektifnya. Laporan ini diperlukan oleh syarikat atau individu yang mengadakan acara tersebut untuk menentukan sama ada perubahan perlu dilakukan. Terdapat beberapa cara untuk memastikan laporan peristiwa yang berjaya ditulis dengan baik. Anda memerlukannya jika anda mengadakan acara lain!
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyusun Laporan Peristiwa
Langkah 1. Tentukan gaya dan format persembahan untuk setiap penonton
Laporan acara boleh disusun, disusun, dalam bentuk fail PDF, persembahan PowerPoint, dan sebagainya.
- Pastikan laporan acara disusun dalam bahagian yang jelas. Anda mesti menentukan cara membandingkan hasil acara dengan objektifnya. Ringkaskan hasil utama peristiwa yang dijalankan.
- Sesuaikan laporan acara dengan keperluan dan minat setiap penaja dan penonton. Pertimbangkan matlamat penaja. Untuk tahap tertentu, penaja adalah penonton utama untuk laporan acara. Mereka ingin menilai kelayakan acara yang ditaja. Oleh itu, pastikan anda mengetahui apa yang mereka mahukan dan apa yang paling mereka minati.
- Sesuaikan laporan acara untuk juga memenuhi keperluan khusus mengenai acara dan penaja unik. Jangan menulis laporan seolah-olah ditujukan kepada satu jenis khalayak. Eksekutif kanan dan pengurus kewangan juga merupakan khalayak lain untuk laporan acara anda.
Langkah 2. Buat proses untuk memantau maklumat yang diperlukan sepanjang acara
Anda tidak boleh hanya bergantung pada ingatan.
- Pantau maklumat penting sebelum, semasa, dan sesudah acara untuk membuat laporan yang lebih spesifik dan lebih penting lagi, lebih berkesan. Kaedah ini juga membolehkan anda menyusun laporan mengikut garis masa.
- Pertimbangkan untuk melakukan pengumpulan data yang berterusan dengan bantuan beberapa orang, jika diperlukan (termasuk pelatih). Pada dasarnya, pelaporan tidak harus menunggu selesainya acara.
Langkah 3. Ringkaskan laporan ke perkara utama
Salah satu masalah dengan laporan acara adalah bahawa mereka cenderung untuk merangkumi sedikit agenda atau fokus pada pernyataan manis. Jangan buat begitu. Adalah idea yang baik untuk mengetengahkan inti dengan jelas dan analitis.
- Pilih beberapa bahagian penting dari acara yang akan dibincangkan dengan lebih terperinci. Cari tiga perkara yang paling berjaya berlaku, dan tiga perkara yang paling mengejutkan.
- Jangan isi laporan dengan perincian yang tidak penting, seperti menu makan tengah hari atau ringkasan terperinci keseluruhan persembahan utama. Anda perlu memasukkan perkara-perkara yang penting.
Bahagian 2 dari 3: Menempatkan Kandungan yang Tepat dalam Laporan
Langkah 1. Tulis ringkasan eksekutif
Laporan acara mesti merangkumi gambaran keseluruhan yang merupakan versi ringkas dari laporan lengkap. Fikirkan ringkasan eksekutif sebagai pengenalan kepada laporan acara.
- Anda boleh membuat dua laporan, satu ringkasan eksekutif yang dibuat untuk orang yang berminat dengan hasil acara tersebut, dan laporan yang lebih terperinci untuk orang yang terlibat dalam penyediaan, pelaksanaan, dan penajaan acara tersebut.
- Dalam ringkasan eksekutif, anda harus membincangkan dan memberi tumpuan kepada objek dan hasil utama. Ringkasan eksekutif harus pendek, hanya satu atau dua halaman. Laporan tersebut harus merangkum elemen-elemen penting dalam acara tersebut, dan merangkumi tafsiran ringkas mengenai data tersebut
Langkah 2. Sertakan alat bantu visual yang mendalam dalam laporan anda
Selalunya laporan lebih berkesan apabila menyertakan grafik yang menggambarkan tren statistik, daripada sekadar melaporkan sekumpulan nombor kepada pembaca.
- Sekiranya acara tersebut merangkumi produk baru, kami mengesyorkan agar anda menyertakan foto produk tersebut. Foto yang menunjukkan detik semasa acara dapat membantu pembaca laporan untuk mendapatkan idea mengenai acara yang akan diadakan. Cuba ambil gambar yang menunjukkan penglibatan penaja dalam acara yang akan didokumentasikan dalam laporan. Sekali lagi, tugas ini tidak sabar menunggu selesainya acara.
- Anda juga boleh memasukkan sampel, pembiakan, dan contoh lain yang berlaku di laman web. Laporkan jumlah orang yang menerima kupon tajaan, dll. Mendokumentasikan pendedahan di tempat dan di luar laman web yang dihasilkan oleh acara tersebut, di media, kepada khalayak, untuk penaja.
Langkah 3. Mendokumentasikan semua pendedahan iklan dan media
Kami mengesyorkan agar anda menilai perbandingan media yang dihasilkan dengan objektif acara yang dinyatakan.
- Fokus pada iklan cetak dan artikel yang merangkumi nama dan iklan penaja, selain jumlah pengedaran surat khabar harian dan penilaian iklan.
- Mendokumentasikan iklan televisyen, pengumuman umum, nilai kad dan nilai kad penilaian, dan liputan berita.
- Jangan lupa dokumentasi radio, iklan kad kadar, nilai untuk iklan dan promosi, laporan yang diaudit, dan sebagainya.
Langkah 4. Sertakan penyataan tujuan acara
Anda perlu mengaitkan objektif acara dengan hasilnya, jadi pastikan anda memasukkan peringatan tentang misi dan objektif asal acara tersebut.
- Anda boleh memasukkan senarai acara acara. Anda juga harus membincangkan siapa yang akan menjadi peserta utama semasa acara tersebut. Walau bagaimanapun, tetap pendek.
- Pastikan anda menghabiskan banyak masa untuk mendaftar dan membincangkan hasil utama tertentu acara tersebut dan memadankannya dengan hasil yang didaftarkan. Bersikap realistik, dan jangan memaniskan perkara yang tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Langkah 5. Sertakan maklumat kewangan dari laporan acara
Anda harus memberikan perbincangan terperinci mengenai anggaran perjalanan dan perbelanjaan sebenar acara. Pastikan anda memasukkan perbandingan anggaran anda dengan perbelanjaan sebenar, dan juga menunjukkan beberapa perkara yang berjalan dengan baik dan bidang yang perlu diperbaiki
- Anda juga harus memperincikan sebarang biaya, termasuk biaya kegiatan pemasaran dan promosi, perbelanjaan staf, dan biaya penajaan. Kami mengesyorkan agar anda membuat anggaran terperinci. Pengurus kewangan dan eksekutif kanan ingin melihat bukti untuk menyokong kesimpulan perbelanjaan anda.
- Sertakan pengiraan pendapatan, misalnya dari tiket, penaja, dan pameran. Walau bagaimanapun, pastikan anda membandingkan pendapatan sebenar dengan ramalan.
Langkah 6. Sertakan statistik yang relevan dengan pembaca
Jangan biarkan laporan anda diisi dengan maklumat yang manis. Jumlah orang yang menghadiri acara tersebut adalah salah satu data yang perlu anda sertakan. Kami mengesyorkan agar anda memberikan data yang dapat diukur dalam laporan.
- Statistik dan data berkaitan lain yang dapat disertakan seperti jumlah penjualan dan jumlah pengunjung di gerai tertentu. Laporan acara akan lebih dipercayai sekiranya data yang diberikan lengkap. Sertakan maklumat mengenai peserta / pelawat. Sertakan demografi, nombor pelawat, dan hasil penyelidikan pelawat (contohnya kebiasaan membeli).
- Laporkan jumlah orang yang bertindak balas terhadap kempen yang ditaja, serta sumbangan kepada organisasi bukan untung. Mendokumentasikan kesan ekonomi dan penyertaan pekerja.
Langkah 7. Sertakan elemen kualitatif yang mengontekstualisasikan data
Laporan anda harus merangkumi beberapa statistik, tetapi anda juga memerlukan petikan orang lain untuk memberikan maklum balas yang berkaitan dengan konteks.
- Kumpulkan maklum balas dan maklum balas dari peserta dan ahli pasukan acara supaya penilaian kejayaan acara tidak hanya datang dari penulis laporan acara. Ini menjadikan laporan anda lebih dipercayai.
- Pertimbangkan juga untuk memasukkan penyelidikan pihak ketiga. Memberi nilai pada pendedahan media adalah salah satu contoh yang boleh diteliti oleh pihak ketiga.
- Nilai ruang dan persiapan acara. Anda harus meluangkan masa untuk menilai keberkesanan laman web dan persiapan dari sudut pandangan orang lain. Bincangkan bagaimana menggunakan ruang untuk persidangan, acara, dll.
Bahagian 3 dari 3: Melengkapkan Laporan Peristiwa
Langkah 1. Buat laporan acara tepat pada waktunya
Cuba tulis dan terbitkan laporan secepat mungkin setelah acara tersebut. Pastikan anda menjadualkannya di kalendar anda untuk memastikannya tepat pada waktunya. Sebilangan orang mengesyorkan untuk menerbitkan laporan itu 30 hari selepas acara itu, tetapi yang lain berpendapat bahawa laporan tersebut harus diterbitkan hanya beberapa hari setelah acara tersebut.
- Setiap kali tarikh akhir, pastikan anda tidak ketinggalan. Mungkin, anda sedang menulis laporan acara untuk agensi yang diminta oleh pelanggan tertentu. Perhatikan semua permintaan.
- Pada hakikatnya, khalayak anda mengharapkan laporan yang teliti dan tepat pada masanya. Oleh itu, buat laporan yang sesuai dengan jangkaan dan jangan menunggu terlalu lama untuk menjadi basi.
Langkah 2. Semak laporan acara anda
Pastikan laporan acara menggunakan tatabahasa yang baik dan bebas daripada ejaan, tanda baca, dan kesalahan lain.
- Pastikan jawapan anda tidak cetek. Sebagai peraturan umum, anda harus menggunakan teknik menulis "pertunjukan, jangan ceritakan". Ini bermaksud bahawa anda harus memberikan beberapa contoh khusus untuk menyokong perkara umum yang dibuat dalam laporan.
- Jangan lupa khalayak anda, dan pastikan penulisan laporan kelihatan formal dan profesional. Laporan acara bukan dokumen tidak rasmi; dokumen ini penting untuk menentukan kelayakan untuk mengadakan acara itu sehingga mestilah terdengar berwibawa.
Petua
- Ambil lebih banyak gambar daripada yang anda perlukan. Lebih banyak pilihan, lebih baik.
- Apabila anda mengumpulkan petikan dari pemimpin dan perancang, jangan terus menerimanya. Mereka adalah orang-orang yang masih lama setelah acara berakhir. Sebaiknya tanyakan soalan kepada orang ramai terlebih dahulu kerana mereka akan menjadi orang pertama yang keluar. Juga, jangan ganggu penceramah atau ketua acara jika dia sibuk. Mereka akan dapat disoal siasat kemudian.
- Semasa mengumpulkan petikan, jaga perbualan tetap normal dan teruskan mengemukakan soalan secara semula jadi sehingga orang lain bersedia untuk menuturkan fikirannya.
- Kumpulkan lebih banyak petikan daripada yang anda perlukan. Lagi banyak lagi bagus.
- Foto yang bagus dapat menunjukkan bagaimana acara itu berlangsung atau bagaimana reaksi orang terhadap acara tersebut.
- Cuba ambil gambar yang menunjukkan gambaran besar acara secara keseluruhan, termasuk gambar orang ramai dan pembesar suara dalam satu gambar untuk menunjukkan kepada pembaca betapa besarnya acara tersebut.
