Pada mulanya, menulis laporan pekerjaan mungkin kelihatan sukar, tetapi sebenarnya lebih mudah daripada yang anda fikirkan. Laporan kerja biasanya digunakan untuk menjelaskan kemajuan projek tertentu atau memberikan kesimpulan dan cadangan mengenai isu-isu tertentu di tempat kerja. Untuk menulis laporan kerja yang berkesan, mulakan dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, penyelidikan, dan mesej anda. Rangka laporan menggunakan format laporan perniagaan. Lakukan semakan agar laporan tersebut menjadi berkesan.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Merancang Laporan Kerja
Langkah 1. Kenal pasti tujuan dan topik laporan
Kadang kala, anda mungkin diminta membuat laporan. Tujuan atau topik laporan kemungkinan besar akan dinyatakan dalam permintaan. Sekiranya anda tidak pasti mengenai matlamat atau topik, pertimbangkan mesej yang ingin anda sampaikan kepada pembaca. Anda juga boleh menjelaskan dengan penyelia atau atasan anda.
Contohnya, tujuan anda mungkin untuk menganalisis masalah perniagaan, menerangkan hasil projek yang sedang anda jalankan, atau memberi garis besar kemajuan pekerjaan anda kepada penyelia
Langkah 2. Pilih nada dan bahasa yang sesuai dengan pembaca
Pertimbangkan pengetahuan pembaca dan jargon yang mereka ketahui. Semasa anda menulis laporan, anda boleh menggunakan bahasa jargon dan lebih profesional daripada ketika anda menulis untuk orang ramai.
- Siapa yang akan membaca laporan itu? Pertimbangkan pembaca yang mungkin menggunakan laporan anda.
- Sekiranya pembaca anda heterogen, tuliskan keseluruhan maklumat untuk pembaca yang mempunyai pengetahuan paling sedikit mengenai apa yang anda tulis. Walau bagaimanapun, gunakan tajuk untuk setiap bahagian supaya pembaca yang lebih berpendidikan dapat melangkau maklumat yang mereka rasa tidak perlu. Anda juga boleh menulis bahagian tertentu untuk menangani kumpulan pembaca tertentu.
Langkah 3. Kumpulkan data dan bahan sokongan sekiranya ada
Sertakan bahan yang anda gunakan sebagai asas untuk kesimpulan atau cadangan anda. Anda akan merujuk kepada bahan-bahan ini semasa menyediakan laporan. Anda mungkin juga perlu memasukkan bahan-bahan ini dalam lampiran laporan. Berikut adalah jenis bahan yang boleh anda sertakan semasa menyediakan laporan:
- Maklumat kewangan
- Gambar rajah
- Carta
- Maklumat statistik
- Tinjauan
- Soal selidik
- Hasil wawancara dengan pakar, rakan sekerja, pelanggan, dll.
Langkah 4. Kaji kemajuan anda sekiranya anda menulis laporan kemajuan
Sebagai gantinya, berikan garis besar kerja yang telah anda lakukan, pekerjaan yang akan anda lakukan, dan apakah pekerjaan itu sesuai dengan sasaran awal. Anggaplah laporan itu sebagai jawapan kepada soalan yang mungkin ada pada orang tentang projek anda. Berikut adalah soalan yang harus anda jawab dalam laporan:
- Adakah skop kerja telah berubah?
- Kerja apa yang telah anda selesaikan sejak laporan terakhir?
- Kerja apa yang akan anda lakukan?
- Adakah projek anda akan siap tepat pada waktunya? Sekiranya tidak, mengapa?
- Masalah apa yang anda hadapi dan bagaimana anda menyelesaikannya?
- Apa pelajaran yang anda pelajari bulan ini?
Langkah 5. Gariskan maklumat yang harus anda sertakan dalam laporan
Tulis garis besar idea anda sebagai panduan. Semasa menggariskan, kembangkan tajuk laporan untuk membantu mengatur apa yang akan anda sampaikan. Garis besar ini tidak perlu kemas atau ditulis dengan baik kerana hanya anda yang akan menggunakannya.
- Secara amnya, laporan tersebut dimulai dengan penjelasan mengenai hasil, kesimpulan, atau cadangan. Selepas itu, terangkan bagaimana anda sampai pada kesimpulan itu dan cara berfikir anda jika boleh.
- Sekiranya anda ingin membuat kesimpulan atau cadangan kontroversial, jelaskan proses dan penaakulan anda supaya pembaca memahami sebab-sebab di sebalik kesimpulan dan cadangan anda.
Bahagian 2 dari 3: Merangka Laporan Kerja
Langkah 1. Gunakan muka depan atau halaman tajuk
Halaman tajuk harus mengandungi nama laporan diikuti dengan tarikh penyerahan pada baris yang terpisah. Pada baris ketiga, tuliskan nama semua pengarang laporan. Selepas itu, tuliskan nama organisasi pada baris keempat.
- Dalam beberapa kes, anda mungkin menyertakan surat lamaran yang menjelaskan mengapa anda menulis laporan, apa yang ada di dalamnya, dan apa yang harus dilakukan seterusnya. Surat seperti ini biasanya digunakan ketika proses penulisan laporan memerlukan waktu yang lama atau penulis merasakan bahawa pembaca memerlukan penjelasan tambahan sebelum menggali laporan tersebut.
- Untuk laporan kemajuan, tulis nama, nama projek, tarikh, dan tempoh pelaporan anda di halaman tajuk. Tuliskannya pada baris yang berlainan. Anda boleh melabel setiap baris dengan kata-kata, seperti 'nama', 'nama projek', 'tarikh', dan 'tempoh laporan'. Anda juga boleh menulis maklumat mengenai perkara ini tanpa label.
- Tanyakan kepada atasan anda jika ada cadangan khusus mengenai laporan kerja. Cadangan ini adalah sumber bahan terbaik untuk menyediakan laporan.
Langkah 2. Buat ringkasan eksekutif yang mengandungi maklumat penting
Sertakan kesimpulan, justifikasi dan cadangan anda. Pembaca akan memahami perkara utama laporan tanpa perlu membacanya secara keseluruhan. Anda tidak perlu terlalu terperinci, tetapi pembaca harus memahami keterangan laporan anda. Ringkasan eksekutif mestilah setengah hingga satu halaman.
- Anda tidak perlu meringkaskan keseluruhan laporan. Fokus pada idea penting dalam laporan, seperti cadangan atau kesimpulan utama anda.
- Sekiranya anda menulis laporan kemajuan, langkau bahagian ini.
Langkah 3. Buat jadual kandungan
Senaraikan semua tajuk bahagian laporan dan nombor halamannya. Senarai ini akan memudahkan pembaca menggunakan laporan anda dan mencari maklumat yang mereka perlukan.
- Gunakan tajuk dan tajuk untuk setiap bahagian supaya laporannya mudah dibaca.
- Sekiranya anda menulis laporan kemajuan, biasanya anda tidak perlu membuat senarai kandungan kecuali bos anda memintanya. Namun, sertakan tajuk dan tajuk untuk setiap bahagian agar laporan mudah dibaca.
Langkah 4. Tulis pengenalan untuk memberi idea mengenai laporan anda
Beritahu pembaca mengapa anda menulis laporan tersebut. Ringkaskan konteks di sebalik laporan dan terangkan tujuan anda. Nyatakan soalan yang akan anda jawab dalam laporan atau masalah yang akan anda selesaikan. Huraikan skop dan organisasi laporan.
- Perkenalan tidak perlu lama. Tulis dengan jelas dan khusus agar pembaca mengetahui konteks dan tujuannya tanpa perlu membaca penjelasan terlalu lama.
- Tulis 2-4 perenggan untuk pengenalan.
- Untuk laporan kemajuan, bahagian pengenalan 1-2 perenggan sudah mencukupi. Pengenalan harus merangkum projek dan matlamat anda. Anda juga boleh menyebutkan kerja yang telah anda selesaikan dan rancangan anda seterusnya.
Langkah 5. Terangkan hasil atau kesimpulan yang telah anda nyatakan
Gariskan sebarang penyelidikan atau penilaian yang telah anda lengkapkan mengenai projek tersebut. Tulis perbincangan dan tafsiran penemuan dan hubungannya dengan topik laporan.
- Secara amnya, bahagian ini terdiri daripada perenggan pendahuluan dan senarai kesimpulan anda.
- Kesimpulannya dapat ditulis seperti ini, “1. Penduduk semakin tua sehingga risiko kesihatan pelanggan kami meningkat."
- Sekiranya anda menulis laporan kemajuan, anda tidak mempunyai hasil atau kesimpulan. Tulis pencapaian atau kerja yang telah anda selesaikan selepas pengenalan. Anda boleh menulis 2-4 perenggan untuk bahagian ini. Walau bagaimanapun, biasanya senarai akan mencukupi. Tulis, "Dikumpulkan IDR 200,000,000 untuk menyewa khemah festival," "Menandatangani kontrak dengan Syarikat Perancang Parti untuk merancang festival," dan "Melakukan tinjauan terhadap 1,500 penduduk untuk mengumpulkan pendapat umum."
Langkah 6. Berikan cadangan untuk langkah masa depan
Cadangan harus menjelaskan apa yang akan berlaku pada masa akan datang. Jelaskan masalah apa yang dapat diselesaikan menggunakan penyelesaian anda dan bagaimana ia berkaitan dengan kesimpulan yang anda buat. Setelah menulis penjelasan, senaraikan cadangan mengikut nombor. Mulakan setiap ayat dengan kata kerja. Buat senarai cadangan dan mulakan dengan yang paling penting.
- Contohnya, anda mungkin menulis, “1. Memberi latihan resusitasi Cardiopulmonary kepada pekerja."
- Sekiranya anda menulis laporan kemajuan, anda harus membuat senarai pekerjaan atau sasaran yang akan anda kerjakan / capai dalam tempoh berikutnya. Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Cari vendor untuk festival," "Tentukan reka bentuk festival," dan "Pesan poster promosi."
Langkah 7. Bincangkan proses dan kerangka yang mendasari kesimpulannya
Jelaskan pendekatan yang anda gunakan untuk menganalisis topik, masalah, atau masalah. Kaji penemuan anda, kemudian jelaskan bagaimana mereka digunakan sebagai asas untuk cadangan. Pecah perbincangan menjadi beberapa bahagian. Tajuk bahagian mengikut kandungannya.
- Bahagian ini juga mengandungi perbincangan penyelidikan dan penilaian yang lebih panjang.
- Ini mestilah bahagian terpanjang dalam laporan anda.
- Sekiranya anda menulis laporan kemajuan, anda boleh melangkau bahagian ini. Anda boleh menggantinya dengan bahagian hambatan semasa mengerjakan projek dan cara mengatasinya. Anda mungkin menulis, "Banyak penduduk tidak mengembalikan tinjauan kerana mereka tidak datang dengan wang pos prabayar. Selepas ini, kami akan memasukkan wang pos prabayar atau memberikan pilihan tinjauan digital."
Langkah 8. Senaraikan rujukan yang anda gunakan untuk menyiapkan laporan
Rujukan dapat berupa artikel jurnal, berita, wawancara, tinjauan, kuesioner, penemuan statistik, dan informasi lain yang berkaitan. Nyatakan rujukan ini di akhir laporan. Tajuknya "Bibliografi."
- Kecuali anda diminta untuk menggunakan gaya kutipan tertentu, gunakan format APA dalam laporan perniagaan.
- Langkau langkah ini jika anda sedang menyiapkan laporan kemajuan.
Langkah 9. Lampirkan lampiran ke bahan seperti tinjauan, soal selidik, atau e-mel
Tidak setiap laporan memerlukan lampiran. Walau bagaimanapun, anda boleh memasukkannya jika anda ingin memberikan bahan yang anda nyatakan atau maklumat tambahan yang dapat membantu mereka memahami topik atau penemuan anda dengan lebih mudah. Labelkan setiap lampiran menggunakan huruf yang berbeza.
- Sebagai contoh, Anda dapat memiliki "Lampiran A", "Lampiran B", dan "Lampiran C".
- Sekiranya anda menulis laporan kemajuan, anda tidak perlu memasukkan bahagian ini.
Langkah 10. Tulis kesimpulan ringkas yang merangkum semua penemuan atau kemajuan anda
Anda mungkin tidak perlu menulis kesimpulan, tetapi kesimpulan dapat menyoroti usaha yang telah anda lakukan. Buat kesimpulan 3-4 ayat untuk meringkaskan semua maklumat yang telah anda kemukakan dalam laporan.
Anda mungkin menulis, “Projek perayaan festival seni telah berjalan seperti yang dijadualkan. Kami telah menyelesaikan 90% aktiviti perancangan dan telah memasuki proses pembelian bahan. Pada masa ini, projek ini tidak menghadapi rintangan, tetapi kami akan menangani masalah yang mungkin terjadi di masa depan."
Bahagian 3 dari 3: Menulis Laporan Berkesan
Langkah 1. Gunakan tajuk yang jelas untuk membuat laporan mudah digunakan
Jadikan tajuk jelas dan tidak verbose. Dengan melihat tajuknya, pembaca harus segera memahami apa sebenarnya laporan anda.
- Tajuk yang mungkin anda perlukan merangkumi: Pengenalan, Penyelesaian Kerja, Sasaran Tempoh Seterusnya, Halangan dan Penyelesaian, dan Kesimpulan.
- Buat tajuk yang sesuai dengan maklumat dalam laporan.
- Untuk laporan kemajuan, pembaca anda mungkin menjadi penyelia, pasukan atau pelanggan.
Langkah 2. Gunakan bahasa yang mudah dan ringkas untuk menyampaikan idea
Laporan kerja tidak memerlukan kata-kata yang rumit dan ayat-ayat yang indah. Anda hanya perlu menyampaikan perkara penting kepada pembaca. Sampaikan idea dengan menggunakan kata-kata semudah mungkin dan sampai ke inti idea.
Tulis, "Pendapatan naik 50% pada Q4," dan bukannya, "Pendapatan meningkat 50% dan menjadikan pendapatan suku keempat cemerlang."
Langkah 3. Gunakan penulisan ringkas untuk membuat laporan anda ringkas
Menulis yang terlalu panjang hanyalah membuang masa untuk anda dan pembaca. Hapuskan kata-kata yang tidak perlu dan teruskan ke pernyataan anda.
- Sebilangan laporan kerja sememangnya panjang kerana mengandungi banyak maklumat. Walau bagaimanapun, cara anda menulisnya mestilah ringkas.
- Lebih baik menulis, "Penjualan meningkat pada suku terakhir setelah kakitangan melakukan pemasaran melalui telefon," dan bukannya, "Pendapatan meningkat tajam pada suku terakhir ketika tenaga penjualan kami yang berbakat dan berdedikasi memasarkan calon pelanggan melalui telefon untuk membuat mereka membeli. produk."
Langkah 4. Kemukakan idea menggunakan bahasa objektif dan tidak emosi
Tuliskan fakta dan biarkan pembaca membuat kesimpulan sendiri berdasarkan sudut pandangan objektif. Anda boleh membuat cadangan bagaimana menangani masalah tertentu, tetapi jangan cuba memprovokasi emosi pembaca untuk membujuk mereka. Biarkan pembaca membina idea dan keputusan berdasarkan perspektif objektif.
Daripada menulis, "Kakitangan yang tidak berpuas hati biasanya tidak memiliki semangat sehingga pejabat terasa seperti mesin tanpa jiwa," anda mungkin menulis, "Kakitangan dengan produktiviti yang rendah mengatakan mereka merasa tidak senang."
Langkah 5. Jangan gunakan bahasa tidak rasmi dan perkataan "I" atau "I
"Anda mungkin dapat menggunakan kata" I "dalam laporan kemajuan jika anda mengerjakan projek itu sahaja. Jika tidak, jangan gunakan perkataan "I" atau kata-kata yang sangat tidak rasmi dalam laporan pekerjaan. Namun, anda boleh menggunakan kata "anda" ketika mengarahkan ayat tertentu ke khalayak sasaran anda.
Gunakan bahasa profesional dalam laporan
Langkah 6. Baca semula laporan untuk memastikan tidak ada kesilapan
Kesalahan tatabahasa dan ejaan akan menurunkan reputasi profesionalisme laporan. Baca sekali lagi untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan, frasa buruk, atau pilihan kata yang salah. Akan lebih baik jika anda dapat membaca semula laporan tersebut dua kali.
- Sekiranya boleh, minta orang lain membaca laporan kerana kadangkala sukar untuk membuat kesalahan terhadap diri sendiri.
- Sekiranya anda mempunyai masa, biarkan laporan selama 24 jam sebelum membacanya semula.
Petua
- Setelah menulis laporan kerja pertama, gunakannya sebagai templat untuk laporan berikutnya.
- Tempat kerja anda mungkin mempunyai templat laporan kerja. Tanya penyelia anda jika anda boleh menggunakan templat pejabat.
- Sekiranya anda dapat melakukan ini, gunakan format laporan pekerjaan yang ada dari organisasi tempat anda bekerja. Periksa fail di pejabat atau minta salinan laporan dari penyelia atau rakan sekerja.
