Kerana ia sering digunakan untuk tujuan peribadi dan tidak rasmi, menulis e-mel rasmi boleh menjadi menakutkan. Walau bagaimanapun, jika anda perlu menulis e-mel rasmi kepada guru, bos, rakan perniagaan, agensi kerajaan, atau orang lain yang memerlukan formaliti, ikuti panduan mudah ini. Dapatkan pandangan anda secara ringkas dan jelas, dan ikuti peraturan penulisan, gaya, dan format surat rasmi. Akhirnya, periksa dan betulkan e-mel anda sebelum menghantarnya.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Memformat E-mel
Langkah 1. Gunakan alamat e-mel profesional
Sebaik-baiknya, alamat e-mel adalah variasi dari nama sebenar anda, bukan nama pengguna atau nama panggilan. Gunakan titik, tanda hubung, atau garis bawah, tanpa nombor atau huruf lain, jika boleh.
Contohnya [email protected] nampaknya tidak profesional. Sementara itu, [email protected] lebih sesuai digunakan
Langkah 2. Gunakan fon profesional
Sebilangan besar perkhidmatan e-mel hari ini membolehkan anda menulis dalam pelbagai fon dan teks. Walau bagaimanapun, untuk e-mel rasmi, lebih baik melekat fon rasmi seperti Times New Roman dan Arial. Elakkan fon hiasan seperti Comic Sans atau Old English. Sebagai tambahan kepada:
- Tulis e-mel anda dalam fon yang mudah dibaca, seperti saiz 12.
- Elakkan penulisan khas seperti huruf miring, tebal, atau fon pelbagai warna melainkan sesuai dengan kandungan dan tujuan e-mel.
- Jangan menulis e-mel sepenuhnya dengan huruf besar. Menulis seperti ini akan membuat anda kelihatan seperti menjerit kepada penerima.
Langkah 3. Beri e-mel tajuk dan tajuk yang pendek dan tepat
Gunakan beberapa kata kunci yang berkaitan dengan kandungan e-mel dalam tajuk. Ini akan membantu mengelakkan penerima mengabaikan e-mel anda. E-mel yang dihantar tanpa tajuk atau menggunakan tajuk yang tidak jelas akan kelihatan tidak penting bagi penerima.
- Tajuk e-mel seperti "Pertanyaan Pantas", "Menghubungi Anda", atau "Perkara Penting" akan kelihatan tidak jelas kepada penerima.
- Sementara itu, tajuk e-mel "Jadual, Senarai Tetamu, Jemputan Makan Siang, dan Ringkasan Mesyuarat untuk 12 Mac" nampaknya terlalu panjang dan mengandungi banyak topik sekaligus.
- Sebaliknya, tajuk e-mel "Mesyuarat Mengenai Kerosakan Eskalator pada 12 Mac" cukup pendek dan jelas. Tajuk ini dapat memberi gambaran keseluruhan kepada penerima mengenai topik utama, serta tarikh yang jelas.
Kaedah 2 dari 3: Menulis Kandungan
Langkah 1. Gunakan ucapan yang sesuai
Sentiasa mulakan e-mel rasmi dengan ucapan. Anda boleh menulis nama penerima secara langsung (jika anda tahu). Lengkapkan nama penerima dengan tajuk atau gelarannya (Encik, Cik, Dr., dll.). Anda juga boleh menulis "Sayang" sebelum nama dan tajuk penerima jika anda mahu.
- Sekiranya anda tidak mengetahui nama penerima e-mel, tulis "Tuan / Puan yang terhormat", atau "Kepada pihak yang berminat".
- Jangan gunakan "Hello" atau "Hai" atau ucapan tidak rasmi yang lain.
Langkah 2. Perkenalkan diri anda dalam perenggan pertama (jika perlu)
Sekiranya anda menulis kepada seseorang yang tidak pernah anda hubungi sebelumnya, seperti pelanggan baru, pengurus sumber manusia, atau pegawai kerajaan, kenalkan diri anda dan terangkan mengapa anda menghantar e-mel. Tuliskan ini pada ayat pertama atau kedua e-mel anda.
Contohnya, semasa menghantar e-mel permohonan pekerjaan, anda mungkin menulis, "Nama saya Maria Isabella. Saya menghubungi anda untuk melamar pekerjaan sebagai pembantu tadbir yang diiklankan di laman web JobXYZ.com."
Langkah 3. Utamakan maklumat yang paling penting
Setelah memperkenalkan diri dan menyatakan tujuan utama anda menghantar e-mel, anda boleh meneruskan isi e-mel tersebut. Senaraikan maklumat terpenting di bahagian paling atas. Dengan begitu, anda akan lebih menghargai masa penerima dan menjadikan tujuan e-mel lebih jelas.
Semasa menulis e-mel kepada pegawai kerajaan, misalnya, anda boleh mulai dengan: "Nama saya Maria Isabella. Saya mendapat alamat e-mel anda dari laman web rasmi Mahkamah Bandar Salatiga. Saya menghantar surat ini untuk menyatakan keberatan saya kepada tiket yang saya terima pada 29 Februari 2015."
Langkah 4. sampai ke titik huruf secara langsung
Dalam surat rasmi, anda boleh menyatakan pendapat anda secara langsung. Perbincangan kecil hanya akan membuat pembaca keliru dan sukar memahami apa yang anda perlukan atau perlukan dari mereka.
- Contohnya, semasa menulis surat kepada profesor di kampus, anda tidak perlu berpusing-pusing dan menulis perkara seperti: "Saya Maria Isabella. Adakah anda mengenali saya? Kimia 221 adalah kursus kegemaran saya sekarang kerana anda bahan pengajaran tersusun dengan baik. Oleh itu, saya selalu dapat mengikuti dan mengetahui apa yang akan diuji. Sehubungan dengan peperiksaan, saya teringatkan peperiksaan yang akan datang."
- Sebaliknya, menulis e-mel seperti ini mungkin menjadikannya lebih jelas, "Saya Maria Isabella. Saya seorang pelajar yang mengambil Kimia 221, dan saya ingin memberitahu anda mengenai kemungkinan percubaan jadual peperiksaan."
Langkah 5. Tulis e-mel pendek
Walaupun tidak ada had panjang tertentu, ada baiknya membuat e-mel sepanjang satu komputer riba atau komputer.
Sekiranya e-mel anda cukup panjang, pecah menjadi beberapa perenggan pendek. Biarkan garis kosong di antara setiap perenggan dan bukannya menuliskannya dengan lekukan
Langkah 6. Gunakan bahasa rasmi
Oleh kerana e-mel rasmi dibuat untuk tujuan profesional, anda perlu memberi kesan yang baik. Gunakan ayat yang lengkap dan frasa yang sopan. Elakkan perkara berikut:
- Loghat
- Singkatan yang tidak diperlukan
- Penggunaan emotikon dan emoji
- Kata-kata tidak sopan
- Jenaka
Langkah 7. Gunakan ucapan penutup yang sesuai
Sama seperti membuka ucapan, ada beberapa pilihan untuk menutup ucapan yang boleh digunakan dalam huruf formal. Pastikan anda memasukkan nama penuh dan tajuk anda, serta tajuk lain (jika ada). Contoh ucapan penutup yang boleh digunakan termasuk:
- "Selamat sejahtera,"
- "Dengan setia,"
- "Terima kasih,"
- "Salam,"
- "Pelajar anda,"
Kaedah 3 dari 3: Bersedia untuk Menghantar Surat
Langkah 1. Sertakan lampiran yang diperlukan
Sekiranya anda mesti menyertakan lampiran, pastikan untuk memasukkannya ke dalam badan e-mel supaya orang yang membacanya dapat melihatnya. Cuba hadkan jumlah lampiran dan ukuran fail, dan gunakan jenis fail yang biasa dan banyak digunakan.
Contohnya, sertakan notis seperti "Saya melampirkan salinan PDF riwayat hidup dan portfolio saya."
Langkah 2. Tingkatkan kandungan, ejaan, dan tatabahasa e-mel
Jangan hanya bergantung pada perkhidmatan e-mel untuk mengesan kesalahan ejaan dan tatabahasa anda. Baca e-mel anda dengan kuat atau minta seseorang menyemak dan memperbaikinya. Dengan cara itu, anda dapat menemui kesalahan ejaan dan ayat yang tidak jelas dengan mudah.
Langkah 3. Pastikan e-mel anda tidak mengandungi maklumat sensitif
Sentiasa ingat bahawa e-mel bukanlah cara berkomunikasi yang selamat. Perlu diingat bahawa pelayan e-mel boleh diretas, atau penerima boleh secara sengaja atau tidak sengaja berkongsi maklumat yang tidak ingin anda ungkapkan.
