Sebelum mengambil jawatan baru di tempat kerja, pengurus atau penyelia anda biasanya akan meminta anda untuk menemani pekerja yang akan meneruskan pekerjaan anda. Kesediaan anda untuk membantu dalam tempoh peralihan dengan secara proaktif membuat persiapan dan penyerahan terperinci adalah cara untuk memastikan kelancaran aktiviti syarikat dan membina reputasi yang sangat baik ketika anda menukar pekerjaan atau mengambil posisi baru.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Bersedia untuk Penyerahan Kerja
Langkah 1. Jemput ketua anda untuk membincangkan rancangan penyerahan
Berjumpa dengan atasan anda untuk membincangkan secara terperinci apa yang perlu anda lakukan semasa peralihan. Bergantung pada pekerjaan dan gaya kepemimpinan atasan anda, dia mungkin meminta anda memberi banyak sumbangan semasa penyerahan, misalnya, jika anda diminta mengajar atau melatih pekerja gantian selama beberapa hari atau beberapa minggu.
- Biasanya, anda harus menyediakan dokumen sebagai bukti penyerahan rasmi.
- Bincangkan rancangan ini dengan ketua anda. Tanyakan berapa banyak dia berharap dapat menyumbang dan apa yang harus anda utamakan semasa peralihan.
Langkah 2. Rangka dokumen penyerahan
Setelah mengetahui harapan bos secara terperinci, sediakan draf dokumen penyerahan. Selain membantu anda bersiap-siap, dokumen ini berisi tugas dan maklumat yang harus diserahkan semasa peralihan. Perkara berikut mesti disertakan dalam dokumen penyerahan:
- Maklumat terperinci mengenai aktiviti harian, kerja dan keutamaan kerja.
- Penerangan mengenai perkara-perkara penting yang harus dilakukan dan tanggungjawab yang mesti ditunaikan dalam kedudukan anda sekarang.
- Apa yang diharapkan dari orang yang akan menggantikan anda.
- Senarai tersebut mengandungi fail penting yang mesti dihantar, seperti perjanjian atau program kerja.
Langkah 3. Selesaikan tugas yang belum selesai
Sekiranya anda harus segera menukar pekerjaan, cuba selesaikan kerja yang sedang berjalan. Selain memberikan kepuasan dari pencapaian ini, anda juga membantu orang lain untuk memulakan kerja mereka dari awal. Dengan cara ini, anda akan dapat meninggalkan kesan positif dan membina reputasi yang baik.
- Walau sukarnya, bekerja lebih keras jika ada tugas yang menghampiri tarikh akhir.
- Menyelesaikan tugas baru yang mendekati tarikh akhir mungkin sangat sukar bagi orang yang belum memahami selok-beloknya.
Langkah 4. Bercakap dengan rakan sekerja
Sebelum tempoh peralihan bermula, luangkan masa untuk berbincang dengan rakan sekerja anda mengenai rancangan penyerahan dan tanyakan apakah keutamaan anda. Sekiranya ada masalah baru yang tidak anda ketahui, rebutlah peluang ini untuk mencari maklumat dan menentukan jalan keluarnya.
- Masalah baru biasanya tidak memberi banyak kesan menjelang perpindahan, tetapi ia boleh disampaikan kepada orang yang akan menggantikan anda jika anda sudah mengetahui tentangnya.
- Rebut peluang ini untuk berkongsi rancangan dan tarikh bergerak anda dengan rakan sekerja. Maklumkan juga kepada mereka mengenai tempoh peralihan agar mereka dapat mempersiapkan diri.
- Anda perlu memberitahu rakan sekerja anda mengenai rancangan bergerak anda kerana produktiviti kerja cenderung menurun dalam tempoh peralihan.
Langkah 5. Sediakan dokumen penyerahan rasmi secara bertulis
Langkah terakhir dalam mempersiapkan masa peralihan adalah dengan menghasilkan dokumen penyerahan rasmi. Semasa menyediakan draf, senaraikan dan terangkan semua maklumat penting dan kemudian bincangkannya dengan pegawai atasan dan pihak pengurusan yang akan dipengaruhi oleh rancangan ini. Selesaikan dokumen penyerahan dan hantarkan kepada pengganti anda beberapa hari sebelum dia mula bekerja. Kandungannya mungkin berbeza mengikut pekerjaan, tetapi dokumen penyerahan sekurang-kurangnya harus merangkumi yang berikut:
- Senarai tugas dan jadual kerja.
- Maklumat mengenai kerja yang sedang dijalankan.
- Kalendar mengandungi aktiviti dan tarikh akhir yang dirancang.
- Maklumat kata kunci dan prosedur log masuk.
- Senarai kenalan yang berkaitan dengan kerja.
- Panduan untuk mengakses fail dan direktori di komputer.
Bahagian 2 dari 3: Melalui Peralihan
Langkah 1. Luangkan masa sebanyak mungkin
Setelah pekerja yang menggantikan anda mula bekerja, anda mungkin tidak berpindah dan diminta untuk menemaninya sehingga dia memahami pekerjaannya. Tempoh peralihan tidak dapat dipastikan, mungkin beberapa hari atau minggu. Namun, semakin banyak masa yang anda berikan kepada diri sendiri, semakin banyak maklumat yang dapat anda sampaikan.
Untuk memastikan bahawa anda memberikan maklumat lengkap dan tidak ada yang terlewat, libatkan pengganti anda dalam pelbagai aktiviti harian
Langkah 2. Hantarkan dokumen penting secara langsung
Semasa tempoh peralihan, anda harus menyerahkan data dan dokumen penting secara langsung. Dengan cara ini, anda dapat memastikan bahawa perkara-perkara penting dilakukan dengan betul dan keutamaan ditentukan dengan jelas. Di samping itu, anda berdua masih mempunyai masa untuk membincangkan maklumat yang perlu dibincangkan lebih jauh sebelum anda bergerak.
- Ambil kesempatan ini untuk menjelaskan maklumat penting kepadanya dan dia boleh meminta perkara yang sangat berguna untuk melakukan penyerahan yang baik.
- Semasa berbincang, luangkan masa untuk memberikan gambaran keseluruhan keadaan kerja dan terangkan konteks perbualan sehingga tidak ada maklumat yang tersasar.
Langkah 3. Berusahalah untuk menghulurkan bantuan
Sekiranya anda berdua masih bekerja di pejabat yang sama, beri sokongan dan proaktif. Sekiranya ada masalah, berikan bantuan dengan mengenal pasti punca dan mencari jalan penyelesaian bersama. Pekerja baru biasanya merasa tidak selesa atau tidak selesa pada beberapa hari pertama dan tidak akan mengganggu anda dengan mengemukakan soalan.
- Jelaskan bahawa anda sedia memberikan sokongan dan bantuan sekiranya diperlukan.
- Dengan cara ini, anda berdua dapat saling menyokong untuk memenuhi tanggungjawab semasa peralihan.
Langkah 4. Adakan mesyuarat terakhir untuk membincangkan penyerahan
Sebelum meneruskan dan melakukan penyerahan sepenuhnya, mengadakan pertemuan dengan orang yang akan menggantikan anda. Mintalah dia menyiapkan soalan dan mencatat perkara-perkara yang telah dia hadapi. Pertemuan ini adalah peluang yang baik untuk memastikan bahawa dia memahami peranan dan tanggungjawabnya.
- Semua perkara yang memerlukan penjelasan lebih lanjut dapat dibincangkan dalam pertemuan tersebut.
- Bergantung pada tempat anda bekerja, pertimbangkan untuk menjemput atasan anda ke mesyuarat atau tidak.
- Anda mesti memberitahu bos anda kapan dan di mana perjumpaan akan berlangsung. Tanyakan kepadanya apakah dia mempunyai cadangan atau maklumat yang ingin dia kongsi.
Bahagian 3 dari 3: Menyiapkan Rancangan Pembangunan Jangka Panjang
Langkah 1. Terangkan sokongan dan latihan yang diberikan oleh syarikat
Semasa menyerahkan, tunjukkan kesediaan untuk menyumbang dengan membuka peluang kejayaan terbaik untuk orang lain. Daripada hanya melepaskan tugas dan pekerjaan, berikan nasihat pengganti agar dia dapat mengembangkan dirinya secara profesional dan memberi sokongan kepada bekas bosnya agar dia selalu sihat dan berjaya di tempat kerja.
- Berikan maklumat program latihan yang berkaitan dengan pekerjaan.
- Semasa anda mula bekerja, anda mungkin telah mengikuti latihan untuk menyesuaikan dan menambah pengetahuan anda.
- Jangan lupa untuk menyampaikan maklumat ini kepada orang yang meneruskan pekerjaan anda dan mendorongnya untuk memanfaatkan peluang tersebut.
Langkah 2. Jangan abaikan budaya kerja
Sekiranya selama beberapa waktu anda masih mempunyai masa untuk bekerja dengan orang yang akan menggantikan anda, jangan hanya fokus pada aspek teknikal pekerjaan. Setiap pejabat mempunyai persekitaran dan budaya kerja yang unik yang dapat membebankan atau membingungkan pendatang baru. Luangkan masa untuk menerangkan perkara dan situasi pejabat yang sebenarnya.
- Bawa dia di sekitar pejabat dan kenalkan dia kepada semua pekerja.
- Terangkan peranan dan tanggungjawab pekerja baru dan sedia ada.
- Sekiranya sebagai pekerja baru dia mendapat tugas yang berbeza atau tanggungjawab dan keutamaan kerjanya tertumpu pada perkara yang berbeza, pastikan pekerja lama memahami perkara ini.
Langkah 3. Berikan maklumat hubungan terperinci
Sekiranya anda ingin menolong pekerja baru, beritahu dia bagaimana menghubungi anda dan beritahu dia bahawa dia boleh menghubungi anda jika dia mempunyai masalah serius atau memerlukan maklumat. Namun, tidak semua orang bersedia membantu setelah mereka menukar pekerjaan atau menduduki posisi baru. Ini biasanya dipengaruhi oleh hubungan dengan bekas atasan.
- Sering kali, masalah dapat diselesaikan hanya dengan berkomunikasi melalui e-mel.
- Walaupun anda sudah pindah, bersedia membantu akan memberi kesan yang baik dan meningkatkan reputasi anda.
