Keupayaan untuk menjadi profesional memainkan peranan penting dalam mencapai kejayaan kerjaya. Hampir semua pekerja perlu menjawab panggilan telefon, tanpa mengira kedudukan mereka di syarikat itu. Untuk membuat pemanggil merasa selesa, pelajari cara menerima panggilan yang baik untuk memberi kesan positif dan bersiap sedia untuk menjawab soalan yang diajukan.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Menerima Panggilan Telefon
Langkah 1. Angkat telefon secepat mungkin
Apabila telefon pejabat berdering, tidak sopan untuk membuat pemanggil menunggu. Sebelum deringan ketiga, segera angkat telefon dan bertanya khabar kepada orang yang menelefon.
Langkah 2. Pegang telefon bimbit di hadapan wajah anda
Anda mungkin mahu bercakap dengan segera, tetapi pastikan terlebih dahulu bahawa penerima di telefon berada di hadapan wajah anda. Bercakap apabila penerima berada dalam kedudukan yang betul sehingga pemanggil menerima maklumat lengkap.
Langkah 3. Tarik nafas dalam-dalam sebelum bercakap
Setelah meletakkan telefon di hadapan wajah anda, tarik nafas dalam-dalam untuk menenangkan diri dan menumpukan fikiran anda sebelum bertanya khabar. Dengan cara ini, anda boleh bercakap dengan tenang sambil menumpukan perhatian.
Langkah 4. Nyatakan nama dan nama syarikat anda
Kaedah ini memberitahu pemanggil bahawa dia sudah berhubung dengan syarikat yang ingin dihubungi. Oleh itu, pastikan dia mengetahui nama syarikat anda dan nama anda. Nyatakan nama syarikat terlebih dahulu. Anda boleh menuliskan kata-kata yang ingin anda katakan semasa anda menerima panggilan telefon sehingga anda tidak perlu memikirkan apa yang harus dikatakan ketika telefon berdering. Perkataan itu dapat disesuaikan dengan keadaan dan keadaan di mana anda bekerja.
- Sekiranya anda bekerja sebagai penyambut tetamu, berikan maklumat lengkap mengenai syarikat kerana bagi pemanggil, anda adalah pintu masuk untuk mendapatkan apa yang dia perlukan. Contohnya, sambut pemanggil dengan mengatakan, "Selamat pagi / petang / petang. Ibu pejabat WikiHow ada di sini. Saya Nikita di sini untuk membantu." Melalui maklumat ini, pemanggil dapat mengetahui nama syarikat dan nama anda sehingga dia merasa lebih selesa untuk meneruskan perbualan. Sekiranya anda setiausaha persendirian, berikan nama majikan anda (contohnya, "pejabat Mr. Miller ada di sini. Saya Nikita.") Kerana pemanggil ingin menghubungi bos anda.
- Sekiranya anda adalah anggota jabatan tertentu, maklumkan kedudukan anda sehingga dia dapat mengajukan soalan yang relevan, misalnya, "Selamat pagi. Saya Yesika di jabatan pembukuan." Dengan cara ini, pemanggil mengetahui sama ada dia dihubungkan dengan jabatan dan orang untuk dihubungi atau perlu bercakap dengan orang lain.
Langkah 5. Sediakan alat tulis dan buku nota di sebelah telefon
Dengan cara itu, anda boleh membuat nota dengan segera sekiranya pemanggil ingin meninggalkan mesej atau memberikan maklumat. Jangan biarkan dia menunggu kerana anda perlu mencari kertas dan pen untuk menulis.
Bahagian 2 dari 2: Bercakap di Telefon
Langkah 1. Senyum semasa anda bercakap
Walaupun anda kecewa, memalsukan senyuman menjadikan suara anda terdengar lebih menyenangkan bagi pemanggil. Walaupun terpaksa, kaedah ini dapat meningkatkan mood.
Langkah 2. Bercakap dengan jelas dan profesional
Semasa bekerja dalam persekitaran profesional, pastikan anda dan pemanggil dapat berkomunikasi dengan jelas dan terus terang. Bercakap dengan perlahan dan sebutkan setiap perkataan dengan artikulasi yang jelas supaya maklumat yang anda sampaikan dapat difahami oleh pemanggil.
- Jangan mengucapkan perkataan yang tidak standard, seperti "tidak", "menghirup", atau "nah". Ucapkan setiap perkataan dengan jelas, seperti "ya" atau "tidak" supaya kedua-dua pihak mempunyai pemahaman yang baik tentang apa yang diperkatakan. Bersikap sopan dengan mengucapkan "Terima kasih" dan "Selamat datang" mengikut keperluan.
- Sekiranya anda perlu berkongsi nombor atau huruf, seperti memberi nama atau nombor telefon, pelajari abjad fonetik (sebutan bunyi ucapan). Dengan cara ini, pemanggil tidak bingung ketika Anda mengucapkan huruf yang terdengar sama, seperti huruf B dan P. Ketika mengeja nama Budi, ucapkan huruf B dengan menjelaskan "B dari kata Bali".
Langkah 3. Memberi salam kepada pemanggil secara profesional
Daripada memberi salam kepada pemanggil dengan nama depan, pastikan anda menyebut "ayah" atau "ibu" sebelum menyebut nama mereka, seperti "Mr. Jon", terutamanya jika anda tidak mengenali pemanggil secara peribadi. Cuba ingat nama dan sebutkan sepanjang perbualan.
Tuliskan nama pemanggil sebaik sahaja dia memberitahu namanya agar anda tidak lupa
Langkah 4. Hubungkan pemanggil dengan orang lain jika diperlukan
Seseorang yang menghubungi syarikat atau pejabat biasanya memerlukan pertolongan kerana ingin mencari maklumat atau menghadapi masalah. Sekiranya anda tidak dapat menjawab soalan atau mencari jalan keluar, tanyakan apakah dia ingin bercakap dengan seseorang yang dapat membantu. Langkah ini menunjukkan bahawa anda mengambil berat tentang pemanggil dan ingin membantu menyelesaikan masalah dengan cepat.
- Telefon pejabat biasanya menggunakan sistem untuk memindahkan panggilan. Ketahui sama ada telefon di pejabat anda boleh dipindah milik dan ketahui bagaimana ia berfungsi. Sekiranya tidak, cari nombor telefon orang yang perlu anda hubungi dan kongsi dengan pemanggil.
- Tanya pemanggil dengan sopan jika anda dapat menghubungkannya dengan orang lain. Contohnya, "Maaf, saya tidak dapat menjawab pertanyaan anda. Bagaimana dengan saya memindahkan talian telefon sehingga anda dapat berbicara dengan Pak Bambang secara langsung? Dia dapat memberikan jalan keluar." Pastikan pemanggil bersetuju sebelum anda memindahkan talian telefon.
- Sekiranya orang yang dapat menolong tidak ada di pejabat, tanyakan apakah pemanggil ingin meninggalkan pesanan. Jangan lupa menyampaikan mesej itu kepada orang yang cekap.
Langkah 5. Tamatkan perbualan secara profesional
Mengucapkan "Terima kasih" atau "Selamat pagi / petang / petang" adalah cara untuk memberitahu pemanggil bahawa perbualan sudah berakhir dan dia boleh berhenti. Jangan keliru sama ada perbualan masih berterusan atau tidak.
Tunggu pemanggil untuk menutup telefon. Sekiranya anda yang menerima panggilan telefon, biarkan pemanggil mengatakan semua yang ingin dia sampaikan sehingga selesai. Anda mungkin kelihatan tidak sopan atau anda akan kehilangan maklumat jika anda berhenti ketika dia tidak selesai bercakap
Petua
- Jangan membuat panggilan telefon peribadi di tempat kerja. Anda berada di pejabat untuk bekerja, bukan untuk berbual dengan rakan. Sekiranya anda ingin berbual atau menghantar mesej kepada rakan, tunda sehingga rehat makan tengah hari atau waktu kerja anda selesai.
- Elakkan gangguan. Untuk membuat pemanggil merasa dijaga, menangguhkan kerja yang sedang berjalan dan fokus pada pemanggil. Jangan terganggu atau kelihatan terlalu sibuk untuk menjawab soalan atau memberi bantuan.
- Jangan bercakap semasa makan, minum, atau mengunyah semasa di telefon kerana ucapan anda sukar difahami dan membuat pemanggil merasa tidak dihargai.
- Walaupun pemanggil membuat aduan atau bersikap kasar, tunjukkan sikap empati, tenang, dan beri respons profesional.
