E-mel adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling biasa di dunia moden. Mengetahui cara memperkenalkan diri kepada orang lain melalui e-mel dapat meningkatkan kerjaya dan jaringan anda. Menulis e-mel pengenalan yang ringkas dan jelas akan meningkatkan kemungkinan e-mel dibaca dan pembaca terlibat dengan anda. Elakkan beberapa kesalahan yang lebih biasa untuk memastikan e-mel anda menonjol dari yang lain.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Memulakan E-mel dengan kuat
Langkah 1. Pastikan tajuk e-mel jelas
Penerima perlu mengetahui garis besar e-mel sebelum mereka membukanya. Pastikan ringkas; kerana perkara yang panjang boleh menjadi rumit. Untuk e-mel pengenalan, anda boleh menulis "Pengenalan - Nama Anda".
- Pastikan anda menuliskan tajuknya terlebih dahulu! Kesalahan yang sering berlaku ialah lupa menulis mengenai e-mel.
- Peranti mudah alih biasanya hanya menampilkan sekitar 25-30 aksara dalam subjek, jadi pastikan untuk membuatnya pendek.
Langkah 2. Buka dengan ucapan perniagaan
Jangan mulakan dengan "Hello" atau "Hai". Salam seperti ini hanya jika anda sudah mengenali orang itu. Mulakan dengan ucapan perniagaan yang betul. Elakkan menggunakan nama depan penerima.
- "Kepada Nona / Tuan / Puan" - Sekiranya anda sama sekali tidak pasti mengenai status perkahwinan penerima wanita, selalu gunakan Nona untuk menjadi lebih sopan.
- "Kepada pihak yang berminat" - Ucapan ini hanya boleh digunakan jika anda tidak pasti siapa yang akan menerima mesej tersebut.
Langkah 3. Perkenalkan diri anda
Kalimat pertama harus memperkenalkan diri anda kepada penerima. Ini membolehkan mereka mengaitkan nama itu dengan sisa mesej e-mel.
- "Saya …"
- Beri tajuk jika ada. Sekiranya anda mempunyai beberapa darjah, pilih yang paling penting atau yang berkaitan.
Kaedah 2 dari 3: Menjaga E-mel Ringkas
Langkah 1. Terangkan bagaimana anda boleh mendapatkan alamat e-mel penerima
Beritahu penerima bagaimana anda menemui maklumat hubungan mereka. Ini membantu menunjukkan bahawa anda mengikuti cara yang tepat untuk menghubunginya.
- "Pengurus pejabat anda memberi saya alamat e-mel ini"
- "Saya menemui alamat e-mel ini di laman web anda"
- "Begitu-begitu dan begitu-dan-begitu kata saya harus memanggil anda"
Langkah 2. Bercakap tentang kali terakhir anda saling bertemu (jika ada)
Membangunkan ingatan seseorang akan mewujudkan lebih banyak pertunangan.
- "Kami bercakap sebentar di persidangan minggu lalu"
- "Kami bercakap melalui telefon semalam"
- "Saya melihat persembahan anda pada …"
Langkah 3. Berkongsi kepentingan bersama
Ini membantu anda berhubung dengan penerima anda, dan menjadikan e-mel perniagaan anda semakin tidak stabil. Untuk menentukan minat bersama, anda boleh membuat sedikit kajian mengenai penerima e-mel. Lihat juga Facebook, Twitter, dan LinkedIn.
- Pastikan anda memberitahu di mana anda menjumpai minat bersama ini, jika tidak, anda boleh dilihat sebagai penguntit.
- Sekiranya boleh, simpan kandungan e-mel yang berkaitan dengan perniagaan yang berkaitan dengan kepentingan bersama, seperti sesuatu di bidang anda atau minat profesional yang ingin anda kongsi.
Langkah 4. Berikan alasan anda mahu berhubung
Jangan tunggu terlalu lama untuk sampai ke inti e-mel. Tidak ada yang akan membaca e-mel beberapa perenggan lebih jauh sebelum sampai ke titik e-mel anda. Terangkan dengan jelas dan ringkas apa yang anda mahukan dan mengapa anda menghubungi orang tersebut. Sekiranya anda meminta nasihat atau membuat permintaan lain, pastikan permintaan itu dikendalikan dengan baik, terutamanya jika ini adalah kenalan pertama anda.
- "Saya berminat untuk belajar lebih banyak mengenai …"
- "Saya ingin bertemu dengan anda untuk membincangkan …"
- "Saya mahu pendapat anda mengenai …"
Langkah 5. Pastikan e-mel anda tertumpu pada satu subjek
E-mel yang bengkok akan membuatkan penerima kehilangan minat atau lupa mengapa anda menghantar e-mel tersebut. Pastikan e-mel pengenalan anda mudah dan hanya meminta satu perkara kepada penerima.
Kaedah 3 dari 3: Menamatkan E-mel
Langkah 1. Terima kasih kepada penerima kerana meluangkan masa
Membaca keseluruhan e-mel memerlukan kesungguhan, jadi pastikan untuk berterima kasih kepada penerima kerana meluangkan masa untuk membacanya. Kesopanan sederhana ini akan meningkatkan mood penerima secara drastik dan meningkatkan peluang anda mendapat sambutan.
- "Saya menghargai anda meluangkan masa untuk membaca e-mel ini."
- "Terima kasih kerana meluangkan masa untuk membaca ini."
Langkah 2. Siapkan ajakan bertindak
Minta penerima membalas e-mel, menelefon, memikirkan cadangan anda, atau apa sahaja untuk membuatnya terlibat. Kaedah lain untuk meningkatkan ikatan adalah dengan bertanya.
- "Hubungi saya apabila anda mempunyai masa lapang"
- "Mari berjumpa untuk makan tengah hari sebentar lagi"
- "Apa pendapat anda mengenai…?"
- "Saya menantikan respons anda"
Langkah 3. Tamatkan e-mel
Semasa mengakhiri e-mel profesional, pastikan untuk mengucapkan terima kasih dengan ringkas. Ucapan akhir yang ringkas akan menjadikan e-mel profesional tetapi tetap mengucapkan terima kasih.
- "Salam",
- "Terima kasih",
- "Salam",
- Elakkan mengucapkan "Salam dan salam", "Ikhlas", "Sorak!", "Salam sejahtera", "Terima kasih atas pertimbangan anda".
Langkah 4. Sertakan tandatangan
Sekiranya anda belum mengkonfigurasi perkhidmatan e-mel anda untuk memasukkan tanda tangan, pastikan untuk mengakhiri e-mel dengan nama, tajuk, dan maklumat hubungan anda. Jangan mengatasi bahagian ini dengan lima nombor telefon, dua alamat e-mel dan tiga laman web. Permudahkannya agar penerima mengetahui cara terbaik untuk berhubung semula dengan anda. Elakkan memasukkan petikan di tandatangan anda.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Langkah 5. Periksa ejaan e-mel
Sebelum mengklik butang "Kirim", luangkan sedikit masa untuk membaca e-mel anda beberapa kali dan betulkan kesilapan yang anda dapati. E-mel ini mungkin menjadi kenalan pertama anda dengan penerima, jadi pastikan anda memberikan kesan terbaik. Kesalahan ejaan dan tatabahasa akan menjadikan e-mel anda kelihatan lebih profesional.
