Hari ini, e-mel adalah salah satu cara komunikasi yang paling biasa digunakan, selain daripada aplikasi SMS, telefon, dan pesanan segera. Menghantar e-mel telah menjadi aktiviti yang sangat biasa, sehingga banyak orang lupa cara menulis e-mel yang baik. E-mel yang baik menunjukkan profesionalisme dan kejujuran dalam mesej yang disampaikannya, oleh itu, anda harus tahu cara memformat mesej e-mel.
Langkah
Langkah 1. Tulis subjek e-mel
Subjek mesej e-mel berfungsi sebagai ringkasan ringkas kandungan mesej. Subjek e-mel anda harus tepat pada sasaran sehingga dapat memberi gambaran kepada penerima tentang isi e-mel hanya dengan beberapa perkataan.
- Contohnya, jika anda menghantar e-mel yang berkaitan dengan perniagaan, jangan jadikan subjek panjang dengan terlalu banyak perincian, seperti "Saya suka kereta anda. Tayarnya juga berwarna biru dan bagus."
- Terangkan maksud anda dengan menghantar e-mel dalam subjek, seperti "Berminat membeli sedan biru."
Langkah 2. Gunakan ucapan yang betul
Jangan mulakan e-mel dengan apa yang ingin anda sampaikan. Gunakan ucapan umum seperti "Selamat pagi / petang", atau "Salam." Anda pasti tidak mahu dihujani oleh orang yang tidak anda kenal, bukan? Nah, etika yang sama juga berlaku untuk e-mel.
Untuk menjadikan ucapan lebih peribadi, sertakan nama belakang penerima dalam ucapan
Langkah 3. Tuliskan isi mesej
Bergantung pada jenis dan penerima mesej, anda boleh menulis mesej mengikut kehendak anda.
- Sekiranya anda menulis e-mel kepada orang yang anda kenali, anda boleh menulis e-mel tersebut dengan nada peribadi. Namun, jika anda menulis e-mel perniagaan, cuba gunakan bahasa yang paling profesional.
- Anda juga harus memperhatikan format mesej. Jangan gunakan jenis, ukuran, dan format yang sukar dibaca, dan elakkan huruf besar. Di ruang siber, huruf besar menandakan kemarahan.
Langkah 4. Sertakan ucapan penutup - jangan hanya mengakhiri e-mel
Ucapan penutup seperti "Salam" atau ucapan lain yang sesuai dapat digunakan.
Anda harus memilih ucapan penutup yang sepadan dengan e-mel anda. Anda pasti tidak mahu menulis "Salam" di akhir e-mel perniagaan kerana itu akan menjadi tidak sopan, bukan?
Langkah 5. Tambahkan tandatangan
Walaupun alamat e-mel anda memasukkan nama anda dalam setiap e-mel yang anda hantar, kami mengesyorkan agar anda menggunakan tandatangan pada sebarang e-mel yang anda hantar. Anda boleh menggunakan teks biasa atau gambar (seperti logo, jenama dll) dalam tandatangan anda.
Gunakan pilihan "Tandatangan" pada pelanggan e-mel web atau penyedia perkhidmatan yang anda gunakan untuk membuat tandatangan
Petua
- Selain memformat e-mel anda, anda juga harus menggunakan alamat e-mel yang sesuai. Mengirim e-mel kepada teman masa kecil anda melalui "[email protected]" mungkin masih baik, tetapi anda tidak boleh menggunakan e-mel itu untuk menghantar e-mel perniagaan kepada atasan anda.
- Gunakan etika internet yang baik semasa menulis e-mel. Jangan hantar e-mel atau mesej spam ke kenalan yang tidak diketahui.
- Periksa semula e-mel anda sebelum menghantar untuk mengelakkan beberapa mesej dihantar ke penerima yang sama. Sekiranya anda menghantar banyak e-mel, mesej anda mungkin ditandai sebagai Spam.
