Membangunkan Rancangan Pengurusan Risiko yang berkesan dapat mengelakkan masalah kecil menjadi besar. Pelbagai jenis Pelan Pengurusan Risiko dapat menangani pengiraan kemungkinan kejadian, kesannya kepada anda, risiko apa yang spekulatif, dan bagaimana mengurangkan masalah yang berkaitan dengan risiko tersebut. Perancangan akan membantu anda mengatasi dan mencegah situasi sukar yang timbul atau akan timbul.
Langkah
Langkah 1. Fahami bagaimana Pengurusan Risiko berfungsi
Risiko adalah kesan (positif atau negatif) disebabkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa yang berlaku di satu atau beberapa lokasi. Risiko dikira berdasarkan kebarangkalian peristiwa menjadi masalah dan kesan yang dihasilkan (Risiko = Kesan Kontingensi X). Pelbagai faktor mesti dikenal pasti untuk menganalisis risiko, termasuk:
-
Kejadian: Apa yang boleh berlaku?
Membangunkan Rancangan Pengurusan Risiko Langkah 1Bullet1 -
Kebarangkalian: Seberapa besar kemungkinan peristiwa itu berlaku?
Membangunkan Rancangan Pengurusan Risiko Langkah 1Bullet2 - Kesan: Seberapa teruk kesannya jika berlaku?
- Mitigasi: Bagaimana (dan berapa banyak) anda dapat mengurangkan kemungkinan.
- Kontingensi: Bagaimana (dan berapa banyak) anda dapat mengurangkan Impak?
- Pengurangan = Mitigasi X Kontingensi
- Pendedahan = Risiko - Pengurangan
- Setelah anda mengenal pasti pemboleh ubah di atas, hasilnya adalah Exposure. Ini adalah jumlah risiko yang tidak dapat dielakkan. Pendedahan juga boleh disebut Ancaman, Liabiliti, atau Keterukan, tetapi semuanya merujuk kepada perkara yang sama. Pendedahan akan digunakan untuk membantu menentukan sama ada aktiviti yang dirancang perlu dijalankan.
- Ini sering merupakan formula kos vs faedah. Anda mungkin menggunakan elemen ini untuk menentukan sama ada risiko melaksanakan perubahan lebih tinggi atau lebih rendah daripada risiko tidak melaksanakan perubahan.
- Anggapan Risiko. Sekiranya anda memutuskan untuk meneruskan (kadang-kadang, anda tidak mempunyai pilihan, misalnya peraturan pemerintah) maka Pendedahan anda menjadi Risiko yang Diandaikan. Di beberapa persekitaran, Risiko Diasumsikan diterjemahkan ke dalam nilai rupiah yang kemudian digunakan untuk mengira keuntungan produk akhir.
Langkah 2. Tentukan projek anda
Dalam artikel ini, mari kita menganggap diri anda bertanggungjawab terhadap sistem komputer yang memberikan maklumat penting (tetapi tidak kritikal) kepada sebilangan besar penduduk. Komputer utama yang menempatkan sistem ini sudah lama dan perlu diganti. Tugas anda adalah untuk mengembangkan Rancangan Pengurusan Risiko untuk langkah ini. Rancangan ini akan dipaparkan dalam model yang disederhanakan di mana Risiko dan Kesan akan dikategorikan sebagai Tinggi, Sederhana, atau Rendah (kaedah ini sangat biasa dalam Pengurusan Projek).
Langkah 3. Dapatkan input daripada orang lain
Risiko percambahan fikiran. Kumpulkan beberapa orang yang sangat akrab dengan projek ini dan minta input mengenai apa yang akan berlaku, bagaimana cara mencegahnya, dan apa yang perlu dilakukan sekiranya ia berlaku. Ambil banyak nota! Anda akan menggunakan output sesi penting ini beberapa kali selama langkah-langkah berikut. Bersikap terbuka terhadap idea yang diberikan. Pemikiran "di luar kotak" baik-baik saja, tetapi tetap mengendalikan sesi anda agar tetap fokus pada sasaran.
Langkah 4. Kenal pasti akibat setiap risiko
Dari sesi percambahan fikiran anda, pelbagai maklumat mengenai apa yang berlaku sekiranya risiko menjadi kenyataan telah dikumpulkan. Kaitkan setiap risiko dengan akibat yang disinggung selama sesi secara spesifik mungkin. "Penangguhan projek" harus dipecah menjadi mis. "Projek akan ditangguhkan dalam 13 hari." Sekiranya terdapat nilai rupiah, hanya menyebut "Over budget" akan terlalu umum.
Langkah 5. Menghilangkan masalah yang tidak berkaitan
Sebagai contoh, jika anda menggerakkan sistem komputer pengedar kereta maka perang nuklear, wabak, atau asteroid pembunuh tidak akan mengganggu projek anda. tidak ada yang boleh anda lakukan untuk merancang atau mengurangkan kesannya. Walau bagaimanapun, ingat bahawa anda tidak memasukkan peristiwa ini dalam perancangan risiko anda.
Langkah 6. Senaraikan semua elemen risiko yang dikenal pasti
Anda tidak perlu menyusunnya dengan teratur. Daftarkan saja satu persatu.
Langkah 7. Sertakan kebarangkalian
Untuk setiap elemen risiko dalam senarai anda, tentukan sama ada kemungkinan risiko tersebut benar-benar tinggi, sederhana, atau rendah? Sekiranya anda mesti menggunakan nombor, Kemungkinan untuk skala Rendah adalah 0,01-0, 33, Sederhana = 0,34-0, 66, dan Tinggi = 0,67 - 1,00.
-
Harus diingat, jika kebarangkalian kejadian menjadi nyata adalah sifar, itu bererti risiko itu tidak lagi dipertimbangkan. Tidak ada gunanya mempertimbangkan apa yang tidak akan terjadi (T-Rex yang marah memakan komputernya).
Langkah 8. Tentukan kesan
Secara amnya, Impak ditetapkan sebagai Tinggi, Sederhana, atau Rendah berdasarkan panduan yang ditentukan. Sekiranya anda mesti menggunakan nombor, itu bermaksud skala impak dari 0,01 hingga 1,00, iaitu 0,01 hingga 0,33 = rendah, 0,34 - 0,66 = sederhana, 0,67 - 1,00 = tinggi.
-
Catatan: jika kesan peristiwa adalah sifar, risikonya tidak perlu didaftarkan. Tidak ada alasan untuk mempertimbangkan perkara-perkara yang tidak relevan, apa pun kemungkinannya (anjing saya makan malam).
Langkah 9. Tentukan risiko elemen
Jadual sering digunakan untuk ini. Sekiranya anda menggunakan nilai Tinggi, Sederhana dan Rendah, kami mengesyorkan menggunakan jadual teratas. Sekiranya anda menggunakan nilai berangka, anda perlu mempertimbangkan sistem pemarkahan yang lebih rumit seperti jadual kedua di sini. Penting untuk diperhatikan bahawa tidak ada formula universal untuk menggabungkan Kemungkinan dengan Kesan, dan formula berbeza-beza bergantung pada orang dan projeknya. Rumus dalam artikel ini hanyalah contoh (walaupun berdasarkan kisah benar):
-
Bersikap fleksibel dalam analisis.
Kadang kala, anda perlu berulang-alik antara kaedah T-S-R dan kaedah berangka. Anda boleh menggunakan jadual yang serupa dengan jadual di bawah.
Langkah 10. Susun semua risiko
Senaraikan semua elemen yang telah dikenal pasti bermula dari risiko tertinggi hingga yang paling rendah.
Langkah 11. Hitung jumlah risiko
Di sini nombor akan membantu anda. dalam Jadual 6, anda mempunyai 7 risiko dengan nilai T, T, S, S, S, R, dan R. Nilai ini boleh diubah menjadi 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 dan 0, 2, dari jadual 5. Rata-rata jumlah risiko adalah 0.5 atau Sederhana.
Langkah 12. Kembangkan strategi mitigasi
Mitigasi dirancang untuk mengurangkan kemungkinan risiko menjadi jelas. Biasanya, anda hanya perlu melakukan ini untuk elemen Tinggi dan Sederhana. Anda mungkin mengurangkan elemen Rendah, tetapi mengutamakan yang lain. Sebagai contoh, jika unsur risiko boleh melambatkan penghantaran bahagian kritikal, anda boleh mengurangkan risiko dengan memerintahkannya pada awal projek.
Langkah 13. Kembangkan rancangan cadangan
Kontinjensi biasanya dirancang untuk mengurangkan kesan sekiranya risikonya tidak menjadi jelas. Sekali lagi, biasanya anda hanya akan mengembangkan kemungkinan untuk elemen Tinggi dan Sederhana. Contohnya, jika bahagian penting yang anda perlukan tidak sampai tepat pada waktunya, anda mungkin terpaksa menggunakan bahagian lama yang ada sementara menunggu bahagian baru.
Langkah 14. Analisis keberkesanan strategi
Berapa banyak Kebarangkalian dan Kesan yang dikurangkan? Nilai strategi Kontingensi dan Mitigasi anda dan tetapkan semula Penilaian Berkesan kepada risiko anda.
Langkah 15. Hitung risiko berkesan anda
Sekarang, tujuh risiko anda adalah S, S, S, R, R, R, dan R, yang diterjemahkan ke 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 dan 0, 2. Oleh itu, anda mendapat risiko purata 0.329. Lihat Jadual 5 dan kami mendapati bahawa risiko keseluruhan dikategorikan sebagai Rendah. Pada mulanya Risiko anda Sederhana (0, 5). Setelah pelaksanaan strategi pengurusan, Paparan Anda Rendah (0,329). Ini bermakna anda mencapai pengurangan risiko sebanyak 34.2% melalui Mitigation and Contingency. Selamat!
Langkah 16. Pantau risiko anda
Sebaik sahaja anda mengetahui besarnya risikonya, anda perlu menentukan bagaimana untuk mengetahui apakah risikonya benar sehingga anda akan mengetahui kapan dan apakah anda perlu membuat rancangan cadangan. Ini dilakukan dengan mengenal pasti Tanda Risiko. Lakukan dengan risiko elemen Tinggi dan Sederhana. Kemudian, semasa projek berjalan, anda akan dapat menentukan apakah elemen risiko telah menjadi masalah. Sekiranya anda tidak mengetahui tanda-tandanya, ada kemungkinan besar risiko itu menjadi nyata tanpa ada yang memperhatikan dan mempengaruhi projek itu, walaupun anda mempunyai rancangan cadangan yang baik.
Petua
- Dalam keadaan di mana Pengurus Projek mempunyai terlalu banyak fungsi Pengurusan Risiko, analisis dapat dibatasi pada jalan kritis projek. Dalam kes seperti ini, disarankan untuk menghitung beberapa jalur kritikal dengan, mungkin, masa kelewatan tambahan untuk mengenal pasti tugas yang lebih proaktif yang mungkin berada di jalan kritikal. Ini sangat sesuai apabila seseorang Pengurus Projek mengendalikan beberapa projek, tetapi tidak membayangi fungsi perancangan dan kawalan lain (lihat Amaran).
- Pengurangan = Risiko - Pendedahan. Dalam contoh ini (dan dengan mengandaikan projek $ 1000000) Risiko anda adalah 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR) dan Pendedahan anda adalah 0,329 X 1,000,000,000 IDR (329,000,000 IDR) yang bermaksud nilai pengurangan = IDR 171,000,000. menggunakannya sebagai petunjuk jumlah perbelanjaan yang munasabah untuk menguruskan risiko, yang seharusnya menjadi sebahagian daripada anggaran projek yang disemak semula (seperti insurans).
- Rancangan berubah. Pengurusan Risiko adalah proses yang tidak menentu kerana risiko selalu berubah. Hari ini, anda boleh memberikan pelbagai risiko dengan kemungkinan dan kesan yang tinggi. Keesokan harinya, kemungkinan atau kesannya mungkin berubah. Di samping itu, beberapa risiko mungkin hilang sepenuhnya sementara yang lain muncul.
- Anda boleh menggunakan Exposure untuk membantu menentukan daya maju projek. Sekiranya jumlah anggaran projek adalah $ 1000000 dan Paparan anda adalah 0,329, peraturan umum adalah bahawa projek tersebut berpotensi untuk melebihi anggaran sebanyak $ 329,000. Bolehkah anda membelanjakan sejumlah wang tambahan, sekiranya berlaku? Jika tidak, mungkin pertimbangkan semula skop projek anda.
- Gunakan kertas kerja untuk memantau perancangan risiko secara berterusan. Risiko selalu berubah, risiko lama mungkin hilang dan risiko baru menjadi tumpuan.
- Isyarat amaran awal adalah sebahagian daripada perancangan cadangan yang baik. jika ada keputusan ujian yang menunjukkan bahawa rancangan cadangan diperlukan, pastikan untuk mempercepat hasil ujian. Sekiranya tidak ada isyarat amaran yang baik, cuba buat sendiri.
- Sentiasa buat siasatan. Apa yang anda terlepas? Apa yang boleh berlaku yang belum anda fikirkan? Ini adalah salah satu perkara yang paling sukar dan mustahak untuk dilakukan. Buat senarai dan periksa berulang kali.
- Sekiranya anda seorang pengurus projek dengan pengalaman minimum, atau projek kecil, pertimbangkan untuk menjimatkan masa dengan melangkau langkah-langkah yang tidak berfungsi atau tidak memberi sedikit kesan pada projek tersebut, lewati penilaian Kebarangkalian dan Impak formal, lakukan "pengiraan mental" dan lompat masuk dan lihat projek tersebut. Sebagai contoh, jika anda perlu melakukan penyelenggaraan litar elektrik dan aktiviti ini akan "mematikan" pelayan, risiko memindahkan pelayan ke litar baru lebih besar daripada menunggu penyelenggaraan selesai untuk mengaktifkan semula pelayan. Dalam kedua-dua keadaan, pelayan akan dimatikan, tetapi anda boleh menentukan tindakan mana yang kurang berisiko untuk projek tersebut.
Amaran
- Jangan biarkan politik mengganggu penilaian anda. ini sering berlaku. Orang tidak mahu mempercayai bahawa apa yang mereka kendalikan boleh menjadi masalah dan akan menentang tahap risiko anda. Mungkin, memang risikonya tidak akan berlaku, tetapi ada kemungkinan orang itu mengikuti egonya sendiri.
- Jangan mengabaikan unsur berisiko rendah sepenuhnya, tetapi jangan membuang masa juga. Ukuran Tinggi, Sederhana, dan Rendah menunjukkan seberapa banyak usaha yang akan ditumpukan untuk memantau setiap risiko.
- Pertimbangkan apa yang boleh berlaku sekiranya dua atau tiga masalah berlaku bersama. Kebarangkaliannya sangat rendah, tetapi impaknya sangat besar. Hampir semua bencana besar melibatkan pelbagai kesalahan.
- Jangan rumit projek. Pengurusan Risiko adalah bahagian penting dalam projek ini. Namun, jangan biarkan kerja sebenar projek anda terhambat. Sekiranya anda tidak berhati-hati, anda mungkin akan mengejar risiko yang tidak berkaitan dan membebankan rancangan anda dengan maklumat yang tidak berguna.
- Jangan menganggap bahawa semua risiko telah dikenalpasti. Sifat risiko tidak dapat diramalkan.
